0120-935-372電話代行のメリットやデメリットを紹介
電話秘書代行更新日：
電話代行とは、どういった業務を、どのように請け負ってくれるサービスなのでしょうか。
会社の運営において、なくてはならないのが電話対応です。顧客や取引先の方々とのコミュニケーションツールとして、どの会社においても必要なものだと思います。
しかし、社員には通常の業務があるため、電話対応に追われると作業効率が悪くなってしまいます。
そこで注目されているのが、電話代行サービスです。この記事では、
・電話代行サービスとは何か
・利用するメリット・デメリット
・導入までのやり方
・実施の導入事例
について解説していきます。
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--- 目次 ---
電話代行サービスとは？
電話代行サービスは、自社の社員・スタッフの代わりに電話対応をするサービスのことです。会社にかかってきた電話を代行サービス会社へ転送し、オペレーターが対応します。オペレーターは、電話をかけてきた方のお名前（社名＋個人名）や折り返し電話番号などをお伺いし、報告してくれます。
このように電話代行サービスを導入することで、電話対応の業務を軽減させることができるのです。
電話対応について悩んでいる会社におすすめのサービスとなっています。
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電話代行サービスとは？
電話代行と秘書代行の違いって？
電話代行と秘書代行は、実は明確な違いがありません。電話代行サービスの中に秘書代行というサービスもあるというように考えると良いでしょう。ただし、単なる電話代行の場合は、電話を取り次いでその内容を伝えるということが主な業務となります。
ここに秘書業務が加わると、電話を取り次ぐだけでなく、答えられる範囲の質問には対応でき、上司の右腕となり電話雑務をこなせるような高いスキルが求められます。オペレーターの品質が高く、秘書レベルの対応ができるのが秘書代行サービスと言えるでしょう。
電話代行サービスでも、質の高い対応は可能ですが、秘書代行サービスはさらにランクが上がるというように考えられます。
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電話代行サービス導入の業種は？
電話代行サービスを活用している業種は、多業種にわたります。
電話代行サービスには、電話対応業務の最適化や業務効率のアップなど様々なメリットがあるので、様々な業種の会社が電話代行サービスを導入していますが特に、EC業界・不動産業界・士業・サービス業（清掃、水道修理）などの、外出機会が多かったり、顧客対応リソースが多く必要になる上記業界・業種にてお客様よりお問い合わせいただくケースも少なくありません。
電話代行のメリット７選
1.時間の有効活用と作業効率ＵＰ
電話代行サービスにより、時間の有効活用と作業効率アップが期待できます。
会社への電話は、都合の良い時間ばかりではありません。他の作業中や商談中に電話がくることもあります。
その都度、作業や商談を中断していては、時間の無駄になってしまい作業効率も悪いです。
そこで電話代行サービスを導入しておくことで、電話による作業や商談の中断を回避することができます。その結果、作業や商談に集中することができ、時間の有効活用と作業効率アップにつなげることができるのです。
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2.電話対応業務のコスト削減
電話対応をするために社員・スタッフを雇用する場合、高い人件費がかかります。人件費以外にも、雇うまでの求人広告費や雇ってからの教育費も必要です。それだけお金や労力をかけても、長年勤続してくれるとは限りません。
その点、電話代行サービスを導入することで、低コストで電話対応業務を任せることができます。オペレーターはプロなので教育の必要もなく、突然辞めるという雇用リスクもありません。電話代行サービスによって、長期的に安定した電話対応業務を低コストで実現させることができるのです。
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3.顧客や取引先の信頼・安心を獲得
電話対応が後手になってしまうと、顧客や取引先などから不信感を抱かれるリスクがあります。何度も電話をかけているのに留守番電話では、顧客や取引先の方の不満が高まってしまう可能性があります。場合によっては、顧客や取引先が離れていってしまうケースも考えられるのです。
電話代行サービスを導入しておけば、スムーズな電話対応を実現でき、顧客や取引先からの信頼も得ることができるでしょう。
4.ビジネスチャンスを逃さない
電話代行サービスは、ビジネスチャンスを逃さないという点でもメリットがあります。電話の中には、新規顧客になる可能性がある方からの問い合わせもあります。しかし、留守番電話になってしまえば、同業他社へ新規顧客が流れてしまうかもしれません。
電話代行サービスを活用すれば、確実に電話対応をすることができます。そのため、ビジネスチャンスを見過ごすリスクを回避することができるのです。
5.コロナ禍での電話番出社がいらない
新型コロナウィルスの感染拡大によって、事務所に出社する人数を制限したり、時差出勤や在宅ワークを導入している企業も増えています。
事務所があって在宅ワークを導入する場合、事務所にかかってくる電話というものが発生してしまいます。そのため、事務所に誰もいない状態では、会社にかかってきた電話に対応することができません。
