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中小企業こそDX化|推進すべき理由や方法を解説

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DX化が推進されている一方で、何をすればよいのか、具体的な推進方法を確立できていない中小企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、そもそもDXの概念の解説から、中小企業がDXを推進すべき理由・実現させる方法について解説していきます。

そもそもDX化とは

DX化とは何を意味するものなのか、実は良く分かっていない人も多いのではないでしょうか。DXとはデジタルトランスフォーメーションの略称ですが、具体的に何を意味しているのかや、IT化との相違点等について掘り下げてみましょう。

DX化とは

DX化とは、Digital Transformationの略称です。DX化とは、デジタル環境を整備し、かつ業務そのものを抜本的に見直すことです。

それまでの環境を改善・効率化することで、新しくできることを見つけ、業務を改革・変革したり新しいビジネスチャンスを手にすることをDX化と定義しています。

IT化との違い

DX化は、しばしIT化と混同されていますが、基本的には別のものです。

IT化とはデジタル環境を構築することです。例えばそれまでノート等にメモしていたことをPCやスマートフォンを導入し、データとして記録できる環境を整える。これはIT化です。つまり、IT化はあくまでも業務効率化に留まるものです。

その点DX化はIT化した環境にて、改めてできること等業務を見直すことで新しいビジネスチャンスを模索・構築する点にあります。
その点では、DX化はIT化の先にあるものだと考えることもできます。

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社内DXってなに?IT化との違いやメリット、成功事例などを交えて徹底解説

DX化が進んでいる背景

DX化が進んでいる背景としていくつか理由が挙げられます。DX化を推進している企業も、その理由は様々ですが、下記の3つに分類できると考えられています。

2025年の崖

2025の崖とは、日本社会がこのままDX化を行わずに進んだ場合、2025年に大きな過渡期を迎え、国際競争力や成長率等、まるで崖から落ちるかのような数字になると経済産業省が予測したものです。

老朽化や複雑化、さらには既存システムの弊害等、最大で年間12兆円の損失を生む可能性があるとのレポートにより、多くの企業が2025年までにDX化をと本腰を入れるようになりました。

労働者不足がより顕著になり、さらには多くの人間が退職することで既存システムでも不明な点が出てくるとの懸念があるのですが、DX化により、これらの問題が解決できると期待されています。

さらなる成長を見込める

DX化は業務効率化・デジタル化によって新たなチャレンジが可能になります。
それまでは実現できない、あるいはそもそもプランさえ思い浮かばなかったようなチャレンジも、DX化によって可能になります。

つまり、さらなる成長が見込めます。
成長が頭打ちになるのは、できることが限られているからですが、DX化によって選択肢が増えることで、更なる成長が見込めます。

消費者の変化

デジタル時代は、消費者の嗜好もアナログ時代から変化しています。
SNSが当たり前の時代は、企業側が一方的に消費者に情報を与えるだけではなく、消費者の声に耳を傾ける必要性も高まっています。

消費者としても簡単に企業に意見できる環境だからこそ意見を伝えますが、その意見の中に、消費者のニーズや自社の成長に不可欠な鍵が隠されている可能性も潜んでいます。

DX化が中小企業にとって必要な理由

DX化はメリットが多い一方で、中小企業にとっては必要不可欠なもので、今すぐにでも導入した方が良いとされています。一体なぜ必要とされているのか、その理由としては主に下記の4点が挙げられます。
それぞれ見てみるとしましょう。

人材不足の解消

DX化のメリットの一つに業効率化が挙げられます。
デジタル環境構築により、それまで人の手で行っていたことも、システムにて行える環境となります。つまり、人材不足解消に繋がります。

少子高齢化が顕著な我が国では、労働者が減少傾向にあることを意味していますので、これまでよりも更なる業務効率化が求められます。そこでDX化です。それまで3人かけて行っていたことが、DX化によって2人、あるいは1人で行えるようになれば人材不足解消にも寄与します。

市場競争力の強化

DX化によって業務効率化が可能な環境を構築することで、市場競争力の強化に繋がります。

例えば、それまで1しかできなかったことが、DX化によって2、あるいは3できるようになれば、競合よりも上に行けるかもしれません。
社会とは競争原理が働いていますので、市場競争力の強化も不可欠ですが、DX化はこの点においてもメリットがあります。

