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電話代行サービスは5つの要素で比較?選び方からおすすめ10選の紹介!

電話秘書代行

働き方改革による在宅ワークの推進で、電話代行サービスを利用する企業が増えています。

数十社ある代行会社の中から、自社に合った1社を選ぶには導入費用だけでなくいくつかのポイントをおさえたサービスを選定しなければなりません。

今回の記事では、電話代行サービスを検討されている担当者さまに、導入のメリットと選定のポイントを解説しています。

また、おすすめの代行サービス7社をピックアップし、それぞれの特徴をご紹介しています。どの会社に委託すれば良いのか迷われている方、1社ずつ調べる時間がないという担当者様は、是非参考にしてみてください。

電話代行サービスとは?

電話代行サービスは、代表電話や指定された番号にかかってきた電話を受電し、企業の代わりに対応します。

対応範囲は代行会社によって異なりますが、基本的には①顧客名②連絡先③用件 をお聞きし、企業担当者へ内容を報告、報告を受けた担当者が折り返し電話をする、という流れです。

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秘書代行サービスとの違いとは?

電話代行サービスと似たものに「秘書代行サービス」があり、どのような点が違うのか良くわからないという方も多いと思われますが、実は両者のサービス内容にはあまり違いはありません。

名称の違いに何か定義があるわけでもなく、各社が独自に呼び方を決めていますが、一般的に「電話の一次受けを主に行う」=電話代行、「一次受けの他にFAQの範囲内での受け答えや受注業務まで行う」=秘書代行、と位置づけられています。

しかし最近は、電話代行サービスの中でもFAQを事前に用意し、簡単な質問へ回答するオプションサービスを行っていることがあるので、ご希望される対応を行っているかどうかは、サーサービスの名称を見るだけでは分からないので、代行会社に確認してみると良いでしょう。

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電話代行サービスの導入メリット

電話対応のために社内で人員を確保するよりも、代行サービスに委託することのメリットはどのようなことがあるでしょうか?

電話業務の効率化

電話代行サービスは、代表電話にかかってきた電話を専用のコールセンターに転送し、専任のオペレーターが対応します。

オペレーターが一次受けし、顧客の名前と用件を聞き取るため、営業電話や不要な電話の見分けがつき無駄な対応に追われることがありません。

また、用件が分かった状態で折り返しの連絡をするので要点を絞って話すことができ、効率の良い対応ができるメリットがあります。

<参考>
電話取次ぎは無駄?取次ロスや業務効率改善の方法を解説!

受電漏れによるチャンスロスを減らす

代表電話には、既存顧客の他にもホームページや名刺などから新規顧客につながる電話もかかってきます。

対応する人員を確保できず電話を取りこぼしてしまうことは、ビジネスチャンスを逃し大きな損失になる可能性が高いため、避けたいところです。

代行サービスを利用すれば、社内の人員で電話対応が難しい場合でも専任オペレーターが対応するので、チャンスロスを防ぐことができ新規顧客の獲得につなげることができます。

また、電話対応に慣れていない担当者が対応してしまい、失礼な対応や伝達ミスを起こすことで顧客が離れて行く可能性もなくなります。

<参考>
仕事の電話対応を削減/効率化させる3つの方法とは?

人件費の削減

企業によっては電話対応のためだけに新たに社員を雇ったり、時間外の対応のために残業を要請したりすることもあり、その分人件費がかかっています。

電話代行サービスは、必要な時に必要な時間だけ依頼することができるため、余計な人件費がかかりません。

月末月初や繁忙期、パートタイムの従業員がいない時間帯など、人手が足りない時間帯のみ代行会社を利用すれば、従業員を新たに雇い入れする必要もなく人件費の削減につながります。

社員募集のための広告費や、教育のための費用も削減できるため、大幅なコストカットが見込めるのです。

電話代行サービスを比較する5つポイント

電話代行サービスは現在数十社あり、どこに依頼すれば良いのか迷ってしまいます。

これからご紹介する5つのポイントに沿って比較検討し、自社の環境や状況に合った会社を選びましょう。

1.オペレーター品質

大切な顧客の対応を任せるのですから、対応するオペレーターの応対品質は、数ある選定基準の中でも重要なポイントです。

トークスキルだけでなくビジネス会話やビジネスマナーを習得しているかなどオペレーターの品質を確認するには、実際に対応している音源を聞かせてもらったり、口コミを参考にしたりする方法があります。

