会社の固定電話廃止のメリットは？本当の必要性・代替サービスも紹介

在宅勤務やテレワークといった多様な働き方が増え、会社の固定電話のあり方も見直されています。

日本を代表する大手商社でも、スマートフォンを活用し固定電話を廃止する動きがあり、社内電話の使い方に変化が起きています。

固定電話を廃止できれば、電話設置により発生していた費用が抑えられ、自由な働き方も可能です。とはいえ、電話は連絡手段として長く使われてきたツールであり、廃止するならば代替手段を考えなければなりません。

今回は、固定電話を廃止した三菱商事の事例を踏まえつつ、固定電話の必要性とメリット・デメリットを検証します。

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オフィスの固定電話を廃止する企業が急増中？

固定電話を廃止する背景

従来の仕事に関するコミュニケーションはメールや電話が中心であり、携帯電話が普及しても、固定電話を使用してお客様とやりとりする機会が多くありました。

しかし現在、働き方改革によって業務効率化が問われる中、電話対応の効率についても注目されるようになりました。

また新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受け、在宅勤務を推進する企業が増えているのも、固定電話のあり方に対する議論を加速させています。

こういった背景から、従来の固定電話を廃止し、新たなコミュニケーションツールの活用を考える企業が増えているのです。

固定電話廃止と内線撤廃した三菱商事の例

三菱商事では、固定電話と内線の原則廃止を実践しています。

固定電話の廃止については、ネガティブな印象を持つ社員も少なくありませんでした。

しかし、今後の電話環境について徹底的に考え、思い切った改革を実行しました。円滑な社内コミュニケーションのため、パソコン・スマートフォンの両方からアクセス可能な電話帳サービスが導入されました。

人の検索はもちろん、着信時に発信元が確認でき、名刺管理システムとの連携もさせています。

これまで固定電話を使用していた内勤者にもスマートフォンを貸与し、自席・固定電話に縛られない働き方を実現しました。

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固定電話だけじゃない？代表電話の数も減っていている

企業では固定電話をなくすだけでなく、代表電話をなくすという動きも出ています。代表電話は、会社全体を代表して応対する電話で、総合受付、電話交換のような役割を果たしています。

代表番号がある場合、そこから各担当部署に電話を割り振りますが、新型コロナウィルスの影響もあり代表電話の廃止が進んだのです。代表電話があると、誰かが出社して代表電話に出なければいけなくなります。

テレワークが進む企業では、代表電話への対応が難しくなることから、代表番号の廃止という動きも見られました。

会社の固定電話の必要性・メリットとは？

会社の固定電話を廃止する企業も出ていますが、まだまだ、ごく一部にとどまっているのが現状です。固定電話を廃止できない要因は何があるのでしょうか。固定電話の必要性とメリットを考えてみます。

会社としての信用性

商品の購入やサービスの利用、または仕事の取引相手が信用できる企業かどうかは、どのような点で判断しているでしょうか。個人事業主であれば、連絡先が携帯番号でも違和感はありません。

しかし事業所を構える法人企業の場合、代表番号が携帯電話では不信感に繋がります。

会社としての信用性をPRするならば、市外局番から始まる固定電話かフリーダイヤルの電話番号を用意したいところです。

会社の固定電話には、顧客や取引先の安心感につながる、信用性を与える効果があります。

プライバシーの保護

会社の固定電話の代わりに、所属する担当者の携帯番号を企業のホームページに掲載するとどうなるでしょうか。一見、顧客からの問合せをダイレクトに受けられて便利なようですが、プライバシー保護を考えるとオススメできない手段です。

個人の携帯番号を不特定多数の人が知り、電話をかけられる状態になってしまいます。会社貸与の携帯番号であっても、不特定多数の相手から電話がかかってくるのは業務に支障をきたすでしょう。

中には業務と無関係ないたずら電話なども有り、時間を問わず電話が鳴る状態では、業務に集中できません。社員のプライバシーを守るために、会社の代表番号として固定電話の設置が必要です。

緊急事態でも対応できる

地震や台風といった災害は、いつ何時発生するかわかりません。特に大規模な災害が発生した緊急時には、安否確認や被災地での対処についての連絡が殺到します。

携帯電話の場合、回線が混み合うとほとんど通話できなくなってしまうのが現状です。東日本大震災の際、首都圏で家族との連絡がとれず、途方に暮れた人の話も記憶に新しいでしょう。

固定電話の場合、災害時でも携帯電話よりは繋がりやすい傾向にあります。とはいえ電話が集中すると基地局の負荷が増大し、通話制限されてしまうので、不要な電話は避けましょう。

電話を取り次ぐ手間がなくなる

社内で固定電話が鳴っている場合、手が空いている人が電話を取るということが多いです。電話を取る人は、業務を一時中断して対応することになりますので、作業効率が悪くなってしまいます。

