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土日や祝日の電話対応はどうする?月額5,000円の電話代行サービスを紹介!

電話秘書代行

最近、「土日だけ利用することができますか?」といったお問い合わせをいただくことが多いので、今回は土日や祝日に電話代行サービス(BusinessCall)を利用するメリットや活用するケースについてご紹介いたします。

また、BusinessCallでは、土日祝日関係なく電話代行サービスを利用いただけるプランをご用意しておりますので、是非参考にしてみて下さい。

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月額5,000円の電話代行サービス「BusinessCall」

土日や祝日に電話代行を利用するメリット

土日や祝日にコールセンターなどの電話代行を利用すると、次のようなメリットがあります。

緊急事態/トラブルに対応できる

ビジネスにおいては、大なり小なりトラブルはつきものです。サービスやサイトのエラー発生や、お客様からのクレームなど、いつどんな緊急事態、トラブルが発生するかわかりません。

最小限に被害を抑えるためには、曜日や時間帯など関係なく、なるべく早い対策を打つことが重要となります。しかし、土日などの休日や夜間など、必ずしも電話に出れる状態とは限りません。

休息を取っている場合もあれば、家族とショッピングを楽しんでいる場合もあればと様々です。このような時に、電話代行サービスを利用していると、相手からの緊急電話に出れない、という最悪の事態は避けることができます。

オペレーターが受電内容をメールやチャットですぐに連絡をしてくれるため、そこで確認をしてすぐに対応することも可能です。

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新たなビジネスチャンスを得る

ビジネスチャンスはいつどんな所から舞い込んでくるか分かりません。とっかかりがどんなケースでもビッグチャンスに繋がるパターンもあります。

特に平日ではアクセス出来ないユーザーはたくさんいます。マーケットによっては深夜帯に仕事をする方や、飲食業の様なサービス業など勤務時間がイレギュラーな方からでも、1本の電話で繋がることが出来ればビジネスチャンスは広がります。

特にBtoC領域でサービスを展開している業界ですと、土日での活動も活発なため、電話によるお問合せなども多いため、電話代行サービスを利用することで、土日の問合せもしっかりキャッチアップすることが可能です。

顧客満足度/企業イメージの向上

カレンダーの祝日が変更になり、気付かないで電話をしてくる方がいます。その電話はもしかしたらトラブルか、もしくはちょっとした問い合わせかもしれません。

せっかく電話をしたにも関わらず、延々と呼び出し音が鳴り続けたり、「お電話ありがとうございます。本日は休業しております。営業時間は午前〇時から午後〇時までとなっております。」といった休業中のアナウンスを聞いたユーザーは決してポジティブな印象を持つことはありません。

一方、土日や祝日に電話をしてもプロのオペレーターによって丁寧に電話対応をされると、その会社に対して、「休みの日でも顧客対応に力を入れてる会社」という好印象を持つ可能性があります。

顧客満足度や企業イメージアップに力を入れたいとお考えの企業様はぜひ、電話代行サービスを利用すると良いでしょう。

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電話代行サービス「BusinessCall」は月額5,000円で利用可能?料金プランについて

土日や休日の電話代行サービスの活用事例

土日や祝日でも対応を求められるケースはいくつかあります。

例えば、クレーム対応等のお客様対応です。

ここでは実際にBusinessCallを活用している事例を元に、土日、祝日の電話代行サービス活用例を紹介します。

事例①:クレーム対応

メーカーの場合

メーカーへのクレームは、土日や祝日にもあり得ます。

クレームを適切に処理できなければ、顧客の流出につながりかねませんが、休日も電話対応をすることで、スピーディなー対応が可能となり、顧客流出を阻止することができます。

クレーム電話をするお客様は、実はコアなユーザー様である可能性が高いため、円滑な対応ができれば、リピーターとして定着するケースも珍しくありません。

メーカー以外にも有効なクレーム対応

クレーム対応が目的で、土日に電話代行サービスを活用するのはメーカーだけではありません。

ITや建設、小売などの業種などでも土日にクレームがあることがあり、適切に処理すべく電話代行サービスを導入しているケースが多々あります。

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【例文】クレーム電話の正しい対応方法とNGフレーズとは?

事例②:商品購入に伴うお問い合わせ対応

通販(EC)を運営している会社様・個人事業主の方も、土日や祝日に当社のサービスを利用されることが多いです。

インターネット通販で商品を購入する場合、その商品やサービスについて質問したいというお客様が多いですが、休日までご自分でお客様対応をするのは大変ですよ。

電話代行サービスを導入することで、土日祝日も商品説明等ができ、顧客を獲得するチャンスを逃さずに対応できます。

平日は対応できても、休日だけは対応してほしいという方もいらっしゃるので、そういった場合にBusinessCallを利用いただくケースも多いです。

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電話代行におけるEC(通販)事業者様のご利用法とは

事例③:フリーランス方向けの秘書代行

フリーランスの方への仕事依頼は、平日だけでなく土日祝日の休日にもあります。例えばライター活動している方など、本業に集中できるようにと、電話代行サービスをご利用頂いております。

