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営業電話の正しい断り方とは?例文つきで徹底解説!

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会社で行う電話対応で、時間を取られてしまうのが「営業電話」です。
時には1日に何本もかかってくることもあり、対応を誤ると、社内に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

この記事では営業電話の対応方法を、具体的なフレーズをご紹介しながら解説しています。
電話応対が苦手な方、営業電話をなんとかしたいと考えている方は是非ご覧ください。

営業電話を見極める3つのコツ

会社にかかってくる電話は、当然のことながら出てみないと用件が分かりません。
初期対応を間違ってしまうと営業電話なのに長々と話してしまったり、取引先関係を営業電話と判断してしまい失礼な対応をしてしまうこともあります。

まずは電話の相手をすばやく営業電話かどうか見分けるポイントを覚え、適切な初期対応を行いましょう。

1.役職や担当者名宛ての電話

営業電話の担当者が繋いで欲しい相手は「決裁権のある人」です。
ほとんどがリストを見ながら片っ端から架電しているようなやり方なので、担当者の名前を知らない状態でかけてくることが多いです。

取引先の会社や、関連会社であればこちらの担当者名や社長の名前を把握しているので
「社長はいらっしゃいますか?」「総務担当の方はいらっしゃいますでしょうか?」と特定の人物を名指しせず役職名や担当者名に取り次ごうとする電話は、営業電話である可能性が高いので、適切な対応をしましょう。

2.正確に自社名を名乗らない

営業電話の担当者は、自社名をはっきりと名乗らないケースがあります。
「会社名を教えていただけますか?」と言っているのに「(大手企業)関連の会社でこちらの地域を担当させていただくことになりました」などと社名を濁す言い方をするのは間違いなく営業電話です。

3.電話の向こうがガヤガヤうるさい

営業電話は営業専門のコールセンターからかかってくることもあります。

電話の向こうから、大勢の人がいるような騒がしい様子が伺えたり、一斉に電話しているような音が聞こえる場合は、アポイントを取る営業専用の電話の可能性が高いです。

営業電話の対応方法と断り方

営業電話と分かっていても、あまり失礼な対応を取るとあなたの→あなたのは不要会社のイメージを損ねてしまいます。
営業電話先の会社と後にお取組みをする可能性もありえますので、会社の「顔」として丁寧に対応しましょう。

営業電話を受けたらまず聞くべきこと

用件の分からない電話は、営業電話でなくても長く話すべきではありません。
まずは「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか?」と早い段階で声をかけましょう。

「〇〇社さまにお得なサービスのご紹介でお電話いたしました。」
「土地の有効活用に関するお話を社長様にと思いお電話しております。」

このような「~の件」「~のご紹介で」と説明し、詳細を濁すような言い方をされた場合は、「具体的にどのようなご用件でしょうか?」さらに詳細を求めるフレーズを投げかけます。

具体的に、と言われると相手も詳細を言わざるを得ない状況になり、この時点で「改めます」とあきらめて電話を切る担当者もいるので効果的です。

あまり長く話を聞くと興味があると思われてしまうので、「まずは1分」用件を聞き会社に必要な用件であるか判断しましょう。

営業電話を正しく断るフレーズ

営業電話は、ある程度の慣れとお断りフレーズを覚えておくと、思ったよりもスムーズにストレスなく断ることができます。

やわらかく断るフレーズ

「せっかくお電話いただきましたが、現在(営業電話の内容)の予定はありません。」
「恐れ入りますが、今のところわたくし共では必要ないお話です。」

はっきりとセールスを断るフレーズ

「申し訳ありませんが、営業の電話はお取次ぎできかねます。」
「新規のお取引は控えさせていただいております。」

質問を投げかけるフレーズ

「内容をお聞きしてから社内で検討しますので、担当者名と内容を教えていただけますか?」

上記フレーズを使用すれば、基本的には営業電話をスムーズに対応すること可能です。

「会社の顔」という意識を持ちつつ、丁重な対応を心がけましょう。

それでも断れない場合の対処法

先ほどご紹介したフレーズを使っても、中には電話を全く切ろうとしない営業担当の方もいらっしゃいます。

そういったケースでは、断っていることがはっきりとわかるような態度とフレーズを使うことが有効的です。

「当社ではそのようなご提案は一切お断りしております。今後のご連絡は不要です。」
「ご提案の資料があれば送っていただけますか?そちらを基に検討します。」
「必要な際はこちらからご連絡させていただきます」

