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公認会計士|よくある電話対応課題と改善方法について

インフォメーション

公認会計士事務所は、個人経営されている事務所も多く、少人数で業務を行っているケースが多いです。このような場合、電話応対がスムーズに行えないという問題が出てきます。

電話応対が行えないと、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあるため、できるだけかかってきた電話には出られるようにしておきたいものです。この記事では、公認会計士の電話対応の特徴や課題、電話代行サービスを導入し課題を解決する方法をお伝えします。

公認会計士の電話対応の特徴

公認会計士事務所では、どのような電話が多くかかってくるのでしょうか。公認会計士の電話対応の特徴をまとめておきます。

アポイントを取得する場

公認会計士事務所にかかってくる電話は、利用を検討されているお客様からの問い合わせがほとんどです。この時、最初から契約したいと連絡してくるお客様は少なく、まずは問合せして検討したいと考えています。

そのため、この問い合わせの対応で、次の仕事につながるのかどうかが決まってきます。公認会計士事務所にかかってくる電話は、ビジネスチャンスにつなげるために重要なのです。

時間をかけない

問い合わせの電話の場合、あまり時間をかけないことも大事です。お客様が聞きたいことに対しては、丁寧な対応が必要ですが、契約をせまるような長い電話はしないようにしてください。何としても面談につなげようとするような対応は、逆効果です。

顧客の話を聞くことを心がける

公認会計士が電話で仕事を受注する場合、問い合わせでかかってきた電話に対応し、面談を通して契約という流れが一般的です

最初の問い合わせの電話で、事務所の雰囲気や対応を確認し、依頼するかどうか決める人が多いので、最初の対応はとても重要です。ここで顧客の話を丁寧に聞くことができれば、面談につながる可能性が高くなるでしょう。対応が悪いと思われてしまうと、面談まで進めることは難しいです。

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公認会計士における電話対応の課題

公認会計士における電話対応の課題として、なかなか電話がつながらないということや、電話応対の質が悪いというようなことがあげられています。

すぐに電話が繋がらない

従業員が少ない事務所の場合や、個人経営されている事務所の場合、電話がなかなかつながらないというようなことが起こる可能性があります。電話がつながらないことで、ビジネスチャンスを逃してしまうこともあるでしょう。

他の業務で手が回らず、電話応対がスムーズに行えていないのであれば、すぐに電話応対できる体制を整えておく必要があります。

電話応対の質が悪い

公認会計士事務所では、電話対応の質が低下してしまいやすいという課題もあります。

他の業務を行いながら、片手間で対応してしまうこともあるため、丁寧な対応ができないことがあるのです。そのような場合、事務所のイメージも低下してしまいます。余裕をもって電話応対できる体制を整える必要があります。

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公認会計士が電話代行を導入するメリット

公認会計士事務所で電話代行を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。メリットをまとめておきます。

時間の有効活用

電話代行サービスを導入すれば、時間を有効活用できます。業務に集中している時は、電話が鳴ってもなかなか出ることができない場合が多いです。特に少人数で経営している公認会計事務所の場合、手が空いている人が電話に出るということになりますが、この時行っている業務を中断しなければいけなくなります。

業務を中断してしまうと、作業効率が下がり、集中力も途切れがちになります。時間を有効活用するためにも、電話代行サービスの導入が役立つでしょう。電話代行サービスを導入すれば、スムーズに業務を進めることが可能です。

重要な電話を逃さない

重要な電話を逃さないためにも電話代行サービスはおすすめです。公認会計事務所では、既存顧客の紹介で、問い合わせが入ることもあります。また、既存顧客から緊急の連絡が入ることもあるでしょう。

このような時、すぐに対応できないとビジネスチャンスを逃してしまったり、信用問題に関わってしまうこともあります。重要な電話を逃さないためにも、スムーズに電話に出ることができる体制を整えておくことが必要です。

柔軟なニーズに対応できる

電話代行サービスを導入することで、必要な時だけ電話応対を任せるというような利用方法も可能になります。公認会計事務所の場合、忙しい時期だけ電話応対をお願いしたいということもあるでしょう。

自社で電話応対のスタッフを雇用する場合は、利用したい時だけお願いするというようなことはできません。そのため、雇用スタッフの人件費が常に固定費として発生してしまいます。電話代行サービスの場合は、必要な時だけ依頼できるため、経費削減にもなるのです。

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公認会計士事務所におすすめの電話代行会社3選

①BUSINESS ASSIST(ビジネスアシスト)

公式サイト:https://www.biz-assist.co.jp/

およそ8,000社で導入されているBUSINESS ASSIST(ビジネスアシスト)は、導入企業に合わせた電話対応を行っているのが特徴的です。士業プランというものが用意されているので、専門用語を理解したオペレーターの対応で、質の高い電話応対が可能となります。

特別にトレーニングされたオペレーターが在籍していて信頼できます。士業プランでは、公認会計事務所のプラン専用となっていませんが、弁護士プランや税理士プラン、社労士プランなど用意されていますので、類似するプランから選ぶのがおすすめです。

月額利用料士業プランライト 30,000円
対応時間月曜日から金曜日(平日)
コールオーバー300円/1件
時間外対応アナウンスのみ 1,000円/月

②fondesk(フォンデスク)

公式サイト:https://www.fondesk.jp/

fondesk(フォンデスク)は、5分で利用申し込みができ、即日開通できる電話代行サービスです。申し込みしてすぐに利用できるようになるので、まずは電話代行サービスを利用してどのような感じなのか体験してみたいという場合も利用しやすいでしょう。

初回は無料トライアル期間が14日設けられています。利用者数は33,000社以上、個人事業主による利用も多いサービスとなっているので、公認会計事務所でも導入しやすいです。

月額利用料基本プラン 10,000円
対応時間月曜日から金曜日(平日)
コールオーバー200円/1件
時間外対応アナウンスのみ

③ベルシステム24

公式サイト:https://www.bell24.co.jp/ja/

ベルシステムは、e秘書と呼ばれる電話代行サービスを行っています。およそ24,000社での導入実績があり、コールセンターや電話代行業務を35年以上行っているという実績のあるサービスです。

安心して電話代行サービスを導入することができます。応対品質や情報セキュリティなどのコンプライアンス研修、スタッフのモニタリング調査を定期的に行うなど、より質の高い対応ができるようにされている点で、顧客満足度向上に役立ってくれること間違いなしでしょう。

公認会計士事務所や弁護士事務所などでも導入されています。

月額利用料10,000円(9:00~18:00)
対応時間月曜日から金曜日(平日)※上記金額の場合
コールオーバー150円/1件
時間外対応別プランで可能

「BusinessCall」なら士業の電話代行実績あり

ご紹介した電話代行サービスも質の高い対応が可能ですが、士業の電話代行を行っている実績があり、費用を抑えて導入できる電話代行サービスであれば「BusinessCall」が最適です。

士業用プランを別に設けている電話代行サービスもありますが、利用料金が割高になってしまいます。どのような業種でも同じ利用料金で導入できる「BusinessCall」はお得です。

教育を受けたオペレーターが丁寧に対応してくれるため、士業でも安心です。月額5,000円から利用でき、9時から21時まで365日対応可能です。利用時間は30分単位でこまめに依頼できるので、特に業務が忙しい時期だけの導入という方法も可能です。

まとめ

小人数で業務をこなしている公認会計士事務所では、電話応対の品質向上のために電話代行サービスを導入される事例が増えています。

質の高い電話応対ができれば、事務所のイメージが向上します。また、お客様満足度向上にもつながりますし、ビジネスチャンスも逃しません。導入するメリットは大きいと言えるでしょう。

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