ペーパーレス化の方法とは？対象書類や推進方法を紹介

ペーパーレス化をした方が良いのはもちろん理解していも、いざ実施するとなると何から手を付けるべきなのかわからない。という方も少なくないのではないでしょうか？
そこで、本記事ではペーパーレス化の具体的な方法や手順、推進時の注意点について解説していきます。

ペーパーレス化の基礎知識

ペーパーレス化とは何を意味するものなのか、まずは基本的な知識を把握しておきましょう。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、その名称からも分かるように紙を使用しない手法です。それまで紙に記録していたものを、電子データ化することで業務の効率化を図る手法となっております。
紙の場合、データではありませんので紙面の内容は目視で確認しなければなりませんし、相手に送付したい場合には郵送、あるいはFAXといった方法になりますが、ペーパーレス化、つまり電子データ化することで、データの集約・共有が可能になりますので、業務負担の軽減による、生産性向上が見込めます。

ペーパーレス化の対象になる書類とは

ペーパレス化はそれまでの紙面での管理ではなく、電子データ化することを意味していますが、ペーパーレス化の対象となる書類として、下記が挙げられます。

ビジネス文書

ビジネスに関連するビジネス文書はペーパーレス化が可能です。

例えば契約書、発注書、請求書といった書類は、かつては紙でのやり取りが当たり前のものでした。しかし近年は電子帳簿保存法やe-文書法の要件を満たすことでペーパーレス化が可能になりました。

ビジネス文書は日々の業務で増えていくものです。保管も大変ですし、確認業務となれば膨大な書類の中から該当書類を探す手間もかかりました。
しかしペーパーレス化することで、管理・抽出の手間も軽減されます。

会議資料

会議のための資料は紙で用意する場合、膨大なものです。印刷作業だけでも膨大なものになりがちですが、ペーパーレス化することで、データとして提示できます。

会議以外では使用することのない膨大な紙は、コストの面でも好ましいものではありませんが、ペーパーレス化することで、必要なデータにすぐにアクセスできると共に、印刷作業、さらには印刷した紙を配布するためにまとめる必要もありません。

販促物

チラシ、ポスターといった販促物もペーパーレス化が期待できます。

販促物は一度紙に印刷すると修正ができません。しかしペーパーレス化によってデータ化したものであれば、いつでも修正が可能です。作業効率はもちろんですが、印刷コストの削減も期待できます。

行政手続き

行政手続きもペーパーレス化が可能です。むしろ行政としても、働き方改革の一環としてペーパーレス化を推進していますので、行政が旗振り役となり、ペーパーレスによる手続が可能なものも増えています。

ペーパーレス化のメリット

そこで具体的に、ペーパーレス化にどのようなメリットがあるのかをご紹介しましょう。

業務の効率化

ペーパーレス化することで、データとして扱うことが可能になります。そのため、業務の効率化が可能です。

例えば紙であれば、必要な情報だけを探すのは難しいです。手作業で一枚一枚紙面を確認しなければなりませんが、ペーパーレス化することで、データとしてすぐに探すことができますし、データの送信・共有も瞬時に行えます。

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セキュリティの強化

ペーパーレス化により、データとして保管が可能になることからセキュリティ強化が可能です.

紙でデータを保管している場合、紛失リスクがあります。
また、災害等が起きて紙が燃えたり、あるいは破れてしまうケースもありえますが、ペーパーレス化をしていればそのリスクを回避することができます。

ただし、データファイルを関係ない人に誤送信してしまったり、サイバー攻撃の危険性もありますので、もちろん注意は必要です。

印刷費の削減

紙には印刷しなければなりません。つまり、必ず費用が発生します。ましてや印刷する紙の量が膨大な大企業であれあ、印刷コストだけでも相当なものでしょう。

しかしペーパーレス化することで、印刷費用をカットできます。インク、紙、さらには印刷する時間もコストの一部と考えると、様々な勘定のカットが可能です。

企業イメージの向上

ペーパーレス化は業務効率化や生産性向上はもちろんですが、環境問題にも一石を投じるものです。

無駄な資源削減になりますので、近年大きな注目を集めている環境問題、ひいてはSDGsへの取り組みを行っている企業としてアピールが可能になりますので、企業イメージの向上をもたらすことでしょう。

保管スペースの削減

印刷された紙は保管しておかなければなりません。数枚程度の紙であればよいでしょう。しかし何千枚、何万枚となればある程度の保管スペースの確保が求められます。

ペーパーレス化を行うことで、それらのスペースが必要なくなりオフィスが開放的になるのはもちろん、それらのスペースが空くことでスペースの確保のために大きなオフィスを借りる必要が無くなり固定費の削減にも繋がります。

テレワークの促進

ペーパーレス化に伴い、それまで紙で扱っていたものをデータとすることでテレワークの促進にも繋がります。

紙を相手に渡す場合、相手の元まで出向かなければなりません。同僚に渡すのであれば出社しなければなりません。

しかしデータであれば、テレワークで可能です。出社することなく、必要なデータを相手に渡せる点もペーパーレス化のメリットです。

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ペーパーレス化を行う具体的な方法

ペーパーレス化には様々なメリットがありますが、具体的にペーパーレス化を行うのであれば、何から始めればよいのか分からない方も多いことでしょう。
そこで、ペーパーレス化までの流れについても解説します。

具体的な目標の選定

まずは具体的な目標を選定しましょう。

どこまでペーパーレス化するのか、ペーパーレス化によって例えば紙の量をどれだけ減らしたいのかや、紙を減らすことで何を得たいのかなど、まずは具体的な目標が大切です。
そして具体的な目標を立てることで、目標達成のために必要なことが見えてきます。