自分にかかってきた電話ではない場合、担当者に電話を取り次ぐという業務も増えますので、手間がかかってしまうでしょう。固定電話をなくせば、このような手間もなくなり業務が効率よく進められます。

テレワークなどの事業変動に対応しやすい

働き方改革により、企業ではテレワークの導入も進んでいます。また、新型コロナウィルスの影響によりテレワークを余儀なくされるような事態もありました。

テレワークが導入されても、固定電話が事務所にある場合は、電話に対応するために従業員が交代制で出社しなければいけなくなります。固定電話をなくすことで、このような対応も不要となり、テレワーク環境がより整うと言えるでしょう。

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会社の固定電話のデメリットとは？

会社の固定電話には必要性があり、設置するとメリットが得られます。しかし同時にデメリットもあるのです。

回線や維持費にコストがかかる

固定電話には電話機や社内回線の整備のほか、PBX（電話交換機）設備も必要です。常に安定した通話ができるよう、保守契約も欠かせません。PBXが老朽化すればリプレースも必要です。

また社内体制の変更や人事異動のたびに、回線を増やす・減らす工事が発生します。電話機の購入費またはリース代、通話料の他にも固定電話には工事費や維持費などのコストがかかるのです。

取次業務が発生する

固定電話を設置すると、取次業務が発生します。電話番だけの社員を置いている会社は少なく、担当業務を行いながら電話の取次をしていることが多いでしょう。

しかし、電話がかかってくるたびに業務の手を止め、取次するのは、業務効率の低下に繋がります。電話を取る機会の多い社員は仕事が進まず、不満に感じてしまうでしょう。

その場にいないと対応できない

会社の固定電話へかかってくる電話対応には、誰かが出なければなりません。そのため在宅勤務を推進しても、電話対応のために誰かが出社しなければならず、不公平感を生んでしまいます。

電話対応のために在宅勤務できない社員が出てしまうと、不公平感にもつながってしまいます。

固定電話の廃止・代替手段について

会社の固定電話にはメリット・デメリットの両方が存在します。そのため廃止を検討するならば、固定電話に変わる代替手段の導入が必要です。

クラウドPBXを活用する

電話交換機をインターネット上に設置する「クラウドPBX」があります。

従来の電話交換機と異なり、社内に設置スペースを用意する必要なく電話機が使えるようになります。

会社貸与のスマートフォン回線を内線化し、固定電話に縛られることなく内線通話や受電転送が可能になります。電話交換機の設置や回線の増減によって発生する、工事費も抑えられます。

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ビジネスチャットを活用する

外回りをしている営業職と内勤の事務職の社内連絡手段としては、電話が一般的でしょう。しかし固定電話を廃止するならば、このときに発生する通話もなくしたいところです。

代替手段として、ビジネスチャットの活用が考えられます。ビジネスチャットなら、電話よりも相手の状況を気にする必要なく、メールよりも気軽にメッセージが送れます。

グループチャットを利用すれば、簡易なミーティングツール・情報共有ツールとしても利用可能です。

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Web会議ツールを活用する

チャットツールでは電話と異なり、リアルタイムに相手の反応が見えず、会話の温度差を気にする人もいるでしょう。この問題を解決するには、Web会議ツールが有効です。

Web会議ツールで対話すれば、対面会話と同じように相手の様子を確認しながらコミュニケーションできるでしょう。また取引先との対話にも活用できます。

相手側も同じツールを使える環境である必要がありますが、在宅勤務が増え、働き方改革の進む現状を考えると、今後増えるものと思われます。

直接会いに行かずとも、顔を合わせてリアルタイムに会話できれば、移動時間の短縮にもなるでしょう。これには交通費を削減できるメリットもあります。

電話代行サービスなら番号も残せて手間要らず

代表電話を無くす場合、各担当者に直接連絡できる体制を整えるか、自動音声で対応し担当部署に振り分けるなどの方法があります。

しかし、この場合は担当者が電話に出ることができないということや、自動音声で対応が難しい事例も出てきてしまいます。そこでおすすめなのが電話代行サービスです。電話代行サービスなら、現在の番号を残したまま手間をかけずに導入できます。

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まとめ

在宅勤務の普及や働き方改革の一環として、固定電話を廃止する企業も出てきました。しかし、固定電話には会社としてのメリットも多く、思い切った決断は難しいでしょう。

まずはPBX（電話交換機）のクラウド化やビジネスチャット・Web会議ツールを活用し、固定電話が必要な場面を減らす工夫をしてみるのがオススメです。

また、電話対応を電話代行サービスに外注し、受電業務の負担をなくすのも、固定電話廃止へのステップとして有効な方法です。