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【例文付き】留守電アナウンスの必須事項、設定方法やポイント解説!

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業務をしていて顧客や取引先からの電話に出ることができないということは、ビジネスシーンではよくあることではないでしょうか。

このような場合、電話に出ることができない旨を伝える留守番電話アナウンスが役立ちます。留守番電話アナウンスを導入していることで、電話に出ることができなくても、顧客との信頼関係が無くなってしまうリスクも減らせるでしょう。

この記事では、留守番電話に使えるアナウンスの例文やその作成方法を紹介しています。

仕事用留守番電話のアナウンス設定に重要なポイント

仕事用の留守番電話アナウンスは、自分が電話に出ることができないことを顧客や取引先に伝えるための音声案内です。

営業職の方や、工事や設備など外での作業が多い方、個人事業主の方など幅広く導入されています。アナウンスを設定しておくことで、顧客や取引先の方からの信頼も得やすくなるでしょう。

では、留守番電話のアナウンスの設定では、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。

氏名・会社名・営業時間は必須

会社名、氏名、営業時間は必ずアナウンスの中に入れましょう

電話をかけてきた相手に、自分の電話であることを確認してもらうためにも重要です。また、営業時間を入れておけば、営業時間外の電話の場合、時間外にかけていることに気がついてもらいやすいでしょう。

御礼・挨拶のメッセージを入れて簡潔に

メッセージには、電話をかけてくれた顧客や取引先に対して、お礼の言葉と挨拶を入れてください。顧客や取引先との良好な関係を築くためにも重要です。

留守電を残してもらうための動機付けをする

留守番電話のアナウンスは、最後まで聞いてもらう必要があります。

そして、できれば用件を留守電に入れてもらいたいというのが目的なので、留守番電話にメッセージを残してもらいやすいようにアナウンスをしなければいけません。

応答メッセージが長すぎると最後まで聞いてもらえない可能性があるので、10秒から30秒くらいでまとめましょう

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留守電アナウンスを設定するメリット

電話に出ることができない場合の、留守番電話のアナウンス設定は本当に必要なのでしょうか。留守電アナウンスを設定するメリットをまとめておきます。

機会損失を減らせる

顧客や取引先の電話に出ることができない場合、ビジネスチャンスを逃してしまうという可能性があります。

サービスや商品の問い合わせや注文などの電話の可能性もあり、対応が遅くなると、競合他社に問い合わせや注文が流れてしまうこともあるのです。

留守番電話のアナウンスを導入すれば、用件を録音してもらえる可能性が高くなり、ビジネスチャンス喪失のリスクも減らせます

迷惑・間違い電話の対応の手間を省ける

顧客や取引先からの電話以外に、迷惑電話や間違い電話などがかかってくることもあるでしょう。

このような電話への対応は業務効率化を妨げてしまう可能性があります。留守番電話のメッセージは、これらの電話を減らすためにも役立ちます。

「通話を録音させていただきます・・・」というようなアナウンスを流すことで、迷惑電話を減らせるでしょう
また、間違い電話の場合も、留守電メッセージで社名を入れることで、間違いだと気がついてもらいやすくなります。

営業時間外の電話対応を無くしてストレス軽減

顧客や取引先が営業時間を把握していない場合、時間外に電話がかかってきてしまう可能性もあります。

また、終業時間間際にかかってくる電話もあるでしょう。このような電話に対応する際も、留守番電話アナウンスが役立ちます。

業務時間外は、留守番電話で対応することで、業務負担を軽減することにつながるでしょう

留守番電話にアナウンスを設定する方法

留守番電話にアナウンスを設定したい場合、どのような方法で設定すれば良いのでしょうか。設定の方法は2通りあります。

自分でオリジナルの文章を吹き込む

費用をおさえてオリジナルの音声にしたい場合、自社で吹き込む方法があります。この場合は、できるだけ静かなところで録音しましょう。

雑音や騒音が入ってしまうと、綺麗な録音音声にならず、お客様に不快感を与えてしまうことにもなりかねません。そして録音する人の声にも注意してください。録音音声は声がこもりがちなので、はっきりゆっくりと話します。

