0120-935-372内線電話とは？仕組みや使い方の基本を徹底解説！
電話基礎更新日：電話はビジネスに欠かせないものです。従業員が増えれば電話機も増やしていく必要があります。
電話を増やす際、「ビジネスフォン」にするか、今流行の「クラウドPBX」のどちらにするか悩む方も多いことでしょう。
そこで今回は、内線電話の仕組みや使い方などを詳しく解説します。電話機選びに悩んでいる人はもちろんのこと、電話対応業務に悩んでいる方も必見です。
--- 目次 ---
内線電話とは何か？
内線電話とは、組織内でのみ使える「組織内専用の電話ネットワーク」のことです。
今はメールやSNSなど社内でもさまざまな連絡手段が選べますが、20年ほど前までは社内の連絡手段といえば、内線電話が一般的でした。
内線電話を利用すれば、離れた場所にいる人とでも簡単に連絡を取ることができます。「電話の子機と何が違うのか？」と思う方もいるでしょう。電話の子機と内線電話の違いを以下に解説しましょう。
外線電話と内線電話の違い
外線電話というのは、1回線1番号を割り振られて使う電話です。子機が何台あろうと、番号は1つだけで、使用中は他の子機から外線にかけたりFAXを送ったりすることはできません。
一方、内線電話は1つの電話機に1つ番号が割り振られています。内線電話固有の番号に電話をかけた場合、その電話は使用中になりますが、その他の電話は外線電話に電話をかけたり他の内線電話と通話したりすることが可能です。
つまり、電話の子機と内線電話の違いは、固有の番号が割り振られているかどうかになります。
内線電話の仕組みや特徴
では、内線電話にはどのような仕組みになっているのでしょうか？ ここでは仕組みや特長を解説します。
内線電話の仕組み
内線電話は、「主装置」・「内線」・「外線」などで構成されています。「主装置」というのが、一般家庭における「親機」に相当する機械です。
この主装置は電話会社と契約して設置します。NTTの他、IP電話などがあります。ただし、この「主装置」は通常の電話機ではありません。
電話交換切り替えや電話番号の記録などを行う機械です。この主装置と繋がっているのが、内線電話です。繋ぐことができる内線電話の数は「主装置」の性能によってことなります。
たくさんの内線電話を使える主装置ほど高価で維持費もかかります。
内線電話の特徴、使う場面
内線電話は、社内の内線への発信、社外の外線への発信、留守番電話、保留などいろいろな機能があります。
家庭の固定電話と同じようなことは全てできる、と考えていいでしょう。また、内線電話の種類によっては、複数の内線電話を一度に使い、電話会議ができるものもあります。
さらに、別のサービスを利用すれば外部の電話への転送も可能です。つまり、内線電話は、家庭の固定電話のように、外線電話のように使う、内線電話同士で会話をする、という2つのことができます。
なお、内線電話同士の会話は、電話代はかかりません。
内線電話の使い方の基本
では、内線電話はどう使えばいいのでしょうか？この項では、基本的な使い方を解説します。ぜひ、参考にしてください。
固定電話の場合
まず、固定電話同士の通話方法を解説します。
社内の内線にかけるケース
社内の内線にかける場合は、内線ボタンを押してから内線の番号をプッシュします。そうすれば、その番号を割り振られた電話機に繋がります。
内線ボタンを押さないと外線へと通じてしまうので注意しましょう。機種によっては、よく使う番号を記録できるものもあります。ただし、留守電は使えない機種がほとんどです。
また、機種によって操作方法が異なりますので、分からない場合は説明書を確認するか、説明を受けましょう。
社外の内線にかけるケース
社外の内線にかける場合は、「大代表電話・内線電話番号」の順にかけるのが一般的です。
大代表の電話番号にかけてから内線電話番号をプッシュする形式もあれば、最初から続けてプッシュしないと繋がらないこともあります。
分からない場合は、大代表電話にまずかけて、内線電話に切り替えてもらいます。
スマホの場合
