オンライン秘書って何？任せられる仕事やメリット・デメリット、おすすめのオンライン秘書サービスについて徹底解説

日々様々な業務に追われていると、人手が足りない・・・そう感じることがあるでしょう。業務を円滑に進めたいけれど、新しい人材を雇用することが厳しい・・・できるだけ費用を抑えて業務を効率化させる方法はないかと考えた場合、オンライン秘書サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

ここでは、オンライン秘書サービスの特徴やメリット、オンライン秘書サービスが行える業務などをまとめています。おすすめのオンライン秘書サービスも最後にご紹介しますね。

オンライン秘書サービス

オンライン秘書サービスという言葉を聞いたことはあっても、実際にどのような人が利用しているサービスなのか、そしてどのようなことをお願いできるのか詳しく知らないという人もいるでしょう。オンライン秘書サービスとは、どのようなサービスなのでしょうか。

オンライン秘書サービスとは

秘書と聞くと、社長や経営者の業務をサポートしていくというイメージがあるかもしれません。常に社長や経営者の隣にいて、身の回りの雑務をしています。
しかし、オンライン秘書サービスは、社長や経営者の隣にいるというわけではありません。リモートで業務をサポートしていくというスタイルになります。

そのため、社長や経営者のサポートにとどまらず、正社員が行っている業務もサポートしてもらうことが可能です。社内の様々な業務をサポートしてくれることになります。

＜関連記事＞
秘書代行って何？電話秘書代行サービスのメリットとは

オンライン秘書サービスを利用する人とは

オンライン秘書サービスは、どのような人が利用しているのでしょうか。
社長や経営者も利用していますが、個人事業主やフリーライターの方の利用が増えています。個人事業主やフリーライターの方は、自分で行う業務が多岐にわたります。

依頼された仕事をこなすだけでも大変ですが、それ以外にクライアントからの電話やメールに対応したり、経理業務などもあります。依頼された仕事に集中したくても、なかなか思うように進まない・・・ということがあるのです。
ここで、オンライン秘書サービスを利用することで、依頼されている仕事をスムーズに進めていくことができます。

＜関連記事＞
一人会社のメリットと業務外注化のポイントについて

オンライン秘書サービスに任せられる仕事

オンライン秘書サービスは、様々な業務を任せることができると言われています。では、具体的にどのような業務を任せることができるのでしょうか。ここでは、主にオンライン秘書が受けている業務をご紹介します。

事務作業

オンライン秘書では、事務作業を遠隔で行うことが可能です。送付状や案内状など各種文書作成や荷物の手配、見積書の作成、注文書の作成など一般事務的な業務を任せることができます。

経理

オンラインで経理業務を任せることも可能です。日々の仕分けから決算書作成、事業計画書の作成、経費精算など経理事務全般を依頼できます。

人事サポート

オンライン秘書は、人事サポートも可能です。直接採用業務を行うことはできませんが、面接日時の調整や、求人広告の依頼、教育資料の作成、セミナーや研修会場を取るなど、人材採用に関係する業務を任せることができます。

電話代行

電話代行は、オンライン秘書の中でも特に多く依頼がある業務です。社員や経営者、社長の代わりに電話の一次対応を行い、その内容を漏れがないように伝達します。また、簡単な質問に関しては回答するなども行います。

＜関連記事＞
電話代行って何？どんなサービス？メリットやデメリットを紹介

秘書業務

秘書業務を遠隔で行います。スケジュール管理やアポイントメントの調整、出張の際のホテルの予約、交通機関のチケット手配、会食で使うレストランのリサーチと予約、議事録作成、資料作成、メール対応などが秘書業務の主な内容です。

＜関連記事＞
秘書代行って何？電話秘書代行サービスのメリットとは

営業サポート

オンライン秘書は営業サポートも可能です。営業をすることはできませんが、営業担当者が行う事務的な作業をサポートします。例えば、企画書や提案書の作成、リサーチ、分析業務、名刺管理などがあります。

SNS運用

近年、企業にとってSNSの活用が活発になってきています。そのため、オンライン秘書でもSNS運用業務が任せられることが増えました。

例えば会社ホームページの更新や、ブログ投稿、SNS投稿、コメント管理などがあります。マーケティング関連の仕事もオンライン秘書に依頼できるのです。

オンライン秘書サービスの利用メリット

オンライン秘書サービスは、様々な業務を任せることができるという点以外にも、導入によるメリットがあります。どのようなメリットがあるのでしょうか。

採用コスト削減

オンライン秘書サービスを導入すると、採用コストを削減することに繋がります。
例えば、社内の電話対応をしてもらうためにスタッフを採用する場合、新卒であれば数十万円は必要になります。さらに、社会保険料や教育費、制服代など様々な費用が必要です。
しかし、オンライン秘書を利用すると、月額料金だけで依頼できるので、コスト削減に繋がるのです。

コア業務に集中できる

オンライン秘書サービスの導入で、バックオフィス業務はオンライン秘書に任せることができます。

日常的に繰り返すルーティーンワークに関しては、すべて任せることができるので、自社社員はコア業務に集中でき、より効率よく業務が行えるようになります。これにより、残業を減らすことができる、働き方改革に沿った業務が行えると言った効果も期待できるでしょう。

分野ごとのプロに依頼できる

オンライン秘書サービスでは、幅広い業務を依頼することができます。業務内容によっては、その分野に精通しているプロがオンライン秘書業務を行っているケースもあり、プロに任せることも可能なので安心です。
ジャンルに特化したオンライン秘書なら、自分が苦手としている部分をカバーしてもらうことも可能でしょう。

