0120-935-372秘書代行って何？電話秘書代行サービスのメリットとは
電話秘書代行更新日：
秘書代行とは、具体的にどういったサービスなのでしょうか。
会社や個人事業主・フリーランスの方にとって重要なのが、業務の効率化です。業務を効率的に行うことで、業績アップにつながります。
そこで、秘書としての仕事を、専用の会社に代理で行ってもらうサービスが注目されています。そのサービスこそが、秘書代行です。
秘書代行サービスを活用することで、電話対応等の業務を自社内で行わずにすむため、通常の業務に時間を割けるようになります。
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--- 目次 ---
秘書代行サービスとは？
秘書代行サービスは電話取次のニーズが高い
秘書代行サービスとは、依頼者にかかってきた電話をオペレーターが代わりに一次対応し、誰からかかってきたのか、要件、連絡先等をヒアリングし、依頼者に連絡をしてくれるサービスのことです。
会社全体にとっての「秘書」のような存在と言えるでしょう。そのため、秘書代行サービスは、「電話秘書」や「電話秘書代行サービス」などと呼ばれることもあります。
電話業務を代行してくれるため、業務軽減につながり、高いニーズを誇っています。
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秘書代行のメリット・デメリット
秘書代行サービスを導入することで、複数のメリット・デメリットがあります。メリット・デメリットの両面を理解し、秘書代行サービスを活用するのか検討するのがおすすめです。
秘書代行サービスのメリット・デメリットを紹介していきますので、参考にしてみてください。
会社から見た秘書代行のメリット
作業効率をアップさせる
秘書代行サービスの導入は、作業効率のアップが期待できるのがメリットです。秘書代行サービスを活用することで、社員・スタッフの業務軽減をすることができます。
例えば、秘書代行サービスで電話代行をしてもらうことにより、社員・スタッフが電話対応をする必要がなくなります。そのため、社員・スタッフの本来の業務に集中することができ、作業効率を高めることができるのです。
また、行動の制限を無くすことにつながります。電話対応を任せることで、オフィスを留守にしても問題ありません。時間を有効的に使うことができ、業務効率をアップさせることができるのです。
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人件費を削減できる
秘書代行サービスでは、人件費を削減させるメリットもあります。電話対応を任せることにより、電話対応のためのスタッフを雇う必要がなくなるからです。
また、今まで電話対応に対して行ってきた教育コストも削減できます。秘書代行サービスの電話対応は、その道のプロが行っていますので、丁寧な対応が確約されます。自社内で、電話対応に関するハウツーを教育する必要がなくなると、教育へのリソースも削減できるでしょう。
電話対応のレベルを向上
秘書代行サービスで電話対応を任せることで、電話対応のレベルは向上します。秘書代行サービスでは、プロのオペレーターが電話対応をします。オペレーターは電話対応スキルが高いため、電話対応のレベルを高めることができるのです。
電話対応のレベルが向上すれば、会社への信頼にもつながります。質の高い電話対応をすることで、顧客や取引先の方も安心します。安心・信頼の獲得にも期待することができるのです。
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確実に電話対応ができ、新規顧客を逃さない
新規顧客を逃さないという点でも、秘書代行サービスにはメリットがあります。通常の業務で手一杯になっている状態の社員に電話対応を任せてしまうと、電話に出ることができず、新規のお問い合わせに対応することができないかもしれません。そうなると、折角のビジネスチャンスを逃すことに繋がってしまいます。
電話対応を秘書代行サービスに任せることで、確実に電話対応ができるので、新規顧客を逃がさずに契約につなげることができるでしょう。
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フリーランスや個人事業主から見た電話代行のメリット
電話代行サービスは、フリーランスや個人事業主からも注目されています。その理由は、下記のようなメリットがあるからです。
ビジネスの機会損失削減
個人事業主やフリーランスの場合、ひとりで様々な業務をこなさなければいけません。そのため、仕事中に電話に出ることができないということもあるでしょう。
しかし、この時かかってきた電話が、新しい見込み顧客という可能性もありますし、既存の大切なお客様ということもあるのです。もし電話に出ることができず、後からかけ直すことも忘れてしまった場合、信頼を損ねてしまいます。さらに、新たなビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあるのです。
電話代行や秘書代行サービスを導入することで、これらの機会損失を削減することに繋がります。
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・業務の効率化
個人事業主やフリーランスで仕事をしていると、電話対応のたびに作業を中断しなければならないということが出てきてしまいがちです。大事な作業を中断してしまうと、作業効率が落ちます。
電話代行サービスや秘書代行サービスを導入すれば、作業中はオペレーターに対応してもらうことができるので、電話対応のために業務を中断する必要がなくなり、空いた時間に折り返すことが可能です。業務の効率化につながると言えるでしょう。
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仕事とプライベートの両立
個人事業主やフリーランスの場合、自宅で仕事をしている人も多いと思います。自宅で仕事をしてしまうと、プライベートと仕事のメリハリがなかなかつかなくなってしまうものです。
特に、仕事の電話が鳴りやまない場合、プライベートの時間はなかなか確保できなくなってしまうでしょう。しかし、電話代行や秘書代行サービスを導入すれば、業務時間外の対応をしてもらうことが可能です。これにより、仕事とプライベートの時間のメリハリもつけることができるでしょう。