また逆に、休日くらいはゆっくりしたいといったケースでご依頼いただくことも多くございます。仕事とプライベートのオンオフをつけるという面においても有効でしょう。

また、そもそもフリーランスで働く場合、1人で様々な業務を担当しなければならないことも多く、電話対応業務などノンコア業務はなるべく外注したいと考えている方も多いかと思いますので、ぜひ電話代行サービスの導入を検討してみてください。

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個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットや活用例とは

事例④:弁護士事務所での導入例

弁護士事務所では、電話が重複したりクライアント様との話の最中に電話に出ると心証が悪くなるなど、電話によって様々な障壁が生じていました。これらを電話の代行導入により一気に解決でき、下記の様に思った以上のメリットがありました。

  • 電話の取りこぼしが無くなった
  • クライアントの話をさえぎらなくてもよくなった
  • 業務に集中できる
  • 自分のペースで仕事ができる
  • 予定が立てやすい
  • 話に集中できる
  • 対応が長く安価
  • 電話のストレスがない

<関連記事>
弁護士事務所|電話対応における3つの課題と改善事例を紹介

事例⑤:不動産業界での導入例

お客様を案内する事も多く、事務所を留守にする時間帯もあり新規の取りこぼしが発生していました。転送してもすぐに出られないなどの問題を抱えていました。また引っ越しシーズンの繁忙期の対応や、お問い合わせなど頻繁に電話がかかってくる時間帯もあり困っていました。

導入後は次のようなメリットがありました。

  • 新規の取りこぼしがない
  • ワンクッション置いての対応が出来る
  • かけなおす前に資料が準備できる
  • ご案内に集中できる
  • 電話が重複しない
  • 移動中に電話がかかってこない
  • 引っ越しシーズンなどの繁忙期に対応出来る

<関連記事>
不動産業界|電話対応における3つの課題と電話代行サービス

事例⑥:清掃・クリーニング業界の導入例

清掃業やクリーニング業では電話の問い合わせが多く、出先や移動中の電話転送に苦慮していました。

新規の取りこぼし、クレーム対応、オフィスやハウスクリーニングの見積もりなど電話の内容は様々で、宅配や集荷中の対応によってはすぐに対応したくても難しい案件がありました。導入後はコールセンター専門スタッフによるサービス向上等のメリットがありました。

  • 電話に慣れたスタッフが出るので安心
  • クレームを直接受けなくてもよくなった
  • 問い合わせの返答に準備が出来る
  • 小規模事業所では事務所を留守にできる
  • 接客に集中できる
  • 宅配や集荷中に電話が鳴らない
  • 人件費の削減になった

<参考記事>
清掃・クリーニング業|電話対応における3つの課題と電話代行サービス

土日祝日可能なBusinessCallの電話代行プラン

BussinessCallは、スタンダードプランとラグジュアリープランの2種類の基本プランがあります。

 スタンダードプランラグジュアリープラン
月額費用5,500円(税込み)11,000円(税込み)
初期費用15,000円 ⇒ 0円
初期費用無料キャンペーン
15,000円 ⇒ 0円
初期費用無料キャンペーン
対応時間全日9:00〜21:00
最大7時間対応
全日9:00〜21:00
最大12時間対応
オプション※お問合せください。※お問合せください。

▼ 詳しい料金プランやオプションサービスはこちら ▼
電話代行サービス「BusinessCall」の料金体系・プラン

どちらのプランも平日はもちろん、土日や祝日にも対応しており、対応時間としても9:00~21:00と十分な時間をご用意しております。

また、オプションで、一問一答形式の質問の追加が可能ですので、まずはお電話もしくは問い合わせフォームからお問い合わせください。

<関連記事>
BusinessCallのスタンダートプランとは?
BusinessCallのラグジュアリープランとは?

よくある質問①:土日や祝日だけ利用することは可能か?

土日や祝日だけ利用することも可能です。

BusinessCallは、全日9:00~21:00の間であれば、最大12時間対応可能です。

対応時間は30分単位に設定できるので、例えば、「土曜日の午前中だけ対応」なども可能です。

また、1日に複数の時間帯の利用できますので、どうしても自分が対応できない時間だけ依頼するというようなこともできます。

よくある質問②:どのような対応してくれるの?

基本的には、「お客様の名前」「ご連絡先」「簡単なお問い合わせ内容と折り返し電話の有無」となっています。

ただ、「Q&A対応」と「オリジナルガイダンス」のオプションをどちらも1,000円/月にてご用意しております。

また、03番号や050番号といった固定電話番号の貸し出しサービスもございます。

BusinessCallのサービス詳細についてはこちら

まとめ

今回は土日祝における電話代行サービスの利用メリットや、事例を紹介していきました。土日祝にかかってくる電話の中には、もしかしたら大きなビジネスにつながるような電話かもしません。

そのように考えると、見すみす受電漏れしてしまうのはかなりの機会損失ですので、ぜひ電話代行サービスの導入を検討してみてください。

BusinessCallは月額5,500円~利用可能と、導入ハードルの低い、お手頃な電話代行サービですので、お気軽にお問合せください。

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