トラブルへの迅速な対応が可能になる

トラブルやアクシデントの放置は、現代社会では会社のイメージに取り返しのつかない傷を与えてしまう可能性があります。

DX化以前であれば、問題が起きても発見できなかったり、発見したとしてもどこに連絡すればよいのか分からない、あるいは時間外なので連絡の取りようがないケースもあったことでしょう。

しかしDX化により、様々な状況を把握できる環境が構築できれば、トラブルやアクシデントにもすぐに対応できます。

属人化の解消になる

DX化とは、人に頼る環境ではなく、システムに頼る環境を意味しています。
つまり、「あの人がいないとできない」「この人がいなければ作業が進まない」といった、属人化の解消に繋がります。

特に中小企業の場合、属人性が強いケースが珍しくありません。特定の人間の力量に頼ってしまいがちで、その人が休暇を取ったり、あるいは離職すると作業が円滑に進まなくなるケースもあることでしょう。
しかしDX化は誰が担当しても同じような成果を目指せる環境で、属人化も解消されることでしょう。

<関連記事>
【属人化の解消】バックオフィス業務の効率化/バックオフィス業務の基礎から徹底解説

中小企業でのDX化を進める上でよくある課題

DX化にはメリットが多々ありますが、中小企業がDX化を進める際、よくある課題がいくつか見受けられます。
これらの課題を解消しなければ、DX化は難しいので、これから紹介する課題を如何に解消するかも考慮しておきましょう。

IT化とDX化を混合している

先にも触れましたが、DX化はIT化とは異なるものです。
しかし、DX化とIT化を混同してしまっているケースが多々見受けられます。

IT化からさらにその先を見据えることこそDX化ですが、IT化で満足してしまい、思うような成果が挙げられないと嘆いている中小企業は、まず大前提としてDX化とIT化の違いを把握するところからはじめましょう。

IT人材の不足

DX化を行うにあたっては、IT人材の存在が不可欠ですが、中小企業に限らず、日本全体でIT人材が不足傾向にあります。

そのため、いざDX化をと考えても、IT人材不足により、なかなかDX化が進められないケースも見受けられます。結局社内にIT人材が見当たらないことから、DX化そのものを断念せざるを得ない中小企業もあります。

大きな予算の確保が難しい

DX化は決して無償で行えるものではありません。
会社の規模、目的等によって変わりますが、ある程度の予算が必要になります。

中小企業の場合、大きな予算の確保が難しいことから、限られた予算でのDX化や、あるいはDX化そのものを断念しなければならないケースも見受けられます。

DX化の進め方4ステップ

中小企業がDX化を行うための流れについて、4つのステップから紹介していきましょう。これらのフローを実践することで、DX化が可能です。

目標を定める

まずは目標を定めましょう。
DX化することで、何をしたいのか。DX化そのものを目標とするのではなく、目標実現のための方法論がDX化です。

一口にDX化と言っても、方法は様々です。目標によって業務効率化をもたらすDX化は異なりますので、まずは目標を定めましょう。
目標を定めることで、目標実現のために必要なDX化とは何かが見えてくることでしょう。

会社全体での共有

DX化は決して会社の一部の人間のためのものではありません。
会社全体の問題になりますので、会社全体で意識を共有しましょう。会社全体でなぜDX化を推進するのか、推進する理由やDX化によって何を求めるのかなど意識を共有しましょう。

意識の共有が徹底できれば、DX化に対して協力する姿勢を見せてくれますので、DX化がスムーズに進みます。

ITシステムの構築

DX化とは、社内をIT化・デジタル化することで、新しいチャレンジや、これまでの方針・環境の見直し等を行うことで、会社としてステップアップすることを意味するものです。

そのため、デジタル化・ITシステムの構築が不可欠です。
但し、ここでポイントとなるのが冒頭でもお伝えした、目的達成のための環境です。「新しいから」といった、興味本位でITシステムを構築するのではなく、目的達成のために必要なITシステムの構築を目指しましょう。

