【成功事例5選】業務効率化でDX化│アイデア・注意点も解説！

働き方改革により、社内の業務効率化について考えている企業担当者様は多いでしょう。しかし、業務効率化のために何からはじめれば良いのか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

業務効率化を行うことで、生産性が向上し、従業員のモチベーションも高まりやすくなります。

この記事では、業務効率化の解決策を模索している方に、実際の成功事例もふまえて、どのような進め方をすれば良いのかまとめています。

そもそも業務効率化とは？

普段の業務の中で、「もっと効率よくできるのではないか」 「この業務は本当にこのやり方が正解なのだろうか」「もっと簡素化できないのか」などと感じる場面は多々あるでしょう。

自社の業務の中で発生している無駄や、効率よく作業が進まないという問題に対して、何らかの取り組みを行うことを業務効率化と言います。

業務効率化を行うことで、無駄を省いて少数精鋭で成果を出すことができるようになるのです。

業務効率化のメリット

「できるだけこれまでのやり方を変えたくない」と感じてしまう方もいるかもしれません。

慣れた方法を変えるというのは、労力を必要とします。そのため、効率が悪いなと感じていても、そのまま業務を進めてしまうことはあります。しかし、業務効率化を行うことで、下記のようなメリットを得ることができるのです。

生産性の向上による利益増大

業務効率化を行うと、生産性が向上します。業務をスムーズに行えるようになるため、ひとつの業務にかかる時間を減らすことができ、他の業務に着手できます。仕事が増えてもこなしやすくなるので、利益増大にもつながります。

コスト削減

業務効率化を行うことで、時間的なコスト削減が可能になります。作業にかかっている時間を減らすことで、残業時間すなわち人件費の削減につながります。

従業員のモチベーション向上

残業時間が減ることや、作業負担が減ることで、従業員のストレスが軽減されます。

これにより働きやすくなることから、社員のモチベーションもアップすると言えるでしょう。離職者が減り、定着率が高くなると言えます。

厳選！業務効率化の成功事例5つ

実際に業務効率化を行い成功している事例をまとめておきます。

受注作業の一部自動化（株式会社千亭風土）

株式会社千亭風土は、チャットボットの導入で業務効率化に成功しています。

受注や問い合わせ対応を一部自動化したことで、従業員の負担が軽減するとともに、残業時間の削減にもつながっています。

情報管理ツール導入による営業効率化（パイプドHD株式会社）

パイプドHD株式会社では、SFA/CRMを導入したことで、営業効率化に成功しています。

顧客情報や見積データなどを一括管理できるようになり、各案件の営業進捗に関して、情報共有しやすくなったことで、業務効率化に役立っています。

営業進捗を関係者がこまめに確認できることで、会議時間も1/3まで削減できるようになっているため、より営業活動に時間を取ることができるようになっているのです。

タスク管理ソフトの導入による効率改善（株式会社gloops）

タスク管理ソフトの導入で業務効率化に成功しているのが、株式会社gloopsです。

タスクを共有することで、誰が何をしているのか把握することができます。また、共同で作業している場合は、同じ作業をしてしまうのを避けることにつながります。やり忘れや、ミスを防ぐことにもなり、業務効率化につながっています。

勤怠管理の見直し・効率化（サッポロビール株式会社）

サッポロビール株式会社では、勤怠管理や給与計算での業務効率化に成功しています。

勤怠管理のシステム化を行うことで、勤怠管理の確認にかかっていた時間や、ミスの削減ができたとされています。

電話対応業務の7割を自動化（株式会社ニッセン）

株式会社ニッセンでは、電話対応業務でRPAツールを導入し、問合せ業務を一部自動化したことで、コスト削減に成功しています。

また、自動化することで顧客への対応がよりスピーディーに行えるようになり、顧客満足度の向上にもつながっているのです。

成功事例から学ぶ実践の注意点4選

業務効率化の成功事例から、業務効率化を進める上で注意したいことについてまとめておきます。

ITツールの活用

業務効率化を考える際は、ITツールを活用しましょう。業務効率化に役立つITツールは多く存在していますが、導入するだけでは業務効率化はできません。

どのような形で運用するのか、費用対効果や導入後の効果検証も把握して利用しなければいけません。

現状課題を明確化

業務効率化を進めるにあたり、まずは現在の課題を明確化しましょう。自社が抱えている課題を把握していなければ、どのような業務効率化ツールがあれば役立つのかが検討できないからです。

現状を把握して、そこにある課題を明確にすることからはじめてください。そして課題の中でも、解決しなければならない優先順位を決め、それを解決できるITツールを探したり、アウトソーシングできる部分はないのかなどを検討します。

計画的な実行

業務効率化を実現するためには、計画的に実行しましょう。一度に複数のツールの導入を行ってしまうと、それらを使いこなすことができず、従業員に負担がかかってしまう傾向にあります。

せっかく業務効率化ツールを導入したのに、業務効率化が進まないという事態になってしまいかねません。一度に進めるのではなく、ひとつずつ着実に進めることを優先しましょう。

効果検証の実施

業務効率化は、成功させなければ意味がありません。実施前と実施後で、どのような成果が得られているのか効果検証を行いましょう。

効果検証では、数値化できる部分は数値化し、具体的な変化を確認して下さい。ミスやクレームの発生件数、業務にかかったコスト、作業時間や作業数などを業務効率化の前後で調査することで、効果検証が行えます。

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厳選！業務効率化アイデア3選

業務効率化を行うアイディアとしておすすめの方法をまとめておきます。

ペーパーレス化

近年急速して進められているのがペーパーレス化です。紙の媒体をデジタル化、オンライン化することで、紙を管理する手間や印刷する手間などを省きます。

また、捺印なども紙に行うのではなく、電子上で行えるようにすることで、業務効率化につながります。

業務のアウトソーシング

業務効率化では、業務の一部をアウトソーシングする方法があります。業務には、コア業務とノンコア業務がありますが、アウトソーシングするのは、ノンコア業務です。コア業務に集中できるため、生産性が向上します。

業務の自動化

業務の自動化は、RPAシステムの活用がおすすめです。業務を自動化することができるツールで、ロボットが作業してくれます。

データの入力作業や対応業務など、ある程度形が決まっているものであれば、ロボットによる自動作業が可能です。

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成功事例多数！業務効率化を実現する電話代行サービス。

すぐに導入でき、費用を抑えて業務効率化できる方法としておすすめなのが電話代行サービスの利用です。

電話代行サービスは、申し込みして最短3日ほどで利用できるサービスが多く、すぐに業務効率化につなげることが可能です。おすすめは「BusinessCall」です。

電話代行会社ならBusinessCallを選ぶべき理由

BusinessCallは、人件費・固定費の削減につながる電話代行サービスです。月額5,000円から電話代行を依頼できます。

月額5,000円では、従業員の雇用することはできません。BusinessCallなら、研修を受けたオペレーターが企業に合わせた対応をしてくれます。そして、対応可能時間が、365日9時から21時までという点も魅力です。

短時間から利用することができるため、必要な時間帯だけ依頼することもできるのです。電話業務の負担が軽減できるため、生産性向上につながります。高品質な対応は、企業にイメージアップにも役立つでしょう。

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まとめ

業務効率化のためにはどのようなことを行えば良いのかお伝えしました。業務効率化を図るツールは色々ありますが、自社にあうサービスを選ぶことが成功するためのポイントです。

電話業務は、どのような企業でも行うものなので、電話代行サービスの利用は、業務効率化につながると言えます。導入コストを抑えて高品質な対応が叶う「BusinessCall」の利用を検討してください。