電話代行サービスが起業時に利用される理由

皆様こんにちは!
BusinessCall運営事務局です。

さて、本日も電話代行サービス導入のメリットについて
ブログを綴りたいと思います!

こちらのブログでも何度か取り上げておりますが、
電話代行サービスを利用される方の中には「起業時に利用」される方が非常に多くいらっしゃいます。

何故起業時に利用される方が多いのか、その理由をご紹介いたします。

その1:電話番号の貸し出しから電話対応まで一括で担う

電話代行サービスは、電話の対応だけではなく、電話番号の貸し出しも行ってくれることがあります。
そのため、代表電話を用意する必要がなく、電話番号もセットで料金に含まれております。
(BusinessCallはまさにその通り。月額費用に上記が含まれております!)

固定電話を会社につなぐ場合、電話を用意する費用から月額の固定電話費用等も必要となり、経費がかなりかさみます。
それらすべてを担い、月額の経費がかなり削減されるためとても便利なサービスとなります。

その2:事務実務経験者が代行で、効率アップ

実際に電話対応を行うオペレーターは、多くの方が事務実務経験を持っている方であり、電話対応のプロフェッショナルです。
そのため「相手が何を求めているのか」「何を言いたいのか」ということを電話で理解し、担当者へ報告を行います。

電話対応を実際に行う場合、かなりの時間と労力を有することが多く、電話代行業者に委託することにより、仕事の効率をアップすることができるのです。
(BusinessCallももちろん、電話対応のプロがしっかりと対応いたします。専用管理画面でお問い合わせ詳細を確認出来るのもポイント)

その3:インターネットで即時にお申込みが可能

電話代行サービスのお申込みは、インターネットで簡単にできるものから、実際はどのようなサービスをしてくれるのか等、打ち合わせを行うものまで様々です。
また、業務委託内容などに関しては、仕事の詳細を委託会社に説明することで、その業種に合わせた電話秘書代行を委託することが可能となります。

そのため、各業種に合わせた電話代行を、インターネットなど簡単なもので委託することができるため、即時に契約をすることが可能です。
(BusinessCallはインターネットで簡単お申込み!1週間程度でサービス開始が可能です!)

電話代行サービスを利用しよう

BusinessCallのアピールポイントも交えつつ、
電話代行サービスがなぜ起業時に利用されることが多いかをご紹介いたしました。

BusinessCallでは、さまざまな業界のお客様のお電話を代行してきた実績があります。
起業された方はもちろんのこと、その他、現状の電話対応に不満がある方は、ぜひ弊社に一度お問い合わせください。

それではまた!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

裏話。

皆様こんにちは。
BusinessCall運営事務局です。

今回は電話代行裏話。
電話代行での困ったことと解決策について書いていきたいと思います。

電話代行の業務は、クライアント様に代わってお客様とやりとりをする業務です。
そのなかで困ってしまうのは、折り返しの連絡を了承いただけなかったり私たちだけでは判断できないことについての対応を求められることです。
電話の取り次ぎがうまくいかないと、どうしよう…となってしまいます。

このような事態の解決策として、お客様のお話を伺い、何を希望しているのかをヒアリングした上で、どうしたらご納得いただけるかを考えることです。
お客様が「話を聞いてもらえない」と感じてしまうような対応をしてしまうと、信頼していただけなかったり、不安を与えてしまったりします。
お客様のお話を聞き、こちらの事情と対応方法をしっかり伝え、誠実に対応することが解決策になると思います。
当たり前のことなのですが、実際に行うと言葉が出てこなかったり、なかなか難しいものです。

他に困ったことは、言い間違い・聞き間違いが発生してしまうことです。
メールなど文字でのやりとりであれば起こらない間違いも、電話など音声でのやりとりとなると「○○と言ったのに」「△△と聞き取ってしまった」などなど…

こちらの対策として、まずは復唱確認をしっかり行うこと。
もし間違えていたとしても、相手に確認をしていただいて訂正することもできます。
もちろんこの方法だけで100%防げるわけではありませんが、発見率が上がると防止率も上がり、結果的にミスの数も減ります。
また、復唱を行っても正確にわからなかった部分については、ヒアリングした内容をそのまま記載するようにしております。

様々な対策を行いながら解決に努め、クライアント様にもお客様にも気持ちよく過ごしていただきたいものです。

さて、今回は電話代行で困ったことと解決策について記載してみました。

いかがでしたか?
電話応対のプロでも、やはりどうしよう!となってしまうことはあります。
全てがマニュアル通りではなく、不測の事態やイレギュラーな対応を求められることがあるのは当然です。

その為にいろいろなパターンを考慮して解決策を出し、実践していきたいですね。

さて、明日から世間は3連休となりますが、
BusinessCallはお問い合わせ・お申込み共に受け付けておりますので!
どしどしお待ちしております!

