0120-935-372迷惑電話の”ストレス”を無くす|対策法や正しい断り方を伝授
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会社名をウェブで検索すれば、所在地や連絡先などがすぐわかる時代になりました。
個人で経営する店舗も、お店の宣伝として手軽に広告掲載ができるようになっています。しかし、便利な反面、掲載情報を悪用されるケースが増えているのも事実です。
特に掲載している電話番号への迷惑電話は、業務の妨げとなる厄介なものです。
この記事では迷惑電話の種類や対処法を取り上げ、無駄な電話対応を減らす方法をご紹介します。
--- 目次 ---
迷惑電話の種類
迷惑電話には、どのようなものがあるでしょうか。大きく分けて3種類存在します。
しつこい営業電話
迷惑電話の1つに「しつこい営業電話」が挙げられます。電話内容も、自社商品の案内やアンケートの依頼など様々。
かけてくる側にも自社PRや成約ノルマ、販路拡大といった目的があるのでしょう。しかし業務に関係のない営業電話で、度々手を取られてしまうと、迷惑でしかありません。
リースカーや人材派遣などの案内は、業務形態によっては必要ない場合もあり、電話に出て断るだけでも業務の妨げとなってしまいます。
悪徳商法の電話
一般的な営業電話かと思ったら、悪徳商法や詐欺につながっていたパターンも存在します。
お得なサービスや懸賞への当選といった誘い文句には要注意です。
つられて話を聞いているうちに、お金の振り込みを促され、高額な商品を売りつけられるような場合もあります。
また話の中で聞き出した情報を、第三者に売却しているケースもあるでしょう。
悪徳商法の電話に引っ掛かりやすいターゲット情報として取り扱われ、さらに悪質な電話がかかってくるようになるなど、悪循環につながる恐れがあります。
間違い電話
会社名がよく似ている、番号の末尾が違う、あるいは市外局番を間違えた場合に発生します。
番号違いの場合は会話がかみ合わないことから、間違いに気づきやすいでしょう。しかし社名が似ている場合は、なかなか誤解が解けないこともあります。
説明に時間がかかってしまうと、業務に支障が出てしまいます。
迷惑電話への正しい対処と断り方
続いて迷惑電話への対処・断り方を解説します。
知らないうちに使っていた断り方が、かえって迷惑電話を増やしたり長引かせたりしていないか、見直してみましょう。
用件・件名・名前を伺う
適正な電話問い合わせをしている相手ならば、名前や用件を言うものです。名前を名乗らない場合は「失礼ですがお名前をお伺いできますか」と確認しましょう。
また用件が不明な場合は聞き方を工夫し、相手言いたいことを絞り込みます。
「○○の件でのお問い合わせでしょうか？」
「担当者とのお話でしょうか？」といった形で聞き出しましょう。
何度聞き直しても要領を得ない回答ばかりであれば、いやがらせ目的の電話であると考えられます。
そのような場合は、電話を長引かせず、断る姿勢も必要です。
「お名前、ご用件をお伝えいただけなければ、お取次できません」といった形ではっきり伝えましょう。
キッパリ「必要ない」と断る
繰り返しかかってくる営業電話の場合、明確に断るのが重要です。「今は取込中」「担当者が不在」といった回答で済ませていると、時間を変えて何度も電話がかかってきます。
相手も営業活動として、話を聞いてもらえるチャンスを探しているのです。
「弊社では必要としておりません」
「すでに契約している既存のサービスがございます」といった形で、キッパリと「必要ない」旨を伝えましょう。
関連記事：電話対応の完全マニュアルの紹介はこちら
資料や書類の依頼をする
商品やサービスの案内であれば口頭説明ではなく、文書で提示するように求めると、電話を切り上げられます。
きちんとした会社であれば、宣伝用の資料や案内文などの書類を用意しているものです。
資料送付後、改めて電話がかかってくる可能性はありますが、「検討の結果、弊社では必要ないと判断されました」と話せば、断りやすくなります。
迷惑電話を減らす4つの対策方法
迷惑電話への正しい対処も重要ですが、そもそも迷惑電話を受け付けない体制作りも重要です。
迷惑電話に困っている場合は、導入できる方法がないか検討してみましょう。
着信拒否・非通知着信の拒否登録をする
番号がわかっている場合は、着信拒否をすればすぐに迷惑電話から解放されます。
また迷惑電話は非通知着信が多いので、非通知の電話は出ない・拒否登録する、という方法も効果的。
無料で拒否設定が使えるものもあれば、追加オプションを利用するものもあります。使っている電話会社のサービスを確認しましょう。
社内の電話オペレーションを徹底する
電話を受けた際の取次ルールや、対応時の確認点を社内で統一すると、業務効率化につながります。
その際、迷惑電話への対処法もルール化し、オペレーションを徹底しましょう。
繰り返しかかってくる要注意人物・番号は社内の全員が把握し、対応時間の上限を決めておきます。
一定時間が経過すると「社内規定によりお客様1人当たりの対応時間が決まっておりますので」として、電話を切るようにすれば長々と迷惑電話に捕まることもありません。
迷惑電話対策ツールを導入する
会社や事業所、店舗の電話番号が、インターネット検索を使って簡単に調べられるようになりました。
その結果、増えてしまった迷惑電話への対策として、フィルタリングするツールも開発されています。
