お電話でのお申込み・お問合せはこちら

フリーダイヤル0120-935-372

(全日10:00~19:00)

携帯に固定電話を転送できる固定電話転送サービスについて解説

その他

新型コロナウィルスの感染拡大を防ぐため、企業ではオフィスに出社する人数を減らしたり、自宅で仕事をする時間を増やすなどの対策が行われました。オフィスに出社する人数が減ったことで、感染リスクを減らすことはできたものの、新たな課題となってしまったのが電話対応業務です。

企業には様々な電話がかかってきます。これらを少ない人数で対応するには限界があるのです。そこで注目されたのが、電話転送サービスです。今回は、電話転送サービスについてご紹介します。

固定電話転送サービスとは

電話転送サービスは、オフィスの電話に着信が入った際に、指定する固定電話や携帯電話に電話を転送するサービスです。転送サービスには、内線転送と外線転送があります。

内線転送とは

内線転送は、同じ建物内の社員同士で通話するものです。例えば1階の受付にお客様が来た場合、受付から担当者のいる階に連絡を入れることができます。このように建物内で電話の転送を行う仕組みが内線転送です。内線転送は、社内で良く使われるものなので、想像しやすいでしょう。

外線転送とは

外線転送は、社外から会社にかかってきた電話を転送します。あらかじめ、転送する先を指定することができるので、携帯電話で会社にかかってきた電話に対応したり、自宅の固定電話で対応することも可能です。

外出している時も、会社にかかってきた電話に出ることができますし、在宅ワーク中でも、会社にかかってくる電話に対応することが可能です。

固定電話転送の主な種類2選

固定電話を転送する場合、主な転送方法として自動転送と応答後転送があります。それぞれの特徴をみていきましょう。

自動転送

自動転送は、無条件転送と無応答転送があります。無条件転送は、かかってきた電話をそのまま希望する番号に転送します。転送元の電話機を鳴らさず転送する仕組みとなっています。

無応答転送は、一度転送元の電話を呼び出して、応答がない場合のみ指定する番号に転送される仕組みです。もし電話が鳴っている間に取れば、そのまま転送元で通話ができます。

応答後転送

応答後転送は、いったん受けた電話を別の電話に転送するサービスです。一度電話を取って対応するので、電話対応できるスタッフがいることが分かり、電話をかけてくる人に安心感を与えやすいです。より丁寧な対応ができると言えるでしょう。

電話転送サービスのメリット

電話転送サービスを利用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。電話転送サービスのメリットをまとめておきます。

伝え漏れを防ぐことができる

電話がかかってきても、担当者が社内にいない場合もあります。不在にしている場合は、折り返し電話をかけることになりますが、担当者に伝え忘れてしまったり、誰が担当なのか分からず、折り返しの電話ができないというようなトラブルもあると言われています。

これらのミスを減らすためにも、電話転送サービスは役立ちます。かかってきた電話すべてに対応できるので、大事な要件もきちんと伝わり安心です。

機会損失を防ぐことができる

会社にかかってくる電話には、新規顧客に繋がる可能性がある電話もあります。しかし、オフィスで対応できるスタッフがいないと、かかってきた電話に対応できません。

急ぎの要件だった場合、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあるのです。折り返しではなく、今すぐ対応して欲しいというお客様もいますので、電話転送サービスで、ビジネスチャンスを逃さないようにしましょう。

<関連記事>
【機会損失をなくす】土日や祝日の電話対応|月額5,000円の電話代行サービスを紹介!

折返しまでの時間の短縮になる

電話転送サービスを利用することで、折り返し電話をかけるまでの時間を短縮することができます。外出先で、電話をできない場合でも、後からかけ直しますとお客様に伝えることができれば、安心してもらえます。先に一度対応しておくだけで、お客様からの信頼度が高まるでしょう。

どの場所でも電話に出ることができる

電話転送サービスを利用すると、どこにいても電話に出ることができます。自宅でも対応できますし、出張先でも対応できます。

電話転送サービスのデメリット

電話転送サービスは、メリットが沢山ありますがデメリットもあります。どのような点がデメリットとなってしまうのでしょうか。

携帯番号の登録が限られている

電話転送サービスでは、転送できる携帯電話番号の登録が限られています。また、複数人に同時転送することはできないので、担当者が分かれているという場合や、担当者別に電話を転送したいという場合は、少し面倒です。人数分だけ転送作業を繰りかえす必要があります。

