【ビジネス】留守電吹き込みの設定方法は？マナーとポイントを解説！

その他更新日： 2022.08.31

取引先のお客様に電話をかけたら留守番電話に切り替わってしまった・・・という経験をされたことがある人は多いでしょう。

留守番電話に切り替わると、メッセージを吹き込みするアナウンスが流れます。しかし、メッセージを吹き込む際、どのように伝えれば良いのだろう・・・と悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。

この記事では、留守番電話のメッセージを吹き込む際にどのようなことを伝えるべきなのか、注意点やポイントをお伝えします。

--- 目次 ---

留守電を吹き込む際に気を付けたい5つのポイント

留守番電話を吹き込む際は、どのようなことに気をつけなければいけないのでしょうか。気をつけたいポイントについてまとめておきます。

社名と名前を名乗る

留守番電話のメッセージに切り替わったら、まずは社名と名前を名乗りましょう。いきなり用件を入れてしまうと、誰からかかってきた電話なのか分かりません。電話番号が登録されている相手であっても、必ず社名と名前を名乗ります。

通常電話をかける際も、社名と名前を名乗って、担当者につないでもらうと思います。留守番電話で同様です。

「いつもお世話になっております。○○社の○○です。」というように、最初に挨拶の一言を添えてから社名と名前を伝えてください。

用件を端的に伝える

社名と名前を伝えたら、簡単に要件を伝えます。留守番電話では録音できる時間が限られているので、用件を長々と伝えることはできません。

用件を伝えておくことで、その後折り返し電話をかけてもらった際や、かけ直しした際に、スムーズに話をすすめることができます。

「○○についてお話させていただきたくお電話いたしました」というように、メールの件名を伝えるような感じで端的にまとめると良いでしょう。内容が把握できれば、電話を受けた相手もスムーズに対応しやすいです。

録音時間を考慮する

留守番電話で録音できるメッセージは、30秒から3分と様々なタイプがありますが、できるだけ簡潔にメッセージを残すのが望ましいです。

録音時間を考慮して15秒程度で内容をまとめておきましょう。長いメッセージを録音してしまうと、相手にも負担をかけてしまいます。

内容は、ガイダンスが流れている間にまとめておくと話しやすいです。話すスピードにも気をつけましょう。はっきり、ゆっくり聞き取りやすいように録音してください。

折り返しを依頼する場合、番号を吹き込む

相手に折り返しの電話をお願いしたい場合は、番号をメッセージに吹き込んでおきましょう。基本的には、留守番電話になってしまった場合、あらためてかけ直すというのがマナーです。

どうしても急ぎの場合のみ、折り返しをお願いしましょう。着信履歴で番号が分かるのでは？と思われるかもしれませんが、マナーとして番号を伝えるのが基本です。

「いつもお世話になっております。○○社の○○です。○○の件で至急ご確認させていただきたいことがありお電話させていただきました。恐れ入りますが折り返しお電話を頂戴できますでしょうか。電話番号は「○○-○○○○-○○○○」です。よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」というように電話番号をメッセージとして残します。

雑音・騒音の中でメッセージを残さない

留守番電話のメッセージを録音する際は、周囲の音に気を付けてください。基本的に電話をかける際は、雑音や騒音が多い場所で行うのはマナー違反です。

留守番電話にメッセージを残しても、雑音や騒音がひろわれて録音されていると、メッセージの内容が聞き取れないということが起きてしまいます。聞き取れた場合でも、相手にあまり良い印象を与えません。

ただし、至急折り返しをしなければならない場合は、多少の音がある場所であれば、電話することも致し方ありません。

【シチュエーション別】困った場合の留守電の残し方

留守番電話のメッセージを残す際に、失敗した・・・と困ってしまう事例もあります。そのような場合は、どのように留守電を残すと良いのでしょうか。

録音時間が不足した場合

留守番電話へメッセージを吹き込むのに慣れていない場合や、メッセージが頭の中でまとめられずに話しだしている場合、録音時間が不足してしまうということが起こりやすいです。

録音時間内にメッセージを吹き込むことができないと、途中で切れてしまいます。そのような場合は、すぐに電話をかけ直して、再度メッセージを残しましょう。

その際は、まず謝罪の言葉も添えて、それからメッセージの続きを録音します。「お世話になっております。○○社の○○です。先程は大変失礼いたしました。お話の続きになりますが、」というようにメッセージを入れてください。

留守電が2度続いた場合

留守番電話に折り返し電話することをメッセージで残して、再び電話をしたら、また留守番電話になってしまったということもあるかもしれません。

その場合、再度メッセージを残します。「お世話になっております。○○社の○○です。度々のご連絡申し訳ございません。明日の〇時ごろ改めてご連絡させていただきます。」というように、時間も伝えておくことで、相手も対応しやすくなります。

