【例文付き】電話録音アナウンスとは？メリットや活用方法、課題点を解説！

企業では、営業時間外に電話が鳴った際、自動アナウンスが流れることがあります。自動アナウンスは、事情により電話対応を行うことができないという場合に、お客様に電話に出ることができないことを伝えるものです。

電話が鳴りっぱなしになることを防ぐことができますし、対応できる時間帯を知らせることもできます。電話アナウンスを導入することは、企業の印象アップにも繋がると言えるでしょう。

本記事では、電話アナウンスの導入を検討されている方に、電話アナウンスの活用場面などをお伝えします。

電話アナウンスの基礎知識

電話アナウンスと聞いても、どのようなサービスなのかイマイチよく分かっていないという人もいるでしょう。まずは、電話アナウンスサービスについて分かりやすくまとめておきます。

電話アナウンスとは

電話アナウンスは、電話に出ることができない場合や、用件によって担当窓口が異なる場合に、該当する窓口にスムーズに電話を繋ぐために利用されます。

電話に出ることができない場合は、折り返しの電話をするためにお客様にメッセージを残しておいてもらうことも可能です。該当する窓口に電話を繋ぐ際は、ガイダンスに沿ってお客様に操作をしてもらい、担当部署に電話を繋ぎます。

電話アナウンスのメリット

電話アナウンスがあることでどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

お客様からの印象が良くなる

電話アナウンスを利用すると、電話が鳴りっぱなしになってしまうことが無いため、印象が良いと言えるでしょう。

例えば、電話が混みあっている場合に、呼び出し音がずっとなっていると、電話をかけた側はいつまで繋がらないのだろうと思ってしまいます。呼び出し音がずっと鳴っていると、対応が悪いなと感じてしまうかもしれません。

このような場合、電話アナウンスで「電話が混みあっています。少々お待ちください」などの対応があるだけで印象は良くなるのです。

用件の確認が可能になる

電話アナウンスを利用することで、録音メッセージを残してもらうことができます。お客様に用件を事前に入れておいてもらえれば、用件を把握してから折返しの電話ができるため、スムーズに話ができるでしょう。

アフレコ対策になる

電話が混みあっていたり、担当者が不在で電話に出ることができないというような場合、電話アナウンスで、「時間をおいてからおかけなおしください」と促すことができます。これにより、お客様を無駄に待たせてしまう心配もありません。

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電話アナウンスの種類・場面別の例文

電話アナウンスは、どのような場面で導入されているのでしょうか。導入されている場面とアナウンス内容の例文をまとめておきます。アナウンスの内容は、定型文から選ぶスタイルと、自社で決めたものを録音して流してもらうスタイルがあります。

時間外アナウンス

営業時間開始前や営業時間終了後など、営業時間外に流すのが時間外アナウンスです。お昼休憩に流す企業もあります。時間外アナウンスは、下記のような例文が使われています。

定休日アナウンス

土日祝日など会社の定休日には、定休日アナウンスを流します。時間外アナウンスと同様の内容が流れることもあります。定休日だけのアナウンスの例文もご紹介します。

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電話番号の変更アナウンス

電話番号が変更になった場合には、番号が変わっていることを伝えるとともに、新しい電話番号をお知らせするアナウンスが流れることが多くあります。

長期休暇アナウンス

ゴールデンウィークやお盆、年末年始などは、長期休暇となる企業が多い為、長期休暇用のアナウンスを流すことが多いです。いつからいつまで休みなのか伝えることができ、電話が繋がる日が分かるため、お客様もとても助かるでしょう。

臨時休業アナウンス

店舗改装や事務所移転など何らかの事情で臨時休業になった場合は、臨時休業アナウンスを流します。

通話中アナウンス

電話が混みあっていて繋がらない場合や、通話中で電話に出られない場合は、下記のようなアナウンスを流します。

オペレーターへの振り分け案内

問い合わせ内容によって担当オペレーターが分かれている場合、担当者に振り分けるための案内が流れます。

さらに細かく振り分けされている場合は、再びガイダンスが流れて、操作の指示があります。指示に従って操作をすることで、担当窓口のオペレーターに電話が繋がります。

緊急事態宣言における案内

新型コロナウィルスの感染拡大防止により、在宅勤務を行っている企業では、下記のようなアナウンスを流しています。

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電話アナウンスの設定方法／料金

音声アナウンスの内容を設定する

電話アナウンスを流す際は、自社の担当者が声を録音し、そのデータを自動音声で流すことが可能です。自社で録音することで、自社に合わせた内容でガイダンスを流すことができます。電話アナウンスの内容は、問い合わせ別、支店別、サービス別などで切り替えができます。電話アナウンスの内容は定期的に見直し、追加、削除等も必要になってくるでしょう。

