電話代行の勘定科目の決め方｜メリットや注意点も解説

電話代行サービスを利用している企業では、勘定科目の分類について悩まれているのではないでしょうか。勘定科目は、経理で仕分けを行う際にお金の動きに合わせて適切な分類を行うために決められるものです。

あらかじめ指定されている場合は悩むことはないのですが、決められていなかったり、担当者が数名いる場合、統一していなければ仕分け作業でばらつきが出てしまう可能性があります。

正しく仕分けを行うためにも、電話代行サービスで使用する勘定科目について理解しておきましょう。この記事では、電話代行した際の勘定科目について正しく運用できるようにまとめています。

電話代行の勘定科目の決め方

電話代行サービスを利用した費用を仕分けする際は、どの勘定科目が良いのでしょうか。まずは、勘定科目の種類や決め方についてみておきましょう。

勘定科目の種類

勘定科目は、大きく5つに分類できます。資産・負債・純資産・収益・費用です。この中で、電話代行サービスの利用は費用にあたります。費用の項目は、外部業者へ業務を委託する際にかかった費用や、材料や商品を仕入れた際の費用などが主なものとなります。

電話代行サービスは、外部業者に業務を委託していますので、費用ということです。費用は、事業を行うために使われた費用なので、大きく分けると、売上原価と販売管理費に分類されます。この中で、電話代行サービスへの委託は販売管理費の外注費に該当します。

勘定科目の設定

勘定科目で、電話代行サービスは外注費に分類されるとお伝えしましたが、実は勘定科目は自由に設定することが可能です。例えば、外注費と記載すると不都合である場合は、外注費以外の勘定科目で処理することもできるのです。

勘定科目の設定は自由にできますが、分かりにくい項目を設定してしまうと、会社のお金の流れが分かりにくくなってしまいます。そのため、誰が見ても分かるよう、勘定科目は具体的な記載が必要です。

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一般的に使われる勘定科目

ここでは、電話代行サービスを利用した際によく使われている勘定科目をいくつかお伝えします。これにより、社内でどの勘定科目を利用すれば適切なのか判断しやすくなるでしょう。

サービス会社の場合

電話代行サービスを依頼している会社へ、利用料を支払う場合は一般的に「外注費」を用います。よく間違えが起こるのが、電話に関するサービスなので「通信費」で良いのではという考えです。

しかし、外部の業者に業務を委託しているので、「通信費」ではなく「外注費」が適切です。また、専門業者への委託という点から「支払手数料」の勘定科目で処理されるケースもあります。どちらでも処理できますし、これらは源泉徴収を考えなくても良いため、処理も楽です。

社内の場合

電話代行サービスの業務は、社外からかかってくる電話応対だけではありません。社内の電話応対に関しても電話代行サービスを利用しているケースがあるのです。社内の電話に関しては、電話を転送するサービスが一般的です。

この転送サービスに関しては、件数ごとに転送費用が発生していることも多く、勘定科目が「外注費」や「支払い手数料」にはなりません。電話代や転送費用に関しては「通信費」で処理します。

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勘定科目を記載するメリット

電話代行サービスを利用するにあたり、なぜ正しく勘定科目を記載しなければならないのでしょうか。勘定科目を記載することで得られるメリットをまとめておきます。

収支の変化がわかる

勘定科目を適切に使うことができていれば、会社の収支の変化を正確に把握することができます。特に電話代行サービスの場合、導入したことで、どれだけ費用対効果を得られたのか確認しておく必要もあるでしょう。

無駄に費用を使っていることにならないのか確認しながら継続するか検討しなければいけません。

予算の動きがわかりやすい

勘定科目を記載しておくことで、電話代行サービスを利用して生産性がどのように変化したのかということもより分かりやすくなります。

収支が変化し、電話代行サービスを利用しても、増益していれば生産性がアップしていることが分かるでしょう。電話代行サービスを導入する費用以上に売上が得られていれば、導入は成功したと言えます。

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勘定科目において注意すべきポイント

通信費と混合しないように注意する

電話代行サービスの利用料は、通信費と混同されがちです。電話に関するサービスなので、通信費と思ってしまうのも仕方がないかもしれません。しかし、通信費には社内で使用している電話の料金も含まれます。

社用携帯電話や事務所内の固定電話の費用などと、電話代行サービスへ依頼している費用が一緒になってしまうと混乱をきたします。委託している費用は別に分けなければいけません。

ルールに従う

勘定科目に関しては、実は法律でこのようにしなければならないという決まりがありません。自由に設定できてしまうので、同じ内容でも企業によって使われている勘定科目が異なる場合もあるのです。

ただし、勘定科目を記載する経理関係の書類は、社内だけでなく担当している税理士さんや税務署の担当者などにも見せなければならない可能性があるため、分かりやすい勘定科目を選ばなければなりません。

また、毎回同じ勘定科目で処理しなければならないことも注意が必要です。経理担当者が変わったことで、勘定科目が変わってしまっていたというようなことがないように、担当部署で周知しておく必要があるでしょう。

また、長年経理業務をされている人は、転職した際に、転職先で前の職場の勘定科目を当てはめてしまうこともあるようです。各社でルールが異なるため、企業ごとのルールを守り勘定科目を使いましょう。

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電話代行会社をお探しなら「BusinessCall」

生産性向上のために電話代行サービスを導入したいのであれば、「BusinessCall」がおすすめです。

電話代行サービスの導入では、初期費用や月額利用料が発生しますが、確実に収益をあげることができるのか、生産性アップにつながるのかということが分からない状態で、高額な費用をかけるのは抵抗もあるでしょう。

月額5,000円～とリーズナブルな価格で利用できる「BusinessCall」であれば、比較的導入しやすいです。

まとめ

電話代行サービスの「BusinessCall」を導入することで、社内の電話応対を任せることが可能です。電話応対の品質向上につながりますし、従業員の電話応対の負担も軽減されるのでおすすめです。導入した際の勘定科目に関しても、今回お伝えしていますので処理の際に悩むこともないでしょう。