飲食店”必見”おすすめのWEB予約取りこぼし防止策4選！キャンセルやロスの悩みを解決

飲食店やサロン、クリニックに予約の電話をしてもなかなか繋がらない・・・このようなことに不満を感じている顧客は多いです。店舗側でも、予約の取りこぼしは防ぎたいものの、対応できる人員が限られていると、どうしても取りこぼしが生じてしまいます。
この記事では、電話の取りこぼしを防ぐおすすめの方法についてまとめています。予約数を増やすための参考にしてみてください。

予約の取りこぼしを防ぐ解決策4選

予約の取りこぼしを防ぎたい場合、どのような方法があるのでしょうか。予約の取りこぼしを防ぐ解決策をお伝えします。

人手を増やして電話対応の時間を確保する

予約の取りこぼしを防ぐ解決策として、人手を増やす方法があります。人手を増やせば、接客中の従業員がいても、他の従業員が電話に出ることが可能です。ただし、人手を増やす場合は、人件費がかかってしまうというデメリットがあるでしょう。

また、募集費や研修費といった費用もかかります。仮に人手を増やすことができても、電話の件数が多い場合は、話し中になってしまうこともあります。余分に電話回線がなければ対応することができない場合があり、単純に人手を増やすだけでは解決できないという可能性も出てくるでしょう。

予約管理システムを導入する

予約の取りこぼしを防ぐ解決策として、予約管理システムの導入があげられます。予約管理システムは、WEBから予約をしてもらうことで、自動的に管理画面に予約が入るというものです。ここで注意しなければならないのが、対面や電話による予約と、予約管理システムでの予約がかぶってしまう可能性があることです。

予約管理システムは、24時間365日予約をすることができます。1秒の違いで、電話で受けた予約枠が埋ってしまうということが起こりやすいのです。予約管理システムを導入する場合は、対面や電話予約とのタイムラグを考えておく必要があるでしょう。

自動の電話応答サービスを利用する

予約の取りこぼしを防ぐ解決策として、自動の電話応答サービスを利用するという方法があげられます。自動音声により予約を受け付けするため、人員が不足していても予約の電話を受けることが可能です。ただし、自動電話応答サービスの中でも、リーズナブルな価格で利用できるクラウド型であれば小規模店舗でも導入しやすくなっています。

テキストも店舗に合わせて作成できるため、スムーズな予約管理ができるようになるでしょう。ただし、電話で受けた予約内容を店舗で把握できるシステムの導入も必要になります。

電話代行サービスを利用する

予約の取りこぼしを防ぐ解決策として、電話代行サービスがあげられます。電話代行サービスは、予約の受付を外部に委託できるものです。
予約専用の電話番号を設けて、外部の担当者に自社の従業員として電話に出てもらいます。営業時間外でも予約を受けることができる点や、電話対応のプロが対応するため質の高い予約受付ができる点がメリットです。

顧客満足度向上と店舗のイメージアップにもつながります。電話代行サービスは、予約電話専用にすることができるため、予約する際に電話が繋がらないというクレームも防げます。

予約の取りこぼしを防ぐ解決策の懸念点

予約の取りこぼしを防ぐための解決策は色々あることが分かりましたが、これらを導入していくためには懸念される点もあります。懸念点についても知っておきましょう。

どれを選ぶにしてもある程度費用がかかる

予約の取りこぼしを防ぐ解決策の導入は、どれを選んだとしても費用が発生します。予算に合わせてサービスを選び導入することは可能ですが、限られた予算の場合は希望している内容のサービスが受けられないという場合もあるかもしれません。

新しいサービスに慣れるまで時間がかかる

予約の取りこぼしを防ぐために新たなサービスを導入した場合、従業員が使用方法に慣れるまでの時間も考えておかなければならないでしょう。
使用方法がややこしい場合、運用がスムーズに行われない可能性もあります。誰でもすぐに使えて分かりやすいものを選ぶようにしましょう。

電話以外だとドタキャンや無断キャンセルのリスクが高い

予約の取りこぼしサービスの中でも、予約管理サービスは導入される方が多いです。WEBやスマートフォンからいつでも予約できるため、顧客も利用しやすいからです。しかし、この方法ではデメリットとなることがあります。それはドタキャンや無断キャンセルが多い点です。
予約キャンセルは、WEBやスマートフォンから簡単にできるものの、キャンセルの手続きが面倒くさいと感じてしまい、そのまま放置されてしまいがちです。電話での予約ではこのようなことが比較的起こりにくいと言われています。

1番のおすすめは電話代行サービス

では、予約の取りこぼしを防ぐことができる最適な方法とは何なのでしょうか。1番のおすすめは電話代行サービスです。電話代行サービスを導入することで下記のようなメリットがあります。

必要な時間だけ頼めるからコスパがいい

電話代行サービスの場合、必要な時間だけ依頼することができます。店舗が忙しい時間帯に絞って予約受付を依頼する、予約受付時間を決めてその時間だけ依頼するというような使い方が可能です。必要な時間帯だけに絞って依頼すれば、コストも削減できます。

電話内容をメールなどに共有して貰うだけで簡単

電話代行サービスで受付した予約は、メール等で共有されてきます。共有されてきた内容を確認することで、予約管理ができるため簡単に使えます。従業員が慣れるまでの時間もそれほどかからないと言えるでしょう。
また、その都度送られてきますので取りこぼしのリスクも防げます。

全て対人の電話だから無断キャンセルのリスクを減らせる

電話代行サービスの場合、専門のオペレーターが電話に出て対応します。対人対応となるため、顧客は無断キャンセルをしにくくなるでしょう。無断キャンセルのリスクを減らしたい場合は、電話代行サービスが最適です。

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 電話代行サービスならBusinessCallがおすすめ

電話代行サービスといっても、様々な会社があるためどの会社を選んだら良いのか悩んでしまうかもしれません。予約の取りこぼしを防ぎたい場合におすすめの電話代行サービスは「BusinessCall」です。「BusinessCall」の特徴を紹介します。

30分単位で依頼できる

「BusinessCall」の場合、30分単位で契約時間の設定が可能となっています。他社の電話代行サービスの場合、30分単位で依頼できない場合もあるため、細かな時間設定をしたい店舗の場合は利用しやすいでしょう。
また、複数の時間帯で依頼することも可能です。店舗の状況に合わせて柔軟に対応してもらうことができる電話代行サービスです。

LINE・チャットワークに転送もできる

「BusinessCall」の場合、メールだけでなくLINEやチャットワークに受電内容を共有してもらうことが可能です。特に利用しやすいのはLINEではないでしょうか。普段から使い慣れている方が多いアプリのため、画面も見やすく操作もしやすいです。

 年中無休・365日対応が可能

「BusinessCall」は、年中無休・365日対応が可能です。他社の場合は、平日のみというケースや土日祝日の場合は、利用料金が高くなるというケースがあります。しかし「BusinessCall」の場合は、土日祝日も利用料金は同じです。
特に土日祝日は、お休みという人が多いため、予約の電話も多くなりがちです。いつでも対応してもらえるという点は、顧客も予約しやすくなると言えるでしょう。

まとめ

店舗での予約の取りこぼしを防ぐ解決策をお伝えしました。様々な方法がありますが、人が対応する電話代行サービスが1番最適ということがお分かりいただけたと思います。「BusinessCall」は、月額5,000円から利用可能となっているため、費用を抑えた導入ができるでしょう。ぜひ検討してみてください。