また、担当者が応対品質に対してどのような考えを持っているのかをヒアリングすることでも、その会社の品質をはかることができます。

電話代行サービス会社は電話対応を専門にしているので、基本的に高品質なオペレーターが揃っていると考えて問題ありませんが、応対品質を選定の最重要ポイントにしているのであれば事前に品質を確認できる会社を選ぶと良いでしょう。

2.対応時間

「18時以降に対応して欲しい」「土日祝日に人手が足りない」など、企業によって代行サービスを必要とする時間は異なります。

多くの代行サービスは、9:00~18:00の平日に対応していますが、24時間対応や土日祝日も対応しているところもあり、対応時間によって料金も変わってくるので、時間帯と料金のバランスの良い代行サービスを選びましょう。

また、1~2時間と短い時間でも対応できるところもあるので、スポット的な電話対応が必要な場合に無駄なく利用できます。

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土日や祝日も月額5,000円で対応可能な電話代行サービスとは?

3.柔軟性

代行サービスを利用するには、時間の設定やプランの選択などをあらかじめ設定する必要がありますが、導入が初めての場合どうやって選べば良いのか迷ってしまいます。

状況が変わった際に柔軟に対応できる会社であれば、導入後に適正なプランに変更できるので自社に合った利用方法を見つけられます。

また、従業員が突発で休んだ場合や、在宅ワークの推進が必要になった場合でも、依頼人数の増減を簡単にできる会社にしておけば慌てることはありません。

商品の受注や簡単な内容を案内が必要な企業であれば、基本的な内容の聞き取り以外にも柔軟に対応できる代行サービスを選びましょう。

4.料金体系

代行サービスのプランは、平日のみ、全日(土日祝も対応)、24時間対応、のように対応時間や曜日によって設定される場合や、月の対応件数によって決められている場合もあります。

比較検討する際には、自社の人手が足りない時間帯や、かかってくる電話の件数をあらかじめ把握しておくと選定しやすくなるので、事前に把握しておきましょう。

終日対応のプランは、電話がかかってくる時間帯が予測できない企業に適していますが、料金は高めなので、初めは終日プランで様子を見て徐々に必要な時間帯を決めていけば、コスト削減につながります。

また、毎月かかる費用の他に、導入費用や初回の手続き料金など、各社ホームページに記載されている金額以外に費用が発生する場合があるので、選定時に確認が必要です。

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5.電話内容の共有方法

対応した内容を通知する方法には、メールや電話でお知らせする方法が一般的でしたが、最近はチャットワークやスラックなどのコミュニケーションアプリを使う代行サービスが増えています。

コミュニケーションアプリはメールよりも通知に気が付きやすく、商談や集中したい業務の邪魔をせずに通知を受け取ることができます。

通知ツールの他に、対応の進捗状況を確認できる「管理ツール」があれば、複数のメンバーと一元管理できるので、対応漏れや二重対応を防ぎ顧客に迷惑をかけることはありません。

通知ツールや管理画面を標準で導入できるのか、オプションで別途費用が発生するのかも比較項目として確認しておきましょう。

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おすすめの電話代行業者10選!

ここからは、数ある電話代行サービスの中でも利用者が多く高評価を得ている7社をご紹介いたします。
それぞれの特徴とサービス内容を参考に、比較してみましょう。

・BusinessCall

BusinessCall(ビジネスコール)は電話代行サービスに精通しており、官公庁や大手企業のコールセンターも請け負っているため、信頼度が高いです。

初期費用不要で、リーズナブルな価格で始めることができるため、個人事業主やスタートアップの企業にも好評です。

9:00〜21:00の間で最大12時間、365日体制で対応しているので、土日祝日や18時以降など、営業時間外にかかってくる電話を取り逃がしません。

30分単位で依頼でき、1日の中でも複数の時間帯を選択することもできるので繁忙の時間帯や人手が不足している時のみの利用も可能となっています。

コールオーバーの場合は、スタンダードプランで1件160円、ラグジュアリープランで1件130円となっています。オペレーターが受けた電話は、メールやチャットワークで通知し、進捗を共有画面で一元管理するため、折り返し電話のし忘れというミスも防ぎやすいです。