オンライン秘書サービスの利用デメリット

とても便利なオンライン秘書サービスですが、利用を検討する場合、メリットだけでなくデメリットも把握しておく必要があります。オンライン秘書サービスを利用するデメリットとはどのようなことがあるのでしょうか。

詳しいマニュアルが必要

オンライン秘書サービスを利用する場合、オンライン秘書には遠隔で業務を行ってもらうことになり、一から十まで丁寧に業務を教えることは難しいです。

もしマニュアルが用意されていない場合、効率が悪くなってしまったり、対応方法の認識にズレが出てしまい、ミスが発生してしまうことも考えられます。そのためマニュアルは細かく作成されているほど、質の高い対応ができるでしょう。

セキュリティー面での不安

オンライン秘書サービスを利用する場合、注意しなければならないのが情報管理です。オンライン秘書には、会社の情報が伝わります。情報漏洩のリスクがあるため、秘密保持契約書を結ぶなど、しっかり情報漏洩防止策を取るようにしましょう。

担当者のスキル・経験のばらつき

オンライン秘書サービスは、どの会社でも同じレベルとは言えません。また同じオンライン秘書サービスでも、一人ひとりスキルが異なるので、どの担当者が自社のオンライン秘書業務を行ってくれるのかによって、サービスの質に違いが出てしまう可能性があるでしょう。
このようなことから、思っていたサービスが受けられないという場合もあるのです。

オンライン秘書サービス比較5選

オンライン秘書サービスを行っている会社はいくつかあります。ここでは、有名なオンライン秘書サービスについて特徴をご紹介します。それぞれサービス内容に違いがあるので、比較して選びましょう。

CASTER BIZ

CASTER BIZでは、全国からアシスタントを募集して採用しています。複数の選考課題や面接を行い、1/100もの採用倍率をくぐり抜けた優秀なアシスタントだけが業務を行っています。

仕事の依頼に合わせてチームで担当するというスタイルになっていて、依頼内容に合わせたスキルを持つ人材をオンライン秘書としてアシスタントにしてもらうことができます。1ヶ月あたり30時間から依頼できるオンライン秘書サービスで、短時間でも利用しやすいです。

6ヶ月プラン	月額50,000円（税別）
導入コンシェルジュオプション	月額120,000円（税別）

Fammオンラインアシスタント

Fammオンラインアシスタントは、業界最安値とされるリーズナブルな価格設定が魅力です。3ヶ月プランと6ヶ月プランの場合、初月は特別価格の4万円で利用できるオンライン秘書サービスです。

事務作業や秘書業務だけでなく、WEBデザインや動画編集、ECショップ運用代行など、専門的なスキルが必要となる業務も依頼できるオンライン秘書サービスとなっています。多彩な経歴を持つアシスタントが所属しています。

3ヶ月プラン	月額73,500円（税別）
6ヶ月プラン	月額70,500円（税別）

SUPPORT+iA

SUPPORT+iAは、庶務、財務、人事・労務、総務といったバックオフィス業務の代行を依頼できるオンライン秘書サービスです。母体が税理士法人を持つ企業で、信頼性が高いと注目されています。

自社の正社員が対応してくれるオンライン秘書サービスなので、質の高いサービスを受けることができます。また、オフライン業務にも対応してくれる点が魅力です。

月6時間プラン	月額30,000円（税別）
月12時間プラン	月額50,000円（税別）

i-STAFF

i-STAFFに登録しているスタッフは、採用率1％という厳しい審査をクリアしています。各専門業務に関して、複数のテストを実施し、高いレベルがあることを確認しています。

『業務スピードを早く、さらに質も高く』ということにこだわっているので、スピーディーに対応してもらえるオンライン秘書サービスです。WEB運用サポートや経理業務、人事業務、オフライン業務の依頼も可能です。

3ヶ月契約	月額114,000円（税別）
6ヶ月契約	月額93,000円（税別）

オンラインアシスタント フジ子さん

オンラインアシスタント フジ子さんは、月額4.7万円からのプランが用意されていて、1ヶ月単位での利用も可能です。短期間だけ利用したい場合も依頼しやすいでしょう。無料トライアル期間が設けられているので、アシスタントをしてくれる人材のスキルを確認しやすくなっています。

月20時間1ヶ月プラン	月額47,000円（税別）
月30時間1ヶ月プラン	月額69,000円（税別）

電話対応の代行ならBusinessCallへ

オンライン秘書サービスは、様々な業務を行ってくれる点が魅力的ですが、利用料は安いとは言えません。社員やパートなどを雇用するよりはコスト削減になるものの、そこまで業務のサポートを必要としないという場合もあるでしょう。

もしあなたが抱えているお悩みが、主に電話対応に関するものであれば、オンライン秘書サービスよりも格安で電話対応に関する課題を解決できるサービスがあります。

BusinessCallは、月額5,000円（税込5,500円）、申し込みから最短3日後に利用できる電話代行サービスです。

オンライン秘書サービスよりもリーズナブルな価格で利用でき、高品質な電話対応が可能です。個人事業主やフリーランスで活躍される方は、日々の電話対応を依頼することで、業務の効率化に繋がるでしょう。

オンライン秘書サービスを利用するまでではないけれど、業務効率化を検討されているという方は、利用を検討してみてください。

▼Businesscallのサービスの詳細はこちら▼

＜関連記事＞
電話代行って何？どんなサービス？メリットやデメリットを紹介