電話番のためだけに出社しなければならないとなると、社員にとっては負担です。感染リスクを減らし、なおかつ会社にかかってくる電話にも対応できるようにするために、電話代行サービスの利用がおすすめです。
電話代行サービスを利用することで、外部のオペレーターが社員に代わって電話対応することで、電話番のために出社する必要がなくなるのです。
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6.オフィスが無くても利用できる
電話代行サービスは、起業したばかりの小規模な会社やフリーランスの利用者も多いです。その理由は、バーチャルオフィスや間借りしている企業でも導入できるからです。バーチャルオフィスや間借りしているオフィスの場合、会社で固定電話を契約していない場合もあるでしょう。
そういった場合、電話番号貸し出しサービスがある電話代行サービスを利用することで、会社の信頼度を高めるためにも役立ちます。またオペレーターは、自社社員のように対応してくれるので、顧客に対してきちんとした会社という印象を与えることができるのです。
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7.電話内容を記録することができる
電話代行サービスでは、受電内容を記録としてきちんと残してくれます。どこから電話がかかってきて、どのような内容だったのかということが、時系列できちんと記録されるようになっているので、電話の取りこぼしがありません。
また記録に残るので、折り返しの連絡を忘れてしまうというようなリスクも少なくなります。自分で対応するとなると、出ることができなかった電話は、折り返しを忘れてしまう場合もありますが、電話代行サービスを利用することでそのようなことが減らせます。
電話代行の導入デメリット
割高になってしまうことも
電話代行サービスの導入のデメリットとしては、割高になってしまうことが考えられます。ほとんどの電話代行サービスは、「定額制」です。
定額制は、1カ月で受けるコール数の上限が決まっており、上限までは定額となっています。上限を超えた場合、ワンコールごとに追加料金が発生するのが一般的です。
これらの料金は、電話代行サービスを行っている会社によって異なります。選択を間違えると、割高になってしまうことがあるのです。電話代行サービスを提供している会社のプランを比較し、ベストのプランで電話代行サービスを導入しましょう。
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社内情報の流出
電話代行サービスは、自社の中に電話対応部署ができるようなものです。つまり、会社の内情を共有して業務を代行してもらうため、情報の取扱いなどに気をつけないと、最悪の場合、情報が漏れてしまうといった問題が発生してしまいます。
業務委託する会社が本当に信頼できるか、情報対策をしているか等チェックしてみたほうがいいかもしれません。
信頼できる会社なのかをチェックする場合、「個人情報の取得に関する規約」などがあるのかを確認するのがおすすめです。電話代行サービスを提供する側も、個人情報や社内情報については細心の注意を払っています。
そのため、HPなどで個人情報の取り扱いなどに関する規約を提示しているのが一般的です。これらがあるのかをチェックしましょう。
BusinessCallでは、もちろん、「個人情報の取得に関する規約」をホームページ内で公開しており、さらに、プライバシーマークも取得しています。また、日本コールセンター協会にも加盟しているため、安心してお任せいただければと思います。
電話代行サービス導入までの３ステップ
では、電話代行サービスを導入したい場合、どのような流れで導入すればよいのでしょうか。導入方法をまとめておきます。
1.自社の電話状況を把握する
まず、自社の電話状況を把握する必要があります。本当に電話代行サービスを利用してメリットがあるのかという点もここで確認しましょう。1日にどれくらいの電話がかかってきているのか、受付を雇った方が安いのではなどコスト面もを確認します。
これにより、どのように電話代行サービスを導入すれば、社内の業務効率化に繋がるのか決めていくことができます。
2.サービスを比較検討する
電話代行サービスは多数あります。そのため、自社の課題を解決できるサービスを探す必要があるでしょう。契約内容や契約金額、オプション内容など電話代行サービス会社によって異なっています。
どのように利用したいのか明確に決めていなければ、比較検討ができません。単に電話を取り次ぎしてほしいのか、それとも簡単な質問には回答して欲しいのかという点も重要なポイントです。また、どのような形で受電内容を報告してくれるのかという点も確認しておきましょう。
電話代行サービスの中には、利用料とは別に初期費用が発生する場合があるので、初期費用も必ず確認しておくようにしてください。
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3.導入体制を整える
導入する電話代行サービスを決めたら、どの時間帯で依頼するのか、どのように連携を取るのか最終確認をしましょう。電話代行サービス会社に連絡して、プランや導入体制について最終確認をするのがおすすめです。
体制を整えてから導入しなければ、スムーズに運用していくことができません。受電内容をメールで受信するのか、チャットで連携するのかなど、ある程度オペレーションのフローを決めておくと良いでしょう。
BusinessCallの電話代行サービス
