固定電話をスマホで受ける仕組みとは?メリット・デメリットを解説

電話基礎

「外出中に顧客から重要な電話があり、すぐに折り返すことができずに困った」というような経験がある方は多いことでしょう。

顧客からの電話はいつかかってくるか分かりません。顧客と常にスムーズに連絡を取りたい場合、固定電話をスマホで受けられるようにしておくのもひとつの方法です。

今回は、固定電話でスマホを受けられる仕組みやメリット・デメリットなどを解説します。顧客からの電話対応に悩んでいる方は、必読です。

固定電話をスマホで受けるメリット

はじめに、固定電話をスマホで受けるメリットの一例を解説します。どこでも電話が取れる以外に、どのようなメリットがあるのでしょうか?

固定電話の電話機が不要になる

スマホを固定電話化できれば、固定電話をわざわざ会社に引く必要がなくなります。固定電話を会社に引いていた場合、毎月の維持費も必要です。

電話対応のための人件費やその他の転送サービス、留守番サービスにかかる費用を削減することができます。

また、デスクの上に電話機を置く必要もなくなり、オフィスの見た目もすっきりとすることでしょう。今、流行のオフィスの「フリーアドレス化」もスムーズに進められます。

外出先や在宅でも電話対応できる

2020年初頭から始まったコロナ禍により、テレワークを実施する企業も増えました。これにより、顧客からの電話対応に困ったというケースも多く生じたことでしょう。

スマホを固定電話化できれば、在宅ワークでも問題なく顧客からの電話に対応することができます。今は、家に固定電話を引かない家も多いですが、スマホを持っていない社会人はほとんどいません。

家電話に会社からの電話を転送するより簡単です。また、家の電話番号を顧客に伝える必要もないので、プライバシーを守ることもできます。

もちろん、外出先でも顧客からの電話を受けることができるので、時間や手間を大幅に節約することができるでしょう。

受電漏れを減らせる

職種によっては、一日何度も顧客から電話があったり営業時間外に電話があったりすることがあります。

1日の受電が多いと留守電にしていても対応しきれないこともあるでしょう。また、仕事の内容によって受電の回数が大きく変わることもあります。

留守電サービスや電話転送サービスを利用すると使わない月の維持費がもったいない、ということもあるでしょう。

固定電話をスマホで受けることができれば、受電漏れを防止し、ビジネスチャンスを拡げることができます。

プライベートの電話番号と分けることができるので、わざわざ会社用のスマホを契約する必要もありません。

固定電話をスマホで受けるデメリット

スマホを固定電話化することは、メリットだけではありません。この項では、スマホを固定電話化するデメリットの一例を解説します。

通話品質が良くないことがある

スマホを固定電話化する方法の1つに、クラウドPBXがあります。

クラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、環境によっては通話が突然切れたり言葉が不明瞭でよく聞き取れなかったりすることもあるでしょう。

また、スマホの品質や使用している回線も通話品質に関係してきます。一般的な電話のように日本中どこでもクリアに通話できるわけではありません。

東京や大阪のような都市部ならば問題なくても、地方へ出張するときなどに電話が受けられなくなるのでは、スマホを固定電話化するメリットがなくなります。

取得できる電話番号に制限がある

スマホを固定電話化する方法によっては、市外局番が使えないことがあります。たとえば、IP通信網を利用した場合、使える電話番号は「050」から始まるものです。

今まで使っていた固定電話の電話番号が顧客に広く知られている場合、新しい電話番号を伝え直さなければなりません。

また、顧客に新しい電話番号を知ってもらうまでに時間がかかり、受電漏れが頻発することもありえます。

営業時間外も電話に追われる

スマホを固定電話化すると、いつでもどこでも顧客から電話を受けることができます。しかしそれは、「営業時間外」がなくなることでもあるのです。

顧客によっては、深夜や早朝に電話をかけてくることもあります。それに全て対応していては、プライベートの時間が全くなくなるかもしれません。

仕事とプライベートの区別が曖昧になれば、ストレスがたまります。また、顧客によっては「営業時間ではゆっくり話しができないから」とあえて営業時間外を選ぶ方も出てくる可能性があるでしょう。

固定電話をスマホで受ける方法・仕組み

では、スマホを固定電話化するには、どのような方法があるのでしょうか? この項では、その一例を解説します。

電話転送サービスを利用する

電話転送サービスとは、会社用の固定電話にかかってきた電話を指定した電話番号に転送してくれるサービスです。

月数百円で利用でき、固定電話の電話をそのまま利用できます。広く固定電話の番号が顧客に知られており、事情があってクラウドPBXなどが使えない場合に重宝するでしょう。

