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電話代行サービスとは?

電話代行とは、一体どのようなサービスなのか、電話代行サービスの仕組みから利用するメリット、代行会社の選び方を詳しく紹介します。

電話代行サービスとは?

電話代行とは、電話応対を業務委託できるサービスです。業務委託といっても、電話オペレーターが企業に出向するのではなく、企業にかかってくる電話を転送して電話代行業者のコールセンターで対応するサービスです。

頂いたお電話内容は、お相手のお名前、ご連絡先、ご用件などの内容をおまとめし、ご依頼者にメールや電話に連絡します。

電話代行サービスを利用するメリット

企業様が電話代行サービスを利用することで、お悩みの解決・改善例をまとめました。

  • 電話業務以外のコア業務に集中でき、仕事の効率アップが可能です
  • セールスや勧誘の電話に割かれる時間が有効活用できます
  • 電話応答事務員の募集が不要、人件費削減に繋がります
  • 外出中、社内にかかってくる電話の心配不要です
  • 休日や祝日の電話の取りこぼし0になります
  • お客様へ、いつでも電話がつながる安心感を与えることができます
  • 迅速な電話代行対応で取引先の信頼獲得ができます

企業様によって電話代行サービスを利用することで得られるメリットは様々ですが、電話対応の時間を大きく削減することで、そのお時間を重要な業務に当てることが可能です。

ご利用開始はとても簡単

電話代行サービスのご利用にあたってご準備していただくものはありません。既存のお電話番号を利用して、電話転送の設定を行うだけで簡単にサービスをご利用できます。新たな電話番号の取得や、工事、機器購入などの必要はありません。

電話代行の仕組み

電話代行はお客様のお悩みに応じて、大きく2パターンに分かれます。ご依頼者の電話番号にかかった電話を転送するものと、当社所有のお電話番号を企業の電話番号として貸し出す方法です。

ご利用方法① 既存の電話番号で転送機能を利用する

貴社が使用している電話番号をそのまま使用する方法です。電話転送機能(ボイスワープ、着信転送サービスなど)を利用することで、電話代行のコールセンターが電話に対応する方法です。お電話番号を変える必要がないので、最も利用率の高いサービスとなっています。お名刺や企業パンフレットなどもそのままお使いいただけます。また、お客様からのお電話内容はおまとめして業務報告しますので、依頼者様はメインの業務に集中することが可能です。

ご利用方法② 当社の電話番号を利用する 

ご利用方法①と異なるところは、電話転送機能を利用しない点です。貴社専用の電話番号を電話代行会社が提供し、その電話番号を貴社の所有するものとして使用する方法です。完全貴社専用のお電話番号となりますので、会社案内や名刺、その他印刷物で告知もできます。その電話番号にかかる電話を当社のコールセンターが直接受け取ります。新しい事業の立ち上げや、起業、問い合わせ部門の独立を考えている方に多くご利用されています。

電話代行を選ぶポイント

個人事業主の方、問い合わせ部門の担当者の方で電話代行の利用を開始するために様々なWEBサイトや媒体から情報を収集しているかと思います。ここでは、多くの電話代行サービスの中から最適なものを選ぶための企業選定チェックリストをご提供します。ぜひ、ご活用ください。

1.スタッフの教育は徹底されているか?

安心して電話代行を利用するためには、スタッフの教育が行き届き、正しい日本語での対応ができているかどうかが重要です。また、大切なお客様の個人情報取り扱いに関する指導が行われている業者を選定することをおすすめします。

2.サービスの質はどうか?

オペレーターの数や転送された電話の報告業務形態を確認しましょう。せっかく電話代行を利用していても電話代行業者で人が足りず、電話に出られない状況があるのでは話になりません。また、電話の内容報告業務についても事前確認が必須です。

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3.契約時に最適なプランを提案してくれるか?

電話代行業者には、不必要なオプションを提案する業者もあります。本当に必要なサービスだけ依頼するためにも自社の現状把握は重要になります。

4.料金が適切かどうか?

コストパフォーマンスを上げるため、低価格な業者を選定したくなるかもしれません。しかし、料金が安くても必要なサービスが不十分では、取引先やお客様の不信感に繋がりかねません。利用料金とそのサービスが明確化されているかを確認しましょう。

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5.現状ヒアリングを行ってくれるか?

ご自身の調査だけで具体的なプランの確定をするのではなく、電話代行のプロフェッショナルに現状を相談しましょう。現状をきちんとヒアリング、分析をおこない、貴社に最適なプランを紹介してくれる電話代行業者を選定しましょう。

番外編 自社の現況を把握する

自社の電話着信状況を把握も重要です。着信数、電話対応の詳細によってサービスや料金プランが設定されている場合があります。自社の電話対応状況を確認しておくことで、代行会社の選定とプランの交渉を効率よく行うことができます。

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