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今注目のスマホ内線化とは?活用方法やメリットについて解説

電話基礎

内線というと固定電話というイメージがまだ強いですが、現在、スマホを内線化する企業が増えています。

導入を考えている方もいる一方で、「どうやってスマホを内線化するのだろう?」を疑問に思っている方もいると思います。

また、導入方法や費用相場を知りたい方もいるでしょう。そこで今回は、スマホを内線化する仕組みやメリット、スマホの内線化をするべき企業の特徴などを解説します。

スマホ内線化とは?

はじめに、スマホを内線化する仕組みや方法を解説します。どのような方法があるのでしょうか?

内線化の仕組み

電話を内線化するには、PBXというシステムを使います。PBXとは電話回線を通して内線・外線・転送などの機能をつけられる器具の総称のことで、「主装置」とも呼ばれます。

インターネットが発達する前は主装置を拠点ごとに設置し、有線で内線電話と繋いでいました。

それによって独自の番号を持った内線電話ができ、内線電話同士で会話ができるほか、外線電話を使用することもできるようになります。

多くの従業員を抱える企業では1人1台電話を割り振ることができて便利な反面、導入費費用と期間がかかるシステムでした。

クラウドPBXでのスマホ内線化

現在、PBXはクラウド化することが可能になりました。インターネット上にPBXを構築することで、インターネットが使用できる環境ならどこでもスマホやパソコンを内線化することができます。

使用方法もとても簡単で、専用アプリをインストールするだけです。ただし、インターネットが繋がらない場所では、使うことができません。また、毎月使用料がかかります。

IP-PBXでのスマホ内線化

IP-PBXはインターネット回線をつかって電話を内線化することまでは同じです。

クラウドPBXとの違いは、オフィスなど内線電話を設置したい場所にPBXサーバーを構築します。インターネット回線を使うだけで、その他は従来のPBXとやり方は一緒です。

内線電話とPBXとはLAN回線で接続します。この方法だと、数十万の導入費用がかかるうえ、導入までに数十日~1か月前後の日数が必要です。

さらに、メンテナンスも自分たちで行わなければなりません。その一方で、一度構築してしまえば月々の利用料はかかりません。

数百台の内線電話が必要な場合は、この方法の方がトータル費用は安くなります。

スマホ内線化が注目される3つ理由

では、現在スマホの内線化が注目される理由はなんでしょうか?この項では、代表的な3つの理由を解説します。

働き方改革

スマホを内線化することができれば、いつでもどこでも顧客から電話を受けることができます。

「顧客からの電話を待っているので帰れない」といったことも防げるでしょう。また、受電漏れがないので、顧客満足度もあがります。

従業員もほかの人への電話取り次ぎ業務から開放されるので、作業効率があがることでしょう。

災害対策

台風や地震、津波などの大災害が起きたとき、出社が難しくなります。それでも、職種によっては仕事を続けなければならないこともあるでしょう。

スマホを内線化しておけば、仕事を続けることができます。

特に、台風のように「時間がたてばおさまるが、出社時間に直撃した場合、通勤中が危険」というときも、家で仕事ができれば事故のリスク減らすことができるでしょう。

コロナ対策

2020年初頭から始まったコロナ禍によって、リモートワークに移行した企業も多いことでしょう。

その際、顧客からの電話対応方法に悩むところもありました。個人の携帯電話番号を顧客に伝えれば、プライベートと仕事との区別がつかなくなります。

また、プライバシーの観点から、個人情報のやりとりに消極的な人も多いです。スマホを内線化することができれば、在宅でも会社の電話番号と内線番号で顧客とやりとりすることができます。

「顧客からの電話対応の為に出社しなければならない」ということも防ぐことができるでしょう。

スマホ内線化の活用方法とメリット

スマホの内線化にはどのようなメリットがあるのか、この項では活用方法と共に解説します。どこでも顧客からの電話が取れるだけではありません。

通話料金を削減できる

PBXを導入すれば、内線同士の通話は通話料がかかりません。特に、リモートワーク中は従業員同士で通話する頻度もあがります。

通常の電話を使えばそれだけ電話料金がかかり、経費を圧迫することでしょう。スマホを内線化できれば、通話料金を可能な限り抑えることができます。

無料通話ができる通話アプリは複数ありますが、「プライベートと仕事の電話は分けたい」という方もいるでしょう。

また、無料通話アプリを利用する場合は、顧客や従業員全員にも同じアプリを入れてもらう必要があり、手間がかかります。

すぐに電話環境を構築できる

クラウドPBXを導入する場合、最短で1日あれば電話環境を構築できます。コロナ禍は急に始まったため、リモートワークもろくに準備もないまま開始されたという企業も珍しくありません。

