オフィス移転時の電話番号・電話移設方法について

テレワーク化の普及によりオフィスに空きスペースが増え、適正な規模に移転する企業が増えています。そんな時に課題となるのが「代表電話番号の変更」です。

代表電話の番号を変えずにオフィスを移転する方法はいくつかありますが、現在の電話回線の種類によって方法は異なるので、環境に合った方法を選択することが必要です。

また、今後の移転を考えて、番号を変えずにオフィス環境を変える方法を検討しているのであれば、クラウドPBXや電話代行サービスの導入をおすすめいたします。

今回の記事では、オフィス移転に際する電話番号の変更の有無と、変更せずに移転できる方法についてご紹介しているので、検討中の担当さまはぜひご覧ください。

オフィス移転をしたら電話番号は変わる？

オフィス移転で電話番号が変わってしまうのか、そのままで良いのかは契約している回線の種類によって異なります。

代表番号は、NTT固定番号やIP電話回線など、企業の規模や業務形態によって様々です。

どちらの回線もメリットデメリットがありますが、違いの一つとして「電話番号の付与方法」があり、オフィスの移転先よって番号変更が必要になるかどうかが決まります。

オフィスを移転しても、代表電話番号を変更したくないと考えているのであれば、まずはそれぞれの特徴を知っておきましょう。

NTTの電話局が変わると電話番号も変わる

03などの市外局番から始まる固定電話回線は、銀行口座の開設に必要であったり、顧客からの信用にも関わったりするため、代表電話番号として広く使用されています。

代表番号は、ホームページや登記に記載されているので変更は避けたいところですが、市外局番や市内局番は地域によって決められているため、移転により居住地の市区町村が変われば、電話番号も変わってしまいます。

0＋市外局番1～4桁＋市内局番1～4桁＋加入者番号

050IP電話であれば電話番号は変わらない

アナログのNTT固定電話に対し、デジタル回線の050IP電話はインターネット回線を利用しているため、居住地に関わらず番号が付与されます。

050の番号は、IP電話であることを表しており、続く4桁の番号は事業者（プロバイダ）ごとに決まっているので、プロバイダを変更しなければ移転先や市区町村が変わっても番号は変わりません。

050（IP電話）＋通信会社識別番号＋利用者番号

オフィス移転時の電話開設の流れ

オフィスを移転する際には、電話回線の手続きは順序良く実施しないと、電話が使用できない期間が発生したり、取引先に周知が届かなかったりと思いもよらないトラブルが発生します。

どのような流れで新しい回線を開設すれば良いのか、流れを把握した上で実行しましょう。

契約している電話会社を調べる

まずは現在の契約回線情報を確認します。

NTTのアナログ回線、IP電話であればインターネット回線の種類（光回線、ADSL回線）を確認し、移転に際し必要な手続きを準備します。

インターネット回線の場合は、契約期間や移転時の工事費用の有無などを確認し、料金がかかったり月額使用料が高額だったりする場合は、これを機にプロバイダごとの変更も視野に入れても良いでしょう。

ビジネスフォンの場合は、使用台数や機器のリース状況も調べておくと、スムーズに手続きができます。

手続きの際には契約書を手元に用意し、必要な情報がすぐに取り出せるようにしておきましょう。

電話番号の変更有無

アナログ回線は、同じ区内や町内であってもNTT電話局の管轄が変われば番号は変わってしまうので、必ず事前に契約先やNTTに確認しましょう。

IP電話や光電話を使用している場合は、契約先はインターネットのプロバイダなので、プロバイダを変更しなければ番号は変わりません。

しかし、「03」「06」からはじまる番号を割り当てて代表電話として使用している場合は、アナログ電話と同じようにNTT電話局の管轄ごとに番号が変更になるので注意が必要です。

オフィス移転の旨を伝える

契約内容や番号変更の必要性を確認したら、回線の契約先に連絡します。

工事には日数がかかり、場合によっては複数の工事業者が関係することもあるので最低でも2か月は準備期間として考えましょう。

引っ越しシーズンには回線業者が大変混み合い、希望の日時に工事できない可能性も出てきます。

オフィス移転において、各業者とのスケジュール調整は最も大事なところになるので、早めに準備し、余裕を持った計画が必要です。

電話移設手続きを進める

オフィスを移転する日と電話回線の工事が完了する日は、同一日が理想です。

同一日が難しい場合は、移転日よりも前に工事が完了するようにしておきましょう。

工事が後になると、オフィスは移転したのに電話は前のオフィスにかかったり、新オフィスで電話が使えなかったりするので、移転前に工事を済ませ移転後に切り替え作業をしてもらうことをおすすめします。

クラウドPBXを活用すると電話番号が変わらない

移転を機に、クラウドPBXへ切り替える企業も増えています。

移転やプロバイダ変更の度に代表番号が変わってしまうのは、各所への連絡や印刷物の変更など手間がかかり、場合によっては新規顧客を取り逃がすことや、引継ぎミスによる損失も考えられます。

クラウドPBXは、通常はオフィスに設置するPBXをサーバー上で管理し、電話番号もサーバーに紐づいているので、電話番号もそのまま使用できるのです。

ビジネスフォンを導入しなくても従業員の携帯電話で対応できるので、テレワークにも柔軟に対応でき、取り入れる企業が増えています。

オフィス移転時は「BusinessCall」がおすすめ

オフィス移転で番号が変わるのも困るけれど、クラウドPBXを導入するにはコストがかかりすぎるという場合は、電話代行サービスの利用がおすすめです。

BusinessCallは、専用のコールセンターに代表電話を転送させ、かかってきた電話を一次受けするサービスを提供しています。

受けた電話はメールやチャットで即時通知されるので、リアルタイムに近い状態で着信管理が可能です。

最短3日で導入可能

BusinessCallは申込後最短3日程度で利用できるので、急な移転にも対応できます。

初期費用もかからず月額使用料金のみで導入できるので、スタートアップ企業にも利用しやすいサービスです。

	月額料金	対応時間	対応コール数
スタンダードプラン	5,000円（税込み5,500円）	全日9:00〜21:00(最大7h)	40件／月
ラグジュアリープラン	10,000円（税込み11,000円）	全日9:00〜21:00(最大12h)	100件／月

 

利用時間をカスタマイズ

BusinessCallの利用時間は、9:00〜21:00の範囲で最大7～12時間です。

土日祝日も対応しているので、営業時間外やスタッフが対応できない時間帯にもご利用いただけます。

終日利用だけでなく、必要な時間帯に必要な時間だけ設定することもできるので、コストカットを考えている企業にもおすすめです。

共有画面でコール管理

BusinessCallで対応した電話は、メールやChatworkを使って通知すると同時に、専用の管理画面で確認できます。

スマートフォン、タブレット、パソコンのマルチデバイスに対応した画面は、全ての従業員で共有できるので、遅延や二重処理を防ぎ顧客に迷惑をかけません。

画面にはオペレータが聞き取った顧客名と簡単な要件が反映されるので、営業電話などの折り返し不要な相手を判別でき、無駄な電話対応を避けることで業務が効率化されます。

オフィス移転による電話回線は番号そのままのサービスを

オフィス規模の拡大または縮小による移転には、代表電話の取り扱いが課題になっている企業も多く存在します。

電話番号を変えずに移転する方法は環境によって異なりますが、電話代行サービスを利用すれば、初期費用をかけずに短期間で導入が可能です。

今後、テレワークがさらに普及し、オフィスに従業員が不在になる場合が増えてくることを考えると、柔軟に対応できる電話代行サービスの必要性も高まってくるので、移転を機会にぜひご検討ください。

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