電話代行はバレる？真相とおすすめの電話代行サービス・特徴を解説！

電話代行サービスを利用する場合、電話代行サービスのオペレーターに、自社の社員として対応してもらうことになります。

しかし、相手方に電話代行サービスを利用していることがバレないのか、電話代行のオペレーターが自社社員ではないと気付かれることはないのか不安に感じている方もいるようです。

業界や業種によっては、電話代行サービスを利用していることを取引先や顧客に知られてしまうのは困るということもあるでしょう。この記事では、電話代行サービスはバレることがあるのか、バレない電話代行サービスも紹介します。

電話代行がバレる要因は？

周囲の応対者のキーボード音や声が雑音となる

電話代行サービスでは、取引先や顧客からかかってきた電話の内容を正しく担当者に伝えるために、キーボードで画面に入力する作業を行っています。

この時、相手側にキーボードを操作する音が聞えてしまうことがあるのです。キーボードの操作音が聞こえることで、「電話代行サービスを利用しているのでは」と気付かれてしまうことはあるでしょう。

また、電話代行サービスのオペレーターが、他の電話に出ている声が漏れてしまうこともあります。隣同士で座って対応しているので、その声が相手に聞こえてしまう可能性もあるのです。

折り返しが不在対応になる

電話代行サービスでは、折り返し応対が、不在応対になるケースがほとんどです。電話をかけてきた相手の名前や電話番号、用件などを聞いて、担当者から折り返し電話することを伝えるという対応です。

電話代行サービスの中には、緊急事態の場合は、担当者の電話番号を伝えるという方法を取っているケースもありますが、この場合は追加料金が発生する場合もあります。

緊急時の連絡やクレームの電話などの場合でも、不在応対になってしまうと、「電話代行サービスを利用しているのでは」と思われてしまう可能性があるでしょう。

関連記事：電話対応の取次ぎのポイントや不在時の適切な対応について解説！

電話代行がバレた場合に起こりうる具体的なリスクと影響

電話代行サービスの利用が発覚すると、顧客や取引先からの信頼が著しく低下する可能性があります。

電話をかけた側は、企業の担当者や従業員と直接話すことを期待しています。しかし、外部の代行業者が対応していると知れば、「自社内で十分なリソースがないのでは」「顧客対応を軽視しているのでは」といった不信感につながりかねません。

電話代行サービスが原因で、クレームやトラブルに発展するリスクも考慮しなければなりません。代行サービスでは、一般的に定型的な対応や取次ぎが主となります。そのため、顧客が期待する詳細な情報提供や緊急時の柔軟な対応が難しい場面が出てくるでしょう。

例えば、担当者への伝達ミスや折り返しの遅れは、顧客の不満を募らせ、結果的にクレームへと発展しかねません。さらに悪い場合、その不満がSNSなどで拡散され、企業の評判を著しく損ねる事態に発展する可能性もあります。このようなトラブルは、単なる一過性の問題に留まらず、顧客離れを引き起こし、最終的には売上減少や事業の成長阻害といった、目に見える具体的な悪影響をもたらす危険性があるのです。

信頼低下を招く恐れがある

電話代行を利用することで、信頼が低下する可能性があります。通常は、自社の従業員が電話を取り、担当者に取り次ぎます。電話をかけた会社の従業員が取り次いでくれるので、取引先や顧客も用件を伝えやすくなります。

しかし、電話代行サービスのオペレーターが対応していると知っている場合は、どうでしょうか。大事な内容の場合、用件を伝えにくくなってしまうと言えるでしょう。

第三者に情報を漏らしていることにもなりかねません。こういった点から信頼が低下してしまう可能性があるのではと懸念されてしまうのです。

クレームやトラブルに発展しうる

電話代行サービスでは、基本的に電話の取次ぎだけで、細かい対応を行うことはありません。

担当者に折り返し電話をしてほしいときちんと取次していたとしても、担当者が折り返し電話をしていなかったり、内容がきちんと伝えられていないとクレームやトラブルに発展してしまうことがあるのです。