使用するツールの選定

ペーパーレス化のためのツールは多々登場していますので、どのツールを使用してのペーパレス化を推進するのかを考慮する必要があります。

ツールによって機能性、費用等が異なりますので、それぞれのツールを比較し、自社にマッチしたツールの選定が大切です。

運用方法の決定

使用するツールを決めたら、運用方法を決めます。この点はルールと考えてよいでしょう。なぜなら、ペーパレス化のルールを決めておかなければ、混乱が生じます。

例えばペーパーレス化したデータのファイル名。それぞれが適当なファイル名で保管していては、効率も半減してしまいます。ペーパーレス化の効率をより高めるためにも、運用ルールを策定しておきましょう。

従業員への周知

ペーパーレス化は会社全体で取り組んでこそです。一部の限られた人間だけでは業務効率化も半減してしまいますので、会社全体で取り組めるよう、従業員に周知します。

しかし、それまでの環境に慣れていた従業員は当初は戸惑う部分もありますので、なぜペーパーレス化をするのか、社内セミナー等を開催することでペーパーレス化への理解を深めてもらうことも大切です。

ペーパーレス化に残る課題

ペーパーレス化は様々なメリットがある一方で、課題もあります。実行すべきものではありますが、解決しなければならない課題があるのも事実なので、その点を踏まえてのペーパレス化が重要です。

初期費用がかかる

ペーパーレス化を行うためには、現在紙で保管している書類を電子化するにはスキャニング代、システムの導入費用、月々の利用料がかかります。

紙の書類を電子化するには1枚あたり30円～、月々の利用料は7万円程が相場となっています。

さらにタブレットの購入費などの初期費用もかかる場合もありますので費用にあった効果を得ることができるかどうか見極める必要があります。

なれるまでに時間がかかる

ペーパーレス化環境のメリットを享受するためには、ペーパーレス化を進めるだけではなく、従業員がペーパーレス化環境に慣れてこそです。

しかし、これまでとは異なる環境・ルールを策定しますので、当初は不慣れから、かえって効率が悪くなってしまうケースも十分に考えられます。

サーバー問題などの影響が大きい

ペーパーレス化によってそれまで紙で保管していたものをデジタルデータとして保管します。物理的な保管スペースは不要ですが、データを保管するためのサーバーを用意・確保しなければなりません。

もしもですが、サーバーの質が悪い場合、保管していたデジタルデータが破損してしまうリスクもありますし、アクセス速度が遅く、常にストレスを伴う作業を強いられる可能性もあります。

ペーパーレス化以外にも簡単に始められる業務効率化3選

ペーパーレス化は業務効率化をもたらしてくれるものです。しかし、業務効率化はペーパーレス化以外にも方法があります。そこで、ペーパーレス化以外の業務効率化の方法をご紹介しましょう。

契約書の電子化

電子契約が認められているジャンルであれば、契約書を電子化することで、契約の際の訪問・郵送の手間が簡略化できます。

契約締結のためだけに相手先まで足を運んだり、あるいは運んでもらうなど時間をかけていては効率は悪いです。
しかし電子契約であれば、データで契約締結が可能なので業務効率化を実現できます。

面接・会議のウェブ化

面接や会議をウェブ化するのも業務効率化に繋がります。
なぜなら、面接や会議もまた、かつてであればその場に集まらなければならないものでした。移動は手間がかかる一方で、利益を生むものではありません。

しかし、面接や会議に出席するためには会場まで移動しなければなりません。面接・会議をウェブ化することで、移動時間を省き、よりコアな業務に時間をかけることができます。

電話業務の効率化

電話は円滑なコミュニケーションが行える連絡手段ではありますが、実際に電話対応をする側は、電話を取ることで仕事を一旦停止し、電話対応＋取次または伝言するといった負担があるのも事実です。

しかし、電話業務は連絡手段を別のチャットツールなどに限定したり、電話対応そのものを外部の業者に委託するといった手段を取ることで効率化が可能です。

電話業務を効率化するなら電話代行サービス

電話業務を効率化するのであれば、電話代行サービスです。
電話代行サービスによって電話の手間を簡略化することで、業務効率化をもたらすことでしょう。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、電話の一次受けを行うサービスです。
ペーパーレス化と比較すると、簡単に導入でき大掛かりな初期費用などはかかりません。

無駄な電話を遮断するだけではなく、必要な電話を取り逃さない点や後から確認できる点など、仕事の効率を悪化させることなく、電話応対が可能になります。

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電話代行サービスBusinesscallとは

電話代行サービスのBusinesscallは、必要な時間のみの代行が可能です。受電した内容は管理画面やChatWork、LINEで確認することが可能です。

Businesscallのオペレーターは独自の研修を終了した質の高いオペレーターのみとなっており、安心して電話対応を任せることが可能です。

また、日本コールセンター協会からの公認を得ていることから安心感もある会社です。電話番号の貸出サポート、365日土日も好きな時間に30分単位の利用が可能な点、マルチデバイス対応の管理画面など、様々なニーズに対応したサービスを提供しています。

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まとめ

ペーパーレス化は業務効率化をもたらすものです。従業員が環境に順応することで、様々なメリットを得られることでしょう。一方で、導入にあたっては費用が必要です。

また、環境への慣れも大切です。ペーパーレス化のメリットは従業員が慣れてこそです。その点を踏まえ、ペーパーレス化だけにこだわるのではなく、自社にとっての業務効率化とは何かを今一度考えてみましょう。