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税理士|よくある電話対応課題と改善方法について

インフォメーション

税理士事務所には、税金に関する質問や補助金に関する質問、確定申告の際の書類の書き方などで、様々な相談の電話が入ります。

相談の電話が多いですが、少人数で経営している事務所も多いことから、なかなか電話対応ができないという問題もあるようです。

この記事では、税理士事務所の電話対応の現状や、課題、そして課題の解決策をお伝えします。

税理士の電話対応の特徴

税理士事務所には、税金に関する質問や書類の書き方、補助金に関しての問い合わせなどの電話が多く、1件の電話に割と時間がかかってしまうことが多いです。

顧客に分かりやすく説明しなければならないため、どうしても時間をかけなければならなくなってしまいます。中には、電話では説明しきれないということも出てくるかもしれません。

税金に関する質問の対応が多い

税金に関しての質問は、無料相談を行っている事務所も多く、問い合わせが多いです。特に確定申告の時期になると相談が増えます。

法人の場合は、法人税や消費税、事業税に関しての問い合わせ、個人の場合は所得税や住民税、相続税などの問い合わせなどが多いです。他にも医療費控除や配偶者控除についてなど様々な問い合わせがあります。

書類の書き方に関する質問

各種税務署類の書き方に関する質問や、起業時に提出する書類に関する質問など書類の書き方に関しての質問も多くあります。書類の書き方に関する質問は、口頭だけでは説明しきれない場合もあるでしょう

補助金に関する質問が多い

助成金診断や補助金申請などの質問も税理士事務所に連絡が入ります。補助金や助成金の申請代行も行っている税理士事務所もあるため、代行をお願いしたいというような連絡もあるでしょう。

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税理士が抱える電話対応の課題

税理士事務所の電話対応では、外出が多くなかなか電話に出られない、営業電話もあり業務に集中できないなどの課題があります。

外出が多くて電話に出られない

税理士は、クライアントの元に出かけて相談を受けることもあり、外出する機会が多いです。小規模な事務所の場合は、事務所が不在となってしまうこともあるでしょう。

顧客の対応をしている時間は、電話に出ることができないため、折り返しの連絡となってしまうことが増えます。

至急の電話や、仕事の依頼の場合は、できるだけ早く対応することが求められますが、それがなかなかできないということが起きてしまうのです。

営業電話を避けて業務に集中できない

税理士事務祥では、営業電話がかかってくることもあります。営業電話に出るために作業を中断しなければならないため、仕事が進まない、集中できないということが起きてしまいます。

また、着信先がどこからなのか分からない場合、営業の電話に対しても折り返しの手間がかかってしまうということが発生します。

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税理士事務所か抱える電話対応の課題を解決するために

税理士事務所では、顧客からの問い合わせの他にも、営業電話がかかってくることが多いですが、それらの営業電話に対応してしまうと、コア業務が進まないということが起きてしまいます。

営業電話はお断りと記載していても、営業電話はかかってきてしまうものです。しかし、営業電話なのかどうかは電話に出てみなければ分かりません。電話に出なければビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。

必要な電話だけ対応し、営業電話は対応しないというような方法を取るために、電話代行サービスが役立ちます。

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おすすめの電話代行会社3選

①BUSINESS ASSIST(ビジネスアシスト)

公式サイト:https://www.biz-assist.co.jp/

導入実績およそ8,000社、8,000通りの対応をしているという電話代行サービスです。通常の企業向けとは別に、士業プランが用意されているのが特徴で、専門用語が多い税理士事務所での対応に最適です。

専門用語も把握しているオペレーターが丁寧に対応します。士業プランを利用することで、より質の高い電話対応が可能となるでしょう。

月額利用料士業プランライト 30,000円
対応時間月曜日から金曜日(平日)
コールオーバー300円/1件
時間外対応アナウンスのみ 1,000円/月

②fondesk(フォンデスク)

公式サイト:https://www.fondesk.jp/

申し込みが5分、当日開通できるのがfondesk(フォンデスク)です。申し込みしてすぐに利用できる点も魅力ですが、お試し期間が14日間あるので、14日は無料で使えます。

電話代行サービスを比較したい際も利用しやすいでしょう。気になる品質面ですが、導入実績は33,000社以上、個人事業主での導入が多いということなので、税理士事務所でも導入しやすいでしょう。利用料金がリーズナブルな点も魅力です。

月額利用料基本プラン 10,000円
対応時間月曜日から金曜日(平日)
コールオーバー200円/1件
時間外対応アナウンスのみ

③ベルシステム24

公式サイト:https://www.bell24.co.jp/ja/

導入実績およそ8,000社、8,000通りの対応をしているという電話代行サービスです。通常の企業向けとは別に、士業プランが用意されているのが特徴で、専門用語が多い税理士事務所での対応に最適です。

専門用語も把握しているオペレーターが丁寧に対応します。士業プランを利用することで、より質の高い電話対応が可能となるでしょう。

月額利用料10,000円(9:00~18:00)
対応時間月曜日から金曜日(平日)※上記金額の場合
コールオーバー150円/1件
時間外対応別プランで可能

「BusinessCall」なら月額5,000円~

税理士事務所の電話応対は、外出が多いことでなかなか電話に出ることができない、営業電話もかかってくるため、業務がなかなか進まないなどの課題があることが分かりました。

これらの課題を解決するためには、電話代行サービスの利用が有効です。ご紹介した電話代行サービスもおすすめですが、費用を抑えて質の高い対応を求めるなら、「BusinessCall」がおすすめです。

月額5,000円から利用でき、税理士事務所に適した対応をしてくれるため安心して利用することができます。官公庁でも導入されている電話代行サービスなので、事務所の印象が良くなるように対応をしてもらうことが可能です。

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