司法書士事務所｜よくある電話対応課題と改善方法について

司法書士事務所では、電話対応する機会が多く、業務効率面やリソース、コスト面などでお悩みの方も多いのではないでしょうか？

本記事では、司法書士事務所における電話対応の課題を明確にしながら、電話対応業務を効率化させるサービスについて紹介していきます。

司法書士事務所の特徴

独立・開業時は少人数体制

司法書士は独立・開業をして間もない頃は少人数体制でスタートするのが普通です。司法書士が1名のみ在籍していて、他には業務をサポートする事務員が1～2名しかいないケースは珍しくありません。

独立開業して間もない頃はまだ実績がないため求人を募集したとしてもなかなか応募が集まらないことが多いです。経営が安定していないため、多くの人員を雇うわけにもいかず、少人数体制での運営が一般的です、少人数のスタッフでさまざまな業務をこなす必要があり負担が大きいです。時間的にも体力的にも限界に達して問題が生じることもあります。

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法務局や裁判所への外出が頻繁にある

司法書士は登記手続きのプロとして代行業務を主に担当します。そのため、手続きに出向くために頻繁に外出する機会が多いです。特に法務局や裁判所へ直接出向くケースがよくあります。そのため、事務所を空けて外で仕事をする時間も多くあります。複数の案件を掛け持ちしているケースは珍しくなく、それぞれの案件について直接出向く必要もあります。そのため、事務所を不在にすることがよくあり、留守の間の対応に困る司法書士事務所は少なくありません。事前に予約をしてもらい対応するケースが多いです。

専門的な電話相談が多い

司法書士事務所には専門的な内容に関する電話相談が頻繁に寄せられます。専門家としての相談窓口を用意している事務所は多く、電話口で行政手続きや登記などに関する専門的な内容の問い合わせを受け付けているのです。

たとえば、相続に関して基本的な点がわからず疑問点や不安点を解決するために電話をする人はたくさんいます。それぞれの電話について、詳細な状況を聞き出して専門家としてのアドバイスを行い、場合によっては実際に会って相談をする約束をします。

本来の業務をこなしながら電話に対応しなければいけないため、大事な業務が電話のあるたびに中断されてしまい困るケースは多いです。

繁忙期と閑散期がある

司法書士は一年中忙しいわけではなく、繁忙期と閑散期があります。繁忙期と閑散期をまとめると下記のようになります。

• 繁忙期　3・12月、6月、9月
• 閑散期　2月、8月

転勤や引越しなどが多い時期である3月と12月は司法書士への相談や依頼が多くなる時期です。不動産取引が活発に行われるため、それに伴い不動産登記申請の需要が増えます。登記申請ができるのは司法書士だけのため、司法書士にとって大事な時期です。

6月頃は多くの企業で定期株主総会が行われるため、商業登記の需要が高まります。そのため、企業の顧客を多く抱えている司法書士事務所は6月から7月にかけては忙しい時期です。

9月はお盆明けであり、親族が集まりやすい時期といえます。そのため、不動産の相続について話し合いが行われて、不動産登記の申請について需要が高まる時期です。

2月と8月が閑散期になるのは、不動産登記や商業登記の需要が下がるからです。引越しをする人は少なく、企業の株主総会などの時期にも重ならないため、比較的仕事は落ち着く傾向にあります。

司法書士事務所における電話対応の課題

不在時の受電漏れによるチャンスロス

仕事の特性上、事務所を不在にする時間も多くあるため、事務所にかかってくる電話に出れない、受電漏れになるケースが多くあります。せっかく司法書士に相談や依頼をしたいと考えて電話をしたのに不在で留守であることがわかれば、その人は他の事務所に問い合わせをしてしまう可能性があります。このように、受電漏れはビジネスのチャンスロスに繋がります。