しかし、これは電話代行サービスを利用していなくても起こり得る話です。自社の従業員でも、正しく電話の内容を担当者に取次できるかどうかは分かりません。

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電話代行がバレたくない！2つの防止策

品質の高い電話代行サービスを選定する

電話代行サービスの利用で、信頼低下に繋がってしまう理由は、オペレーターの質や対応内容が問題となっています。

品質の高い電話代行サービスを利用すれば、自社従業員が対応するよりも質の高い電話応対が可能となり、取引先や顧客からの信頼を得ることにつながるでしょう。

質の高い電話代行サービスでは、オペレーターの教育に力を入れています。また、応対方法も各企業に合わせた対応を行ってくれるので安心です。自社に合わせてサービス内容をカスタマイズできるような電話代行サービスがおすすめです。

電話番号をHPや名刺に掲載する

電話代行サービスを利用する場合、電話番号の貸出サービスも併せて利用しましょう。電話番号の貸出サービスを利用することで、電話番号をホームページや名刺に記載することができます。

これにより取引先や顧客からの信頼も得やすくなります。個人事業主の場合は、固定電話の番号があることで、取引先や顧客に安心感を与えることにもつながります。

「バレない」を実現する電話代行サービス選びのポイントとおすすめ4選

電話代行サービスの利用が外部に発覚することによるリスクは、企業の信頼性低下やビジネスチャンスの損失につながりかねません。そのため、サービス選定においては、単に安価なだけではなく、「バレない」品質と機能を備えたサービスを選ぶことが極めて重要です。

ここでは、そのようなリスクを回避し、顧客や取引先からの信頼を維持しながら、効率的に電話対応をアウトソーシングするための選定ポイントをご紹介します。

まず、最も重視すべきは、オペレーターの対応品質です。まるで自社の社員であるかのように、丁寧かつ的確な受け答えができるよう、徹底した教育を受けたプロフェッショナルが在籍しているかを確認しましょう。

また、貴社のビジネスモデルや顧客層に合わせて、スクリプトや応対フローを柔軟にカスタマイズできるかも重要なポイントです。定型的な対応だけでなく、緊急時や複雑な問い合わせにも臨機応変に対応できる体制が整っていることが、バレを防ぐ鍵となります。

これらの機能は、迅速な折り返し対応や、ビジネスチャンスの損失防止に直結します。

また、固定電話番号の貸し出しサービスがあれば、個人事業主やスタートアップ企業でも社会的信用を得やすくなり、外部からの見た目の信頼性を高めることができます。

BUSINESS ASSIST（ビジネスアシスト）：高品質な秘書代行で信頼を築く

「バレない」電話代行サービスを実現するために、対応品質は最も重要な要素です。ここからは、高い品質と豊富な実績で顧客からの信頼を築き、外部に利用が発覚するリスクを最小限に抑えることができる「BUSINESS ASSIST（ビジネスアシスト）」をご紹介します。徹底した研修を受けたプロの秘書スタッフが、まるで自社の社員であるかのような自然で丁寧な対応を実現し、ビジネスチャンスを逃さず、企業の顔として機能します。

fondesk（フォンデスク）：手軽な料金と無料トライアルで導入しやすい

「電話代行サービスを導入したいけれど、初期費用や月額料金に不安がある」といった企業にとって、fondesk（フォンデスク）は非常に魅力的な選択肢となるでしょう。その最大の特長は、手軽な料金設定と導入のしやすさにあります。コストを抑えながらも、プロのオペレーターによる質の高い電話対応を期待できるため、人件費削減と業務効率化を同時に実現したい企業に最適です。

また、fondeskでは無料トライアル期間が用意されているため、サービスの利用を検討している企業は、実際の業務フローで電話代行の品質や使い勝手を事前に確認することができます。これにより、自社のニーズに合っているか、期待通りの効果が得られるかをリスクなく判断できる点が大きなメリットです。初めて電話代行サービスを利用する企業や、まずは少額から試してみたいという企業にとって、導入へのハードルを大きく下げるサービスと言えます。

ベルシステム24：長年の実績と多様なプランで安心の対応

ベルシステム24が提供する電話代行サービス「e秘書」は、35年以上にわたるコールセンター事業の経験と、24,000社を超える導入実績に裏打ちされた、確かな「安心感」が最大の魅力です。

