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【GW,お盆休み,年末年始】長期休暇中の電話対応はどうすればいい?解決方法3選・留守番メッセージの例を紹介

インフォメーション

年末年始やお盆休み、ゴールデンウィークなど企業では長期休暇となってしまう期間が年に数日あります。このような場合、気になるのが休業期間中の電話対応です。

業種によっては、365日対応しなければならないケースもあり、長期休暇中でもプライベートの合間に電話番をする社員が必要です。

しかしこの場合、プライベートの時間でも電話を気にしなければならなくなるため大変です。この記事では、長期休暇中の電話対応の課題とその解決策をまとめています。

会社が長期休暇中(GW,お盆休み,年末年始)の電話対応の課題

会社の長期休暇中に電話がかかってきた場合、対応することができないとどのようなことが問題となるのでしょうか。

電話で対応ができず失注の恐れがある

長期休暇の間に、電話で注文が入った場合、注文を受けることができません。同業他社で営業している会社がある場合、その会社に注文するというケースも出てきてしまうので、ビジネスチャンスを逃してしまうと言えるでしょう。

長期休暇の場合は、同業他社でも同様にお休みというケースもありますが、注文だけは受け付けているというような場合もあります。できるだけ注文を受けられる体制を整えている方が、ビジネスチャンスにつながるでしょう。

休暇日を事前に知らせられていない

長期休暇中に電話がかかってきてしまうのは、事前に休暇について告知できていないことが原因です。

休暇を知らせていない場合や、知らせていても周知されていない場合は、お休みにも関わらず電話が毎日鳴っているということもあるようです。長期休暇のお知らせは様々な方法で伝えておくことをおすすめします。

緊急の電話に対応できない

長期休暇の場合、緊急電話にすぐに対応できないということがあります。緊急対応が必要な業種の場合は、緊急連絡先を別に設けておく必要があるでしょう。また、緊急対応の担当者も決めなければいけません。

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長期休暇中の電話対応の課題を解決する方法3選

会社の長期休暇中における電話対応の課題を解決するためにはどのような方法があるのでしょうか。対策としてできることをまとめておきます。

①:留守電メッセージを設定する

電話の呼び出し音が鳴り続けていて、誰も出ないと会社のイメージを下げてしまいかねません。

電話の呼び出し音が鳴って、留守番電話に切り替わることで、長期休暇中であることを伝えることができます。留守番電話のメッセージは長期休暇専用のものを用意しましょう。

②:電話代行サービスに依頼する

会社の長期休暇中、電話代行サービスを利用するという方法があります。電話代行サービスを利用することで、電話の一次受けができるため、「休み明けに担当者から連絡」という方法や、「緊急の場合はすぐに担当者から折り返しさせる」というような対応も可能になります。

現在少しでも電話代行サービスの導入をお考えの方は是非以下の記事もご参考ください。

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土日祝対応可能!月額5,000円の電話代行サービスとは?

③:ホームページのFAQを長期休暇に設定する

ホームページのFAQを長期休暇に設定することで、長期休暇中であることを利用者に伝えることができます。

担当者が体調不良で長期休暇に入っている場合の対応方法

会社は営業していても、担当者が体調不良で長期休暇を取っているというようなこともあるでしょう。特にコロナ禍では、新型コロナウィルスに感染したり、濃厚接触者となったことにより、長期休暇を取らざるを得ないということが起こっています。このような場合は、どのように対応すれば良いのでしょうか。

担当者が休みであることを丁寧に伝える

まずは、担当者が休んでいることを伝えましょう。「申し訳ございませんが、あいにく○○はお休みを頂戴しております」と伝えた後、代わりに用件を聞くことができないか尋ねてみてください。

内容によっては、他の担当者でも対応ができる可能性があるため、「ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか」と聞いてみましょう。

次の出社予定日がわからない場合はその旨を伝える

もし、担当者しか分からない場合、担当者が次に出社する予定が分かっていれば、出社予定日を伝えます。しかし、体調不良の場合は、次の出社がいつになるのか未定ということも多いです。

このような場合は、「○○は体調を崩しており、出社の目処が立っていない状況です」と伝えてください。また、「○○様からお電話がございましたことを伝えておきます。」といった対応もしてください。

緊急事項はしっかり要件をメモする

もし、急ぎの要件であるという場合は、要件を聞いて担当者または、関係者に伝言します。体調不良の場合、直接担当者から連絡をすることが難しい場合もあります。そのような場合は、取り急ぎ関係者や上長から連絡を入れてもらうようにしてください。

各長期休暇の留守電メッセージの例

長期休暇の場合、どのような留守電メッセージを利用すればよいのでしょうか。ここでは、長期休暇の留守電メッセージの例文をまとめておきます。

GWの場合

お電話ありがとうございます。○○でございます。まことに申し訳ございませんが、○月○日から○月〇日の間は、ゴールデンウィークにつき休業とさせていただいております。なお、○月○日の午前〇時より通常営業となります。改めてお電話いただきますようお願致します。

お盆休みの場合

お電話ありがとうございます。○○でございます。まことに申し訳ございませんが、○月○日から○月○日の間は、夏季休暇期間となっております。なお、○月○日の午前〇時より通常営業となります。改めてお電話いただきますようお願い致します。

年末年始の場合

お電話ありがとうございます。○○でございます。まことに申し訳ございませんが、○月○日から○月○日の間は、年末年始のため休業とさせていただいております。なお、○月○日の午前〇時より通常営業となります。改めてお電話いただきますようお願い致します。

長期休暇の電話対応なら代行サービスに依頼

長期休暇中は、長期休暇の留守番電話で対応することもできますが、留守番電話の場合は、ビジネスチャンスを逃してしまうという可能性もあります。

また、長期休暇でも緊急の連絡が入ってしまう場合もあるでしょう。このようなことを想定し、電話代行サービスの利用も検討されるのがおすすめです。長期休暇の電話対応なら「BusinessCall」にご依頼ください。

電話代行サービスBusinessCallとは?

BusinessCallは月額5,000円から利用できるお手軽な電話代行サービスです。会社にかかってくる電話の一次対応を代行し、要件をLINEやチャットワークに転送して知らせてくれます。営業電話ならそのまま断れますし、大事な要件ならすぐに折り返すことができるので時間を効率的に使えます。また、BusinessCallは30分単位で時間を指定して代行を依頼することができるため、長期休暇の電話対応に最適です。

BusinessCall を利用するメリット

「BusinessCall」をおすすめする理由として、利用したい時間帯だけ電話代行を依頼できるということが挙げられます。利用したい時間帯と期間だけ利用することができるため、自社に合わせて運用できます。

また、「BusinessCall」は電話対応のプロが対応しますので、品質も非常に高く、安心して任せることができます。

会社の顔として電話対応を行ってくれます。会社の従業員に電話番をお願いすることと比べると、人件費の削減にもつながります。

まとめ

長期休暇中の電話対応についてお伝えしました。長期休暇中は、留守番電話のメッセージを使うこともできますが、より丁寧に対応するなら電話代行サービスの利用がおすすめです。

電話代行サービスは、「BusinessCall」を利用することでリーズナブルで高品質な対応をすることができるのでおすすめです。

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