もしその時間帯に電話に出ることが難しい場合は、当日中に連絡が入ることもあるかもしれません。

折り返しが留守電の場合

留守番電話にメッセージが残されていて、折り返し電話をしたら留守番電話につながってしまったということも起こりやすいです。

このような場合は、改めて電話する旨をメッセージに残しましょう。「お世話になっております。○○社の○○です。先程はお電話に出ることができず申し訳ございませんでした。明日の〇時に改めてご連絡させていただきます。失礼いたします。」というように残しておくことで、相手も対応しやすくなります。

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【重要】留守電を吹き込んだ後のマナー2選

留守番電話にメッセージを吹き込んだ後、行っておきたいことをまとめておきます。

メールで用件を共有する

留守番電話にメッセージを残した後は、念のためメールでも用件を伝えておくようにしましょう。留守番電話は簡単なメッセージしか残すことができません。

そこで、詳細をメールで共有しておくのです。メールで共有しておくことで、お互いスムーズにやり取りしやすくなります。

留守電を残した後5分間は、電話に出る準備をしておく

留守番電話にメッセージを残した後、相手から電話がかかってくる可能性もあります。そのため、少しの時間は電話に出られるように準備しておきましょう。

目安として、留守電でメッセージを入れて電話を切ってから5分から10分くらいは待っておくのが良いでしょう。

留守番電話にメッセージを入れて相手がすぐに折り返しの電話をかけてきたのに、電話がつながらない場合、あまり良い印象を与えませんので注意してください。

実際にある留守電の具体例

ビジネスシーンの留守電メッセージは、丁寧に分かりやすく伝えることがとても重要です。基本的なマナーを守りメッセージを吹き込みましょう。具体例をあげておきます。

「いつもお世話になっております。○○社の○○です。○○様の携帯電話でお間違いないでしょうか。○○の件でご相談させていただきたくお電話させていただきました。お手数をおかけしますがご都合の良いお時間に折り返しのお電話をいただけますと幸いです。番号は○○○○です。」

基本的に伝えなければならないことは、ある程度決まっています。例文を参考にして、留守電になった際の録音メッセージをシミュレーションしておきましょう。

自分の声で留守電の吹き込みを入れるには?ソフトバンクを例に紹介

留守番電話に切り替わった際、自動アナウンスが流れます。このアナウンスの声を、自分の声にして対応することができるのをご存知でしょうか。ここでは、ソフトバンクの留守番電話についてまとめています。

応答メッセージに録音

ソフトバンクでは、自分の声で留守番電話のアナウンスを入れる方法として、応答メッセージの変更という機能があります。

まず、留守番電話センターへ電話をかけます。ソフトバンクの携帯電話で1416へかけると、電話がつながります。メインメニューでサービス設定変更の2を押します。次に、サービスの設定変更となり、オリジナルメッセージの録音ができるようになります。

メッセージの録音は、3を押すと可能です。発信音の後に、1分以内でメッセージを録音したら、♯を押しましょう。録音したメッセージを登録する場合は、9を押します。録音内容の確認は1を押し、再度録音し直したい場合は7を押します。

録音したメッセージを応答メッセージに登録

応答メッセージに設定する場合は、♯を押してから応答メッセージの設定2を押して完了します。

留守電の吹き込みの手間を省く！電話代行サービスがおすすめ

留守番電話に録音すれば、相手から折り返しの電話をもらうこともできますし、改めて電話をしなおす際もスムーズにやり取りできます。

しかし、録音の声が聞き取りにくい、わざわざ留守電でやり取りするのが面倒という方もいるでしょう。そのような場合は、電話代行サービスを利用するのがおすすめです。

電話代行サービスを利用すれば、留守番電話の手間を省くことが可能です。

電話代行会社ならBusinessCall

電話代行サービスは様々な会社が行っていますが、選ぶなら「BusinessCall」がおすすめです。

月額5,000円から電話代行サービスを利用できますので、とてもリーズナブルです。

さらに、電話対応のプロが対応するので、高品質な対応が可能になります。人件費や固定費も削減できるので、経費削減としても利用しやすいでしょう。

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コールセンター代行の費用相場とBusinessCallの料金

まとめ

留守番電話のメッセージを吹き込む際の注意点やポイントをお伝えしました。

用件を端的にまとめるのは難しいと感じることもあるかもしれません。日頃から、留守番電話になった場合は、どのように伝えればよいか考えておくといざという時も安心です。

より効率よく業務を進めたいなら、電話代行サービスの利用も検討してみてください。