プラン名月額料金
スタンダード5,000円/40件
ラグジュアリー10,000円/100件

BusinessCall公式サイト

・fondesk

fondesk(フォンデスク)は、3,000を超えるオフィスで導入実績がある電話代行サービスです。

スラック、チャットワーク、チームスやLINEなど、さまざまなサービスと連携できるようになっていることから、より利用しやすい方法で受電内容を報告してもらうことが可能です。

月額10,000円(11,000円)の基本料金で、対応件数が100件を超えた場合は1件あたり200円で対応してくれます。

対応時間は9:00〜19:00で、土日祝日は対応していないので平日で受付件数が100件以内の企業におすすめです。
申し込み後、最短で10分程度で始めることができるため、今すぐに電話代行サービスを利用したい、電話対応ができるスタッフが必要というような場合にも便利でしょう。

プラン名月額料金
基本料金10,000円/100件

fondesk公式サイト

・cube

cube(キューブ)は、通常のプランとは別に、英語対応プランやWEB受注代行プランなども用意されています。

ライトプランは、リーズナブルな価格で導入できるため、電話代行サービスを初めて導入される企業からも好評です。
また、オプションでクレームの状況確認も行っているので幅広い内容に対応しています。

平日のみ9:00〜18:00の対応となっているため、平日の営業時間内で電話代行を依頼したい場合に利用しやすいです。
また、営業時間外の電話に対しては、時間外専用アナウンスを利用することができるため、時間外にかかってきた電話も留守番メッセージで確認が可能です。

初回に保証金5,000円(税込み5,500円)、LINEやチャットワークで通知を受け取るためには別途追加料金がかかります。

プラン名月額料金
ライト10,000円
英語対応15,000円
WEB受注代行50,000円

cube公式サイト

・電話代行サービス株式会社

電話代行サービスは、31年の歴史がある電話代行サービスです。

平日のみと平日+土日祝、夜間休日のみ対応など、細かくプランが用意されているので、自社に合うプランで導入しやすくなっています。月間の受電コール数は、プランと料金で変わってきますが、幅広く設定されているため、沢山電話がかかってくる企業も、そこまで多くない企業も導入しやすいでしょう。

その他、ネットショップ専門や不動産専門など、業種に特化した対応窓口や、クレーム対応専門の対応を行うサービスもあります。

常に顧客対応窓口を設けておかなければならない企業や、受注や商品に対しての問い合わせ(クレーム)対応が必要な企業が導入すれば、従業員の負担とコスト削減に期待できるでしょう。

プラン名月額料金
秘書代行7,000円~/15件
夜間休日30,000円~/30件
コールセンター代行25,000円~/50件

電話代行サービス株式会社公式サイト

・渋谷オフィス

渋谷オフィスは、電話代行専門に25年以上の歴史がある会社です。

これまで12,000件以上の導入実績があります。依頼する時間帯や対応件数によって豊富にプランが用意されているので、自社に合うプランを選びやすいです。
スタートアップや小規模の企業にも好評となっている電話代行サービスです。

対応時間は平日9:00〜18:00で、もっと多くの件数を対応して欲しい場合は、25,000円(月250件)のプランもあり、このプランでは資料請求の受付や予約受付まで行います。

プラン名月額料金
スタート3,000円/20件  コールオーバー1件180円
エコノミー5,000円/40件  コールオーバー1件160円
スタンダード9,000円/100件 コールオーバー1件120円
ビジネス15,000円/150件 コールオーバー1件100円
エグゼクティブ25,000円/250件 コールオーバー1件80円

渋谷オフィス公式サイト

・E秘書

E秘書は、大手コールセンターが提供している代行サービスで、延べ契約社数がおよそ24,000社となっています。

全日9:00〜18:00まで対応しています。平日だけでなく、土日祝も対応できるコースが用意されていて、休日の電話代行を依頼したい企業も利用しやすいです。また、24時間受付のコースもあります。

幅広いプランが用意され、業務形態に合わせた利用方法を選ぶことが可能です。一次対応だけを行うシンプルなスタンダードコースだけでなく、より丁寧で質の高い対応ができるエグゼクティブコースや、あらかじめ作成されたFAQにそって顧客からの問い合わせに回答をするメッセージコースなど、様々なコースが用意されています。

