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法人携帯を導入するメリット・デメリットは?代替方法も紹介!

電話基礎

個人の連絡ツールとして、携帯電話は必須ツールとなりました。
プライベートの連絡手段としてはもちろんのこと、仕事でも携帯電話は必要です。
そのため社員が業務で使用する携帯電話を、法人契約する企業様も多いことでしょう。

しかし携帯電話の法人契約には、デメリットも存在します。
この記事では法人携帯と個人携帯の違いや、導入のメリット・デメリットを解説。
法人携帯のデメリットを解消する方法もご紹介します。

法人携帯と個人携帯の違い

法人携帯とは会社の名義で契約し、社員に支給・貸与している携帯電話を指し、端末機器の違いはありません。社員が個人契約している携帯電話でも、通信費の経費精算できますが、リスクがあります。特に社外秘情報が個人使用の端末に残ってしまうのは、セキュリティ上、望ましくありません。

携帯電話を法人契約し、個人使用の携帯電話と切り離すことで、こうしたリスクが回避できます。また携帯電話を法人契約すると、専用の料金プラン適用や、社内通話が定額になるなどのメリットもあります。

法人携帯を導入するメリット

法人携帯の導入で得られるメリットを詳しく解説します。

コミュニケーションが円滑になる

法人携帯の契約プランを活用すれば、社員間の無料通話や定額通話によって、通話料を気にせずコミュニケーションが取れます。新入社員や他部署から異動してきたばかりの人は、業務の進め方について質問をする機会が多いでしょう。

さらにスマートフォンを法人携帯として導入すれば、音声通話だけでなく、アプリを使ったコミュニケーションも可能。共有できるメッセージツールやWeb会議ツールを活用すれば、業務をスムーズに進められるでしょう。

経理作業が簡略化できる

法人携帯であれば、通信費の経費処理が簡略化でき、経理の手間を省けます。社員が個人利用している携帯でも、通話料を経費処理できます。しかし業務利用した範囲を確認するのが難しく、経理作業に手間がかかるでしょう。

各自で個人契約しているため、利用している携帯電話会社も契約プランもバラバラです。
請求書もA社は圧着はがきによるお知らせ、B社はオンラインで発行される書式、という具合に統一されません。

法人携帯であれば、すべて同じ携帯電話会社に契約をまとめられます。
請求書も一社からまとめて届き、統一された書式なので、経理の負担を減らせるでしょう。

法人携帯を導入するデメリット

法人携帯には、コミュニケーションや経理作業面でのメリットがありますが、デメリットはどのような点があるのでしょうか。

導入コストが高い

法人携帯を導入するには、携帯電話を貸与する社員全員分の端末代が初期費用として必要です。購入かリースか、機種の性能はどの程度にするのかによって費用に差が出ますが、人数が増えるほど企業の費用負担は増すでしょう。

安く抑えるために端末のスペックを落としすぎると、業務効率に影響し、社員からの不満にもつながります。法人携帯として採用する携帯電話の機種や契約プランは、業務内容に合ったものを選びましょう。

また万が一、社員が法人携帯を紛失した場合に備えた対策も必要になります。
紛失時のセキュリティ対策にかかる費用も、考えておきたいポイントです。

プライベートとの使い分けが難しい

法人携帯を貸与し、個人携帯と端末を分けていても、私的利用がないかの見極めは難しいものです。社員側も、個人携帯と法人携帯の2台を持ち歩くことになるため、使い分けが面倒に感じる場合もあります。

結果、私的な連絡や業務に関係のない通信にも、法人携帯が使われてしまう可能性があるでしょう。

・業務に関係のない通信を制限する
・アプリのインストールは許可性にする
・定期的に通信記録を確認する

対策として、以上のような方法を考えておく必要があります。

休日や業務時間外にも電話がかかってくる

顧客からの問い合わせは、業務時間外にも入る可能性があります。顧客のなかには「会社が貸与している法人携帯であれば、時間外であっても電話に出るべき」と考える場合もあるでしょう。

しかし休日に顧客からの問い合わせ対応に追われると、休養できません。
労務上の問題点として、社員の不満に繋がる可能性もあります。

業務時間外の法人携帯への受電対応について、社内でルールを決めておく必要があるでしょう。

電話対応を外注するという方法も

法人携帯には社内コミュニケーションの円滑化や経理作業の簡略化といったメリットがあるものの、デメリットもあります。導入コストや社員のプライベート切り替えに関わる問題点は、無視できません。

こうしたデメリット解消に、電話対応を外注するという方法もあります。

電話代行サービスとは?

電話代行サービスは、契約している企業の受電業務を代行してくれます。
電話代行に所属するオペレーターが受電対応し、内容は随時、担当者に通知。
通知を受けた担当者は内容を確認し、顧客対応します。

この方法であれば、社員全員に法人携帯を貸与する必要がなく、導入コストの削減が可能です。社員が個人携帯と法人携帯の2台を持つこともなくなり、休日や時間外の電話対応を代行会社に外注できます。経理処理も電話代行サービスへの支払いとしてまとめられるので、手間を省けます。

電話代行サービスなら「BusinessCall」

弊社が提供する電話代行「BusinessCall」は、月額5,000円(税込5,500円)から利用可能。
企業様が新たに法人携帯のご契約をされるよりも、導入費用を削減できます。

オペレーターが対応した受電内容は、担当者様に随時お知らせし、対応状況が社内共有できる管理画面もご用意。対応状況を一元管理できるので、対応漏れ・対応遅れも逃さずチェックできます。

また受電内容の通知にはメールだけでなく、ChatWork連携も可能です。電話対応するのは、正しい日本語や適切なご案内などを研修で学んだプロオペレーターばかり。大手コールセンターでも採用いただいている、高品質な電話対応をお約束いたします。

利用時間は30分単位で決められ、営業時間外の受付窓口としても、ご活用いただけます。
「BusinessCall」では、土日祝の対応も追加料金なしで受付けております。

法人携帯のメリット・デメリットに迷ったら電話代行もおすすめ

法人携帯を導入すると社内連絡が円滑になり、経理作業の手間も省け、業務改善にもつながるでしょう。しかし導入コストが高く、プライベートとの切り替えが難しいといったデメリットがあるのも事実。

メリット・デメリット、どちらも無視できず、法人携帯の導入を迷われている企業様も多いのではないでしょうか。法人携帯のデメリットを解消し、業務改善するには、電話代行サービスの利用も一手。

電話対応専門のオペレーターに受電業務を外注すれば、社員の業務負担を減らせます。

時間外の受付窓口としても利用できるので、プライベートな時間まで社員が顧客対応に追われることもなくなります。 法人携帯を導入するよりもコストが抑えられ、経理処理の手間も省けるでしょう。

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