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オフィス電話代の料金内訳は?コスト削減方法も解説!

電話基礎

社内の連絡手段としてはもちろん、顧客からの問い合わせ窓口として、会社には固定電話が必要です。

会社の規模に応じて電話の費用が発生しますが、経費を減らしたいと考える人も多いでしょう。

しかし電話は連絡手段として欠かせないので、適切なコストダウンが必要です。

この記事では会社の固定電話にかかる料金はどのようなものがあるのか、コスト削減を考える際のポイントを解説。

電話代行サービスを採用した、思い切ったコストダウン方法も紹介します。

会社で使われる固定電話の料金内訳や相場について

固定電話の料金内訳

まず、会社などで使われる固定電話の料金内訳は、どのようになっているのでしょうか。
料金は大きく分けて「基本料」「通話料」「オプション料」から構成されています。

まず使用する電話回線の「基本料」が発生します。
一般住宅向け、事業所向けなどプランごとに料金が異なるので、必要な内容のものを選びましょう。

次に通信時に発生する「通話料」があります。
契約しているプランによって「通話料」が異なるケースが多く、電話の利用状況に合わせて選ぶとよいでしょう。
また県外への通話や携帯電話へ発信する場合、「通話料」は割高になる傾向があります。

そして「オプション料」は、その他の付加サービス利用によって発生します。
電話の自動転送や留守番電話サービスなど、便利なものが数多く存在しますが、業務に必要なものを選んで利用するとよいでしょう。

固定電話の料金相場

多くの電話会社では、2,000~3,000円の基本料に加え、通話料は固定電話同士の通話の場合、3分あたり8円程度、携帯電話にかける場合は1分あたり15円程度の料金になります。

仮に従業員100人の会社で、1人1日10件、1件の固定電話同士での通話時間が5分程度、1か月の営業日数が20日と想定した場合、通話料の月額は下記のようになります。
100人×10件×16円×20日=32万円

実際にはもっと通話時間の長い電話対応もあるでしょう。
もっと規模の大きい会社や顧客への電話発信が多い会社であれば、1日の発信件数も増え、県外や携帯電話にかける場合は、通話料はさらに増加します。

ここに基本料やオプション料が加わると、電話にかかる毎月の費用は決して軽くありません。

その他電話に関する費用

他にも会社の固定電話には、電話機の購入費用またはリース代、回線の増設をした場合などの工事費用が発生するでしょう。

構内交換機の保守メンテナンス契約を結んでいるならば、その費用も発生します。

またコールセンターを社内の部署として設置しているのであれば、その人件費も電話に関する費用です。

会社の電話コストを削減・節約する3つの方法

電話サービスのプランを見直す

会社で利用している電話サービスのプランが、現在の利用状況に合っているかの確認は重要です。
事業所の増減や事業変更などで、契約当初とは電話の利用状況が変わっているかもしれません。

利用状況に合ったプランを選択し、使っていないオプション契約をしている場合はすぐに外しましょう。
他社サービスとも比較し、コスト削減になりそうなプランがあれば、電話会社の乗り換えも1つの方法です。

乗り換えの話が出れば、既存の電話会社も値下げを検討してくれる可能性も出てきます。
もし事業所ごとに異なる電話会社を使っているようなら、1社にまとめることで基本料や通話料を下げられないか交渉するのも有効な方法です。

契約回線数が増えれば大口の顧客となるため、電話会社も料金を優遇してくれる場合があります。

同機種・同業者で再リース契約する

電話会社との契約がリースであるなら、機種変更をせずに再リースすると、コスト削減になります。

初回リース契約時には、リース期間中に支払う料金の中に機器の本体代も含まれています。

そのためリース満了時には本体代が回収できているので、同じ機種で再リース契約を結べば、費用を抑えられます。

クラウドPBXを導入する

クラウドPBXとは構内交換機(Private Branch eXchange)をクラウド化し、インターネットを利用した通話・通信のことです。
従来の電話回線を用いた通信・通話の場合、構内交換機を事業所ごとに設置し、保守や買い替えが必要でした。

しかしクラウドPBXを導入すると、構内交換機が不要になります。
インターネットを使って会社の電話を内線化できるので、外出先の社員が持つ社用携帯とも内線通話が可能になります。

