自分に合った電話代行プランの選び方!最適の利用シーンとは

打ち合わせの集中する時間帯や土日、年末年始など、オフィスが人手不足になりやすい時期、時間帯に大活躍する電話代行サービス。ビジネス・チャンスを逃さないために導入したいものの、どのプランを選べばよいのか、また、何を比較すればよいのか分からないという方のために、プランを選ぶポイントを簡単にまとめてみました。

今回の記事では、
・電話代行のプランの選び方
・電話代行の利用シーン
をご紹介します。

電話代行のプランの選び方

それでは、まず、プランにおける比較ポイントを1点ずつ、ご紹介します。

着信コール数

電話代行プランの料金は「代行中に何本着信があったか」によって大きく異なります。一般的に、「月○○コールまで定額の××円。そこから1コール超過ごとにプラス△△円」という価格設定がなされていることが多いので、月に何コール程着信があるのかを予想した上でプランを選ぶことが重要です。
月額料金が比較的高く見えるプランでも、その分、上限のコール数が多く設定されていたり、上限を超えたときの追加料金が安く設定されていたりすることもあるので、表面上の定額料金だけではなく応答コール数の設定もしっかりと確認して検討する必要があります。

応対内容

代行サービスに具体的にどのような電話対応を行って欲しいのか、その依頼内容によっても選ぶべきプランは変わってきます。勧誘・営業電話に担当者の不在を伝えるだけでよいのか、はたまた顧客からの商品の注文電話を受ける受注業務や、サービスについての質問に応対するコールセンター業務まで依頼したいのか。この辺りも具体的に想定した上でプランを選ぶ必要があります。
依頼する応答内容によって値段が変わってくる場合もあるので、金銭面から考えてもよく考慮しておきたいポイントです。ただし、電話代行の業者にどこまで任せられるのか分からないという方もいらっしゃると思うので、その際は気軽に業者に相談して依頼したい応答内容のイメージを具体化されることをお勧めいたします。

応対の品質

会社の窓口とも言える、顧客への電話応対を依頼するわけですから、当然品質も重要なポイントになります。自社のサービスに興味を持ってくださったお客様のお声に、迅速かつ丁寧に対応していくことで、着実にビジネスの脈を広げていくことができます。そうなるとまず気になってくるのは電話代行を依頼するオペレーター自身の、人材としての「質」です。オペレーターの質を見極めるには以下の五つのポイントに注意が必要だと言われております。それは、職業適性、研修時間、研修内容、経験年数、仕事への情熱です。
これらを客観的に見極めることは大変困難ではありますが、公式ホームページなどから少なくとも、その会社がどの程度、熟練したオペレーターの採用や、オペレーターへの教育に意欲的であるのかということはある程度判断することができます。その判断の際には是非、上記の五つの基準を参考にしてみてください。

オペレーターの質の他にももう一つ、応答品質を見極める大切なポイントがあります。それは、電話への「応答率」です。せっかく有料の電話代行サービスを利用するのですから、応答率100%の対応をしてくれるコールセンターが理想ですね。契約前に、ピーク時にも取りこぼしなく、対応してくれるのかを確認するようにしましょう。
応答品質について分からないことや不安な点があれば、ためらわずに直接業者に問い合わせることが大切です。

機能(サービス内容)

機能(サービス内容)は、それぞれの電話代行会社によって異なるので、自社のニーズに合わせて、比較検討する必要があります。これには、先程紹介した応答内容の他にも、様々なオプションが含まれています。
例えば、弊社のサービスBusinessCallでは、電話内容をマルチデバイス対応の専用管理画面から確認することが可能です。これによってお電話があった方の名前・電話番号・問い合わせ内容を効率的に確認することができます。この専用画面を社内でシェアすることによって、チームワーク力の高い業務の遂行を可能にします。

また、ラグジュアリープランにはオプションとして「レンタルアドレス」を付けております。レンタルアドレスとは法人登記可能な住所を貸し出すサービスです。個人事業やスタートアップ段階にある企業でも、自宅以外の場所に会社の住所をおくことには非常に大きな意味があります。プライバシーが守られ、さらに、顧客から信頼を得られるでしょう。まだ人手が少なく、事業規模が小さいので実質的なオフィスはいらないが、会社としての信頼は得たいというスタートアップされたばかりの事業主の方々にはぴったりのサービスで、電話代行プランと併用して利用すれば迅速なビジネス展開にも繋がります。
オプションについて、もし最初の申し込み段階では必要かどうか判断しかねるということがあっても、契約期間中に別プランに切り換えられるので、そういった会社を手始めに利用してみるとよいかもしれません。弊社の場合はスタンダードプラン、ラグジュアリープランの切り替えを一か月単位で行うことが可能です。

価格

上記の四つのポイントを総合的に考慮した上で、価格によって候補となったプランを絞るのが、効率的な電話代行プランの選び方になるでしょう。初期費用に、着信コール数に応じた金額、各種オプションに応じた追加料金を加えれば、実際にかかる費用を見積もることができます。

▶電話代行が格安で利用できる会社は要注意?サービスの仕組みと選び方

電話代行が格安で利用できる会社は要注意?サービスの仕組みと選び方

弊社の場合、月額5000円のスタンダードプランと月額10000円のラグジュアリープランを用意させて頂いておりますので、それぞれの着信コール数上限、上限超過ごとの追加料金、オプション等をご確認の上、検討してみてください。
予算内で最大限ニーズを満たすプランを見つける為にも、今回紹介した五つのポイントは必ずチェックしてくださいね。

【BusinessCallのサービスプランを詳しく見る】

BusinessCallのスタンダートプランとは?

BusinessCall のラグジュアリープランとは?

電話代行プランの比較の仕方まとめ

1.自社にどれ程の着信コール数があるのかを見積もる
2.電話代行業者にどこまでの応答を依頼したいのかを具体的に考える(迷ったら相談)
3.検討している業者の応答品質について口コミや公式ホームページを基にリサーチする
4.検討している業者のオプションの充実度を量る
5.予算内で最大限ニーズを満たしてくれるプランを選ぶ

電話代行の利用シーン

ライター業 男性

決められた時間を執筆にあてると決めており、曜日ごとに対応希望時間が異なるのですが、申し込みの際、簡単に対応時間を選択することが出来ました。執筆に集中したいときには欠かせないサービスです。固定電話の番号を名刺に記載することで、取材先の信用、安心感を得やすくなったとも感じています。

コンサルティング業 男性

会議や打ち合わせが集中する午前の時間帯だけ電話代行を検討していましたが、スタンダードプランは、コール数と金額のバランスがちょうど良いと感じ申込みいたしました。オペレーターの方の丁寧な対応は申し分なく、管理画面で受電内容を確認できるのは想像以上に使い勝手良く感じました。

会社経営 男性

今から1年前に独立開業いたしました。開業当初に面食らったのが、業務に関係のない営業電話が非常に多いこと。BusinessCallを申し込んでからは、スキマ時間に管理画面上で受電内容を確認することで、本業に集中する環境をつくることができました。スタートアップの方にとって、電話代行は非常に有用なサービスだと思います。

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