電話代行は秘書代行とも呼ばれ、オフィスに電話がかかってきた際に代わりに対応してもらえるサービスです。予算の問題で電話対応スタッフを置くことができない小規模の企業などを中心に古くから利用されてきました。
専門のスタッフが丁寧な口調で対応する他にも、電話があった旨をメールで伝えてくれるサービスもあります。
そんな便利な電話代行サービスですが、現在は企業だけでなく「個人事業主」や「フリーランス」と呼ばれる方たちに利用者が増加しているのをご存知でしょうか？
現在日本では新たな働き方として「個人事業主」「フリーランス」と呼ばれる個人で事業を行う人たちが増加傾向にあり、こういった個人事業主の中には「忙しくて電話対応ができない」と悩まれている方も多いです。そのような時の解決策として「電話代行サービス」が挙げられます。
この記事では
・個人事業主も使える電話代行サービスの利用シーン
・個人事業主が電話代行を利用するメリット
・個人事業主の電話代行導入事例
を紹介していきます。
電話代行サービスの導入を検討している個人事業主の方は必見の内容となっております。
個人事業主も使える電話代行
では、実際にどんな場面で電話代行サービスが利用できるのでしょうか？
電話代行サービスが活躍する利用シーンを紹介していきます。
［利用シーン①］別の仕事で忙しい時
個人事業主というと、一人で会社を一つ抱えているのに等しいです。そのため、営業、経理、雑用まで全て自分1人でこなす必要があり、基本的に忙しいはずです。そんな中で「クライアントとの打ち合わせ」や「営業で外回り」など、どうしても電話に出ることができない場面が多々あるかと思います。
そのような時でも、電話代行サービスを利用していれば、自分の代わりに丁寧に電話対応をしてくれるので、他のクライアントを待たせることもありません。また、電話に出ないことに対してクライアントを不快に思わせてしまうこともなくなるでしょう。BusinessCallでは、緊急度合いを予め決め、ステータスを振り分けるような設定をすることで、本当に必要な連絡だけを優先的に対応することも可能です。
［利用シーン②］プライベートの時間を確保したい時
個人事業主の方で、全ての問い合わせを自分ひとりで対応している方は多くいらっしゃいます。例えば、自分の携帯電話の番号を、会社の公式の電話番号にしている方などです。ですが、そうすると、24時間自分ひとりで、お問い合わせを受け付けなくてはなりません。自分が休んでいる時間ぐらい、電話対応も休みたいですよね。
そこで、「休む時間」や「プライベートの時間」を意識的に確保できるのが、電話代行サービスです。
「どうしてもこの日は休む」「家族と出かけに行く」と決めた日はかかってきた仕事の電話を全て電話代行サービスのスタッフに一任しておくことをオススメします。
そうすればしっかりと休息をとることができますし、かかってきた仕事の電話も逃すことはありません。必要な時間帯だけ利用することができるBusinessCall。お昼休みの時間や、集中したい時間だけの都度利用も可能です。
［利用シーン③］電話スタッフを雇う予算がない時
個人事業主の人 の中には「できるだけ経費を削減したい」と考えている方も多いです。
しかし「電話対応に割く時間を節約したいから」と電話スタッフとして常駐の従業員を1人雇ってしまうと人件費が高くかかってしまいます。
そこで、電話代行サービスを利用すると、経費を削減することができます。電話代行サービスの多くは電話がかかってきた時にだけ費用が発生する仕組みになっています。電話スタッフとして常駐の従業員を1人雇うよりも経費を削減することができるのです。BusinessCallは月額5,000円プランと月額10,000円プランの2つがあり、架電件数によって使い分けができます。どちらにしてもアルバイト1日分の費用ほどで1ヶ月使えるので、メリットがあるのではないでしょうか？
個人事業主が電話代行を利用するメリット
ここでは個人事業主が電話代行サービスを利用することによってどのようなメリットがあるのかを紹介していきます。ぜひ参考にしてくださいね。
［電話代行の利用メリット①］固定電話番号を持てる
個人事業主の中には経費削減などの目的で「固定電話番号」を置かずに「携帯電話番号」を使用している方も多いです。
しかし、携帯電話番号よりも固定電話番号の方が「信頼度が高い」と感じる人が多いのも事実です。チャットやメールでのコミュニケーションが増えてきたとはいえ、未だ電話でのコミュニケーションを大切にする方も多く、企業の電話は固定電話が一般的です。