回線増設時の工事費用も不要となり、事業所の移転・閉鎖時も手間が省け、コストカットにつながるでしょう。

「電話対応」を無くすという手段も

会社の電話にかかる様々な費用と、コストカットについて紹介しましたが、電話対応そのものを無くすとうい手段もあります。
会社での電話対応がなくなれば、電話にかかる費用そのものを大幅にカットできるのです。

メール・チャットツールを活用する

社外に出ている社員と連絡を取りたい場合、電話ではなかなか捕まらないときがあります。
外回りをしている営業職の場合、顧客との打ち合わせ中や公共交通機関を利用しての移動中であれば、電話に出られません。

なかなか電話に出てもらえず、用件が伝えられないのはストレスを感じ、業務効率も悪くなります。
メールやチャットツールなら、相手が手の空いた時に内容を確認できるので、何度も電話をかける必要がありません。
通話料が抑えられ、業務の効率化にもなるでしょう。

チャットボットツールを導入する

コールセンターなど顧客の相談窓口となる部門では、フリーダイヤルにし、顧客の負担がないよう配慮していることが多いものです。
しかし問い合わせ件数が増えるほど、会社が負担する通話料も増え、電話にかかる費用が増大してしまいます。

これを解消するには、チャットボットツールの利用も効果的です。
よくある問い合わせ内容をチャットボットが返してくれれば、顧客はコールセンターに電話をかけることなく、問題解決できます。
またコールセンターも受電件数が減り、顧客と直接話さなければならない問題のみに対応を集中できるでしょう。

電話代行サービスを導入する

電話対応を無くすには、電話代行サービスを利用するという選択肢もあります。
電話代行サービスとは、会社の受電対応を代行し、コールセンター業務を代行するものです。

また、受け付けた電話内容は随時、担当者や担当部門に通知されます。
通知内容を確認してその後の対応を進められるので、受電対応に手を取られず、業務に集中できるでしょう。

電話代行サービスのメリット

電話代行サービスを利用すると、以下のようなメリットがあります。

  • 不要な電話対応が無くなり、業務効率を改善できる
  • 電話にかかる費用(通話料)を抑えられる
  • 自社にコールセンターを新設するよりも、初期費用が安く済む
  • 電話対応のノウハウを持っているので、対応するオペレーターの質が良い

電話対応にかかる時間が削減できれば、業務効率化になり社内の生産性も上がるでしょう。
受電対応の回線を減らせれば、毎月電話にかかる費用の削減にもなります。

また、自社で電話対応の専門部署を設置すると、設備費用やスタッフの設備費用などが発生しますが、電話代行サービスなら、設備費用や研修費用をかけることなく、高品質な電話対応が可能です。

電話代行サービスなら「BusinessCall」

「BusinessCall」は公的機関からの利用実績もある、電話代行サービスです。
事前に独自の社員研修を受けたオペレーターが対応するので、高品質な電話対応が可能。

月間40件、超過分は1件につき160円で利用できる「スタンダード」なら、 月額5,000円と低価格で利用できます。
また対応時間は9時から21時までの時間で最大7時間、30分単位で柔軟に設定できます。

しかも土日祝日も同料金内に含まれ、繁忙期のみ利用する方法も可能。
受けた電話内容を通知するツールは、パソコン、スマートフォン、タブレット端末にも対応しています。

まとめ

電話代は「基本料」「通話料」「オプション料」で構成されています。
ここに機器の購入費やリース料・保守料などを含めたものが、会社が負担する電話に費用です。

電話にかかる費用を削減するには、6つの方法があります。

  • 電話サービスのプランを見直す
  • 同機種・同業者で再リース契約する
  • クラウドPBXを導入する
  • メール・チャットツールと活用する
  • チャットボットツールを導入する
  • 電話代行サービスを利用する

事業所ごとの電話使用状況を見直し、会社の業務内容に合った方法を導入しましょう。
また電話代行サービスを利用し、電話対応そのものを業務から無くしてしまう方法もあります。

電話対応を無くせば、会社の電話設備も削減可能。
毎月の固定費用を抑えられるほか、社員が電話対応に手を煩わされなくなりますので、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。

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