電話代行サービスを導入するメリット・デメリット

今、業務効率アップができると話題なのが「電話代行サービス」です。その名の通り、電話業務を代行してくれるサービスとなっており、会社にとって必要な電話業務を任せることができます。

電話代行サービスの導入を検討する際には、メリット・デメリットを知っておくのがおすすめです。メリットとデメリットを比較することで、「会社に必要なのか」「プラスになるのか」などを考えることができます。

今回の記事では、電話代行サービスとは何であり、導入することでどんなメリット・デメリットがあるのかを紹介していきます。電話代行サービスを検討している会社・個人の方は、ぜひ参考にしてみてください。

電話代行サービスとは

電話代行サービスは、会社や個人(フリーランスの方など)の依頼者に代わって電話業務を行うサービスのことです。会社にとって、電話業務は重要な役割を果たしています。受注関係や問い合わせ、クレーム対応などの電話は、新規顧客の獲得や取引先との関係性などにつながり、とても重要な業務の1つです。

しかし、オフィスを不在にしがちな企業様やフリーランスの方だと、電話対応が難しい時があります。それを解決することができるのが電話代行サービスです。サービスを導入することで、会社にかかってきた電話を代行サービスの会社に転送し、プロのオペレーターに対応してもらうことができます。

ちなみに、電話代行サービスは、「秘書代行サービス」や「秘書電話代行サービス」などと呼ばれることもあります。電話業務を代わりに行うサービスなので秘書業務に近く、そのように呼ばれるケースもあるのです。

電話代行サービスのメリット

電話代行サービスは業務効率化で注目されていますが、実は他にもたくさんのメリットがあります。そこでここからは、電話代行サービスを導入することによるメリットについて詳しく紹介していきます。

業務効率化が図れる

電話代行サービスを導入する大きなメリットが業務効率化です。顧客や取引先からの電話は、いつかかってくるのかわかりません。事務仕事中や書類作成中、会議中などにかかってくることもあり、その都度作業を中断して対応していては効率が悪いです。

そこで電話代行サービスを導入すれば、電話対応による作業中断を避けることができて作業効率アップを図ることができます。これまで電話対応に費やされていた時間は、別の業務に回すことができるのです。

コストの削減

電話業務を一任することで、コスト面でもメリットがあります。電話対応をするためのスタッフを自社で雇用した場合、人件費や求人広告費、福利厚生費などのコストが発生します。さらに、電話対応未経験者なら教育・研修費なども必要です。

これに対し、電話代行サービスを導入すれば利用料のみで電話対応が任せられます。自社で電話対応のスタッフを常駐させた場合と比較すれば、電話代行サービスの利用料の方がコストを抑えることができるのです。しかも、プロのオペレーターが電話対応するため、教育などの時間・コストも必要なく、安心して電話業務を任せることができるのです。

顧客や取引先への安心感や信頼を得やすい

会社にとって顧客や取引先からの安心感や信頼は重要です。しかし、電話業務を疎かにしてしまい留守番電話ばかりになると、顧客や取引先から不信感を抱かれてしまう可能性があります。その結果、信頼は失われてしまい、顧客の流出につながりかねません。

しかし、電話代行サービスを導入すれば、確実に電話対応ができます。そのため、顧客や取引先からの安心感につながり、信頼を得やすい状況にすることができるのです。

新規顧客獲得のチャンスを逃さない

会社にかかってくる電話次第では、新規顧客を獲得できるチャンスです。例えば商品内容などのお問い合わせ電話だった場合、商品のご説明をすることで納得してもらえて新規顧客になってくれるかもしれません。そのように、電話の内容によっては新規顧客獲得のチャンスとなります。

しかし、電話対応ができず留守番電話になってしまえば、電話をした方が「もういいや」と思って諦めてしまい顧客獲得のチャンスを逃しかねません。そこで、電話代行サービスを導入することにより、そのような電話もしっかりとキャッチすることができ、新規顧客の獲得チャンスを逃がさないというメリットがあるのです。

電話代行サービスのデメリット

物事には裏と表があるように、電話代行サービスにもデメリットがあります。導入する前にデメリットについても知り、メリットとデメリットでどちらの影響が大きいのかを検討するのがおすすめです。そこでここからは、電話代行サービスを導入することによるデメリットを紹介していきます。

