電話代行って何?どんなサービス?メリットやデメリットを紹介

電話代行とは、どういった業務を、どのように請け負ってくれるサービスなのでしょうか。
「業務を効率的できる」と話題の電話代行サービス。今回の記事では、利用するメリットや活用法から、サービスを利用するデメリットや注意点をご紹介します。

会社の運営において、なくてはならないのが電話対応です。顧客や取引先の方々とのコミュニケーションツールとして、どの会社においても必要なものだと思います。しかし、社員には通常の業務があるため、電話対応に追われると作業効率が悪くなってしまいます。

そこで注目されているのが、電話代行サービスです。この記事では、
・電話代行サービスとは何か
・利用するメリット・デメリット
について紹介していきます。

電話代行サービスとは?

電話代行サービスについて

電話代行サービスは、自社の社員・スタッフの代わりに電話対応をするサービスのことです。会社にかかってきた電話を代行サービス会社へ転送し、オペレーターが対応します。オペレーターは、電話をかけてきた方のお名前(社名+個人名)や折り返し電話番号などをお伺いし、報告してくれます。

このように電話代行サービスを導入することで、電話対応の業務を軽減させることができるのです。
電話対応について悩んでいる会社におすすめのサービスとなっています。

電話代行サービス導入の業種は?

電話代行サービスを活用している業種は、多業種にわたります。どの業種でも、電話対応業務にだけ社員、スタッフを配置するのは難しく、大変です。
そこで電話代行サービスを導入するという会社が増えてきています。

電話代行サービスには、電話対応業務の最適化や業務効率のアップなど様々なメリットがあるので、様々な業種の会社が電話代行サービスを導入しているのです。

電話代行のメリット/デメリット

電話代行サービスの導入には、いくつかのメリット・デメリットが存在します。
どんなメリット・デメリットがあるのかを理解し、電話代行サービスの活用について検討するのがおすすめです。
メリット・デメリットを紹介していきますので、参考にしてみてください。

電話代行のメリット

時間の有効活用と作業効率UP

電話代行サービスにより、時間の有効活用と作業効率アップが期待できます。
会社への電話は、都合の良い時間ばかりではありません。他の作業中や商談中に電話がくることもあります。
その都度、作業や商談を中断していては、時間の無駄になってしまい作業効率も悪いです。

そこで電話代行サービスを導入しておくことで、電話による作業や商談の中断を回避することができます。その結果、作業や商談に集中することができ、時間の有効活用と作業効率アップにつなげることができるのです。

電話対応業務のコスト削減

電話対応をするために社員・スタッフを雇用する場合、高い人件費がかかります。人件費以外にも、雇うまでの求人広告費や雇ってからの教育費も必要です。それだけお金や労力をかけても、長年勤続してくれるとは限りません。

その点、電話代行サービスを導入することで、低コストで電話対応業務を任せることができます。オペレーターはプロなので教育の必要もなく、突然辞めるという雇用リスクもありません。電話代行サービスによって、長期的に安定した電話対応業務を低コストで実現させることができるのです。

顧客や取引先の信頼・安心を獲得

電話対応が後手になってしまうと、顧客や取引先などから不信感を抱かれるリスクがあります。何度も電話をかけているのに留守番電話では、顧客や取引先の方の不満が高まってしまう可能性があります。場合によっては、顧客や取引先が離れていってしまうケースも考えられるのです。

電話代行サービスを導入しておけば、スムーズな電話対応を実現でき、顧客や取引先からの信頼も得ることができるでしょう。

ビジネスチャンスを逃さない

電話代行サービスは、ビジネスチャンスを逃さないという点でもメリットがあります。電話の中には、新規顧客になる可能性がある方からの問い合わせもあります。しかし、留守番電話になってしまえば、同業他社へ新規顧客が流れてしまうかもしれません。

電話代行サービスを活用すれば、確実に電話対応をすることができます。そのため、ビジネスチャンスを見過ごすリスクを回避することができるのです。

電話代行サービスを導入するメリット・デメリット

電話対応を外注するメリットとデメリットとは?電話代行のサービス内容

電話代行のデメリット

割高になってしまうことも

電話代行サービスの導入のデメリットとしては、割高になってしまうことが考えられます。ほとんどの電話代行サービスは、「定額制」です。

定額制は、1カ月で受けるコール数の上限が決まっており、上限までは定額となっています。上限を超えた場合、ワンコールごとに追加料金が発生するのが一般的です。

これらの料金は、電話代行サービスを行っている会社によって異なります。選択を間違えると、割高になってしまうことがあるのです。電話代行サービスを提供している会社のプランを比較し、ベストのプランで電話代行サービスを導入しましょう。

