0120-935-372電話転送サービスの仕組みを分かりやすく｜相手電話の聞こえ方など
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企業や個人事業主様の中には 電話に関する悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
電話を取ることができないタイミングでの着信は、チャンスロスです。しかし忙しい時、あるいは休日や仕事終了後のプライベートの時間に事務所にかかってくる電話など、出ることができないシチュエーションもあります。
メールやチャットツールでの連絡が増えているとはいえ、直接会話できる電話は、まだまだビジネスに於いて大きな役割を担っています。そんな電話の悩みの改善方法の一つに電話転送が挙げられます。
--- 目次 ---
電話転送の仕組み
電話転送とは、かかってきた電話を登録している電話番号に自動で転送するシステムです。
具体的には事務所にかかってきた電話を自分の携帯電話やスマートフォンなど、常に電話を取れる端末に転送してもらうことで受電漏れを防ぐことが可能です。転送電話は間を置かずに設定した電話に転送されますので、タイムラグもありません。電話をかけた側と通常の電話同様リアルタイムでの会話が可能です。
ではそんな電話転送はどのような仕組みとなっているのかについてもご紹介しましょう。
電話機をならすことなく転送する無条件転送と一度だけ電話が鳴った後に登録先に転送する無応答時転送の二種類に分類できますが、いずれも電話会社のシステムにて対応しますので、電話機だけで設定できるものではありません。電話会社に電話転送サービスに申し込むことで、電話基地局側で対応します。
内線転送と外線転送の2種類がある
内線転送
内線転送は、社内の内線で電話に出ている人とは別の人に電話を取り次ぐ方法になります。
社内にいる担当者に取り次ぐ場合に内線電話が使われます。社内にかかってきた電話は、必ず担当者が出るとは限りません。電話を受けた従業員では対応できない場合には、保留を押して担当者に変わります。この際、電話口では保留音が流れます。
内線電話の場合、電話をかけてきた相手に転送されていることが分かります。
外線転送
外線転送は、社内にかかってきた電話を登録している電話番号に転送する方法です。
自動転送や応答後転送など、転送方法はいくつか用意されています。自動転送の場合は、そのまま転送されるので、電話をかけてきた相手に転送されていることが分かりません。応答後転送の場合は、社内で別の従業員が電話を受けてから転送します。担当者につながる前に一次受けをしているため、電話をかけてきた相手に転送されていることが分かります。
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電話転送の設定方法
電話転送サービスを用意している電話会社に申し込みます。転送させたい会社や事務所の電話番号、そして転送先の電話番号を設定し、申し込むのみです。
転送電話を用意しているのはNTT東日本、ソフトバンク、KDDIなどの通信キャリアで、それぞれ提供しているサービスや料金が異なります。
電話転送の利用料金
電話転送の利用料金は、電話転送を提供している業者によって異なります。
そこで電話転送を提供しているNTT、ソフトバンク、KDDI（au）の三社の料金をご紹介しましょう。
NTT
NTTでは「ボイスワープ」という名称でサービスを提供しています。月額使用料は880円（税込み）で、工事費は無料です。無条件転送や無応答転送、リモートコントロールにも対応しています。
ソフトバンク
ソフトバンクも月額880円（税込み）、工事費無料とNTTと同じ条件にて提供しています。無応答時店頭、話中時転送が選択できます。
au
NTTとソフトバンクは月額料金が同じですが、auは月額料金は無料です。ちなみに申し込みも不要で、自らの設定にてフル転送や無応答転送など、転送種類の選択が可能です。
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電話転送のメリット6選
電話転送のメリットとして、主に下記が挙げられます。電話転送を検討している方は、まずは下記のメリットを確認しておきましょう。
場所を問わずに電話に出られる
電話転送は設定することで、いつでも手元の電話での対応が可能になります。
会社や事務所にかかってきた電話を、自らのスマートフォンや携帯電話に転送すれば、会社や事務所にいない時でも、会社や事務所にかかってきた電話への対応が可能です。
スマートフォンや携帯電話であれば、自宅はもちろんですが出先、移動中など場所はもちろんですがシチュエーションを問わずに受電できます。
伝言ミスの防止
電話転送にて電話対応することで、自分で直接対応できます。つまり、後からひとづてに聞くのではなく自分自身の耳で聞き、直接相手に伝えることができますので伝言ミスの防止に役立ちます。
伝言の場合、単純なミスもあれば一語一句正確に伝えたとしても異なるニュアンスで伝わってしまうこともありますが、電話転送にて自ら直接対応すれば、そのようなミスも起きません。
人を雇うより安い
先にもお伝えしましたが、電話転送がNTTとソフトバンクで月額880円（税込み）、auに関しては無料で提供していますので電話対応のための受付スタッフを雇うよりも安いです。
