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個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットや活用例とは

電話秘書代行

電話代行は秘書代行とも呼ばれ、オフィスに電話がかかってきた際に代わりにオペレーターによって対応してもらえるサービスです。

予算の関係上、電話対応専門のスタッフを雇うことやコールセンターの開設が難しい・必要ない企業様に利用されるケースが多いです。

そんな、電話代行サービスですが、現在は企業だけでなく「個人事業主」や「フリーランス」と呼ばれる方たちに利用者が増加しているのをご存知でしょうか?

現在日本では新たな働き方として「個人事業主」「フリーランス」と呼ばれる個人で事業を行う人たちが増加傾向にあり、こういった個人事業主の中には「忙しくて電話対応ができない」と悩まれている方も多いです。

そのような時の解決策として「電話代行サービス」が挙げられます。電話代行サービスの導入を検討している個人事業主の方は必見の内容となっております。

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個人事業主が電話代行を利用するメリット

ここでは個人事業主が電話代行サービスを利用することによってどのようなメリットがあるのかを紹介していきます。

[電話代行の利用メリット①]固定電話番号を持てる

個人事業主の中には経費削減などの目的で「固定電話番号」を置かずに「携帯電話番号」を使用している方も多いです。

しかし、携帯電話番号よりも固定電話番号の方が「信頼度が高い」と感じる人が多いのも事実です。

チャットやメールでのコミュニケーションが増えてきたとはいえ、未だ電話でのコミュニケーションを大切にする方も多く、企業の電話は固定電話が一般的です。

しかし、固定電話番号の重要性がわかったところで、自分で取得するというのは手間がかかるので、つい後回しにしがちです。

そこで、電話代行サービスでは、「03・050」から始まる固定電話の番号を代わりに発行し、貸出をしてくれるサービスがあります。

電話対応を効率化させるだけでなく、固定電話の番号取得により社会的な信用度も向上するので一石二鳥と言えるでしょう。

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[電話代行の利用メリット②]在宅ワークでの電話対応ストレスが無くなる

働き方の一つとして定着した在宅ワークですが、個人事業主・フリーランスの方も在宅で仕事する時間が多いかと思います。

防音体制がきちんとされた仕事専用の部屋をお持ちの方は、在宅での仕事電話にそこまでストレスは感じ無いかもしれませんが、「家で電話をすることで周囲の人に迷惑をかけてしまう」ケースでは、誰しもストレスを感じてしまうものです。

そこで、電話代行サービスを利用することで、必要な場合のみ折り返し電話をすればいいので、そのような電話ストレスは一切なくなります。

また、オペレーターから、受電内容を共有されるため、どのような要件で相手が電話をしてきているかが、事前に把握できます。よって、折り返し電話する際には最初から要件に応じた返答ができるため円滑な会話となり電話ストレスを削減することができます。

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[電話代行の利用メリット③]業務に集中することができる

集中して業務をしている時に、電話がかかってきてしまうと、作業が中断する上、集中力も途切れてしまいます。

一度、集中が切れると、すぐに集中モードに戻ることは難しく、業務効率・生産性の低下につながります。

電話代行サービスに電話対応を一任しておくことで、クライアントからの仕事の電話を気にする必要がなくなるため目の前の作業に集中することができるようになります。

[電話代行の利用メリット④]仕事とプライベートのメリハリがつく

個人事業主・フリーランスの方は基本的に時間や場所に縛られることなく自由度高く働くことができますが、「土日は休み」「17時で仕事は終わり」といったメリハリを自分の中だけでつけるのは難しいことです。

そこで、電話代行サービスを用いることで、「この曜日のこの時間帯は電話が来ない(オペレーターが代行してくれる)」と仕事とプライベートにオンオフをつけやすくなります。

仕事の電話がかかってこないかと、常に身構えていては、身も心も休まらないので、電話代行サービスを用いてみると良いでしょう。

個人事業主も使える電話代行とは?利用シーンを紹介

では、実際にどんな場面で電話代行サービスが利用できるのでしょうか?