声に感情をのせて、笑顔でいるような雰囲気で明るく発声するのがポイントです。

専用の会社に依頼する

費用はかかってしまいますが、綺麗なメッセージが完成するので、専門会社を利用する企業は多いです。

雑音や騒音も綺麗にのぞいてくれるのでお客様からも良い印象を持ってもらいやすいでしょう

使用する電話機によって利用できる音声形式が異なりますが、専門会社に依頼すれば、手持ちの電話機に対応できるように製作してくれるので安心です。

【パターン別】留守番電話アナウンスの例文

留守番電話ではどのようなアナウンスを流せば良いのでしょうか。この記事では、パターン別に留守番電話のアナウンスの例文をまとめておきます。

営業時間外の応答メッセージ

パターン①

「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話を頂きましたが、只今の時間帯は営業時間外となっております。営業時間は月曜日から金曜日の〇時から〇時です。まことに恐れ入りますが、月曜日から金曜日の〇時以降に改めてお掛け直し頂きますようお願い申し上げます。お電話ありがとうございました。」

パターン②

「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話をいただきましたが、只今営業時間外となっております。弊社営業時間は土日祝を除く午前〇時から午後〇時です。まことに恐れ入りますが、改めてお掛け直しいただきますようお願い申し上げます。お電話ありがとうございました。」

定休日の応答メッセージ

パターン①

「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話をいただきましたが、本日は定休日となっております。営業時間は月曜日から金曜日の〇時から〇時までとなります。まことに恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しいただきますようお願い申し上げます。お電話ありがとうございました。」

パターン②

「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話をいただきましたが、土曜、日曜、祝日は定休日となっております。まことに恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しいただくか、発信音の後にお名前とご用件をお話しください。営業日に担当者より折り返しお電話させていただきます。お電話ありがとうございました。」

長期休暇の応答メッセージ

パターン①

「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話をいただきましたが、○月○日から○月○日まで年末年始休業となっております。まことに恐れ入りますが、○月○日の午前〇時以降に改めてお掛け直しいただきますようお願い申し上げます。お電話ありがとうございました。」

パターン②

「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話をいただきましたが、○月○日から○月○日までお休みをいただいております。まことに恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しいただくか、発信音の後にお名前とご用件をお話しください。営業日に担当者より折り返しお電話させていただきます。お電話ありがとうございました。」

留守番電話のアナウンスに役立つ無料サービスやアプリはある?

ここでは、留守番電話のアナウンスで役立つ無料サービスやアプリをご紹介します。

音のカタログ

株式会社サクシードのホームページにある音のカタログでは、電話自動応答メッセージのセミオーダーをお試しできるページが用意されています

文章を選んでクリックすると、組み合わせた内容でメッセージが作成でき、サンプル音声として聞くことができます。

また、必要であれば、MP3音声にした電話自動応答メッセージを無料で受け取れるようになっているので、利用してみてください。

音のカタログはこちらから

AQUOSの簡易留守録

スマートフォンでAQUOSを利用している場合、搭載されている機能を使って留守番電話のメッセージを作成できます
簡易留守録(伝言メモ)で応答時間を設定して留守録メッセージが作成できます。

AQOUSの簡易留守番はこちらから

電話代行サービスに依頼すれば留守電アナウンスの手間が省ける

留守電のアナウンスを設定すれば、顧客や取引先のお客様との信頼関係を築きやすくなりますが、留守電アナウンスの設定が面倒、留守電を聞かなければいけないのが面倒という場合は、電話代行サービスの利用がおすすめです。

電話代行サービスは、様々な会社がありますがリーズナブルな価格で高品質な対応が可能な「BusinessCall」が良いでしょう。

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電話代行って何?どんなサービス?メリットやデメリットを紹介

おすすめは電話代行サービスBusinessCall

電話代行サービスの「BusinessCall」は、月額5,000円〜依頼可能です。

とてもリーズナブルな価格なので、はじめて電話代行サービスを利用される方も導入しやすくなっています。

「BusinessCall」は、官公庁や大手通販会社、個人事業主と様々なところで利用されており、導入実績が豊富なので安心です。

受電した内容は、チャットツールやLINEに即時に転送されますので、スピーディーに対応できます。顧客や取引先からの信頼も得やすくなるでしょう。

まとめ

電話に出ることができない場合の、留守番電話のアナウンスの重要性についてお伝えしました。

留守番電話のアナウンスを設定していないという方は、アナウンスの設定や、アナウンスの代わりとして利用できる電話代行サービスの利用を検討してみてください。

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