もしもですが、人を雇おうと思ったら求人も行わなければなりませんので手間もかかりますし、雇ったら人件費もかかります。それらを月額880円で抑えることは難しいでしょう。
折り返すまでの時間短縮
電話転送はかかってきた電話をリアルタイムで転送します。 つまり、折り返し電話をかけるためのものではなく、受電するためのシステムとなりますので時間の短縮に繋がります。
電話をかけた相手に一度電話を切ってもらうこともなく、そのまま対応できますので相手はもちろんですが、自身の「かけなおす」という工程の削減、つまりは時間短縮も実現できます。
テレワークでも出ることができる
電話転送を活用することで、テレワークにも対応が可能です。テレワーク環境を徹底している場合、会社や事務所に問い合わせても誰も出ることができません。
しかし電話転送を活用することで、テレワーク環境でも、会社や事務所にかかってきた電話への対応が可能になります。
設定が簡単
電話転送は、自身での設定は電話番号程度で、システムの構築はあくまでも電話会社が行うので、設定が簡単です。
いくら魅力的なシステムではあっても導入・設定のハードルが高い場合、導入を躊躇せざるを得ないケースも出てくるものですが、設定が簡単で、かつ費用も月額880円とあって気軽に利用できるシステムである点も魅力です。
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電話転送の3つのデメリット
電話転送には多くのメリットがありますが、一方でデメリットもあります。メリットだけではなく、デメリット面も把握しておきましょう。
転送先は基本的に一つ
転送先は基本的に一つとなっています。つまり、転送先の電話を持つ人間の負担が大きくなります。
電話の多い会社や事務所が電話転送を行った場合、転送された電話を一人で対応することになります。個人経営者であれば良いのですが、会社組織の場合、転送先に選ばれた特定の人間だけが大きな負担を強いられることになります。
転送先の電話番号変更も可能ではありますが、あくまでも転送先は一つになりますので、例え当番制を導入しても、担当者は大きな負担を強いられることになります。
固定電話の電話番号で折り返せない
転送された電話に取れなかった場合は、折り返すことになりますが、その際に手元のスマートフォンや携帯電話で折り返した場合、相手にはスマートフォンや携帯電話の番号が通知されます。残念ながら、固定電話の電話番号での折り返しはできません。
そのため、相手が携帯電話やスマートフォンの電話番号を知らない場合、折り返しの電話を警戒されることもあるでしょう。
同時に電話対応ができない
電話転送は、電話を転送するシステムであって回線が増えるシステムではありません。つまり、それまで同様、同時に電話対応できる人数は一人です。例えば電話応対中に他から電話がかかってきた場合は対応できません。
あくまでも使い勝手は通常の電話と同じなので、複数の相手に同時に対応することはできません。
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電話転送が自社に合わないなと感じたら…。
電話転送サービスを利用してみて、業種や業界によっては、自社に合わないと感じる場合もあるでしょう。
そのような場合は、他の方法で電話や連絡業務を効率化することをおすすめします。
その他の電話・連絡業務を効率化する方法
IVRの導入
IVRとは、自動音声応答システムのことです。電話に出ることができない場合に、自動音声システムが電話の一次受けをしてくれます。
電話に出ることができる場合でも、転送して受ける場合は一度自動音声システムが対応し、それから転送されることもあります。IVRを導入することで、営業電話や迷惑電話を回避しやすくなるだけでなく、仕事の機会損失も減らせます。
電話代行サービスに依頼する
IVRの導入でも、お客様や取引先からの電話に対応することはできます。しかし、自動音声システムでは、対応できる範囲に限界があることや、ロボットの対応なので、冷たい印象になりがちという点がデメリットです。
また、IVRの導入は、導入までに期間がかかる、コストが高いということもあり、なかなか導入に踏み切れない企業もあるでしょう。このようなデメリットを解消してくれるのが、電話代行サービスです。
電話代行サービスは、専門のオペレーターが電話の一次受けをしてくれるので、質の高い対応ができます。オペレーターが丁寧に対応するため、企業のイメージアップになりますし、お客様からの信頼も高まるでしょう。
BusinessCallならチャットで受電内容を転送
電話代行サービスはいくつかありますが、おすすめは「BusinessCall」です。
「BusinessCall」は、チャットで受電内容を転送してくれます。スムーズに転送されるので、時間差が出てしまうこともありません。電話転送とオペレーターが対応する業務を併用することもできるため、自社に合わせた使い方が可能です。月額利用料金5,000円からとなっており、リーズナブルな価格で電話代行サービスを利用できます。
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