電話代行の必要性

こんばんは!BusinessCall運営スタッフのMです。
突然ですが、今回は電話代行サービスの必要性を考えてみたいと思います。

電話代行は、今やビジネス界の中で重要な位置にあると思われます。

会社に掛かってくる電話にも、一般家庭と変わらず、迷惑電話、いたずら電話、勧誘電話などがたくさんあるようです。
どこでどう調べたのか会社へ電話をかけてきては社員を名指しして、不動産関係だの保険だのという内容で話してくるらしいのですが、どうも怪しいものもたくさんあるようです。

詐欺などの手口でしょうか、社員の名前を聞き出すために実際にある社名や公官庁、公的機関等を名乗ってくる場合もあるのです。
この電話対応によって業務がまともにできなくなる状態で大変困っている企業も多いといいます。

しかし、「また迷惑電話だろう」という電話対応をしてしまい、実は大事なお客様からの電話だったということにでもなれば、それは会社にとっても大きなイメージダウンになりかねません。

このような状況から抜け出すためにも、電話代行というサービスを利用するべきではないでしょうか。
電話代行であれば、オペレーターがきちんと対応してくれ、どこの誰からどういった内容の電話が来たのか、何か伝言があったのかなどをすぐに連絡をしてくれます。
これなら、本当に自分達に必要な電話だったのかそうでないのか判断できますよね。

ただ電話の対応が減って楽になるというだけのものではなく、これは社員の個人情報を守るという意味でもとても重要な方法であると思います。

電話対応にお時間を割けないとい方は、ぜひ、この機会にBusinessCallの導入をご検討くださいませ!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

消費税法改正にともなう請求に関するお知らせ

日頃より、当社の電話代行サービス「BusinessCall」をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。

このたび、2019年10月1日施行予定の消費税法改正にともない、BusinessCallプラン料金およびオプション費用の利用料金の消費税率を以下のとおり変更します。ご理解のほどよろしくお願いします。

【適用開始日】
2019年10月1日

【適用開始日以降の請求について】
2019年10月1日以降のサービス利用にかかる各種料金について、消費税10%が適用されます。
※適用対象は初期費用、プラン月額利用料、超過金額、オプション月額費用、違約金などすべてのご請求が対象です。

■問い合せ先
本件について不明点などがありましたら、下記の窓口までお問い合わせをお願い致します。

・BusinessCall受付センター
TEL:0120-935-372
MAIL:info-bizcall@wiz-g.co.jp

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

どんな方がBusinessCallを利用している?

こんばんは!BusinessCall運営スタッフMです。

最近は夏も終わり、涼しい日も増えてきましたね
彼岸の季節ですので、皆様もお体にお気を付けくださいませ。

そういえば、最近BusinessCallを利用する企業の業種は何が多いのか?
というお問い合わせを頂くことがありまして、ちょうどいい機会ですのでこの記事にて紹介したいと思います。

とはいえ、BusinessCallは03から始まる番号を発番する電話代行サービスですゆえ
代表番号として多岐にわたる企業様からご利用いただいております。

とりわけ、専用管理画面や、対応時間のカスタマイズを利用することが多いフリーランスの方や、起業したての方、現場仕事であまり事務所に常駐されない企業様からご愛顧いただくことが多いようです…!

また、入電数が増えてくれば折り返しも面倒になるというものです。
そんな時はカスタマイズのコールセンタープランを利用することで、当社のオペレーターにてクローズができるようになるので、折り返しも不要になります。
お見積りでのご提供にはなるので、ご希望の方はぜひお申し付けくださいませ。

この記事ではさわりだけになっておりますが、続きを聞きたい方は

○お電話(0120-935-372)※全日10:00-19:00

お問い合わせフォーム

にて承りますのでどしどしお問い合わせください!

それではまた!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

よくある質問まとめてみた。その1

皆さんこんにちは!
BusinessCall運営事務局です。

なんだか涼しくなってきましたね。
夏は終わり、もう秋もすぐそこ!

さて、ここ最近は非常にありがたいことに
お問い合わせ・お申込み共に増加傾向にあるBusinessCallでございます。

本当にありがとうございます!!!

と、いうわけで本日のブログでは、よくあるご質問について
ざざっとご紹介したいと思います。

では早速いってみましょう!

電話対応で何を聞いてくれるか?