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秘書代行のデメリット
情報の流出の恐れ
電話代行サービスは1次受けを依頼する場合、電話代行の会社に情報や電話の内容を伝えることになります。そのため電話代行のサービスを行っている会社の情報管理が徹底されていないと情報が漏れる恐れがあります。
電話代行を依頼する場合は、その会社が「個人情報の取得に関する規約」を公開していることや、プライバシーマークを取得していることなどを参考にすると良いでしょう。
料金見積りが難しい
電話代行のプランが定額制であった場合、繁忙期と閑散期では電話の受電件数が異なるためコストの割に合わない場合や超過料金を取られてしまい想定より高くなることもあるかと思います。
ですので、電話代行サービスを依頼する際は事前に自社に何件の電話がかかってきているかを把握しそれにあうプランを選ぶことや、契約期間でプランを変更することができる会社を選ぶと良いでしょう。
秘書代行サービス3選を徹底比較
秘書代行サービスの会社は数多くありますが、本記事ではおすすめの秘書代行サービスを3社ご紹介します。
アフターコールナビ
アフターコールナビは、予算に合わせて選べるプランが充実しています。初めて電話代行や秘書代行を利用する場合のスタートプラン、簡単な質問に応えることができるスタンダードプラン、より高い品質を目指すネクストプランから、用途に合わせて選ぶことが可能です。
スタートプランは、とにかくつなぎとして電話対応をお願いしたいという場合、スタンダードプランは簡単な質問には対応しておいてほしいという場合、店舗や会社のイメージをより高めたい、レベルの高い秘書代行を探しているという場合は、ネクストプランが良いでしょう。
自社開発のクラウドシステムを使用していて、多機能なのに分かりやすく管理しやすい画面となっています。24時間365日利用可能です。
| スタートプラン | スタンダードプラン | ネクストプラン |
| 月額 8,250円～ （税込） | 月額 16,500円～ （税込） | 月額 44,000円～ （税込） |
バルテック
バルテックは、曜日や時間帯を選んで秘書代行サービスを利用することができます。一般的に利用されているのは、スタンダードプランです。平日9：00～17：00にかかってくる電話に対応します。
その他、朝プランや昼プラン、夕プラン、曜日選択プランなどもあります。オペレーターが対応した内容を随時メールで報告してくれるので、電話の取りこぼしがありません。
どのような内容で電話対応をしているのか、公式サイトにトーク例が公開されていて、丁寧に対応してもらえることが分かります。スタンダードプランの場合は、5問程度の簡単な受け答えも行うことが可能です。
| 標準プラン平日（月～金） 9：00～17：30対応 | スタンダードライトプラン | スタンダードプラン |
| 月額利用料 | 11,000円（税込） | 16,500円（税込） |
※別途初期費用 5,500円（税込）が必要
BusinessCall
BusinessCallは、高品質な電話対応をリーズナブルな価格で行ってくれる電話代行・秘書代行サービスです。BusinessCallは、必要な時間だけの対応が可能になっていて、30分単位で依頼することが可能です。
また複数の時間帯の利用など、要望に合わせて柔軟に対応してもらうことができるので、企業でも個人でも利用しやすいでしょう。マルチデバイス対応の専用管理画面があり、受けた電話の内容は専用画面で管理できるようになっています。
これにより、取りこぼしすることなく折り返しの連絡が可能です。契約期間は3ヶ月～となっていて、スタンダードプランまたはラグジュアリープランから選ぶことができます。
また、必要に応じて各種オプションを追加することで、より便利に利用することができます。
| スタンダードプラン | ラグジュアリープラン | |
| 月額利用料 | 5,500円（税込） | 11,000円（税込） |
Businesscal電話代行サービスをご利用のお客様の声
（導入事例1）整体師のお客様
整体院を個人で経営しているのですが、受付スタッフなどがいないので施術中は電話に出ることができず、電話のとりこぼしが気になっていました。受付スタッフを雇おうかどうか悩んでいた時に、秘書代行サービスというものがあるのを知りました。
丁寧な電話対応をしてもらえるので、お店の評判も良くなり助かります。また、施術中のすべての時間を対応してもらうことができるので、電話のとりこぼしは無くなりました。
管理画面でしっかりと内容をチェックできるので、対応し忘れてしまう心配もありません。人員を雇うよりも安くて助かります。
（導入事例2）個人清掃業のお客様
個人で清掃業をしていますが、作業中は電話に出ることができないためお客様から、依頼がしにくいとクレームを受けていました。また、作業した後にお客様から連絡が入ることもあるので、なんとか対応できる体制を整えなくてはと感じていました。
人員を雇うとなるとコストがかかってしまうので悩んでいたところ、秘書代行サービスを知りました。秘書代行サービスは、丁寧に電話対応してくれるので、信頼度もあがります。現在は、オリジナルガイダンスサービスも活用して、さらに対応が良くなるようにしています。
（導入事例3）ネイルサロン経営者のお客様
自宅でネイルサロンを経営しているのですが、お客様の施術をしている時に、予約や問い合わせの電話が入ることも多く対応に困っていました。
施術中のお客様に失礼にならず、かけてきてくださったお客様に対しても誠実に対応できる方法はないものかと探していた時に、秘書代行サービスがあることを知りました。自宅で経営していることもあり、電話番号も別にしたいと考えていたので、電話番号貸し出しのサービスがあるのも助かっています。
貸出中の番号をネットに掲載することも許可していただけて助かりました。管理画面で管理できるので、新規のお客様の対応もスムーズに行えています。
弊社は、このように多くのお客様に秘書代行サービスを提供してきました。主に、個人事業主やフリーランスの多くの方から利用していただいております。
FAQ対応や受注受付対応もできますので、プランの枠を越え、個別お見積りにて対応します。対応時間も30分単位で自由にカスタマイズすることができるので、どんなご相談にも対応いたします。
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