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【例文付き】電話アナウンスとは?メリットや活用方法、課題点を解説!

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企業では、営業時間外に電話が鳴った際、自動アナウンスが流れることがあります。自動アナウンスは、事情により電話対応を行うことができないという場合に、お客様に電話に出ることができないことを伝えるものです。

電話が鳴りっぱなしになることを防ぐことができますし、対応できる時間帯を知らせることもできます。電話アナウンスを導入することは、企業の印象アップにも繋がると言えるでしょう。

本記事では、電話アナウンスの導入を検討されている方に、電話アナウンスの活用場面などをお伝えします。

電話アナウンスの基礎知識

電話アナウンスと聞いても、どのようなサービスなのかイマイチよく分かっていないという人もいるでしょう。まずは、電話アナウンスサービスについて分かりやすくまとめておきます。

電話アナウンスとは

電話アナウンスは、電話に出ることができない場合や、用件によって担当窓口が異なる場合に、該当する窓口にスムーズに電話を繋ぐために利用されます。

電話に出ることができない場合は、折り返しの電話をするためにお客様にメッセージを残しておいてもらうことも可能です。該当する窓口に電話を繋ぐ際は、ガイダンスに沿ってお客様に操作をしてもらい、担当部署に電話を繋ぎます。

電話アナウンスのメリット

電話アナウンスがあることでどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

お客様からの印象が良くなる

電話アナウンスを利用すると、電話が鳴りっぱなしになってしまうことが無いため、印象が良いと言えるでしょう。

例えば、電話が混みあっている場合に、呼び出し音がずっとなっていると、電話をかけた側はいつまで繋がらないのだろうと思ってしまいます。呼び出し音がずっと鳴っていると、対応が悪いなと感じてしまうかもしれません。

このような場合、電話アナウンスで「電話が混みあっています。少々お待ちください」などの対応があるだけで印象は良くなるのです。

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用件の確認が可能になる

電話アナウンスを利用することで、録音メッセージを残してもらうことができます。お客様に用件を事前に入れておいてもらえれば、用件を把握してから折返しの電話ができるため、スムーズに話ができるでしょう。

あふれ呼対策になる

電話が混みあっていたり、担当者が不在で電話に出ることができないというような場合、電話アナウンスで、「時間をおいてからおかけなおしください」と促すことができます。これにより、お客様を無駄に待たせてしまう心配もありません。


電話アナウンスの場面と例文

電話アナウンスは、どのような場面で導入されているのでしょうか。導入されている場面とアナウンス内容の例文をまとめておきます。アナウンスの内容は、定型文から選ぶスタイルと、自社で決めたものを録音して流してもらうスタイルがあります。

時間外アナウンス

営業時間開始前や営業時間終了後など、営業時間外に流すのが時間外アナウンスです。お昼休憩に流す企業もあります。時間外アナウンスは、下記のような例文が使われています。

「お電話ありがとうございます。只今受付時間外となっております。恐れ入りますがおかけ直しくださいますようお願い申し上げます。」
「お電話ありがとうございます。本日の受付時間は終了いたしました。大変恐れ入りますが、平日○時から○時の営業時間にお電話をおかけ直し頂きますようお願い申し上げます。」

定休日アナウンス

土日祝日など会社の定休日には、定休日アナウンスを流します。時間外アナウンスと同様の内容が流れることもあります。定休日だけのアナウンスの例文もご紹介します。


「お電話ありがとうございます。まことに申し訳ございませんが、本日は定休日となっております。弊社の営業時間は、月曜日から金曜日の午前○時から午後○時となっております。恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直し頂きますよう、よろしくお願い申し上げます。」

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電話番号の変更アナウンス

電話番号が変更になった場合には、番号が変わっていることを伝えるとともに、新しい電話番号をお知らせするアナウンスが流れることが多くあります。

「お電話ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、移転のため電話番号が変更となっております。あたらしい電話番号は○○○○です。大変お手数をおかけしますが、おかけ直しいただきますようお願い申し上げます。」

長期休暇アナウンス

ゴールデンウィークやお盆、年末年始などは、長期休暇となる企業が多い為、長期休暇用のアナウンスを流すことが多いです。いつからいつまで休みなのか伝えることができ、電話が繋がる日が分かるため、お客様もとても助かるでしょう。


「お電話ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、○月○日から○月○日までの間は、休業とさせていただきます。○月○日午前○時より営業を再開いたしますので改めてお電話頂きますよう、よろしくお願いいたします。」