ご連絡頂いたお客様の企業名、氏名、連絡先、お問い合わせ内容を伺い
必要に応じて担当者様からの折り返しをご案内するサービスとなっております。

現在持っている番号を利用できるか?

現在お持ちの番号と当社が発行するお客様専用のお電話番号とを転送設定を行っていただくことで、ご利用が可能でございます。
また、転送設定についてはお客様ご自身で行っていただきます。

発番番号をそのまま名刺などに記載してもいいか?

可能でございます。

どのように通知されるのか?リアルタイム通知か?

お電話対応終了後、オペレーターが管理画面よりお問い合わせ登録を行いますと、
ご登録のメールアドレス宛にリアルタイムで通知が届きます。
メールでは、件名に「入電のみ」「折り返し必要」のいずれかが記載されているため件名で急ぎのものか判断可能です。

お問い合わせ内容の詳細につきましては、管理画面上での確認が可能となっております。

営業電話は断ってくれるか?

BusinessCallでは、営業電話もしっかりと対応させていただきお客様の企業イメージを損なわないようにしているため、サービスの性質上、営業電話もカウントさせていただいております。

電話代行サービスはBusinessCall

最近特に多いご質問を5つピックアップしご紹介いたしました!

BusinessCallの特徴としては、
やはりお客様専用の管理画面があるということでしょうか。
管理画面があることにより、通知が埋もれて分からなくなった…ということもなくなり、履歴がしっかり残りますのでお問い合わせ内容の集計もしやすくなります。

また、お電話未対応・対応済とステータス変更機能も備えておりますので対応漏れも防ぐことが出来ます!

電話代行サービスの利用を検討されていらっしゃる方は、ぜひ一度
BusinessCallを利用してみてはいかがでしょうか。

お問い合わせも随時お待ちしておりますので、お気軽にご連絡ください!

それではまた来週!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

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電話代行サービスが起業時に利用される理由

皆様こんにちは!
BusinessCall運営事務局です。

さて、本日も電話代行サービス導入のメリットについて
ブログを綴りたいと思います!

こちらのブログでも何度か取り上げておりますが、
電話代行サービスを利用される方の中には「起業時に利用」される方が非常に多くいらっしゃいます。

何故起業時に利用される方が多いのか、その理由をご紹介いたします。

その1:電話番号の貸し出しから電話対応まで一括で担う

電話代行サービスは、電話の対応だけではなく、電話番号の貸し出しも行ってくれることがあります。
そのため、代表電話を用意する必要がなく、電話番号もセットで料金に含まれております。
(BusinessCallはまさにその通り。月額費用に上記が含まれております!)

固定電話を会社につなぐ場合、電話を用意する費用から月額の固定電話費用等も必要となり、経費がかなりかさみます。
それらすべてを担い、月額の経費がかなり削減されるためとても便利なサービスとなります。

その2:事務実務経験者が代行で、効率アップ

実際に電話対応を行うオペレーターは、多くの方が事務実務経験を持っている方であり、電話対応のプロフェッショナルです。
そのため「相手が何を求めているのか」「何を言いたいのか」ということを電話で理解し、担当者へ報告を行います。

電話対応を実際に行う場合、かなりの時間と労力を有することが多く、電話代行業者に委託することにより、仕事の効率をアップすることができるのです。
(BusinessCallももちろん、電話対応のプロがしっかりと対応いたします。専用管理画面でお問い合わせ詳細を確認出来るのもポイント)

その3:インターネットで即時にお申込みが可能

電話代行サービスのお申込みは、インターネットで簡単にできるものから、実際はどのようなサービスをしてくれるのか等、打ち合わせを行うものまで様々です。
また、業務委託内容などに関しては、仕事の詳細を委託会社に説明することで、その業種に合わせた電話秘書代行を委託することが可能となります。

そのため、各業種に合わせた電話代行を、インターネットなど簡単なもので委託することができるため、即時に契約をすることが可能です。
(BusinessCallはインターネットで簡単お申込み!1週間程度でサービス開始が可能です!)