長年のノウハウを活かした高品質な電話応対は、まるで自社の社員が対応しているかのような自然さを実現し、顧客や取引先からの信頼を損なうことなく、企業のブランドイメージ向上にも貢献します。

月額10,000円からという利用しやすい料金設定でありながら、企業の多様なニーズに応える豊富なプランが用意されている点も見逃せません。

BusinessCall：低コスト・高品質で「バレない」を実現する電話代行

電話代行サービスの利用が外部に発覚することを避けつつ、コストを抑えて高品質な対応を実現したい企業にとって、「BusinessCall」は最適な選択肢となるでしょう。

月額5,000円からという業界トップクラスのリーズナブルな料金設定でありながら、徹底した教育を受けたプロフェッショナルなオペレーターが、まるで貴社の社員であるかのような自然で丁寧な電話応対を提供します。

BusinessCallは、単なる電話の取次ぎに留まらず、貴社の業種や事業内容に合わせた柔軟な応対スクリプトの作成、リアルタイムでの通話内容共有、そして緊急時の迅速な対応など、きめ細やかなサービスを提供します。

これにより、人件費や固定費を大幅に削減しながらも、電話対応の品質を向上させ、顧客満足度の向上に貢献します。コストパフォーマンスに優れ、かつ「バレない」という企業にとっての最重要課題をクリアするBusinessCallは、ビジネスの成長を強力にサポートする心強いパートナーとなるでしょう。

バレない電話代行サービスの3つの特徴

バレない電話代行サービスには、3つの特徴があります。これらの特徴をおさえている電話代行サービスなら、バレることがなく安心です。

土日祝日も対応可能

土日祝日も対応可能な電話代行サービスを利用することで、サービスの質が高まりますので取引先や顧客の信用は得やすくなります。

電話代行サービスでは、土日祝日の対応ができるかどうか確認しましょう。土日祝日の対応がしっかり行われていれば、電話代行サービスとバレにくいです。

リアルタイムで電話内容を確認可能

電話代行サービスを利用する際は、リアルタイムで電話内容を確認できる状況になっていることが重要です。

電話を受けたら、オペレーターから担当者にすぐに連絡が入り、その内容を担当者がすぐに確認できるというシステムが構築されていると良いでしょう。

スムーズな対応ができるため、顧客や取引先からも信頼されますし、対応が早いほど、電話代行サービスを利用しているとバレにくいです。

番号を貸出し可能

電話番号の貸出をしてくれる電話代行サービスを利用すれば、会社の固定電話として電話代行サービスの番号を利用できます。

番号貸出サービスがあるか確認しましょう。固定電話の番号を取得することで、顧客や取引先から信頼を得やすくなりますし、安心してもらえます。

＜関連記事＞
電話番号の取得方法・費用や電話番号貸し出しサービスのご紹介！

まとめ

電話代行サービスを利用していることをバレたくないという企業のために、バレない電話代行サービスについてお伝えしました。

高品質な対応ができるBusinessCallなら、電話代行サービスを利用していると知られてしまう心配はありません。月額5,000円から利用できるため、人件費や固定費を大幅に削減することができます。ぜひ利用を検討してみてください。

電話代行バレるに関するQ&A

Q1：電話代行だとバレる一番の原因は何ですか？

A1： 「担当者の名前がわからない」「折り返し以外の回答が一切できない」といった情報の欠如です。これを防ぐには、社内のスケジュール表やよくある質問（FAQ）を代行会社と共有し、一次回答の幅を広げておくことが重要です。

Q2：バレないようにするための「自然な言い訳」はありますか？

A2： 「担当者はただいま別の電話に対応しております」や「少々席を外しております」といった、社内にいることを前提としたフレーズを用意しておきましょう。代行会社のオペレーターに、貴社の「社風（丁寧め、あるいはフレンドリーになど）」を伝えておくとさらに自然になります。

Q3：もしバレてしまった場合、信頼に傷がつきませんか？

A3： むしろ「電話が繋がらないストレスを顧客に与えないための配慮」としてポジティブに捉えられることが多いです。「確実に伝言を承るために専用の受付センターを設けております」と誠実に答えれば、企業の管理体制の強さとして評価されます。