それではまた!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

台風15号

こんにちは!
ビジネスコール運営スタッフのMです。

先日は台風15号が猛威を振るった影響で、交通機関がマヒするなど、甚大な被災が発生していると思われます。。
被災にあわれた方は心からお見舞い申しあげると共に
復興に尽力されている皆様には安全に留意されご活躍されることをお祈りいたします。

そんな状況でも、遠慮なく電話は鳴ってしまうもので、
その影響で一層入電数が増える、といったことも多々あります。

もしもに備えて電話代行をご契約いただくことも一つの手かもしれません。
当社サービスではオプションの活用により、ガイダンスをオリジナルのものへ変更することもできるため
やむを得ない状況であることを、お客様へ恙なくお伝えすることも可能です。

ぜひ、この機会に電話代行のご導入をご検討くださいませ。

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

電話のマナー

こんばんは!BusinessCall運営事務局のMです。

相変わらず電話応対はより高度なスキルが求められる現状です。
ひと昔に比較して通信手段がメールやSNS等複雑多様になっているので、全てが電話で済ますケースは少なくなっていることも確かです。

しかし、メール等では済まされない大切な要件は、あえて電話を使用するケースが増えていることも事実です。
メールで済むか、電話の方が良いのか?適切な判断が大切ですが、その分、メールよりは高度なスキルが必要かもしれませんね。
自信のほどは如何でしょうか?

基本的な電話のマナーに触れておきます。

電話は、職場にせよ、家庭にせよ、そこのイメージを大きく左右します。
受け方・かけ方の基本をしっかり押さえておきたいものです。

■電話をかけてきた相手が名乗らない時は?

電話は、かけた方が、相手が出たら名前を名乗り挨拶するのが基本ですから、電話をかけてきた相手が名乗らない時には、少々不安になります。

故意に名乗らないのか?忘れているか?確認が大切です。

「失礼ですがどちらさまでしょうか?」と丁寧に伺って下さい。
あるいは、「失礼ですが・・・・」でもいいでしょう。

失礼ですが・・・・。の言い方は、「失礼ですが、貴方は名前を名乗ることを忘れていますよ」と言うことを、丁寧に諭している形になります。

但し、名前を名乗らずにいきなり要件に入る人が、必ずしも迷惑な客や悪い人とは限りません。

むしろ、逆のケースも多々あります。
特に長い付き合いのお客様や親しくしている人に多いようです。

そんな時には、「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」と切り出し、相手を確認して下さい。
相手が名乗ったら「いつもお世話になっております」です。

また、保留や転送の仕方など、電話の基本操作は覚えて下さいね。

ちなみに、「少々お待ち下さい」の「少々」は1分が限界だと心得て下さい。
「待たす側」と「待つ側」は同じ1分でも大きく変わります。

態度も大切ですよ。
目の前にお客様がいると思って姿勢を正し、明るく丁寧に、そして笑声が大切です。
メモ用紙はA4位の大きさがお勧めです。

■電話に出る時に名前を名乗らないのはいいの?

職場と違って個人で電話を受ける時には、「はい!平松でございます」と先ず、自分の名前を名乗るのがマナーです。

そうすることにより相手は間違いないことが確認できます。

しかし、最近詐欺や悪徳電話が横行している関係で、名乗らないケースもあるようですね。寂しい話しですが、仕方ないことでしょうか?

賛否両論ありますが、私は電話に出たらまず名乗ります。
そして、セールスの電話や詐欺まがいの電話で有れば、その時点で丁寧にお断りします。

電話に出て、心配のあまり名乗らなかったら、しかるべき目的で電話をかけてくれた相手に不快感を与えるので、そちらのリスクの方が大きいと思うわけですが、如何でしょうか?

当社のオペレーターはしっかりと安心できる電話対応を提供しておりますので、皆様もご安心して電話代行をお任せくださいませ!

それでは皆様、よい週末を!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

通話中の声は誰の声?

皆様こんにちは!BusinessCall運営事務局です。

突然ですが、通話中に電話から聞こえる声について考えたことはありますか?
「電話の声と違うね」なんて言われた経験ありませんか?

本日はその真意についてご説明させていただきます!!!