ただし、電話転送サービスを設定中は、固定電話で電話を取ることができません。オフィスで仕事をしているときに事務所の電話を使えないのは、かなり不便です。

営業時間外限定で使えるサービスだと考えておきましょう。また、設定を切りかえる面倒さもあります。

クラウドPBXを利用する

PBXとは、多数の電話機を使用するときに、施設内で設置・運用される電話交換機のことを指します。かつてPBXは設置する場合に多額の費用がかかり、施設ごとに専用機械が必要でした。

そのため、使えるのは一部の大企業に限られていたのです。しかし、クラウドPBXとはインターネット回線を利用するので、短時間で利用が可能になり初期費用もかなりやすくなっています。

そのため、導入する企業が増加中です。クラウドPBXを利用すれば、いつでもスマホを固定電話化できるうえ、固定電話を使いながらスマホに電話転送もできます。
ただし、業者によってサービスにばらつきがあるため、サービス内容は確認が必要です。

電話対応を委託する「電話代行サービス」も

受電漏れをなくしたい場合は、「電話代行サービス」という選択肢もあります。この項では、
電話代行サービスを利用するメリットや導入方法を解説します。

電話代行サービスの導入メリット

電話代行サービスを導入されるメリットの一例には、以下のようなものがあります。

オペレーターによる高品質な電話対応

電話代行サービスは高い技術を持つオペレーターが対応します。顧客が何を望んでおり、どう対応してほしいのかきちんと聞くことができるため、意見の行き違いなどがあまりありません。

電話対応の時間・労力を削減

電話対応は、重要な案件ほど時間と労力がかかります。いくらスマホを固定電話化できたところで、いつでも電話に対応できるわけではありません。
別の顧客との打ち合わせ中だったり、車を運転中だったりと、どうしても対応できないときもあります。

また、「いつ顧客から電話がかかってくるかもしれない」と考えると、他の仕事の集中できないこともあるでしょう。
電話代行サービスを導入すれば、電話対応のストレス、工数を削減し、本業に安心して集中できます。

電話内容をすぐに確認できる

「すぐに折り返し電話がほしい」「手があいたときでかまわないので、確認してほしいことがある」など、顧客が電話をしてくる内容はさまざまです。

電話代行サービスを利用すれば、緊急性のある電話は、すぐに折り返すように連絡してくれます。

また、電話の内容はメールやチャットツールなどですぐに確認することができます。

在宅ワーク導入にも効果的

在宅ワークは出勤の手間がなくなる一方で、仕事とプライベートの区別が付かなくなりがちです。どれほど優秀な人でも、24時間年中無休で仕事をし続けることはできません。

また、顧客の中には在宅ワークをしていることを理由に、早朝や深夜にわざわざ電話をかけてくる方もいます。

電話代行サービスを利用すれば、「この時間は電話代行サービスが対応します」と説明することができ、プライベートと仕事をしっかりと分けることが可能です。

さらに、社員全員にクラウドPBXを導入させるのが難しいという企業もあるでしょう。電話代行サービスはインターネット環境に関係なく利用できます。

電話代行サービスなら「BusinessCall」

BusinessCallは、月額5000円~利用できる電話代行サービスです。電話を対応するだけでなく、顧客から用件を聞き、電話の内容や即時対応の有無などを迅速にお伝えいたします。

これにより、営業時間外はもちろんのこと、電話対応に時間を割かれることなく仕事に集中したいというときにも安心して電話の応対を任せることができるでしょう。

顧客も、留守電に用件を吹き込むより、対人で用件を伝えることができた方が安心できます。意見の行き違いもなく、受電漏れも可能な限り防ぐことができるでしょう。

BusinessCallは、申し込みから最短3日前後で利用開始ができるので、急なご依頼でも問題ありません。興味を持たれた方は、ぜひお問い合わせください。

まとめ

今回は、スマホを固定電話化する方法やメリット・デメリットを解説しました。

スマホを固定電話化できれば、いつでもどこでも顧客からの電話が取れるメリットがある一方で、音声の品質が悪い、営業時間外の電話対応に追われるなどのデメリットもあります。

受電漏れをなくしたいが、電話対応以外の仕事に集中したいという方は、電話代行サービスの利用も検討してみてください。

この記事を書いた人
Businesscall株式会社 広報部
Businesscall株式会社 広報部
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