番号毎の案内先を設定する

電話アナウンスは、着信が入る外線番号に合わせてアナウンスの内容を変更することが可能です。本社にかかってきた電話なのか、サービスセンターにかかってきた電話なのかなどでアナウンスの内容を変更できるので、より質の高い対応が可能となります。

 着信先の振り分けを設定する

電話アナウンスでは、着信先の振り分けも可能となっています。直接担当の部署のアナウンスが流れるように設定することができます。オフィス内で取次の手間が省けるため、スピーディーかつ正確な対応が可能です。

 電話アナウンス設定は無料でできる？

電話アナウンス設定は、契約するサービスによって無料で行える場合と、有料となっている場合があります。また、アナウンスの設定○件までは無料というように件数で決められている場合もあるため、事前に契約するサービス会社に確認しておくと良いでしょう。

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電話アナウンスの課題

電話アナウンスはとても便利なサービスです。しかし導入にあたり課題もあると言えます。どのような点が課題となっているのかまとめておきます。

通話料がかかる

電話アナウンスサービスは、通話の有無とは関係なくアナウンスが流れた時点で料金が発生します。お客様がメッセージを残さない場合でも料金が発生してしまうので、請求される通話料が高くなってしまうということが言えます。

 設定に手間がかかる

電話アナウンスを利用する場合、導入時や導入後の設定に手間がかかります。導入時は、どのようなアナウンスを流すのか決めなければいけませんし、内容別に担当部署へ振り分けることも必要です。導入後も、時間帯に応じてアナウンスを切り替えるなどの手間がかかってくるでしょう。

緊急事項に対応できない

電話アナウンスの導入は、自動応答となってしまうため、緊急の連絡に対応することができなくなってしまいます。顧客から緊急事態で連絡が入った場合に、自動音声で対応してしまうと、不快感を与えてしまう可能性もあるため注意が必要です。緊急連絡先は別途設けておくほうが良いでしょう。

チャンスロスが防げない

電話アナウンスを導入することで、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。しかし、自動対応したほうが良いケースと、そうでないケースがあるため、チャンスロスを防ぐためには、担当者とすぐに連絡がとれる方法も設けておいた方が安心です。

顧客満足度の低下に繋がる可能性も

電話アナウンスは、自動対応となるため、顧客がどのような内容で電話をしてきているのかということが把握できません。電話してきている内容によっては、自動音声の内容で不快に感じてしまうこともあるのです。そのような場合、顧客満足度低下になってしまう可能性もあります。この点は注意が必要です。

電話代行サービスなら高品質な対応＆業務効率化

録音アナウンスとの比較

録音アナウンスを用いた電話対応は、自動音声となってしまうことから、機械的な対応となってしまい不快感を与えてしまう可能性もあります。録音アナウンスでは、解決したいことが確認できないということもあり、顧客の信頼を失う恐れもあるでしょう。

高品質な対応、顧客満足度を高める対応にするなら、電話代行サービスの利用が最適です。電話代行サービスは、オペレーターが対応するため、機械的な対応となることはありません。

より丁寧に対応することができ、顧客満足度向上につながります。また、日々の電話応対も委託することができるため、業務効率化が可能です。

録音アナウンスは、無料で行える場合と有料の場合がありますが、無料の場合は設定できるアナウンスの内容が限られていることが多く、対応がより簡素化されてしまうと言えます。有料の場合、月額1,000円ほどから利用できますが、やはり電話代行サービスと比較すると対応できる内容には限界が出てしまいます。

「BusinessCall」なら月額5,000～即日依頼

電話アナウンスの代わりに電話代行サービスを検討されるならBusinesscallがおすすめです。Businesscallの電話代行サービスは、月5,000円(税込み5,500円)で利用できます。利用開始までの期間は、最短3日となっていて、すぐに利用できる点も魅力です。

好きな曜日・時間に30分単位で申し込みができるため、自社に合わせた使い方ができるでしょう。独自の研修を受けたプロのオペレーターが対応するため、会社の顔として安心して任せることができます。

また、Businesscallの電話代行サービスではオプションで『オリジナルガイダンス』を1000円(税込み1100円)でつけることが可能です。

このサービスを利用することで、営業時間外にかかってきた電話に対し、「本日の営業時間は終了いたしました。弊社へのお問合せにつきましては、メールフォームからも受付けておりますので、お急ぎの方はこちらからお問合せください」といったような案内設定も可能でございます。

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まとめ

電話アナウンスの特徴と、電話アナウンスの代わりに利用できる電話代行サービスについてご紹介しました。電話アナウンスの場合、どうしても機械的な対応になってしまいます。

しかし、Businesscallの電話代行サービスなら、丁寧な対応をしてくれるので、お客様に不快感を与えてしまうこともなく安心です。ぜひ導入を検討してみてください。