0120-935-372人材派遣業界｜よくある電話対応課題と改善方法について
電話秘書代行更新日：
人材派遣会社は、電話対応が多い仕事です。既存顧客からの問い合わせや新規顧客からの問い合わせ、そして登録しているスタッフからの電話もあります。
これらの電話に素早く対応するには、事務所に常駐する従業員の人数も増やさなければいけません。
しかし、少ない人数で事務所対応をしている人材派遣会社は多く、ビジネスチャンスを逃しているケースもあるのです。
この記事では、人材派遣会社の電話対応業務の効率化についてまとめています。
--- 目次 ---
人材派遣向けの電話代行サービスとは？
人材派遣会社の電話対応業務を効率化するために、人災派遣会社向けの電話代行サービスを利用するという方法があります。
電話代行サービスは、人材派遣会社向けの対応を行っているサービスもあり、このようなサービスを利用することで、顧客対応や登録スタッフの一次対応を自社の従業員として行ってもらうことができるのです。
貴社の社名を名乗り電話対応しますので、電話代行サービスを利用しているということは分かりません。
人材派遣会社は、企業と働きたいスタッフの架け橋となるため質の高い対応が求められます。
電話代行サービスなら、電話対応のプロが対応しますので質の高い対応が可能です。
＜関連記事＞チャットワーク電話代行の3つの強みとは？評判や料金比較まで
人材派遣で電話代行を利用するメリット
人材派遣会社で電話代行サービスを利用すると、業務効率化や人材不足の解消、労働環境の改善、新規顧客獲得がスムーズに行えるなどメリットが沢山あります。
業務を効率化できる
電話代行サービスの導入は、業務効率化に役立ちます。
人材派遣会社では、電話対応以外にも様々な業務を行わなければいけません。
資料作成や資料の整理、登録スタッフへの会社説明、登録スタッフとの定期面談、データ入力、社内会議、お客様の定期訪問など、様々な業務があります。
事務作業は事務スタッフに任せているという人材派遣会社もありますが、事務作業だけでもかなり沢山の業務があるため、少人数では電話対応まで手が回らないのです。
電話対応を外注化することで、他の業務をより円滑に進めていくことができます。
人材不足を補える
電話代行サービスの導入により、着信の取りこぼしを防ぐことで人材不足を補えます。
現在、多くの人材派遣会社があり、各社登録スタッフを確保していくことが非常に厳しい状況です。
また、登録していても稼働していないスタッフも多く存在します。
お仕事の依頼は沢山あっても、紹介できる登録スタッフがいなければ受注につなげることはできません。
そこで重要になってくるのが電話対応なのです。
人材確保が難しいなか、お仕事に興味を持って問い合わせしてくれた登録希望者や、すでに登録しているスタッフに対して、着信の取りこぼしを少しでも防ぐことで、お客様に紹介できる人材を確保することにつながります。
労働環境を改善できる
電話代行サービスの導入により、労働環境を改善させることができます。
人材派遣会社では、日々の事務作業が沢山あります。
営業担当者は社内で行わなければならない事務作業として、日報作成や各種報告書の作成がありますし、社内にいる事務スタッフも給与計算や登録スタッフのデータ入力など日々の事務作業に追われています。
このような中、頻繁に鳴る電話に対応していると、業務が中断されてしまい残業が発生するということにもなってしまいます。
電話代行サービスを導入すれば、電話対応の負担を軽減できるため、労働環境の改善が可能です。
新規アポイント獲得を目指せる
電話代行サービスの導入で、新規アポイント獲得につながるチャンスを得やすくなります。
リストへの電話対応を行うことが可能なので、既存顧客からの新しい案件だけでなく、新規顧客からの依頼も受けやすくなるのです。
＜関連記事＞電話代行の通知方法やおすすめ電話代行会社について徹底解説！
人材派遣向け電話代行を利用するデメリット
人材派遣会社向けの電話代行サービスを利用することは、業務効率化や労働環境の改善など様々なメリットがありますが、メリットだけでなくデメリットもあります。
料金が発生する
電話代行サービスを利用することで、料金が発生してしまいます。
ただし、新たに電話対応をする従業員を雇用するよりはリーズナブルな価格で利用できるケースが多いです。
また、社内の残業が減るなど、コスト削減ができるものなので、長い目で見ると電話代行サービスの導入がプラスになることは多いと言えます。
サービスの質が上下する
電話代行サービスを行っている会社は沢山あり、どの会社に依頼するのかによってサービスの質が違ってきます。
企業により得意分野が異なり、蓄積されているノウハウやオペレーターの教育体制も異なるため、自社にあった電話代行サービスを利用しなければ満足できる結果を得ることができません。
＜関連記事＞コールセンターを外注・委託するメリットデメリットとおすすめコールセンター代行業者をご紹介！
人材派遣向け電話代行サービスの選び方
人材派遣会社向けの電話代行サービスはどのように選ぶと良いのでしょうか。自社に合う電話代行サービスを選ぶポイントをまとめておきます。
料金は無理のない範囲か
電話代行サービスを利用すると、毎月固定の費用が発生します。これは電話代行サービスを利用して期待した効果を得られないとしても発生してしまうため、利用料金は無理なく支払っていけるのか精査しなければいけません。
また、固定の費用とは別に、時間外や受電件数の超過分は追加費用が発生します。
1日の受電件数がどれくらいあるのかということもあらかじめ把握しておかなければいけないでしょう。
応対の品質は満足できるか
電話代行サービスは、各社独自に研修を行っていますが、研修を受けたスタッフが全員同じレベルで対応できるのかというと、そうではない場合もあります。
電話応対のレベルに関して、一定の基準を設けているのか、社内でどのような教育をしているのかということも調べたうえで依頼しましょう。
人材派遣の実績はあるか
人材派遣会社の電話代行を行っている実績があるかどうか確認してください。電話代行サービスでも、人材派遣会社の電話対応の実績がない場合、慣れない対応となってしまい、思うような成果を得られない可能性が出てきます。
＜関連記事＞【大阪】おすすめの電話代行業者のご紹介！
電話代行サービスなら「BusinessCall」
人材派遣会社で電話代行サービスを利用するなら「BusinessCall」がおすすめです。
「BusinessCall」は、大手企業から官公庁まで幅広く導入実績があり、オペレーターの教育も徹底されています。
コールセンター業務も行っているため、社員教育がしっかりしていて、正しい日本語の使い方や、1~2コール以内に電話に出るなど、質の高い対応が可能です。
また、個人情報の取扱いに関しても指導されているため、登録スタッフや顧客の情報を多く扱う人材派遣会社でも安心して利用できます。
「BusinessCall」は、月額5,000円から利用できる価格設定も魅力で、人材派遣会社での電話代行業務では、各社に合わせた対応が可能です
まとめ
人材派遣会社では、電話代行サービスを利用して電話対応することで、業務の質を高めることができます。
残業時間が削減される、コア業務に集中できるなど労働環境が整うことで、自社の従業員のモチベーションアップや職場への満足度も高まると言えるでしょう。
現在、電話対応に追われて業務がスムーズに進んでいない、新規顧客獲得が難しくなっている、登録スタッフが減っているなどのお悩みを抱えている場合は、電話代行サービスの利用も検討してみることをおすすめします。