そこで役に立つのが、固定電話を経由して個人の携帯に電話を転送するサービスです。
電話をかけている側に、固定電話にかけているかのように見せることができます。
［電話代行の利用メリット②］電話でのコミュニケーションを求めるクライアントの要望に応えられる
インターネットが普及してIT化が進み、メッセージアプリやメールでやり取りしている個人事業主の方も多いのではないでしょうか。
しかし、中にはまだ「電話連絡」にこだわるクライアントも一定数いることは確かです。
長年「電話」をコミュニケーションツールとして使用してきた人たちは、最新のメッセージアプリやメールなどで連絡を取り合うことに慣れておらず、多くの人が「電話のほうがコミュニケーションが早い」と考えています。
また、電話や対面などで実際に声を聞いてコミュニケーションを取った方が信頼できるし、仕事に対してのモチベーションも上がる、と考えている人もいます。
そんなニーズを満たすために電話対応サービスを導入することも可能です。
［電話代行の利用メリット③］業務に集中することができる
個人事業主で集中が必要な業務をしている時に電話がかかってきてしまうと、作業が中断する上、集中力もそこで途切れてしまいます。
人間の集中力はすぐに途切れてしまうため、集中が必要な作業をしている時はそれだけに注力したいものです。
電話代行サービスに電話対応を一任しておくことで、クライアントからの仕事の電話を気にする必要がなくなるため目の前の作業に集中することができるようになります。
個人事業主の電話代行導入事例
では、実際に個人事業主の方が電話代行サービスを導入した事例を紹介していきます。
電話代行サービス導入を検討されている方はぜひ参考にしてくださいね。
［電話代行導入事例①］個人・家族経営の方(農業事業)
家族経営で農業をしており、IT化の流れに備えてネットショップの立ち上げを考えていました。
しかし、農業の方でいっぱいいっぱいでなかなか電話対応などの管理業務に手が回りませんでした。そんな時に電話代行サービスを知りました。電話対応のスタッフを雇うよりも遥かに人件費を抑えることができてとても感激しています。
仕事柄、早朝から夕方まで作業をしており、電話対応をする暇が取れないので助かります。電話代行スタッフの対応もとても丁寧で素晴らしく、私自身が電話に出るよりもクライアントの方に「しっかりしていて印象が良い」と安心していただくことができます。電話対応を意識する必要がないので本業にも集中できますし、本当に助かっています。
［電話代行導入事例②］個人経営の方(マッサージ店経営)
マッサージ店を経営していますが、電話スタッフを雇うほどの金銭的余裕はなく、施術中はお客さんからの電話が鳴りっぱなしになっている状態でした。また、目の前のお客様をお待たせする中で電話対応をしなければならなかったので、とても申し訳ない気持ちになることが多々ありました。そこで電話代行サービスを知り早速申し込みました。お客さんからの電話に対応して予約完了まで全て行ってくれるので、安心して施術に打ち込めています。
また、電話対応時に不明点があっても「確認して折り返しますね」と用件をしっかりと聞きとって即時メールで連絡をくれるので大変助かっています。
［電話代行導入事例③］フリーランスの方（ライター）
個人事業主として独立したばかりのライターをやっていますが、独立したてはとにかく売上を上げるのに必死で、電話対応をする余裕がありませんでした。営業、企画、構成、執筆、修正まで全て自分1人で行わないといけないので「これじゃパンクする」と思い、執筆に集中している時の電話対応を全て電話代行サービスに一任することにしました。
そうすることで執筆に集中できるようになり質の高い記事を書けるようになりました。
また、電話に出ないことでクライアントを待たせてフラストレーションを溜めることも防げるようになりました。本当に助かっています 。
このように、BusinessCallは、多くの事業において、様々な形でご利用いただいております。少しでも興味がある方はお気軽にお問い合わせください。
https://businesscall.jp/inquiry/new
BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。