電話代行サービスの導入なら、ぜひ、弊社BusinessCallを検討してください。「スタンダード」「ラグジュアリー」の2つのプランで、お客様の希望に沿ったサービスを用意しています。
「スタンダード」と「ラグジュアリー」の2つのプラン
BusinessCallの電話代行サービスでは、以下の3つをオペレーターがお伺いしご報告します。
1．電話を掛けてこられた方のお名前（社名もあれば社名＋個人名）
2．御社のどなた宛のお電話か
3．（必要に応じて）折り返し電話番号（折り返し不要の場合は入電番号を報告します）
| スタンダードプラン | ラグジュアリープラン | |
| 月額費用 | 5,500円(税込み) | 11,000円(税込み) |
| 初期費用 | 初期費用無料キャンペーン | 初期費用無料キャンペーン |
| 対応時間 | 全日9:00〜21:00 最大7時間対応 | 全日9:00〜21:00 最大12時間対応 |
| オプション | ※お問合せください。 | ※お問合せください。 |
また、これら以外のFAQ対応や受注受付対応も可能となっており、個別お見積りにて対応しています。他にも、対応時間もカスタマイズ可能で、1日に複数の時間帯でのご利用も可能です。
BusinessCall「3つ」の強み
1.高品質な電話応対
BusinessCallは、公的機関の電話も代行しています。そのため、オペレーターの質や情報漏洩などの心配に関しては、安心してご利用いただけるかと思います。
また、プライバシーマークを取得しており、日本コールセンター協会にも加盟しています。個人情報のお取り扱いには細心の注意を払い、厳戒な体制で行っておりますので、ご安心ください。
2.対応時間帯の選択が自由自在
BusinessCallは、30分単位で時間帯を指定してのサービスが利用可能です。例えば、忙しい朝の時間のみや、人がいない昼の時間帯のみの電話代行も承っております。実際に電話がとれない時間のみに特化したサービスをご提供できますので、効率的です。
3.マルチデバイス対応の専用管理画面
BusinessCallでは、マルチデバイス対応の専用管理画面をご用意しています。スマホ、パソコン、タブレットなど、さまざま端末に対応しているため、社内にいるすべての方に管理画面をご確認いただけます。
管理画面では、「お電話があった方の名前」「電話番号」「お問い合わせ内容」を確認することができます。
そのため、複数の人間やグループで同時に電話を確認し、至急折り返す必要があるのか、営業の電話だったのかを判断し、取捨選択することができます。
実際の導入事例のご紹介
【導入事例1】個人ライター業の方
個人でライターをしています。執筆中は、他の作業をしてしまうと文章作成に集中できないこともあり、電話対応に悩んでいました。いつも決まった時間で執筆しているわけではないので、電話代行を決められた時間だけ利用するということが難しく悩んでいました。
好きな時間だけ利用できる電話代行サービスがあったので申し込みしてみると、予想以上に便利でした。こちらの要望に合わせて細かく対応してもらえて助かります。さらに、名刺に固定電話の番号を記載することもできたので、信頼度もアップし、新しい顧客獲得に繋がっています。
【導入事例2】個人清掃業の方
個人で清掃業をしています。清掃作業は時間がかかることも多く、作業しているとどうしても手が離せないので電話に出ることができませんでした。いつも作業後は留守電が沢山入っている状態で困っていました。
すべてに対応するのが大変で、電話代行サービスを利用しました。おかげで、対応が以前よりスムーズに行えていますし、楽になっています。これまでは、電話に出れないことで新しく依頼を受けることができそうだった仕事を逃したりしていたのですが、そのような損失も解消されて助かっています。
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【導入事例3】個人ECサイトを運営している方
個人でネットショップをしています。ひとりで仕入れや商品登録など様々な業務を行っているので、注文後の問い合わせや、注文前の問い合わせなど細かい対応が遅くなってしまいがちでした。
お客様の信頼度を高めるためには、こういった問い合わせには早急に対応するべきではないかと考え、電話代行サービスを利用しました。一次受けをしてもらうことで、内容を知った状態で電話対応できるので、お客様とのやり取りもスムーズになっています。
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弁護士事務所を経営している方
弁護士事務所を経営しています。お客様の相談を受けている時や、その他の業務を行っている際、電話に出られないということが多々ありました。また、業務をしている最中に電話に出てしまうことで、業務が中断され仕事の効率が下がってしまうという悩みもあり、事務員を雇用するか悩んでいました。
そんな時に、電話代行サービスがあることを知り、試しに利用してみたところ、業務効率もあがり、受電漏れも無くなって非常に助かっています。
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ぜひお問い合わせください！
現状の電話対応に少しでも不満を抱えていらっしゃる方は、ぜひ一度、電話代行サービスBusinessCallの導入をお考えください。さまざまな業界の会社さまの電話を代行してきた弊社だからこそ、お力になれることがあります。
ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