スマホからかける場合は、「大代表電話」の後に一度「ポーズコマンドボタン」を押し、内線電話番号をかけます。
どのボタンがポーズコマンドに該当するかは、スマホによって違い、iPhoneのように、「ポーズコマンドは＊、ただし、長押ししなければならない」というケースもあるので、可能ならば一度やり方を聞いておきましょう。
分からない場合は、大代表電話にかけてから、内線電話へのつなぎ方を尋ねるのがスムーズです。取引先の場合は、担当者にかけ方を尋ねておくといいでしょう。
電話の取次対応は業務効率の低下につながる？
内線電話を利用すれば、どこから電話がかかってきても全ての従業員が対応できます。
しかし、電話対応業務というのは意外と面倒くさく、場合によっては業務効率の低下に繋がります。その理由を説明していきましょう。
作業が中断される
人の集中力は、一度途切れるとなかなか戻りません。ようやく集中できたと思った時に電話がかかってくれば、その都度集中力が途切れてしまいます。
その結果、社員のストレスや残業時間の増加につながってしまう可能性があります。
いつ電話が来るか分からない
電話は、いつかかってくるか分かりません。日によって全く電話がかかってこないこともあれば、ひっきりなしにかかってくることもあるでしょう。
そのため、常に緊張感を持ちながら仕事をしなくてはなりません。
メンタルに影響が出る
顧客からの電話は、よいことだけとは限りません。クレームなどの電話はメンタルに悪影響を及ぼします。
対応できるクレームであればいいのですが、最近は「単に文句を言いたいだけ」という電話も多いです。
また、顧客が無茶な要求をしてくることもあり、メンタル面に悪影響が出て、業務効率が落ちることもあるでしょう。
電話代行サービスでオフィスの電話をゼロに
電話対応業務は必要だけれど、特定の時間はそれ以外の業務に集中したいという場合は、電話代行サービスを利用する方法があります。
この項では、電話代行サービスの内容や利用するメリットを紹介します。
電話代行サービスとはどんなサービス？
電話代行サービスとは、専用オペレーターが従業員に代わって電話対応をしてくれるサービスです。
いつ、どこから、どのような内容の電話がかかってきたのか、その都度教えてくれるので、緊急の用件のみ折り返し電話をすれば後は別の仕事に集中できます。
留守電や電話転送サービスとは異なり、専門の技術を持ったオペレーターが対応してくれるので、顧客も伝えたいことをスムーズに伝えられるでしょう。受電漏れもありません。
1日に数時間から利用でき、比較的に電話対応専門の従業員を雇用するよりもコストを抑えることが可能です。
「BusinessCall」で電話対応をプロに委託
BusinessCallは、月額5,000円～利用できる電話代行サービスです。単に電話を対応するだけでなく、
- 顧客から用件を聞く
- 電話の内容や即時対応をメールやチャットで共有
- 専用の管理画面からお客様の名前・電話番号・問い合わせ内容を即時に確認できる
といったサービスを行っています。
これならば、直接電話をしなくても、緊急の対応が必要なのか、仕事が一段落してからの対応でいいのかすぐに分かることでしょう。
また、顧客も留守電のように「相手に正確に内容が伝わっているか」と心配することもありません。
BusinessCallは、最短3日程度でのサービス導入も可能ですので、急なご依頼にも対応させていただきます。
分からないことがある場合は、当社ホームページ、もしくは電話からお問い合わせください。
まとめ
今回は、内線電話の仕組みと機能、利用の仕方から電話代行サービスの案内まで解説しました。電話対応はなくてはならない業務ですが、その一方で電話対応が大変だとそのほかの業務ができなくなります。
内線電話の導入は、電話対応がスムーズにできるようになる一方、仕事が増加するデメリットもあるのです。
電話対応が大変だが、電話対応専門の従業員を雇うほど人件費はかけられない、といった場合は、電話代行サービスの導入を視野に入れてみましょう。
午前中だけ、午後だけといった利用の仕方もできます。