「リモートワークの効率化のためにできるだけ早くスマホを内線化したい」という場合も、クラウドPBXはとても便利です。

従業員は専用のアプリをインストールするだけで設定は完了します。また、「もうスマホを内線化する必要がなくなった」という場合も解除が簡単です。

現在は推奨されるビジネス環境が短期間で変わることもよくあります。臨機応変に対応できればとても便利です。

外出先、在宅でも電話対応できる

社会人でスマホを常に持ち歩かない、という人は滅多にいません。スマホを内線化すれば、顧客は直接担当者に連絡ができます。

職務によっては担当者でなければ顧客と話しが通じないこともあるでしょう。また、緊急案件かどうか、担当者でなければ分からないこともあります。

電話対応をほかの人が行った場合、受電漏れや意見の行き違いが発生するかもしれません。また、「顧客からの電話待ちで他の仕事ができない」といった自体も発生します。

外出先や在宅で電話を受けることができれば、円滑なコミュニケーションで仕事がはかどります。

スマホ内線化の導入方法・費用

ここまでお読みいただければ、「当社もスマホを内線化したい」と思う方もいるでしょう。ここでは、スマホ内線化の導入方法や費用を解説します。

導入方法

スマホ内線化は、多くの業者が行っています。NTTも「ひかりクラウドPBX」のというサービスを展開しておりますので、「大手業者が安心」という方はまずはホームページをチェックしてみましょう。

スマホの内線化は業者に依頼すれば、最短で即日導入が可能です。だからこそ、業者選びが重要になります。

業者によって提供しているサービスが異なるので、自社に必要なサービス内容を提供してくれる会社をみつけましょう。

なお、初期費用無料という業者もありますが、完全無料でクラウドPBXは導入できません。月々の維持費がかかります。

費用相場

クラウドPBXを導入したときにかかる費用には、以下のようなものがあります。

  • 導入費用(初期費用)
  • 月額基本料(維持費)
  • 通話料
  • 電話機の購入費用
  • オプション使用料

この中で、ほぼ確実にかかるのは、導入費用と月額基本料、通話料です。導入費用が安いけれど、月額基本料が高い業者もあれば、その逆もあります。

導入費用の相場は、1万~5万円です。また、月額基本料は内線電話の数が多いほど高額になりますが、1回線あたりの値段は安くなるでしょう。

1回線当たり、数千円が相場です。なお、個人のスマホを内線化する場合、電話機の購入費用はかかりません。

留守電や伝送機能などはオプション扱いになるので、必要なサービスがある場合は導入してください。

今すぐスマホ内線化をするべき企業の特徴

  • これから起業する会社
  • テレワークやリモートワークが主な働き方になっていく会社

は、スマホを内線化するメリットは大きいでしょう。ぜひ、導入を検討してみてください。

ただし、働き方改革や顧客からの要望でスマホの内線化を進めようとしている場合は、以下に説明する理由から、他の方法を考えることも必要です。

まずは「電話を減らす」ことが重要

電話対応業務は、会社にとってとても重要です。しかし、思っている以上に手間と時間がかかります。

「電話対応に手間を取られて、他の仕事が進まない」『電話対応がうまくいっておらず、業務効率が下がっている』という場合は、まず「電話を減らす方法」を考えてみましょう。

いくらスマホを内線化しても電話がひっきりなしにかかってくるような場合は、仕事の効率は改善できません。

電話対応の効率化にお悩みの方には、電話代行サービスを検討するのも良いでしょう。

電話代行サービスなら「BusinessCall」

電話代行サービスとは、専門のスタッフが電話対応をしてくれるサービスの総称です。

BusinessCallは、月額5,000円~利用できる電話代行サービスです。

単に電話対応するだけでなく、顧客から用件を聞き、電話の内容や即時対応の有無などを迅速にお伝えいたします。

これにより、受電漏れはもちろんのこと、顧客と意見が行き違いになることはありません。

営業時間外はもちろんのこと、「電話対応に邪魔されず別の仕事に集中したい」というときにも、安心して任せることができます。

BusinessCallは、専用の管理画面からいつ、誰から、どんな用件で電話が来たのか、リアルタイムで確認が可能です。

しかも、申し込みから最短3日前後で利用開始ができるので、急なご依頼でも問題ありません。興味を持たれた方は、ぜひお問い合わせください。

まとめ

今回は、スマホを内線化する仕組みや導入方法、費用などを解説しました。

スマホを内線化することで、仕事用の電話をプライベートな番号を知られることがないまま、いつでもどこでも受けることができます。

  • これから起業する会社
  • テレワークやリモートワークが主な働き方になっていく会社

上記の特徴を持つ企業または、個人事業主の方はぜひ検討してみてください。

また、電話対応の効率化なら、電話代行サービスの導入も参考にしてみてください。

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