臨時休業アナウンス

店舗改装や事務所移転など何らかの事情で臨時休業になった場合は、臨時休業アナウンスを流します。


「お電話ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、本日は臨時休業とさせていただいております。お急ぎの方は発信音の後にメッセージをよろしくお願い致します。お電話ありがとうございました。」

通話中アナウンス

電話が混みあっていて繋がらない場合や、通話中で電話に出られない場合は、下記のようなアナウンスを流します。

「お電話ありがとうございます。只今電話が大変混みあっております。恐れ入りますが時間をあけておかけなおしください。」
「お電話ありがとうございます。只今電話に出ることができません。お急ぎの方は発信音の後にメッセージをよろしくお願いいたします。」

オペレーターへの振り分け案内

問い合わせ内容によって担当オペレーターが分かれている場合、担当者に振り分けるための案内が流れます。

「お電話ありがとうございます。~についてお問い合わせの方は「1」をそれ以外の方は「2」を押してください。」
さらに細かく振り分けされている場合は、再びガイダンスが流れて、操作の指示があります。指示に従って操作をすることで、担当窓口のオペレーターに電話が繋がります。

緊急事態宣言における案内

新型コロナウィルスの感染拡大防止により、在宅勤務を行っている企業では、下記のようなアナウンスを流しています。


「お電話ありがとうございます。只今、新型コロナウィルス感染拡大防止のため、スタッフ一同在宅勤務で対応となっております。お問い合わせ、各種ご連絡は当社ホームページよりお願い致します。」

電話アナウンスの課題

電話アナウンスはとても便利なサービスです。しかし導入にあたり課題もあると言えます。どのような点が課題となっているのかまとめておきます。

通話料がかかる

電話アナウンスサービスは、通話の有無とは関係なくアナウンスが流れた時点で料金が発生します。お客様がメッセージを残さない場合でも料金が発生してしまうので、請求される通話料が高くなってしまうということが言えます。

メッセージの内容を間違えると逆効果に

電話アナウンスサービスは、事前に決められた内容のメッセージを流します。自動応答でアナウンスが流れるので、文言で不快感を与えてしまうと顧客満足度の低下に繋がってしまうおそれもあるでしょう。

文言は、定型文を選ぶこともできますが、自社に合うより最適な文言がある場合は、オリジナルを作成するほうが安心です。

電話対応は電話代行サービスへ

時間外の電話対応や、ガイダンス代わりの電話対応なら、電話代行サービスがおすすめです。録音された文言ではなく、オペレーターが対応するので、印象も良いです。

電話代行サービスのメリット

電話代行サービスは、電話対応の専門業者です。お客様を待たせることはないため顧客満足度の向上に繋がります。

電話アナウンスの場合は、アナウンスが一方的に流れてしまうだけですが、電話代行サービスの場合は、オペレーターが対応しますのでお客様と双方向でコミュニケーションを取ることができます。会話ができるので、お客様に良い印象を与えるでしょう。

電話代行ならBusinesscallへ

電話アナウンスの代わりに電話代行サービスを検討されるならBusinesscallがおすすめです。Businesscallの電話代行サービスは、月5,000円(税込み5,500円)で利用できます。利用開始までの期間は、最短3日となっていて、すぐに利用できる点も魅力です。

好きな曜日・時間に30分単位で申し込みができるため、自社に合わせた使い方ができるでしょう。独自の研修を受けたプロのオペレーターが対応するため、会社の顔として安心して任せることができます。

また、Businesscallの電話代行サービスではオプションで『オリジナルガイダンス』を1000円(税込み1100円)でつけることが可能です。

このサービスを利用することで、営業時間外にかかってきた電話に対し、「本日の営業時間は終了いたしました。弊社へのお問合せにつきましては、メールフォームからも受付けておりますので、お急ぎの方はこちらからお問合せください」といったような案内設定も可能でございます。

Businesscallのサービスの詳細はこちら

まとめ

電話アナウンスの特徴と、電話アナウンスの代わりに利用できる電話代行サービスについてご紹介しました。電話アナウンスの場合、どうしても機械的な対応になってしまいます。

しかし、Businesscallの電話代行サービスなら、丁寧な対応をしてくれるので、お客様に不快感を与えてしまうこともなく安心です。ぜひ導入を検討してみてください。

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