0120-935-372エステサロン業界｜よくある電話対応課題と改善方法について
電話秘書代行更新日：
エステサロンは、WEB予約やLINE予約など様々なシステムを使って24時間いつでも予約がしやすくなっています。
しかし、そのようなシステムがあっても電話による予約や問い合わせの件数がゼロになることはありません。そのため、日々の電話対応に課題を感じているエステサロンも多いです。
特に少ない人数で運営されているエステサロンの場合、施術中に電話がかかってきてしまい対応できないということもあるでしょう。
この記事では、エステサロンが抱える電話対応における課題と、その解決策をお伝えします。
＜関連記事＞飲食店”必見”おすすめのWEB予約取りこぼし防止策4選
--- 目次 ---
エステサロンの電話代行サービスとは
エステサロンが抱える電話対応の課題を解決するためには、電話代行サービスの利用が最適です。
エステサロンの日々の業務は、大半がお客様の施術となります。施術をしている時間帯は、基本的に電話に出ることができません。
施術中に電話に出てしまうと、施術を受けているお客様はあまり良い気分ではありませんので、顧客満足度低下や、リピーターの減少につながる恐れがあるからです。
受付専門のスタッフを雇用している場合は、電話対応が可能な場合もありますが、受付スタッフもWEB予約やLINE予約などを確認し、予約の調整を行ったり、店舗に来られたお客様の受付をしたりと慌ただしくする時間帯もあります。
このような場合、かかってきた電話にすぐに対応できないとなると、お客様は早く対応して欲しいと思いますし、違うお店を利用してしまうという可能性もあるのです。
新規顧客獲得のチャンスを逃してしまうことになりかねません。こういったことを解消できるのが、電話代行サービスです。
電話代行サービスを利用することで、施術中や受付スタッフが対応できない場合、代わりにオペレーターが電話を受けてくれるため、電話に出られないことで起こる損失を減らせます。
電話代行サービスのオペレーターは、電話代行のプロなので、質の高い対応ができ、サロンのイメージアップ、顧客満足度向上にもつながるでしょう。
＜関連記事＞電話代行の勘定科目の決め方｜メリットや注意点も解説
エステサロンが電話代行を利用するメリット
エステサロンが電話代行サービスを利用することで、施術中の対応も安心ですし、定休日や時間外にも対応することが可能です。
顧客との信頼関係をより築きやすくなることから、リピーターの獲得にもつながります。
施術中で手が離せなくても対応できる
電話代行サービスを利用すれば、施術中の電話対応に困ることがありません。
施術中に電話が鳴ってしまうと、手がローションやオイルで汚れていることもあるため、手をふいてから電話に出ることになります。
施術中ということもあり、施術を受けているお客様は、途中で中断されてしまうと良い気分ではありません。
たとえ電話に出て良いか確認していたとしても、電話が長引いてしまうとお客様を待たせることになってしまいます。
決められた施術時間があるため、このような対応は避けたいものです。
電話代行サービスを利用していれば、施術中の電話はオペレーターがすべて対応してくれるため、施術を中断することはありません。
定休日や時間外などに対応できる
電話代行サービスを利用することで、定休日や時間外の電話にも対応することができます。
エステサロンでは、定休日や時間外に電話がかかってくることもあり、このような場合、サロンの営業時間外なので電話に出ることができません。
しかし、これが予約の電話だと、できれば対応して顧客獲得につなげたいものです。
もし対応できないと、他のサロンにお客様が流れてしまうからです。
電話代行サービスを利用することで、営業時間外でもオペレーターが対応してくれるため、予約件数を増やすことにつながります。
顧客と信頼関係を築ける
電話代行サービスは、顧客との信頼関係の構築にも役立ちます。
お客様の中には、施術前や施術の後に気になることがあるという方もいて、このような場合は電話での問い合わせが多いです。
ささいなことにも丁寧に対応していくことで、顧客との信頼関係は構築されていくものです。
