秘書代行って何?電話秘書代行サービスのメリットとは

秘書代行とは、具体的にどういったサービスなのでしょうか。

会社にとって重要なのが、業務の効率化です。業務を効率的に行うことで、業績アップにつながります。そこで、秘書としての仕事を、専用の会社に代理で行ってもらうサービスが注目されています。そのサービスこそが、秘書代行です。

秘書代行サービスを活用することで、電話対応等の業務を自社内で行わずにすむため、社員がより通常の業務に時間を割けるようになります。

この記事では
・秘書代行サービスとは?
・秘書代行のメリット・デメリット
・BusinessCallの秘書代行サービス
を紹介していきます。

秘書代行サービスとは?

秘書代行サービスは電話取次のニーズが高い

最近は、秘書代行サービスというと、電話取次(電話対応)のことを指す事が多いです。その会社にかかってくる電話を、オペレーターが変わって対応するのです。会社全体にとっての「秘書」のような存在と言えるでしょう。そのため、秘書代行サービスは、「電話秘書」や「電話秘書代行サービス」などと呼ばれることもあります。

電話取次の秘書代行サービスは、電話代行サービスとほぼ同意義です。会社に掛かってきた電話を転送し、オペレーターが対応します。そして、誰からの電話で折り返しが必要なのかなどを知らせてくれるのです。電話業務を代行してくれるため、社員・スタッフの業務軽減につながり、高いニーズを誇っています。

秘書代行のメリット・デメリット

秘書代行サービスを導入することで、複数のメリット・デメリットがあります。メリット・デメリットの両面を理解し、秘書代行サービスを活用するのか検討するのがおすすめです。秘書代行サービスのメリット・デメリットを紹介していきますので、参考にしてみてください。

秘書代行のメリット

作業効率をアップさせる

秘書代行サービスの導入は、作業効率のアップが期待できるのがメリットです。秘書代行サービスを活用することで、社員・スタッフの業務軽減をすることができます。例えば、秘書代行サービスで電話代行をしてもらうことにより、社員・スタッフが電話対応をする必要がなくなります。そのため、社員・スタッフの本来の業務に集中することができ、作業効率を高めることができるのです。

また、行動の制限を無くすことにつながります。電話対応を任せることで、オフィスを留守にしても問題ありません。時間を有効的に使うことができ、業務効率をアップさせることができるのです。

人件費の削減させる

秘書代行サービスでは、人件費を削減させるメリットもあります。電話代行を任せることにより、電話対応のためのスタッフを雇う必要がなくなるからです。

また、今まで電話対応に対して行ってきた教育コストも削減できます。秘書代行サービスの電話対応は、その道のプロが行っていますので、丁寧な対応が確約されます。自社内で、電話対応に関するハウツーを教育する必要がなくなると、教育への労力が削減できるでしょう。

電話対応のレベルを向上

秘書代行サービスで電話対応を任せることで、電話対応のレベルは向上します。秘書代行サービスでは、プロのオペレーターが電話対応をします。オペレーターは電話対応スキルが高いため、電話対応のレベルを高めることができるのです。

電話対応のレベルが向上すれば、会社への信頼にもつながります。質の高い電話対応をすることで、顧客や取引先の方も安心します。安心・信頼の獲得にも期待することができるのです。

確実に電話対応ができ、新規顧客を逃さない

新規顧客を逃さないという点でも、秘書代行サービスにはメリットがあります。通常の業務で手一杯になっている状態の社員に電話対応を任せてしまうと、電話に出ることができず、新規のお問い合わせを対応することができないかもしれません。そうすると、折角のビジネスチャンスを逃すことに繋がってしまいます。

電話対応を秘書代行サービスに任せることで、確実に電話対応ができるので、新規顧客を逃がさずに契約につなげることができるでしょう。

秘書代行のデメリット

対応次第では信頼を失う可能性が…

秘書代行サービスの導入では、対応次第で信頼を失う可能性があることがデメリットです。
電話代行を任せる場合、丁寧な電話対応は可能です。

しかし、クライアント様の業務に精通しているわけではありません。電話を掛けてきた相手は、オペレーターをクライアント様の社員・スタッフと認識しています。その結果、対応を間違えてしまうと信頼を失うことになりかねません。

そのため、秘書代行サービスの導入時には、綿密な打ち合わせが必須です。緊急時の連絡やクレームの電話の際、どう対処するのかなどを決めておきましょう。そういった打ち合わせを念入りにしてくれる実績のある会社を選ぶことが大切です。

コストがかかり過ぎるケースも

秘書代行サービスはコスト削減がメリットではありますが、プランの選択を間違えてしまうと、想像以上にコストがかかってしまいます。

豊富なプランを提供している会社の秘書代行サービスを利用するようにしましょう。

BusinessCallの秘書代行サービス

弊社は、10年以上、多くのお客様に秘書代行サービスを提供してきました。主に、電話取次を行っており、個人事業主やフリーランスの多くの方から利用していただいております。

「スタンダード」「ラグジュアリー」の2つのプランを用意しているため、ベストのプランを選択していただくことが可能です。FAQ対応や受注受付対応もできますので、プランの枠を越え、個別お見積りにて対応します。対応時間も自由にカスタマイズすることができるので、どんなご相談にも対応いたします。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

個人情報も安心の取り扱い

電話代行導入時に、多くのお客様が心配していらっしゃるのが、個人情報の取り扱いです。大切なクライアントさんとのやり取りをお任せいただきますので、最も心配事かと思います。

弊社では、個人情報取り扱いに関する規約をきちんとホームページ内で公開していますので、ご安心ください。また、プライバシーマークを取得、日本コールセンター協会にも加盟しています。多くのお客様に安心してご利用いただけるよう環境が整っておりますので、ぜひ弊社にお任せください。

電話代行・秘書代行サービスのBusinessCall

BusinessCallは、マルチデバイス専用管理画面で電話対応の効率化を実現するスマート管理型電話代行サービスです。電話代行サービスに本当に必要な機能を厳選し、月額5000円からご利用可能です。