電話代行サービスが活躍する利用シーンを紹介していきます。

  • 別の仕事で忙しい場合
  • プライベートの時間を確保したい場合
  • 電話スタッフを雇う予算がない場合

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

[利用シーン①]別の仕事で忙しい時

個人事業主というと、一人で会社を一つ抱えているのに等しいです。

そのため、営業、経理、雑用まで全て自分1人でこなす必要があり、基本的に忙しいはずです。

そんな中で「クライアントとの打ち合わせ」や「営業で外回り」など、どうしても電話に出ることができない場面が多々あるかと思います。

そのような時でも、電話代行サービスを利用していれば、自分の代わりに丁寧に電話対応をしてくれるので、他のクライアントを待たせることもありません。

また、新規のお取り組みの相談などの重要な電話の受電漏れを防ぐことで、ビジネスチャンスの損失も減らすことができます。

[利用シーン②]プライベートの時間を確保したい時

個人事業主の方で、全ての問い合わせを自分ひとりで対応している方は多くいらっしゃいます。例えば、自分の携帯電話の番号を、会社の公式の電話番号にしている方などです。

ですが、そうすると、24時間自分ひとりで、お問い合わせを受け付けなくてはなりません。自分が休んでいる時間ぐらい、電話対応も休みたいですよね。

そこで、「休む時間」や「プライベートの時間」を意識的に確保できるのが、電話代行サービスです。

「どうしてもこの日は休む」「家族と出かけに行く」と決めた日はかかってきた仕事の電話を全て電話代行サービスのスタッフに一任しておくことをオススメします。

そうすればしっかりと休息をとることができますし、かかってきた仕事の電話も逃すことはありません。

[利用シーン③]電話スタッフを雇う予算がない時

個人事業主の人 の中には「できるだけ経費を削減したい」と考えている方も多いです。

しかし「電話対応に割く時間を節約したいから」と電話スタッフとして常駐の従業員を1人雇ってしまうと人件費が高くかかってしまいます。

そこで、電話代行サービスを利用すると、経費を削減することができます。

電話代行サービスの多くは電話がかかってきた時にだけ費用が発生する仕組みになっています。

電話スタッフとして常駐の従業員を1人雇うよりも経費を削減することができるのです。

電話代行サービスは月額5,000円~15,000円ほどで利用できるのも多いため、どちらにしてもアルバイト1日分の費用ほどで1ヶ月使えるので、メリットがあるのではないでしょうか?

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個人事業主に好評な電話代行「BusinessCall」とは?

BusinessCallとは月額5,500円(税込み)から利用できる電話代行サービスです。電話の一次対応をオペレータが代行し、受電内容をメールやチャットで受け取ることが可能です。

BusinessCallが個人事業主に選ばれる4つの理由

BusinessCallが個人事業主に選ばれる4つの理由は以下になります。

  • お手頃価格の料金体系
  • 30分単位で希望の時間帯のみ依頼可能
  • 受電内容はメールやチャットですぐに共有
  • 03・050番号の貸出可能

これらの理由を詳しく説明しますので、ぜひ参考にしてみてください。

お手頃価格の料金体系

個人事業主の方は「忙しくて電話対応ができない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。しかし、電話スタッフを常駐の従業員を1人雇ってしまうとその分人件費が高くなります。

BusinessCallを使えば月額5,500円(税込み)と月額11,000円(税込み)プランの2つが利用可能。アルバイトを1日雇うよりも安く抑えれるくらいの料金になるので、導入リスクはほとんどなく、気軽に導入することができます。

30分単位で希望の時間帯のみ依頼可能

BusinessCallは30分単位で「決められた時間」だけ代行することが可能です。スタンダードプランであれば朝9時~夜の9時の間で1日7時間の範囲で依頼したい時間帯を設定することができます。また、複数の時間帯の依頼も可能。そのため、以下のような使い方にも対応できます。

