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ウェブ制作会社|電話対応の課題の改善策をご紹介!

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ホームページ制作やWEBデザイン制作などWEB制作業界は、IT系企業の中でもネット内でやり取りをすることが多く、メールやチャットなどのやり取りだけで業務を完結させることもあります。メールやチャットだけで連絡を取り合って仕事がスムーズに進むのであれば、それはとても便利です。

しかし、メールやチャットだけのやり取りには限界もあるため、やはり電話でのコミュニケーションというものはWeb制作の業界においても必要不可欠です。ここでは、Web制作業界での電話対応の重要性についてまとめています。

Web制作業界の特徴

インターネットが普及したばかりの時代は、Webサイトは作れば売れるものでした。しかし、現代のようにインターネットが当たり前になっている時代において、Webサイトは作ればよいというものではなくなってきています。現在のWeb制作会社の特徴をまとめておきます。

ネット経由での問合せが多い

Web制作会社は、ネット経由で問い合わせが入ることが増えています。まずは気になる会社に問い合わせをして、その中から丁寧に対応してくれた企業や、分かりやすく説明してくれた企業、料金が明確な企業にWeb制作を依頼しようと検討する人が多いからです。

少規模経営やフリーランスが多い

Web制作会社は、少人数の会社やフリーランスとして活躍している人が多いです。Web制作会社は沢山あるものの、それらの多くは小規模経営ということです。インターネットの普及でWeb制作会社は需要が高いように感じるかもしれませんが、実際は新規顧客の獲得や既存顧客を囲い込むことに苦労していると言えます。

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新規参入による競合の増加

Web制作会社に依頼しなくても、Webサイトは簡単に作ることができる時代となってきました。無料でWebサイトを作れるサービスも増えていて、試しにWebサイトを作ってみるということは誰でもできるようになってしまっています。

また、ネットで「Webサイトの作り方」と検索すると、どのようにして作れば良いのかということも簡単に調べることができるため、わざわざWeb制作会社に依頼しない人もいるのです。もちろん本格的なサイトを作るには、知識が必要です。しかし、このような新しいサービスが増えていることから、競合は多いと言えます。

顧客の業務への関わり・理解が必要

ライバルが多いWeb制作会社が生き残るためには、クライアントとどのように関わっていくのかという点が重要になってきます。Webサイトを制作したらおしまいではなく、SNSを活用してサービスや商品をより多くの人に知ってもらうための手法を提案したり、広告の提案など、コンサル業務も行うことで、顧客の要望に応えることができます。

Web制作業界で生き残るためには、顧客が求めている成果に繋げていけるようにアドバイスする必要があるでしょう。一人ひとりの顧客に丁寧に向き合っていくことで、また依頼をしたいと思ってもらえます。

トレンドの移り変わりが早い

常に新しいトレンドが出てきて移り変わりが早い時代、それらに合わせたWeb制作能力が求められています。Webサイトを作っても、ずっと同じままでは時代の変化についていくことができません。サイト制作後も、制作物に対してのサポートをし続けていくことが求められます。

Web制作会社の電話対応の課題3選

Web制作会社には、どのような課題があるのでしょうか、Web制作会社の課題をまとめておきます。

問合せの種類が多い

Web制作会社には、様々な問い合わせが入ります。サイトを制作して欲しいという依頼だけでなく、システムの開発や既存システムの操作方法、運用や保守に関することなどの問い合わせが多いです。これらの問い合わせは、1件に対して時間がかかることもあり、業務がなかなか進まないということもあるでしょう。

電話業務の兼務

Web制作会社では先程も述べたように少数もしくはフリーランスで業務を行っている所が多くあります。そのため若手やもしくはフリーランスであれば自分で電話に対応することになります。そのため行っている業務を一旦止め電話に対応することになり、生産性の低下に繋がることもあります。

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電話でのお問合せが多い

Web制作会社では、メールやチャットで問い合わせが入ることもありますが、急ぎの場合は電話で問い合わせが入る場合も多いです。例えば、すぐに見積もりが欲しいという時は、電話で依頼が入ります。また、細かい話を聞きたいとなると、やはりメールやチャットではなく電話ということになるでしょう。

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Web制作会社の電話対応なら電話代行サービスへ

Web制作会社では、電話対応をしていると、通常の業務がなかなか進まないということが起こりやすいです。これまでメールやチャットで完結していた仕事でも、競合が増えることで、電話を使ったサポートを取り入れなければ新規顧客の獲得や、既存顧客の囲い込みが難しい状況となってきています。

そこで利用したいのが電話代行サービスです。電話代行サービスを導入することで、顧客の要望によりスムーズに応えることができ、信頼されるWeb制作会社として評価されやすくなります。

電話代行サービスは、専門のオペレーターが会社の従業員として電話対応してくれるサービスです。自社のスタッフの代わりをしてくれます。電話対応をする人材を雇用しなくても良いため、人件費を抑えることにも繋がります。

電話代行サービスで解決できる課題

電話代行サービスを利用することで、営業電話など不必要な電話をシャットアウトすることができます。一次受けを電話代行サービス会社が行うため、Web制作会社に多い営業電話は対応せずに済み、業務の妨げになりません。

チャットなどで電話の内容を共有があるため電話の内容を確認することができ、必要な電話であればすぐに折り返すことが可能です。営業電話以外にも、仕事のチャンスとなる電話が入ることもありますので、そのような場合は、すぐに折り返しすればチャンスを逃さずに済むのです。

一次受けの際に、対応していない分野であることや、予算があまりにも低いなど対応することができないことが分かれば、断る際も時間がかかりません。このように一次受けを任せるだけで、本来の業務がスムーズに進みます。

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電話代行サービスならBusinesscall

電話代行サービスの利用を検討するなら、Businesscallがおすすめです。Businesscallは、月額5,000円(税込5,500円)から利用できる電話代行サービスで、経験豊富なオペレーターが丁寧に対応しますので、企業のイメージアップにも役立ちます。個人事業主やスタートアップ企業、大手企業まで幅広く業務を受けている電話代行会社のため、安心して任せることができるでしょう。

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まとめ

Web制作会社における電話対応業務の重要さと電話代行サービス活用についてご紹介しました。電話代行サービスは、初期コストを抑えつつ、信用を得たいという方に、最適なサービスです。ぜひ利用を検討してみてください。

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