特に相続については急ぎの対応が求められるケースがよくあります。相続放棄の期限は3ヶ月であり、相続の申告期限は10ヶ月までです。期限のある手続きが多いため、その日のうちに相談をして専門家からの回答を得たいと考える人はたくさんいます。そのような人の期待に応えるためにも、確実に電話対応することは大切です。

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繁閑差に合わせ電話対応スタッフの人件費

電話の受電漏れによるチャンスロスを防ぐためには、電話対応業務を任せるスタッフを雇用すれば問題は解決します。しかし、ここで別の問題になるのは司法書士事務所には繁忙期と閑散期がある点です。閑散期には司法書士が外出することは減って、電話の件数も減るため、電話対応スタッフがいなくても十分に対処できます。電話対応や秘書業務を任せるスタッフを雇う場合は、閑散期に人件費を無駄に支払うことになるのです。

人件費を削減するためには繁忙期と閑散期で事務スタッフの雇用を調整できれば良いのですが、直接雇っているスタッフを閑散期だからといって解雇するわけにはいきません。そのため、繁閑差に合わせて人件費をコントロールすることが難しく、司法書士事務所にとって大きな課題となります。

1件1件の電話が長く、本業に集中できない

司法書士にかかる電話は専門的な内容の相談が多いです。細かい点について詳細な説明が求められることもよくあります。それぞれの事情をよく確認した上で司法書士が専門家として詳しく説明していくことになり、1件1件の電話が長いです。1件の電話を済ませるだけでもかなりの時間がかかることが多く、1日に何件も電話で相談を受けることがよくあります。

このように司法書士事務所では電話の応対に時間がかかるため、司法書士が本来の業務に集中できないという課題があるのです。本業に集中できないとクライアントに迷惑をかけてしまいます。本業の質が落ちてしまいミスが生じれば、事務所としての信用に大きく傷をつけることになるのです。この問題を避けることは大きな課題となります。

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司法書士事務所の電話課題はBusinessCallで解決！

BusinessCallは司法書士事務所の電話課題解決に役立つサービスです。月額5,000円（税込み5,500円）から利用できる電話代行サービスであり、起業フェーズでの企業様や、少人数体制の企業様にご利用いただくケースが多いです。

BusinessCallの導入メリット

BusinessCallの導入メリットは主に下記のような点があります。

• 特定の曜日・時間帯を指定して電話委託できる
• 受電内容をヒアリングして共有してもらえる
• Q＆Aメニューによる対応も可能

BusinessCallは365日いつでも対応できるサービスです。そのため、土日に対応してもらうこともできます。対応時間は午前9時から午後9時までのため、朝から夜まで都合の良い時間を指定できるのが特徴です。電話対応を委託したい曜日と時間帯を指定し、30分単位から利用することが可能です。

BusinessCallでは、電話を受けた内容についてしっかりとヒアリングをしてくれるのが特徴です。独自の研修を受けたプロのオペレーターが電話の用件を聞き出して、要望や悩み事、約束などをしっかりと確認します。後で電話の内容について共有してもらうことが可能です。

個別見積もり、Q＆Aメニューによる対応も受け付けています。あらかじめよく聞かれる質問と回答をまとめておいて、それを提出すれば、その内容にしたがってオペレーターが電話対応してくれるのです。専門的な問い合わせの多い司法書士事務所に最適な対応といえます。

サービス詳細につきましては、こちらをご覧ください。
https://businesscall.jp/about

まとめ

小規模な司法書士事務所では、電話対応に課題を感じるケースが多いです。不在時の受電漏れによるチャンスロスや電話対応スタッフを雇う際の人件費などの問題があります。これらを解決する方法として電話代行サービスを紹介しました。BusinessCallであれば、司法書士事務所の電話対応の代行を依頼することができ、さまざまなメリットがあります。BusinessCallを導入することによって、電話代行の問題を解決できれば、司法書士事務所としてより質の高いサービスを提供できるようになるでしょう。ぜひとも電話代行サービスの利用を検討してみてください。

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