日本に急激に普及して今の自分たちの生活に欠かせなくなったアイテムと言えばやはり、「携帯電話」ですよね!
ガラパゴス携帯でも十分便利でしたが、スマートフォンが発売されてからは、より一層便利となり、生活に欠かせなくなりました。

上部でもお伝えした通り、
「電話の声と違うね」みたいな話を聞いた事ありませんか?
確かに自分で留守番電話の声を再生すると「あれ?自分ってこんな声だっけ?」となりますよね。

実はそれ、「本当に違う人の声」なんです。
遠距離恋愛などで毎日電話をして相手の声を聴いている人にとっては、ショッキングな雑学かもしれません。

では、「違う人の声」とは一体誰の声のことなのでしょうか?
電話で聞こえてくる声は「コードブックに載っている声の合成音」なのです。

コードブックとは電話の声の辞書のような物をイメージしてください。

そこにあらかじめ登録されている数千種類の声の中から、最も話している人の声に近い声を選び出し、通話相手へ送っているのです。

そのため、電話から聞こえてくる声は開いての声ではなく、コードブックに載っている声優さんの声だということがわかりましたね!

でも、どうしてそのままの声を伝えないのか疑問ですよね?
それは、携帯電話などの通話機器が世界中に凄いスピードで広まってしまったためなのです。

音声の波形を分析し、そのデータを完全に再現することは難しく、そのままの音声を伝えようとすれば、通信料が膨大になってしまいます。
世界中の日との声をそのまま再現して伝えようとすれば通信がパンクしてしまうため、コードブックに載っている声から選ぶといった技術が採用されているのです。

ちなみに電話の話し声を交換して相手に伝えるシステムの事を「CELP」といいます。
CELPの機能は、声の特徴を除いた音声をデータに変換し、データ量を小さくします。

その後、データ量を小さくした声からコードブックに載っている声に1番近い声を選び出し、通話相手へ伝えるそうです。

驚きの事実ですね…
だがしかし、これはあくまで「携帯電話」のみのお話です。
通常の固定電話等は実際の声をそのまま伝えるようなシステムだそうですよ。

本日は「電話の声」にまつわる面白い雑学を紹介いたしました。

それではまた次回!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

電話に出たくない?

皆様こんにちは。BusinessCall運営事務局のMです。

先日あるお店に入ったとき、隣にいた20代前半ぐらいの男性2名が
「会社の電話に出たくない」という会話をしているのが聞こえてきました。

『電話に出るのがだるい』 『会社の電話にでると仕事が中断されるので、できるだけ電話に出たくない』
『誰も電話に出ないから仕方なく電話に出ている』『電話がなっているだけで集中力が途切れる』というのです。

それ、まさに「電話代行」を頼むといいですよ!!
と声をかけてしまいそうな話ですよね。

しかし、実際こういった悩みを抱えていらっしゃる会社は少なくありません。
新規でお問合せいただく際など「自分ばっかり電話を取らされていて、もう限界・・・」
と仰っている中間管理職の方もかなりいらっしゃいます。

では、なぜ今このような事態がおきているのでしょうか?

それは、電話が主なコミュニケーションツールだった頃とは違い、様々なコミュニケーションツールが普及した昨今、
プライベートで電話を使う機会はなく、固定電話が無い家庭もめずらしくありません。
そんな環境で成長してきた若者が、社会に出たからといってすぐに電話に出られるわけがありません。

『電話にでることが新人の仕事』『新人が電話に出るべき』が言わなくても通用する時代は終わり、
なぜ『新人が電話に出たほうがいいのか』から『どうやって電話にでるのか』を始めに教えてあげないといけない時代になったのです。

はじめの新人指導を怠ると、自分からは電話に出ない社員がどんどん出来上がってしまいますし、
電話に出ないことで『電話が苦手』『電話が怖い』と思うようになってしまいます。
このような事がないようにしっかりと指導をしていきたいですね。

それでも教育かける時間がない、“ 簡単に ” 仕事に集中する時間を増やしたい!!
そんなときには、ぜひBusinessCallの電話代行サービスをご利用ください!

それでは、皆様良い週末をお過ごしくださいませ。

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

SOHOでの電話代行

こんばんは!
BusinessCall運営事務局のMです!