迷惑電話対策ツールには、電話会社が提供するツールの他、電話機につないで使用する機器やスマートフォンにインストールするアプリなどがあります。
利用している電話に合ったツールを導入し、迷惑電話をシャットアウトできれば、電話での負担を軽減できます。
警察に相談する
繰り返しかかってくる悪質な迷惑電話については、警察への相談も検討しましょう。
電話対応で度々業務が中断させられたり、対応する人間が精神的に苦痛を感じたりという状態であれば、犯罪行為と見なされます。
どれくらいの頻度でかかってくるのか、時間帯や対応にかかる時間はどれくらいかを記録しておくと、相談もスムーズです。
可能なら電話内容を録音しておくと、証拠として使うこともできます。
関連記事：迷惑電話をブロックする4つの方法はこちら
迷惑電話対策におすすめのツール・アプリ
迷惑電話対策をよりしっかりと行いたいなら、専用のツールやアプリを利用するのがおすすめです。迷惑電話対策に使えるツールやアプリをご紹介します。
迷惑電話対策におすすめのツール
トビラフォンBiz
迷惑電話フィルタ、通話録音システム、集中管理システムという３つの機能を集約したトビラフォンBizなら、迷惑電話ブロック機能で迷惑電話対策がしっかりと行えます。
30,000件を超える迷惑電話番号リストを保有していて、常に最新情報に更新されているので、迷惑電話や営業電話をブロックできます。
迷惑電話対策だけでなく、ビジネスフォンでの業務効率化が行えるツールなので、顧客満足度向上にもつながるでしょう。
大手企業や官公庁、飲食店など様々業種、業界で導入実績があり安心です。導入費用は要問合せとなっています。
迷惑電話自動ブロック
KDDI株式会社のケーブルプラス電話のオプションとして行われているのが、迷惑電話自動ブロックです。
使用している電話機だけで使うことができ、月額利用料330円（税込）で追加利用ができます。
迷惑電話番号リストを提供している「トビラシステムズ株式会社」の迷惑電話リストに掲載されている番号からの着信を自動ブロックしてくれます。迷惑電話ブロック率は97%です。
ケーブルプラス電話のオプションとなっているので、こちらの加入が前提となります。
迷惑電話対策におすすめのアプリ
Whoscall
Whoscallは、台湾の本社を置く「Gogolook」が開発したもので、世界中の膨大なデータを分析して、番号識別技術で迷惑電話をブロックできるようにしているアプリです。
全世界で1億を超えるダウンロードがあり、東アジアや東南アジアでは最大級の電話番号データベースを保有しています。知らない番号からの着信があった場合、迷惑電話であればすぐに分かるようにしてくれます。
アプリのプレミアム版月額250円をインストールすることで、迷惑電話自動識別、迷惑電話自動着信拒否、SMSアシスタント機能などが利用可能です。
Turuecaller
Turuecallerは、迷惑電話やSMSを識別してブロックしてくれるアプリです。すでに3億人を超えるユーザーがいるアプリで、ユーザーからのコミュニティベースに寄せられる迷惑電話情報もリストに追加されています。
無料ダウンロードできますが、広告の非表示を希望する場合は有料版へのアップグレードがおすすめです。
電話の対応とスクリーニングで 90% 以上の精度があるとされているので、高い確率で迷惑電話をブロックできるでしょう。
ムダな電話対応を無くす方法とは？
電話代行サービスを利用する
無駄な電話対応を無くし、社員の負担を軽減するには、電話代行サービスの利用も効果的。
会社にかかってくる電話の一次対応を外注すれば、迷惑電話だけでなくその他の電話業務からも解放されるでしょう。
電話代行が受けた電話内容は、担当者に取次またはメールや専用ツールで通知されます。
必要な二次対応だけで済むようになり、業務時間中に電話対応のため手を止める必要がありません。
電話対応の負担が減り、業務に集中できれば効率アップにつながります。迷惑電話の拒否やフィルタリングツールと一緒に導入すれば、さらに効果的です。
関連記事：電話代行会社の比較はこちら
電話代行なら「BusinessCall」
様々な電話代行サービスが登場していますが、高品質な電話対応を求めるなら「BusinessCall」がオススメです。
独自の社員研修を終えたオペレーターが対応するので、安心して電話対応を任せられます。
受け付けた電話内容は専用の管理画面で折り返し電話の要・不要が確認できるため、緊急の対応事項でも問題ありません。
また、不要な営業電話もシャットアウトできるだけでなく、対応状況を社内ですぐに共有できるため、対応漏れも防ぐこともできます。
料金は月額5,000円～で、対応時間も1時間単位で設定でき、忙しい時間帯だけの利用なども可能な人手の少ないベンチャー企業や、個人事業主様におすすめのサービスです。
まとめ
ウェブサイトによって会社や店舗の連絡先が調べやすくなった半面、迷惑電話に悩まされている人や企業も増えています。
正しい対処と断り方を身に着け、業務に支障が出ないよう心掛けたいものです。
また着信拒否や非通知着信の拒否登録、対策ツールの導入も効果的です。
社内の電話オペレーションを統一して情報共有すれば、会社として迷惑電話に対応できます。
悪質なものについては警察への相談も検討しましょう。電話対応の負担を無くすには、電話代行サービスの利用も有効な手段です。
導入できる方法がないか検討し、無駄な電話対応を削減することで、業務効率化につなげましょう。