忙しくしていて電話対応に時間がさけない場合、これらの対応がおろそかになってしまうことになり、顧客の信頼を失う、顧客との信頼関係が築けないということが起きてしまいます。
リピーター獲得のためには、やはり丁寧な対応をしなければいけません。
電話代行サービスを利用すれば、すぐに電話に出ることができない場合でも、一次受けをしてくれるため、後からかけ直すことができ、顧客に安心感を与えることができます。
新規顧客との信頼関係もスムーズに築きやすくなるのです。
＜関連記事＞【比較】Slack報告に対応可能な電話代行会社おすすめ3選！
エステサロンの電話代行サービスの選び方
エステサロンで電話代行サービスを利用する場合、どのようにして電話代行を行う会社を選べば良いのでしょうか。選ぶ際のポイントをまとめておきます。
電話対応の受付時間は長いか
エステサロンが電話代行サービスを選ぶ場合、電話対応できる受付可能時間が長いサービスを利用しましょう。
WEB予約やLINE予約のメリットは、好きな時に24時間いつでも予約や変更、キャンセルの手続きができることです。
電話による予約では、限られた時間のみとなってしまいますが、確実に伝えることができるため、電話で予約をする人もいます。
サロン営業時間内だけでなく、時間外対応もしてくれるサービスを利用することで、より多くの予約を受けやすくなるでしょう。
応対品質は高いか
エステサロンが電話代行サービスを選ぶ場合、オペレーターの質が高いサービスを選びましょう。
オペレーターの質は、各社ばらつきがあります。
エステサロンの電話受付は、サロンの顔となりますので、より良い対応が求められます。
電話の対応をした人でサロンのイメージが決まると言っても良いでしょう。
電話代行サービスを選ぶ際は、オペレーターの教育制度を確認してください。
レベルの高いオペレーターが対応してくれる電話代行サービスなら安心して任せることができます。
クレーム対応できるか
エステサロンが電話代行サービスを選ぶ際は、クレーム対応もできるかどうか確認しておきましょう。
エステサロンで、クレームが発生することは稀ですが、クレームが発生した際にも、丁寧に対応しなければお客様の信頼を失ってしまいます。
クレームが発生したら、一次受けで丁寧に謝罪し、正確に内容を聞いてサロンに伝えてくれるという体制が整っている電話代行サービスを利用してください。
フィードバックを得られるか
エステサロンが電話代行サービスを利用する場合、受けた電話の内容についてデータ化や記録の蓄積を行い、サロンにフィードバックしてくれるサービスもあると安心です。
特にクレーム対応に関しては、同じクレームが二度と発生しないようにしていかなければいけませんし、受けたクレームの内容をもとにサービスの改善等も検討していく必要があります。
そのため、電話内容を蓄積できれば、より正確なデータとしてまとめることができ便利です。
＜関連記事＞AIの電話代行サービスの評判は？対人と比較した際のメリット・デメリットを紹介
電話代行サービスなら「BusinessCall」
エステサロンで導入する電話代行サービスなら「BusinessCall」がおすすめです。
正しい日本語をマスタ―しているオペレーターが丁寧に電話対応してくれます。
大手企業から個人事業主まで幅広く利用されている電話代行サービスです。
実績が豊富なので、安心して導入できますし、月額利用料がリーズナブルな設定となっている点も魅力的です。
また、365日対応できるため、エステサロンの営業時間外でも対応が可能となっています。
9時から21時の間であれば、時間を決めて利用することができます。
受電内容も記録され、見返すことができますので対応漏れのリスクもなく質の高いお客様対応をしていくことができるでしょう。
＜関連記事＞チャットボットの導入で電話対応の手間を減らせる？実際の効果やメリット・デメリット｜その他のサービスも紹介
まとめ
エステサロンでは、施術中の電話や時間外の電話が多いですが、これらに対応することで、ビジネスチャンスを得やすくなることは確かです。
そのためにも、電話代行サービスの導入を検討することはおすすめです。
特に個人経営されているサロンの場合、限られた人数で様々な業務をこなさなければいけません。
ゆとりをもってお客様対応が行えるように、電話代行サービスの導入を検討してみてください。