突然ですが、本日はSOHOでの電話代行活用術のお話。

SOHOというのは、現在ではすでに浸透している言葉とは思いますが「Small Office Home Office」の略称であり、郊外の小さな事務所などで仕事をしたり、自宅で仕事をしたりする個人事業者のことを言います。

そんなSOHOにおいて、業種として多いのがIT関係です。理由としては、ITのプログラムスキルというのは大きなプロジェクトでない限り、ほとんどが一人で行えるもので、ネット環境が整ったことにより、プログラムも簡単に送信することができるようになりました。

ご契約頂いていますお客様の中にも、IT関係をSOHOで行われている方もおられ、こんな悩みを伺った事があります。「自宅で開業しているが、電話番号と住所が都心から離れているために契約を逃してしまった。電話番号、そして住所を都心部のものを利用したいと思う」そこでから当社提案させて頂きましたのがラグジュアリープランです。

ラグジュアリープランの場合、03番号のお貸出しだけではなく、レンタルアドレスとして目黒区・渋谷区の住所レンタルが可能です。
SOHOで今回紹介させて頂いたIT関係の方と同じようなお悩みを感じられている皆様は、一度、当社へとご相談くださいませ。

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

個人事業主様の電話代行活用

個人事業主は、従業員数が少ない分、一人で担う仕事は一般企業に働く方に比べ多いです。営業から事務仕事、また収支などの経営状態の把握等、企業に関することすべてを網羅しなければなりません。しかし、常に事務所にいる生活をすると、営業回りや他の仕事ができなくなり、利益を上げることも難しくなります。そのため、個人事業主の多くは、事務所にいる時間は少なく、ほとんどが外勤となってしまうのが現状ではないでしょうか。そこで、電話代行サービスをうまく活用し、企業を活性化していくことが重要となります。

個人事業主の電話代行サービス活用術について、ご紹介いたします。

電話代行サービスで利益率をアップ

電話代行サービスとは、顧客等から電話が来た際に、代行で電話を受け取り、相手の要件を確認してくれるサービスとなります。そのため、個人事業主が営業回り等で電話に出られないときでも、先方の要件をメールなどで伝達してくれます。

そのため、留守電等による対応よりも、人と人との対応となるため、先方に対する印象も違います。さらに、要点を確認しておいてくれるため、その電話が急ぎのものなのかどうかを、メール等により判断することができます。結果として、急ぎの用事であれば、出先からかけ直し、利益率をアップすることができます。

仕事を効率よく分散

個人事業主の多くは、従業員を雇うことが難しいまたは、少人数での事業となっていることが多いです。そのため、顧客対応等に関しても、少人数で行わなければなりません。特に、電話などにおいては、クレームなど時間を有する者も少なくありません。

このような場合、必要なことに必要な時間を有することができなくなるため、電話代行サービスは有効的なものとなります。電話代行サービスでは、クレーム対応等も行ってくれることもあり、仕事を効率よく分散することが可能となります。そのため、自身が本当にやりたい仕事、やらなければいけない仕事に集中することができることを、理解しておくことが重要です。

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

営業電話の対応は?

こんばんは!
BusinessCall運営事務局のMです。

電話代行をご依頼いただく皆様にとって、お困りごとの一つとしてあげられるのが『営業電話』です。

お忙しい時に注文の電話かと思いきや、営業電話だとあまり良い気分ではないですよね。

ですがそんな営業電話もぞんざいに扱っていると、思わぬところでしっぺ返しをくう可能性もございます。

さまざまな企業の営業電話に対し、無下な返答やガチャ切りを繰り返していると、営業電話とはいえ対外的には悪い印象を持たれてしまいます。
それによって企業自体の印象が悪化したり、サービスや商品を利用する可能性のあった方を購買層から外してしまう可能性も十分に考えられます。

そんな中BusinessCallをご利用いただくことで、プロのオペレーターが営業電話もしっかりと対応させていただいておりますので、企業イメージが悪化することもございません。

ビジネスチャンスはふとしたタイミングに隠れておりますし、また逆もしかりです。

この機会に企業イメージを損なわないまま、営業電話の対応を任せることができる、BusinessCallのご利用を是非、ご検討くださいませ。

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

お客様のお声紹介Vol.3

みなさんこんにちは!BusinessCallスタッフMです。

本日はBusinessCallをご利用頂いているお客様からのお声をご紹介いたします。
ご利用中のお客様、ご利用をご検討されているお客様ともにご参考くださいませ。

日中、商談や移動中などによる電話の取り逃しが少なからずありました。BusinessCallを利用することで、対応できていなかったお電話1本1本を、確実に後追いすることができるようになりました。管理画面上で用件まで確認できるので、お電話を折り返す順番をこちらで判断できるのも大変に便利です。

法人様ではなく個人様でもこのようなご利用をいただくことが可能になっております。
月額5,000円からご利用いただけるので、どなたでもお気軽にご利用いただくことができます。
もちろん法人様、個人事業主様のお申込みもお待ちしております。

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電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

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