0120-935-372ボイスワープとは？仕組みから料金目安まで解説
電話秘書代行更新日：
少人数の事務所では、事務所が不在になってしまうということもあるのではないでしょうか。事務所が不在でも、顧客からの連絡が入ることは多々あります。
そのような場合、できるだけ早く対応するために役立つのが電話の転送サービスです。
この記事では、電話転送サービスの概要や導入費用の目安、導入のメリットをお伝えするとともに電話転送サービスの代わりに利用できる電話代行サービスについてもご紹介します。
--- 目次 ---
ボイスワープとは
事務所や店舗が不在の場合に電話を転送するサービスをボイスワープと呼んでいます。
NTTが提供しているサービスで、転送でんわとも呼ばれています。
ボイスワープは、あらかじめ設定している電話番号に電話を転送してくれるサービスで、簡単な操作で電話を転送することができます。
設定している転送先の変更や、外出先の電話機から転送の設定を開始したり停止するなども可能なため、必要な時に電話の転送サービスを利用することができ便利です。
ボイスワープの仕組みは？
ボイスワープには、自動転送と応答後転送の2種類があり、どちらかに設定して利用します。自動転送の場合は、さらに無条件転送と無応答時転送の2種類からどちらかを設定することができます。
自動転送の場合は、かかってきた電話がすべて転送されますが、応答後転送の場合は、一度受けた電話をフックし、転送先の番号をダイヤルして転送するという仕組みです。
無条件転送は、呼び出し音が鳴らずに転送されるシステムで、無応答時転送は、呼び出し音が一定時間鳴って、電話に出ない場合に転送されます。
また、登録されている電話番号だけ着信を受ける、電話を転送するというような設定や、話し中やインターネット使用中で回線が利用できないという場合に、他の電話番号に転送するというような設定も可能です。
ボイスワープを利用したい場合、電話やWEBからサービスの設定ができ、スマートフォンからも利用することが可能です。
＜関連記事＞500円から利用できる？！安い電話代行サービスを選ぶ際の注意点を解説！
いくら？ボイスワープの料金目安
ボイスワープを利用したい場合、どれくらいの利用料金がかかるのでしょうか。
利用料金の目安についてまとめておきます。
ボイスワープの料金
ボイスワープを設定する場合、事務所の加入電話だと月額880円（税込）の利用料金が発生します。ひかり電話を契約している場合は、月額550円（税込）で利用することができますが、別途工事費用が発生します。
また、転送元から転送先への電話料金に関してはボイスワープ契約者が負担しなければいけません。
ボイスワープは、転送したい電話だけ転送するという設定も可能なため、使い分けすれば、お得で便利な使い方ができると言えます。
| ひかり電話ボイスワープ | ボイスワープ | INSボイスワープ | |
| 契約対象回線 | ひかり電話 | 加入電話 | ISDN |
| 事務所向け月額利用料 | 550円（税込） | 880円（税込） | 880円（税込） |
| 工事費 | 2,200円（税込） | － | － |
＜関連記事＞電話代行の通知方法やおすすめ電話代行会社について徹底解説！
ボイスワープを利用するメリット
月額利用料金が発生するボイスワープですが、利用することで様々なメリットを得ることができます。ボイスワープサービスを利用すると、ビジネスチャンスを逃さない、外出先でも応答できる、任意の電話番号につなげることができるというようなメリットがあるため、企業では導入を検討されることも多い機能です。
ビジネスチャンスを逃さない
ボイスワープの設定を利用することでビジネスチャンスを逃さないことにつながります。
事務所を不在にしている場合でも、顧客から問い合わせの電話や仕事の依頼の電話が入ることはあります。
そのような時に、すぐに対応できないと他社に依頼してしまうという可能性もあるのです。
しかし、ボイスワープを利用すれば、携帯電話に電話を転送することができるため、顧客の問い合わせや仕事の依頼にもスムーズに対応することができます。
外出先でも応答できる
ボイスワープの設定を利用することで、外出先でも応答することができます。
オフィスに電話をかけているのになかなか繋がらない・・・というようなことが多いと、顧客からの信頼を失ってしまう恐れもあります。
