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清掃・クリーニング業|電話対応における3つの課題と電話代行サービス

電話秘書代行

企業の問い合わせにはチャットやLINEが広まっていますが、電話でお問合せするお客様は今でも多くいらっしゃいます。

清掃・クリーニング業では、現場作業を優先しながら電話にも対応しているので、どうしても取りこぼしが発生していいます。時には機会損失やクレームに発展することもあり、電話代行サービスの導入を考える業者も増えてきました。

今回の記事では、電話対応に課題を抱えている清掃・クリーニング業のご担当者さまへ、電話代行サービスの導入メリットをご紹介しています。

費用や手間のことを考え導入を検討している担当者さまは、ぜひご覧ください。

清掃・クリーニング業における電話対応の課題

清掃業やクリーニング店の仕事は、来店いただいたお客さまの対応以外にも、お預かりした衣服の仕分けや補正、現場への移動など、様々な業務があります。

その中でも思っている以上に時間と手間を取られてしまうのが「電話対応」で、本来の業務に支障をきたし従業員の頭を悩ませているのです。

クリーニング店の電話対応

店舗営業しているクリーニング店は、少人数のスタッフで対応している場合が多く、1人で対応している所も多いです。

店頭受付だけであれば少人数でも対応できますが、宅配サービスも行っている店舗になると、問い合わせや集荷連絡にも対応しなければなりません。

裾上げなどの補正や特殊加工を取り扱っていれば、内容確認の問い合わせも加わるので電話の量は増え、対応に追われてしまいます。

また、クリーニング店の従業員はアルバイトやパートタイマーであることが多く、ビジネス対応に慣れていないスタッフがほとんどです。そのため、カジュアルすぎる対応やクレーム対応を誤り、問題が大きくなってしまう可能性もあります。

オフィス・ハウスクリーニング業者の電話対応

オフィスやハウスクリーニング業者では、訪問時間の確認や予約の変更・キャンセルなど、電話対応に費やす時間は膨大です。
お客さまが電話をかけてくるタイミングはバラバラなので、車で移動中やクリーニング作業中でも対応しなければなりません。

電話対応専用のスタッフを確保している業者もありますが、問い合わせの内容が専門的になることも多く、作業経験が無いと対応できない場合もあります。

何時かかってくるか分からない電話のために常時スタッフを確保するには、人件費がかかりすぎるため小規模で経営している業者では採算が合いません。

電話予約をメインとしている業者では、「電話の取りこぼし」は新規顧客の取り逃がしや、既存客の信頼を損ねることになり大きな課題となっています。

清掃・クリーニング業者が電話代行サービスを導入するメリット

少人数のスタッフで営業し、移動や作業中の電話対応に課題を抱えている清掃・クリーニング業者には、「電話代行サービス」の利用がおすすめです。

人件費削減/人手不足解消になる

電話対応専用のスタッフを雇うのは、当然人件費がかかります。
小~中規模の店舗にとっては「1人雇うまでもないが居ると助かる」という所が多く、

「業務が集中する時間帯だけ」「季節の変わり目や引っ越しシーズン」など、人手が足りない時間帯や期間が分かっている場合はその時だけスタッフを補充すれば良いのですが、都合よく確保できるものではありません。

電話代行サービスを利用すれば必要な時のみ対応を依頼できるので、無駄な人件費をかけずに電話対応することができます。

受電漏れによるチャンスロスを減らせる

ホームページやチラシなどを見て電話をかけて下さっても、人員不足で対応できなければ、顧客獲得のチャンスを逃してしまいます。

電話があったことが後からでも分かれば折り返し対応で補うことができますが、着信履歴の残らないシステムや、非通知でかけてこられた場合は残念ながら対応できません。

電話応対を代行会社に依頼すれば、一次受け対応を任せられるので電話を取りこぼす心配をせずに来店顧客の対応や現場作業に集中でき、チャンスロスを減らすことができます。

サービスの品質、利便性向上につながる

電話対応がおろそかになると、逃してしまうのは新規顧客だけではありません。

集荷の依頼や予定変更、その他の疑問質問のために電話をしても、「電話をしてもつながらない」状態は、顧客満足度を低下させ「顧客離れ」の原因になってしまいます。

また、多忙やビジネス電話対応の経験不足による応対品質の低下も、気が付かないうちにお客さまを不快にさせているかもしれません。

個人経営や地域に密着した親しみのある営業スタイルであったとしても、最低限のビジネスマナーは必要です。

電話代行サービスのオペレーターは、ビジネスマナーや高品質な電話応対スキルを保つ教育を受けているので、大切なお客さまを安心して任せることができます。

電話代行サービスなら「BusinessCall」

「BusinessCall」は、少人数のスタッフで営業している店舗や、移動や現場作業の多い業者に代わり、電話対応の一次受けを行う電話代行サービスです。

「スタンダードプラン」と「ラグジュアリープラン」の2つのプランをご用意しており、対応する受電件数でお選びいただけます。

月額5,000円(税込5,500円)で利用可能

スタンダードプランは低コストですぐに導入できるので、スタートアップの企業や小規模で経営されている店舗には、とても使いやすいプランです。

月額利用料金5,000円(税込5,500円)の他、初期設定にかかる費用(15,000円)が必要ですが、現在、無料提供しているので(期間限定)初期費用を抑えて導入できます。

プランはかかってくる電話の件数で決まりますが、どちらを選べばいいのか迷っているのであれば、初めはスタンダードプランで様子をみて後からラグジュアリープランに変更することも可能です。

30分単位で利用時間を設定可能

電話代行サービスの利用しやすい点は、必要な時間帯に必要な時間だけ利用できることです。繁忙時期や対応が集中する時間帯、スタッフが不足する時間帯など30分単位で依頼でき、「必要な時だけ」依頼すれば良いので無駄なコストがかかりません。

「日中は現場作業中なので電話には出られない」「パートタイマー入れ替えの数時間だけ対応して欲しい」といった定期的な対応から、繁忙期などのタイミングに合わせてスケジュールやプランを変更することも可能です。

土日祝含む365日対応可能

BusinessCallは9:00~21:00までの範囲であれば、スタンダードプランなら最大7時間、ラグジュアリープランであれば最大12時間対応いたします。

土日祝や18時以降の営業時間外にも対応でき、電話がかかってくる曜日や時間帯がまちまちで、電話の取りこぼしが発生している場合にもお役立ていただけるサービスです。

BusinessCallを利用すれば、電話対応のためだけにスタッフを雇う必要がなく、常時電話に出られる状態にしておく必要なく対応を任せられるので、本来の業務に支障をきたしません。

電話代行サービスを利用し取りこぼしを無くしましょう

清掃・クリーニング業は、現場作業をしながら少ないスタッフで電話対応もまかなっていることが多い業種です。

電話に出られないことが続けば、新規顧客の取り逃がし既存顧客も離れていく可能性があり、ビジネスチャンスを失ってしまいます。

電話代行サービスに一次受けを委託すれば、本来の業務を進めながら電話対応はプロに任せられるので、安心して本業に集中できます。 必要な時間帯に必要な時間だけ利用でき、月額料金も5,000円からと利用しやすいサービスです。スタッフを雇うよりも低コストで導入できるので、ぜひお役立てください。

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