  • 平日の休憩中やお昼時の時間帯
  • 朝忙しい時の2時間、夕方の3時間
  • 土日の全時間と月曜のミーティングの時間帯

自分の働き方やライフスタイルに応じて、希望の時間帯に30分単位から依頼できるので、必要な分だけ無駄なく依頼することができます。

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受電内容はメールやチャットですぐに共有

BusinessCallで受電した内容は専用の管理画面にてすぐに共有してくれます。加えて、メールやチャットでも連携してくれるため、重要な連絡にはすぐに折り返し対応ができるため、ビジネスチャンスロスを防ぐことが可能です。

受電した内容はチームで共有することができるため、折り返し忘れや重複対応の防止に繋がるのも大きなメリットになります。

03・050番号の貸出あり

BusinessCallでは、「03」または「050」から始まる固定番号の貸し出しに対応しています。個人事業主の中には「固定番号を使いたいがオフィスがしっかりと決まっていない」という方もいるでしょう。

BusinessCallでは、電話番号の貸し出しもプラン料金に含まれているため、安心して固定電話番号の利用が可能。最短で3日で利用できるため「急ぎで固定番号が欲しい」という方にもおすすめです。

また、この番号はHPや名刺に記載することが可能なため、社会的信用を高めることができます。

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【導入事例】個人事業主の電話代行の使い方3例

では、実際に個人事業主の方が電話代行サービスを導入した事例を紹介していきます。

電話代行サービス導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。

[電話代行導入事例①]個人・家族経営の方(農業事業)

導入前

家族経営で農業をしており、IT化の流れに備えてネットショップの立ち上げを考えていました。

しかし、農業の方でいっぱいいっぱいでなかなか電話対応などの管理業務に手が回りませんでした。

そんな時に電話代行サービスを知りました。

導入後

電話対応のスタッフを雇うよりも遥かに人件費を抑えることができてとても感激しています。

仕事柄、早朝から夕方まで作業をしており、電話対応をする暇が取れないので助かります。

電話代行スタッフの対応もとても丁寧で素晴らしく、私自身が電話に出るよりもクライアントの方に「しっかりしていて印象が良い」と安心していただくことができます。

電話対応を意識する必要がないので本業にも集中できますし、本当に助かっています。

[電話代行導入事例②]個人経営の方(マッサージ店経営)

導入前

マッサージ店を経営していますが、電話スタッフを雇うほどの金銭的余裕はなく、施術中はお客さんからの電話が鳴りっぱなしになっている状態でした。

また、目の前のお客様をお待たせする中で電話対応をしなければならなかったので、とても申し訳ない気持ちになることが多々ありました。

そこで電話代行サービスを知り早速申し込みました。

導入後

お客さんからの電話に対応して予約完了まで全て行ってくれるので、安心して施術に打ち込めています。

また、電話対応時に不明点があっても「確認して折り返しますね」と用件をしっかりと聞きとって即時メールで連絡をくれるので大変助かっています。

[電話代行導入事例③]フリーランスの方(ライター)

導入後

個人事業主として独立したばかりのライターをやっていますが、独立したてはとにかく売上を上げるのに必死で、電話対応をする余裕がありませんでした。

営業、企画、構成、執筆、修正まで全て自分1人で行わないといけないので「これじゃパンクする」と思い、執筆に集中している時の電話対応を全て電話代行サービスに一任することにしました。

導入後

電話代行サービスを導入することで執筆に集中できるようになり質の高い記事を書けるようになりました。

また、電話に出ないことでクライアントを待たせてフラストレーションを溜めることも防げるようになりました。本当に助かっています 。

このように、BusinessCallは、多くの事業において、様々な形でご利用いただいております。

少しでも興味がある方はお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

電話代行サービスが「個人事業主」や「フリーランス」と呼ばれる方々におすすめのサービスであるといことがわかっていただけたでしょうか?

BusinessCallの電話代行サービスでは月額5,500円(税込み)から利用することができ、費用を抑えて電話対応することができます。

また電話対応を任せることで業務に集中して取り組むことができます。

現在「電話対応する余裕がない」「電話対応に追われていて業務に集中できない」「従業員スタッフを雇うほどの予算がない」とお悩みの方は、ぜひ弊社の電話代行サービス「BusinessCall」を検討してみてください。

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