通話料と転送料がかかる

電話転送サービスは、通話料と転送料金がかかります。転送料金は通信会社で異なりますが、目安は1分につき17円くらいと言われています。もし2分の転送通話が1日5回ある場合、1ヶ月で17円×2分×5回×21日で3,570円かかることになります。

初期費用がかかる

電話転送サービスでは、初期費用がかかります。工事が必要な場合は工事費がかかることもあるので、導入時は費用負担が大きくなってしまうでしょう。

固定電話転送サービスの費用相場

固定電話転送サービスを利用する場合、どれくらいの費用がかかるのでしょうか。固定電話で受ける着信を携帯電話で受ける場合の費用相場をみていきましょう。

NTT東日本やNTT西日本のサービスの場合、1番号あたり月額550円(税込)、ソフトバンクの場合、1番号あたり月額880円(税込)、auの場合、1番号あたり3,300円となっています。

1番号あたりの転送となるので、転送先はひとつしか指定できないという点は注意しなければいけません。そのため、大企業や複数の部門があり様々な問い合わせがあるというような企業の場合、このサービスを使うとひとりだけに電話が転送されてきてしまうので効率が悪くなってしまいますし、伝言漏れが発生してしまう可能性もあると言えます。

電話対応は電話代行サービスへ

電話転送サービスの利用を検討されているなら、電話代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。電話転送サービスよりもさらに安心して利用できると注目されています。

電話代行サービスとは

電話代行サービスは、電話の一次受け対応を業者に委託するものです。企業にかかってきた電話を、オペレーターがいる事務所に転送し、対応してもらいます。対応した電話については、担当者に「誰から」「どのような用件」で連絡があったのか随時メールやチャットなどで知らせてくれます。

<関連記事>
電話代行って何?どんなサービス?メリットやデメリットを紹介

電話代行サービスのメリット

電話代行サービスを利用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。メリットについてまとめておきます。

折返しの必要性が分かる

電話代行サービスを利用することで、電話の1次受けをしてもらうことができます。1次受けの際に内容を簡単に聞いてもらうことができるので、折り返しが必要な電話だけかけ直しすることができます。

例えば、セールスや案内の電話の場合、折り返しの電話は不要となるため、対応に時間を取られてしまうことがありません。

電話内容を社内で共有できる

電話代行サービスでは、オペレーターが受けた電話を専用のチャット画面やLINE、Chatworkで共有するため、すぐに社内で共有することが可能です。情報を社内で共有する事でコミュニケーションが円滑に進すことや仕事の属人化の防止に役立つなどのメリットがあります。

<関連記事>
電話代行サービスは5つの要素で比較?選び方からおすすめ5選の紹介!

電話代行ならBusinesscall

電話代行サービスは、様々な会社で行っています。電話転送サービスの代わりに利用するならBusinesscallの電話代行サービスがおすすめです。

利用料金は月額5,000円(税込み5,500円)からとなっていて、とてもリーズナブルです。独自の研修を受けたプロのオペレーターが対応するため会社の顔としても安心して任せることができ、会社の印象アップにも繋がります。

Businesscallの電話代行サービスは、専用のチャット画面だけではなく、ラインやチャットワークにも転送することが可能となっているため、社全体で電話内容の共有が可能となり、業務がスムーズに行えるようになるというメリットもあります。

Businesscallの電話代行は、在宅ワークを行う際も、便利に活用できるサービスです。オフィスに誰も人がいない場合でも、オペレーターが代わりに対応してくれて、電話の内容を報告してくれるので、担当者は自宅からお客様に連絡を入れることができ、受電漏れの心配もありません。

Businesscallのサービスの詳細はこちら

まとめ

固定電話の転送サービスの種類や特徴と、転送サービスよりもおすすめの電話代行サービスをご紹介しました。電話代行サービスは、質の高いオペレーターが丁寧に対応しますので、会社のイメージアップにも繋がります。Businesscallなら月額5,000円とリーズナブルな価格で利用できるので、導入を検討してみてください。

関連記事

電話対応にお悩みの法人・個人の方はお気軽にお問い合わせください。
0120-935-372

受付時間:全日10:00〜19:00(年末年始除く)