顧客満足度を高めるためにも、できるだけ早く電話に出ることが重要です。
そこでボイスワープ機能を利用します。
これにより、外出していても携帯電話に転送されるため、事務所が留守でも電話対応ができます。
任意の電話番号につなげる
プライベートの携帯電話を仕事用として利用している方や、仕事用の携帯電話番号を多くの人に伝えることを避けたいという場合も、ボイスワープ機能は役立ちます。
任意の電話番号をつなげることができる設定なので、名刺に携帯電話の番号を記載しなくても、事務所から携帯電話に電話の転送が可能です。
事務所に電話がかかってきても、携帯電話で受電することもできるため、多くの人に携帯電話の番号を知らせる必要がありません。
＜関連記事＞飲食店”必見”おすすめのWEB予約取りこぼし防止策4選！キャンセルやロスの悩みを解決
ボイスワープの気になるデメリット
外出先でもスムーズに応答でき、ビジネスチャンスにもつながる可能性が高いボイスワープですが、実はデメリットとなることもあります。
例えば、FAXとの使い分けができないことや料金が追加加算されてしまうことなどがあるでしょう。これらについても詳しくまとめておきます。
FAXだけの部分利用はできない
ボイスワープはFAXの場合でも転送されてきますが、FAXなのか音声通話なのかということは認識されません。
そのため、電話兼FAXと両方同じ番号を使われている場合、すべて転送されてきてしまうことになります。
FAX番号が別に設定されていない場合は、やや使いにくいと感じるでしょう。
料金がかかる
ボイスワープは、利用料金が必要なサービスです。料金は先程お伝えしている通りですが、事務所にかかってくる電話は、仕事の依頼や問い合わせの電話だけではありません。
例えば、営業の電話や迷惑電話などがかかってきた場合でも、転送されてしまう可能性があります。
転送されてしまうと費用が発生しますので、日頃から営業電話や迷惑電話の件数が多いという事務所の場合、余計な費用が発生してしまうことになりかねません。
営業電話や迷惑電話に関しては転送されないように、指定された電話番号だけの着信を受ける、転送するというようなこともできますが、新規顧客の場合は電話番号はあらかじめ把握することはできないため、既存顧客だけを対応することになってしまいます。
＜関連記事＞コールリーズン分析の重要性と”5つ”のメリット｜サービスやNPS向上のための集計・活用方法も紹介
電話代行サービスならボイスワープの欠点をカバー
ボイスワープはとても便利なサービスですが、営業電話や迷惑電話への対応が難しいことや、FAXとの使い分けが難しいことなどが欠点と言えます。
また、携帯電話に転送されたとしてもその時にすぐに対応できるとは限りません。
自動音声などで「折り返しお電話させていただきます」というような案内はできますが、自動音声なのでやや冷たい印象になってしまいがちです。
そこで代わりに使えるサービスとして注目したいのが電話代行サービスです。
電話代行サービスなら、オペレーターが電話の一次受けをしますので、とても丁寧に対応することができます。
必要な電話だけ折り返しすれば良いため、迷惑電話や営業電話に振り回されてしまうこともありません。
質の高いオペレーターが自社社員として対応してくれることで、顧客からの信頼獲得や顧客満足度向上にもつながります。
「BusinessCall」なら月額5,000円～
電話代行サービスは様々な会社が行っています。質が高く利用料が安い電話代行サービスなら「BusinessCall」がおすすめです。
月額利用料5,000円～となっており、土日祝の割増料金は発生しません。
9：00～21：00の時間帯の中で、利用したい時間で依頼することができるため、自社に合わせて導入しやすくなっています。
大手企業や個人事業主、官公庁など幅広く導入されている電話代行サービスで、オペレーターの質も高いため安心して利用できます。
＜関連記事＞「電話対応で仕事が進まない…」を解決。不要な対応を削減し効率化！
まとめ
NTTの提供しているサービスボイスワープをご紹介しました。ボイスワープはとても便利な機能ですが、欠点もあります。
欠点をカバーしてくれる電話代行サービスなら、顧客満足度向上にもつながりますし、業務効率化にも役立ちます。リーズナブルな費用で利用できるためこちらも検討してみてください。
