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【事例付き】オフィス業務のDX化って?重要性やメリットを用いて解説

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業務環境の効率化を目指し、DXなどデジタル化を検討している会社も増えています。そこでまずはバックオフィスからと考えているものの、思うようにいかないと悩んでいるケースも見受けられます。

バックオフィスを効率化することで得られるメリットは多々ある一方で、バックオフィスのどの部分を改善すればよいのか分からないと悩んでいる会社も多いです。そこでバックオフィスの重要性についてや、バックオフィスの効率化のために何が必要なのかなど、バックオフィスについてのDXを見てみるとしましょう。

バックオフィス業務の基礎知識

バックオフィス業務とは何を指すものなのかや、課題、さらには現状など、まずはバックオフィスの基本的な点を把握しておきましょう。
何をすべきなのかは、まずは現状や情報を正しく把握することが大切です。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、いわゆる「後方支援」です。
どのような会社も仕事は様々です。直接お客と向き合う部署・スタッフもいれば、そのようなスタッフをまとめる部署など、大きな利益を得るため、様々な環境が用意されていますが、バックオフィスは直接お客と向き合う業務ではなく、利益を生むスタッフたちを支援するための環境です。

現場に関しては利益や業績に直接関わる部分なので関心を持たれやすいのですが、バックオフィスに関しては直接関わる部分ではないだけに、現場環境改善の際にも後回しにされてしまいがちですが、利益・収益等、成果を左右する部分です。

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バックオフィス業務の課題

バックオフィスは現場のスタッフの成果を左右する部分ですがバックオフィスの課題として、主に二点挙げられることが多いです。

まずはベテランが増えることで、属人化してしまう点です。ベテランが長らく担当することで、人に頼ったシステムが構築されてしまい、特定の人間でなければならないという課題や、

さらには特定の人間しか携わらないことから、業務がブラックボックス化しやすい点が挙げられます。何をしているのか分からないことから、改善をと思っても、何を改善すればよいのか分からず、結局はバックオフィスの改善が進まないケースも珍しくありません。

バックオフィス業務DX化の現状

コロナウィルスの感染拡大は、社会に様々な影響を及ぼしました。
しかし、バックオフィスの改善に関しては好影響をもたらしています。それまでのような、人が集まることを控えるよう求められたことで、バックオフィスの効率化も進みました。例えばとある調査によると、バックオフィス業務担当者の74.4%がテレワークを実施したとのこと。

一方で、バックオフィス業務の中でも決裁業務、契約業務といった紙ベースの業務、さらには電話対応等の外部とのコミュニケーションに問題があると感じた企業も多かったとのことです。

バックオフィス業務でDX化を行うメリット

バックオフィス業務をDX化するメリットは多々あります。そこで、いくつか代表的なメリットをご紹介しましょう。これらを大きなメリットだと感じる場合、バックオフィス業務のDX化は進めた方が良いでしょう。

業務がテンプレート化される

バックオフィス業務はベテランへの属人化の傾向が多くみられる部分ですが、DX化することで、バックオフィス業務のテンプレート化が可能になり、部署全体でバックオフィス業務が可能になります。

特定の人間だけに頼ることなく、誰もがバックオフィス業務を行える環境を構築することで、特定のスタッフがいないことで案件が止まってしまうようなこともなくなるなど、特定の人間への依存度の軽減と全体共有など、これまでのバックオフィス業務のデメリット面の解消が可能です。

業務の効率化

バックオフィス業務は業務量が多いです。人がいても多くのリソースを必要としますが、DX化することで、効率化が可能です。人ではなく、システムが行えることも多々ありますので、それまでの人員配置を見直すなど、バックオフィス業務を含め、社内全体の適正な人員配置による業務の効率化をもたらします。

また、システムが行うことでミスも減ります。人間の手ではどうしてもミスが出てしまいますが、システムが行うのでミスも減ることもメリットです。

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コストカットに繋がる

バックオフィス業務をDX化することで、コストダウンも可能です。
それまでバックオフィス業務を担当していたスタッフの人数を減らすことで人件費の抑制も可能なら、ミスの軽減や研修費等のコストダウンも可能です。

また、バックオフィス業務に関しては、派遣会社・スタッフを利用している企業も多いですが、バックオフィス業務をDX化することで、派遣会社への依存度も軽減するなど、様々な面においてコストダウンをもたらしてくれることでしょう。

リモートワークに適応できるようになる

バックオフィスのDX化により、リモート環境が構築できると考えることもできます。
それまでは会社に出社しなければできなかったことも、バックオフィス業務のDX化により、リモートで可能になることも増えます。
会社への出社がリスクになる時代です。リモートワーク環境が整えられる点も大きなメリットですが、出社機会を抑制することで、感染症対策という点に於いてもメリットとなります。

バックオフィス業務DX化の事例

バックオフィス業務のDX化には様々なメリットがありますが、実際にバックオフィス業務のDX化の成功事例をいくつかご紹介します。

人事

それまで人力で行っていた人事評価システム、給与計算システムをDX化したことで、それまで各部署で散らばっていた情報がシステム化されました。情報の共有・業務効率化等、様々なメリットがあったとのことです。

法務

リーガルテックによって、それまでは個別に調べなければならなかったリスク判定や条文検索、型式チェック、契約書ひな型比較や削除・検討項目の指摘等がシステム化され、誰もが気軽にチェックできる環境となったとのことです。

総務

総務の仕事は備品の発注や保管、社内企画の実施、書類の管理や契約書の発行のなど多岐にわたります。
また総務の仕事にはアナログな部分も多く残っています。管理ツールを導入することで自動で発注や契約書の発行をできるようになったり、社内への情報の伝達も紙ではなくデジタルで行うことで効率化・時短を図れるようになります。

電話対応の効率化なら電話代行サービスへ

バックオフィス業務の現状でも紹介したように、電話業務等、対外的なコミュニケーション面を問題として挙げた企業が多かったことからも、電話業務も大切なバックオフィス業務です。
そんな電話業務もDX化が可能なのをご存知でしょうか?

電話代行サービスとは

電話代行サービスこそ、電話業務のDX化です。
自社で電話対応を行うのではなく、電話代行サービスに依頼することで、電話業務をすべて任せることができます。
必要な電話だけを取り次いだり、機会のロスを防ぐなど、電話業務の効率化が可能です。

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電話代行ならBusinesscallへ

Businesscallは月額5,000円(税込み5,500円)から、申し込みから最短3日でサービスが開始される電話代行サービスです。好きな曜日や時間など、30分単位での申し込みも可能等、汎用性が高いです。

また、Businesscallのオペレーターは独自研修を受けたプロです。失礼がないのはもちろんですが、会社の顔である自覚を持った対応を得意としていますので、安心して任せることができる電話代行サービスです。

Businesscallのサービスの詳細はこちら

まとめ

今後、会社組織はデジタル化など様々な面において業務の効率化が求められる時代です。しかし、ではどのような形で効率化を行うのかといえば、その答えの一つがDX化です。

特にバックオフィス業務のDX化は、それまでのデメリットの改善が期待できます。業務環境の向上・効率化は、社内に好影響をもたらすものです。
一方、電話対応はアナログ的なものなので、DX化が難しいと感じている会社も多いようですが、電話代行サービスによるDX化は、電話業務の煩わしさから解放され、様々な点に於おいて効率化をもたらしてくれることでしょう。

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