電話代行サービスを利用しよう

BusinessCallのアピールポイントも交えつつ、
電話代行サービスがなぜ起業時に利用されることが多いかをご紹介いたしました。

BusinessCallでは、さまざまな業界のお客様のお電話を代行してきた実績があります。
起業された方はもちろんのこと、その他、現状の電話対応に不満がある方は、ぜひ弊社に一度お問い合わせください。

それではまた!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

裏話。

皆様こんにちは。
BusinessCall運営事務局です。

今回は電話代行裏話。
電話代行での困ったことと解決策について書いていきたいと思います。

電話代行の業務は、クライアント様に代わってお客様とやりとりをする業務です。
そのなかで困ってしまうのは、折り返しの連絡を了承いただけなかったり私たちだけでは判断できないことについての対応を求められることです。
電話の取り次ぎがうまくいかないと、どうしよう…となってしまいます。

このような事態の解決策として、お客様のお話を伺い、何を希望しているのかをヒアリングした上で、どうしたらご納得いただけるかを考えることです。
お客様が「話を聞いてもらえない」と感じてしまうような対応をしてしまうと、信頼していただけなかったり、不安を与えてしまったりします。
お客様のお話を聞き、こちらの事情と対応方法をしっかり伝え、誠実に対応することが解決策になると思います。
当たり前のことなのですが、実際に行うと言葉が出てこなかったり、なかなか難しいものです。

他に困ったことは、言い間違い・聞き間違いが発生してしまうことです。
メールなど文字でのやりとりであれば起こらない間違いも、電話など音声でのやりとりとなると「○○と言ったのに」「△△と聞き取ってしまった」などなど…

こちらの対策として、まずは復唱確認をしっかり行うこと。
もし間違えていたとしても、相手に確認をしていただいて訂正することもできます。
もちろんこの方法だけで100%防げるわけではありませんが、発見率が上がると防止率も上がり、結果的にミスの数も減ります。
また、復唱を行っても正確にわからなかった部分については、ヒアリングした内容をそのまま記載するようにしております。

様々な対策を行いながら解決に努め、クライアント様にもお客様にも気持ちよく過ごしていただきたいものです。

さて、今回は電話代行で困ったことと解決策について記載してみました。

いかがでしたか?
電話応対のプロでも、やはりどうしよう!となってしまうことはあります。
全てがマニュアル通りではなく、不測の事態やイレギュラーな対応を求められることがあるのは当然です。

その為にいろいろなパターンを考慮して解決策を出し、実践していきたいですね。

さて、明日から世間は3連休となりますが、
BusinessCallはお問い合わせ・お申込み共に受け付けておりますので!
どしどしお待ちしております!

それではまた!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

台風15号

こんにちは!
ビジネスコール運営スタッフのMです。

先日は台風15号が猛威を振るった影響で、交通機関がマヒするなど、甚大な被災が発生していると思われます。。
被災にあわれた方は心からお見舞い申しあげると共に
復興に尽力されている皆様には安全に留意されご活躍されることをお祈りいたします。

そんな状況でも、遠慮なく電話は鳴ってしまうもので、
その影響で一層入電数が増える、といったことも多々あります。

もしもに備えて電話代行をご契約いただくことも一つの手かもしれません。
当社サービスではオプションの活用により、ガイダンスをオリジナルのものへ変更することもできるため
やむを得ない状況であることを、お客様へ恙なくお伝えすることも可能です。

ぜひ、この機会に電話代行のご導入をご検討くださいませ。

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。

電話のマナー

こんばんは!BusinessCall運営事務局のMです。

相変わらず電話応対はより高度なスキルが求められる現状です。
ひと昔に比較して通信手段がメールやSNS等複雑多様になっているので、全てが電話で済ますケースは少なくなっていることも確かです。

しかし、メール等では済まされない大切な要件は、あえて電話を使用するケースが増えていることも事実です。
メールで済むか、電話の方が良いのか?適切な判断が大切ですが、その分、メールよりは高度なスキルが必要かもしれませんね。
自信のほどは如何でしょうか?

基本的な電話のマナーに触れておきます。

電話は、職場にせよ、家庭にせよ、そこのイメージを大きく左右します。
受け方・かけ方の基本をしっかり押さえておきたいものです。

■電話をかけてきた相手が名乗らない時は?