不信感に繋がるケース

デメリットで挙げられるのが、不信感に繋がるケースがあることです。電話代行サービスを導入すれば、プロのオペレーターに電話対応を任せることができます。しかし、オペレーターのプロであり、依頼された会社の業種に精通しているわけではありません。また、社内状況の詳細までは把握していません。

そのため、専門的なお問い合わせ電話や状況などについてお問い合わせがあっても、「名前」「連絡先」「折り返しの有無」などを聞くという対応しかできないのです。この対応に対して、顧客側や取引先の方がストレスを感じ、不信感に繋がってしまうことが考えられます。

割高になってしまうケース

電話代行サービスを導入するメリットにコスト削減がありますが、実は割高になってしまうケースも考えられます。電話代行サービスを提供している会社は、複数のコースを設けていることが多いです。コース内容はそれぞれですが、コール数の上限が決まっており、上限を超えると追加料金が発生するのが一般的です。

そのため、毎月かかってくる電話数の目算を誤ってコース選択をすると、追加料金がとても高くついてしまいます。人件費に比べれば安く済むとは思いますが、想像以上に割高になってしまいかねません。ですから、電話代行サービスを導入する際には、コース選びがポイントとなってきます。

電話代行サービスはこんな人におすすめ

営業所など外回りが多いオフィス

電話代行サービスは、外回りでオフィスに人がいなくなるケースがある営業所などにおすすめです。オフィスに人がいなくなれば、その時間は電話対応をすることができません。しかし、電話番のためだけにスタッフを常駐させておくのはコスト面で負担が大きいです。

そこで電話代行サービスを導入することにより、外回りでオフィスを空ける時間だけ依頼すればコストを抑えたまま電話対応ができるようになります。

従業員が少なくコア業務に集中したい会社

コアの業務にのみ集中したい会社にも、電話代行サービスはおすすめです。少数精鋭で仕事をしている場合、「優先順位の高い業務のみに集中したい」という会社が多いのではないでしょうか。

そのために、優先順位の低い業務は外注に任せるという選択もありです。電話業務の外注先として、電話代行サービスがおすすめとなっています。

フリーランスなど個人事業主の方

様々な働き方があり、フリーランスなどで働く人も増えています。フリーランスなど個人事業主の方にも、電話代行サービスはおすすめです。個人事業主の方にも、取引先の方や顧客がいるはずです。

しかし、個人で働いていては、すべての業務を1人で行わなければなりません。その結果、重要な電話を取りこぼすリスクが高くなります。そこで、電話代行サービスを活用することで、重要な電話の取りこぼしを防止することができるのです。

電話代行サービスならBusinessCall

月額5,000円~という低コストで導入可能

弊社は、「スタンダード」「ラグジュアリー」の2つのコースをご用意しております。スタンダードプランは、月額5,000円(税抜)で低コストでの導入が可能です。ラグジュアリープランは月額10,000円(税抜)ですが、月間の電話件数が多い場合にはこちらの方が割安でおすすめのプランです。

また、通常であれば初期費用として15,000円がかかります。しかし、今だけ0円となっておりますので、電話代行サービスを導入しやすくなっております。

全日対応だから休日対応もOK!

スタンダード・ラグジュアリーどちらのプランも、全日9:00~21:00まで対応可能です。土日祝日なども対応することができ、休日対応のみ弊社のサービスをご利用するというお客様もいらっしゃいます。

休日に電話代行サービスを活用することで、休日にも電話対応ができて顧客への安心感を獲得し、新規顧客獲得のチャンスを逃さないという効果が期待できます。

オプション対応で充実した電話代行サービス

弊社BussinessCallでは、オプション対応も行っております。基本対応では、「お客様のお名前」「ご連絡先」「簡単なお問い合わせ内容」「折り返しの有無」をご案内するものとなっております。

この基本対応の他に「Q&A対応」と「オリジナル営業時間外ガイダンス」のオプションをどちらも1,000円/月にてご用意しております。

また、弊社ではプランのご相談やご質問なども承っております。ぜひとも、お気軽にご相談やご質問をしていただければと思います。

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。