通知連絡はメールで行われ、指定された宛先(4アドレスまで無料)まで対応内容を随時お知らせします。

プラン名月額料金
スタンダード10,000円~/80件 
メッセージ15,000円~/100件
エグゼクティブ40,000円~/100件
スポットコース10,000円/15件

E秘書公式サイト

・セントラルアイ

セントラルアイは専用のコールセンターを見学することができるため、オペレーターの品質を重視される企業におすすめです。

24時間365日対応しており、対応が必要な時間帯を自由にオーダーメイドすることが可能です。商品の受注やサービスの説明など対応内容もオプションサービスで選ぶことができるため、自社に最適な形で導入していくことができます。

通知連絡は随時メールで報告となっているため、LINEやチャットワークには連携をしていません。メールを頻繁に確認できない場合は複数の担当者に連絡が行くように設定しておきましょう。

プラン名月額料金
平日(月~金のみ)9:00~18:008,500円/100件コールオーバー1件150円
月~土 9:00~18:0014,500円円/100件 コールオーバー1件170円
全日(月~日)9:00~18:0018,500円/100件コールオーバー1件170円

セントラルアイ公式サイト

・ビジネスアシスト

ビジネスアシストは、8,000社の導入企業、8,000通りの対応を行っているという電話代行サービスです。

様々な企業で導入されていることから、それぞれの企業に合わせた対応を行っています。企業のカラーに合わせて対応してくれるので、企業イメージのアップにもつながるでしょう。

秘書スタッフが電話の一次受けからFAQ対応、内容の仕分け、データ化までスムーズに行ってくれます。

どのような企業にもおすすめのプランは基本プランとなっていて、コールオーバーは、ライトが1件200円、スタンダードが1件300円、ハイグレードが1件600円となります。対応時間は月曜日から金曜日(平日)の9:00~18:00です。弁護士プラン、税理士プラン、司法書士プラン、社労士プラン、弁理士プランというように専門用語の利用が多くなる業種に特化して用意されている仕業のためのプランも用意されている点が特徴的です。

ビジネスアシストの電話代行サービスは、初回30日間の無料トライアル期間が設けられており、お試しで利用しやすくなっています。

プラン名月額料金
ライト   20,000円/60コール 
スタンダード 30,000円/120コール
ハイグレード 60,000円/150コール

ビジネスアシスト公式サイト

・MIKAWAYA-DESK

MIKAWAYA-DESKは、リーズナブルな価格で電話代行サービスを利用できる点が魅力です。毎月100件分の受電まで基本プランで賄えます。

追加で受電した場合は、追加費用が発生しますが、1件あたり180円となっているため、受電件数がそこまで多くない企業であれば、かなりリーズナブルな価格で導入できるサービスでしょう。

最短翌日から使える点や、初回は14日間無料キャンペーンがあるなど、今すぐ電話代行サービスを使いたいという人も導入しやすいです。さらに「いつ、誰から、どのような電話がかかってきたのか」を報告する際は、トーク形式または報告形式から選択が可能です。

総勢60名のコールセンターで対応してくれるので、電話対応を待たせてしまうというような心配もありません。

プラン名月額料金
基本プラン9,800円

MIKAWAYA-DESK公式サイト

・ハートフルコールセンター

ハートフルコールセンターは、丁寧な電話代行でリピート率が高い点が魅力です。スタッフは、秘書検定2級を保有している女性のみとなっています。

定期的な業務連絡や受注対応はテキパキと対応し、クレームの場合は謙虚かつ冷静に対応するなど、シーンに合わせて柔軟な対応をしてもらえるので安心です。

対応時間は平日9:00~18:00となっており、土日祝日、お盆や年末年始は対応できません。ただし、オプションで時間外ガイダンスの導入が可能なため、時間外の受電も漏れることはありません。

着信と同時に会社情報が画面に表示されるCIT機能を使ってスピーディーに対応してくれます。初回は30日無料で試せるため、お試しで導入しやすいです。コールオーバーの場合は、1件150円で対応してもらえます。

プラン名月額料金
ライトプラン4,000円/30コール
スタンダードプラン10,000円/100コール(マニュアル対応の場合は15~70コール)

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