社内情報の流出

電話代行サービスは、自社の中に電話対応部署ができるようなものです。つまり、会社の内情を共有して業務を代行してもらうため、情報の取扱いなどに気をつけないと、最悪の場合、情報が漏れてしまうといった問題が発生してしまいます。業務委託する会社が本当に信頼できるか、情報対策をしているか等チェックしてみたほうがいいかもしれません。

信頼できる会社なのかをチェックする場合、「個人情報の取得に関する規約」などがあるのかを確認するのがおすすめです。電話代行サービスを提供する側も、個人情報や社内情報については細心の注意を払っています。そのため、HPなどで個人情報の取り扱いなどに関する規約を提示しているのが一般的です。これらがあるのかをチェックしましょう。

BusinessCallでは、もちろん、「個人情報の取得に関する規約」をホームページ内で公開しており、さらに、プライバシーマークも取得しています。また、日本コールセンター協会にも加盟しているため、安心してお任せいただければと思います。

BusinessCallの電話代行サービス

電話代行サービスの導入なら、ぜひ、弊社BusinessCallを検討してください。「スタンダード」「ラグジュアリー」の2つのプランで、お客様の希望に沿ったサービスを用意しています。

「スタンダード」と「ラグジュアリー」の2つのプラン

BusinessCallの電話代行サービスでは、以下の3つをオペレーターがお伺いしご報告します。
1.電話を掛けてこられた方のお名前(社名もあれば社名+個人名)
2.御社のどなた宛のお電話か
3.(必要に応じて)折り返し電話番号(折り返し不要の場合は無しの場合もあります)

【スタンダード】
月額費用:5,000円(税抜)
初期費用;15,000円(今だけ0円)
件数上限:40件/月
超過金額:160円/件
対応時間:全日9:00~21:00 最大7時間対応

【ラグジュアリー】
月額費用:10,000円(税抜)
初期費用:15,000円(今だけ0円)
件数上限:100件/月
超過金額:130円/件
対応時間:全日9:00~21:00 最大9時間対応
※レンタルアドレス取得可能

また、これら以外のFAQ対応や受注受付対応も可能となっており、個別お見積りにて対応しています。他にも、対応時間もカスタマイズ可能で、1日に複数の時間帯でのご利用も可能です。

・BusinessCallのサービスプランを詳しく見る

BusinessCallのスタンダートプランとは?

BusinessCall のラグジュアリープランとは?

◇BusinessCall「3つ」の強み

高品質な電話応対

BusinessCallは、公的機関の電話も代行しています。そのため、オペレーターの質や情報漏洩などの心配に関しては、安心してご利用いただけるかと思います。また、プライバシーマークを取得しており、日本コールセンター協会にも加盟しています。個人情報のお取り扱いには細心の注意を払い、厳戒な体制で行っておりますので、ご安心ください。

対応時間帯の選択が自由自在

BusinessCallは、時間帯を指定してのサービスが利用可能です。例えば、忙しい朝の時間のみや、人がいない昼の時間帯のみの電話代行も承っております。実際に電話がとれない時間のみに特化したサービスをご提供できますので、効率的です。

マルチデバイス対応の専用管理画面

BusinessCallでは、マルチデバイス対応の専用管理画面をご用意しています。スマホ、パソコン、タブレットなど、さまざま端末に対応しているため、社内にいるすべての方に管理画面をご確認いただけます。管理画面では、「お電話があった方の名前」「電話番号」「お問い合わせ内容」を確認することができます。
そのため、複数の人間やグループで同時に電話を確認し、至急折り返す必要があるのか、営業の電話だったのかを判断し、取捨選択することができます。

ぜひお問い合わせください!

現状の電話に少しでも不満を抱えていらっしゃる方は、ぜひ一度、電話代行サービスBusinessCallの導入をお考えください。さまざまな業界の会社さまの電話を代行してきた弊社だからこそ、お力になれることがあります。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

https://businesscall.jp/inquiry/new

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。