電話は、かけた方が、相手が出たら名前を名乗り挨拶するのが基本ですから、電話をかけてきた相手が名乗らない時には、少々不安になります。

故意に名乗らないのか?忘れているか?確認が大切です。

「失礼ですがどちらさまでしょうか?」と丁寧に伺って下さい。
あるいは、「失礼ですが・・・・」でもいいでしょう。

失礼ですが・・・・。の言い方は、「失礼ですが、貴方は名前を名乗ることを忘れていますよ」と言うことを、丁寧に諭している形になります。

但し、名前を名乗らずにいきなり要件に入る人が、必ずしも迷惑な客や悪い人とは限りません。

むしろ、逆のケースも多々あります。
特に長い付き合いのお客様や親しくしている人に多いようです。

そんな時には、「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」と切り出し、相手を確認して下さい。
相手が名乗ったら「いつもお世話になっております」です。

また、保留や転送の仕方など、電話の基本操作は覚えて下さいね。

ちなみに、「少々お待ち下さい」の「少々」は1分が限界だと心得て下さい。
「待たす側」と「待つ側」は同じ1分でも大きく変わります。

態度も大切ですよ。
目の前にお客様がいると思って姿勢を正し、明るく丁寧に、そして笑声が大切です。
メモ用紙はA4位の大きさがお勧めです。

■電話に出る時に名前を名乗らないのはいいの?

職場と違って個人で電話を受ける時には、「はい!平松でございます」と先ず、自分の名前を名乗るのがマナーです。

そうすることにより相手は間違いないことが確認できます。

しかし、最近詐欺や悪徳電話が横行している関係で、名乗らないケースもあるようですね。寂しい話しですが、仕方ないことでしょうか?

賛否両論ありますが、私は電話に出たらまず名乗ります。
そして、セールスの電話や詐欺まがいの電話で有れば、その時点で丁寧にお断りします。

電話に出て、心配のあまり名乗らなかったら、しかるべき目的で電話をかけてくれた相手に不快感を与えるので、そちらのリスクの方が大きいと思うわけですが、如何でしょうか?

当社のオペレーターはしっかりと安心できる電話対応を提供しておりますので、皆様もご安心して電話代行をお任せくださいませ!

それでは皆様、よい週末を!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

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通話中の声は誰の声?

皆様こんにちは!BusinessCall運営事務局です。

突然ですが、通話中に電話から聞こえる声について考えたことはありますか?
「電話の声と違うね」なんて言われた経験ありませんか?

本日はその真意についてご説明させていただきます!!!

日本に急激に普及して今の自分たちの生活に欠かせなくなったアイテムと言えばやはり、「携帯電話」ですよね!
ガラパゴス携帯でも十分便利でしたが、スマートフォンが発売されてからは、より一層便利となり、生活に欠かせなくなりました。

上部でもお伝えした通り、
「電話の声と違うね」みたいな話を聞いた事ありませんか?
確かに自分で留守番電話の声を再生すると「あれ?自分ってこんな声だっけ?」となりますよね。

実はそれ、「本当に違う人の声」なんです。
遠距離恋愛などで毎日電話をして相手の声を聴いている人にとっては、ショッキングな雑学かもしれません。

では、「違う人の声」とは一体誰の声のことなのでしょうか?
電話で聞こえてくる声は「コードブックに載っている声の合成音」なのです。

コードブックとは電話の声の辞書のような物をイメージしてください。

そこにあらかじめ登録されている数千種類の声の中から、最も話している人の声に近い声を選び出し、通話相手へ送っているのです。

そのため、電話から聞こえてくる声は開いての声ではなく、コードブックに載っている声優さんの声だということがわかりましたね!

でも、どうしてそのままの声を伝えないのか疑問ですよね?
それは、携帯電話などの通話機器が世界中に凄いスピードで広まってしまったためなのです。

音声の波形を分析し、そのデータを完全に再現することは難しく、そのままの音声を伝えようとすれば、通信料が膨大になってしまいます。
世界中の日との声をそのまま再現して伝えようとすれば通信がパンクしてしまうため、コードブックに載っている声から選ぶといった技術が採用されているのです。

ちなみに電話の話し声を交換して相手に伝えるシステムの事を「CELP」といいます。
CELPの機能は、声の特徴を除いた音声をデータに変換し、データ量を小さくします。

その後、データ量を小さくした声からコードブックに載っている声に1番近い声を選び出し、通話相手へ伝えるそうです。

驚きの事実ですね…
だがしかし、これはあくまで「携帯電話」のみのお話です。
通常の固定電話等は実際の声をそのまま伝えるようなシステムだそうですよ。

本日は「電話の声」にまつわる面白い雑学を紹介いたしました。

それではまた次回!

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

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