また、こちらから「ありがとうございました。」「失礼します」のような電話を終わらせるフレーズを使うことで、強制的に電話を終了させることが可能です。

「お電話いただきありがたいのですが結構です、ありがとうございました。」
「業務中のため失礼します。」

営業電話の間違った断り方3選

営業電話を断るのに自信がない、、という場合は、「間違った断り方」を避けることから始めてみましょう。

社内の担当者名を教えてしまう

営業電話の担当者は、アポイント取りの目的がほとんどです。

「担当者が現在、不在です。」と答えてしまうと、
「では担当者さまのお名前を教えていただけませんか?」と言われてしまい、教えざるを得なくなってしまうケースがあります。

一度名前を教えてしまうと、次にかかってきた際に営業電話なのか取引先なのか区別がつかず手間がかかってしまいますので担当者の名前は極力、伝えないようにしましょう。

失礼な態度で断る

営業電話を掛けてきた担当者や企業が、今後取引先や関連会社になる可能性はあります。
いくら営業電話だからといっても相手に対して敬意の無い対応は会社のイメージを落とすことになるため、「会社の顔」として対応することを忘れてはなりません。

こちらが丁寧に対応することで、相手にも失礼な態度を取りにくくなる効果もあるので、できるだけ丁寧に対応しましょう。

忙しいという理由で断る

「時間がない」「忙しい」という理由で断ると、「では何時ならよろしいでしょうか?」とアポイント取りされてしまい、次々に電話がかかってきてしまいます。「担当者は外出しております」と言ってしまうのも同様です。

上記は「今はダメだけれど、タイミングがあれば話を聞いてくれそう」という期待を持たせる断り方のため、その場は切ることができても結果的に対応が長期化してしまいます。

また、冒頭から何も話を聞かずに「忙しいです!」とガチャ切りしてしまうと取引先や本当に用事がある電話の可能性もあり、会社のイメージダウンにつながる恐れもあるので注意しましょう。

営業電話の対応は業務効率が落ちる!

1日に何件もかかってくる営業電話の対応は、想像以上に時間を費やすものです。

また、自分が業務に集中している際に一回一回、営業電話に対応していると、当然、業務効率も低下してしまいます。

企業によっては、電話業務をコールセンターなどで一次受け化し、外部に委託する経営者も増えています。

電話代行サービスとは?

代行サービスとは企業や個人事務所にかかってくる電話を代わりに対応するサービスです。

電話応対にかけるコスト削減や人員不足の解消に役立ち、ビジネス活動を効率的に行えるメリットがあります。

代行内容は名前の聞き取りから簡単な用件の聞き取り、商品説明や受注受付まで多岐にわたります。
聞き取った内容はメールやツールを使って転送し、即座に担当者に連絡を取るので重要な電話を取りこぼすことがありません。

代行サービス会社によっては「朝の忙しい時間帯だけ利用したい」「土日にかかってくる電話のみ対応して欲しい」など、様々なニーズに合わせたプランを用意しています。

電話代行サービス「BusinessCall」とは?

高品質な電話対応、柔軟なサービスプランをお求めならBusinessCallにお任せください。
BusinessCallは月額5,000円から利用できるお手軽な電話代行サービスです。

月ごとの対応件数によって、2つのプランをご用意しています。

好評なのは月額利用料5,000円(件数上限40件まで)のスタンダードプランです。
対応時間は全日9:00〜21:00の間で、最大7時間ご利用いただけます。

繁忙の午前中のみ、事務所に誰もいない土日のみなど、状況に合わせてお好きな時間帯をお選びください。

かかってきた電話はリアルタイムでメールやChatworkで通知。
マルチデバイスに対応した管理画面で内容を確認することができるので、大事な電話を逃しません。

オプションをご利用いただくとQ&Aの対応も可能です。

その他、導入前のよくあるご質問をご紹介しているので、ご興味がございましたら是非ご覧ください。

まとめ

営業電話は時間を取られるだけでなく、対応中に大事なビジネスチャンスを逃してしまう危険性もあるため、円滑に、慎重に、対応する必要があります。

まずは、営業電話かどうかを判断した上で、担当者宛ての電話や用件を聞くことを意識しましょう。また、スムーズに電話を終了させるためには、今回ご紹介した「お断りフレーズ」を活用すると良いでしょう。

電話代行サービスを利用し一次対応を任せるという方法もあるので、是非そちらも検討してみてください。

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