PDACサイクルを回していく

計画、実行、測定、対策・改善の、いわゆるPDCAサイクルを回すよう考えることも大切です。この繰り返しにより、精度・確度が高まります。

DX化がどれだけ進んでいるのか、果たして目標達成のための環境となっているのか等、PDCAサイクルを踏まえて考慮することで、自社に必要なDX化なのかが分かります。

中小企業がDX化を成功させる3つポイント

中小企業がDX化を成功させるためのポイントとして、下記の3つが挙げられます。
それぞれを把握・実践することで、DX化の成功が近付いてくることでしょう。

低予算で始められる分野から始める

DX化は、決して過大な投資を必要とするものではありません。必要な部分のみに、低予算の投資から始めることが可能なものです。

そこで、社内で優先順位の高い、低予算で始められる分野から始めてみましょう。低予算で行えるDX化であれば、リスクも低いですし、DX化のコストパフォーマンスも高まります。また、まだまだDX化に懐疑的な人に対し、効果を見せることも可能にもなり、周囲のDX化への理解を深める効果も期待できます。

会社全体での意識の共有

会社全体で意識を共有することも大切です。
決して特定部門だけが勝手に行うものではなく、会社全体で実践するものです。特に経営者、業務部門、IT部門の三位一体が重要で、いずれかだけで進めても効果は実感しにくいです。

また、DX化を推進・導入するのであれば、会社全体の問題として共有し、多くの社員からの理解・賛同を得ておく必要があります。

補助金の活用

補助金を活用することで、中小企業でもDX化が実践可能になります。
DX化に役立つ助成金としては下記の2種類がありますので、それぞれ自社に活用できるかチェックしておきましょう。

IT導入補助金

中小企業、小規模事業者を対象とした補助金です。

業態によって資本金や従業員など条件が定められており、条件を満たすことでA類型、B類型、C類型-1、C類型-2のそれぞれに応じた助成金を受け取ることができます。

ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金

企業の生産性向上のための設備投資を支援するための補助金制度です。
DX化も生産性向上を見込めるものなので補助金の給付対象となっています

電子申請のみでの申請となっている点や、事前に「GビズIDプライムアカウント」の取得を必要とするなど条件がありますのでよく確認しておきましょう。

低予算で中小企業が今すぐ始めることができるDX3選

DX化は低予算で可能な部分から始めることができます。
特に中小企業が実践しやすいDX化をいくつかご紹介しましょう。

行政手続きの電子化

企業ともなれば、行政に書類を提出したり、何らかの申請をしたりといった機会も多いことでしょう。そこでおすすめなのが行政手続きの電子化です。

業務担当者が面倒な手続きから解放されると共に、行政への手続きの簡素化・短時間化が可能になります。e-Govやe-Taxなどを導入するだけなので、低予算で可能です。

紙の電子化

それまで、多くの会社では基本的に紙にて記録・保管を行っていたことでしょう。

しかし紙をデータ化し、クラウドに保管するだけで、社内の誰もが簡単にデータをチェックしたり、あるいは膨大な紙の中から特定の情報が記載されている紙を探す手間も簡略化されます。

電話業務のDX化

電話業務は企業にとって大切なものである一方、いつかかってくるか分からない電話への対応を考慮しなければなりません。中小企業の場合、リソースの確保が大きな負担となってしまうケースもありますが、電話業務だけをDX化することも可能です。

会社ではなく、他の業者にシステム化を任せることで、電話に割いていたリソースをすべて自社のコア業務など必要な業務に割くことが可能になります。

電話業務のDX化なら電話代行サービスへ

電話業務のDX化は、いつ対応するか分からない電話業務のリソースを軽減できますが、具体的方法としておすすめが電話代行サービスです。
そこで電話代行サービスとはどのようなサービスを提供しているのか、特徴等と併せてご紹介しましょう。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、必要な時に電話業務を外注できるサービスです。
電話対応は、通常業務と同時に行わなければならないものであり、かつ電話対応中は他の業務が行えない点、さらには電話がくるとなれば外出できなくなるなど、案外多大なリソースを必要とするものです。

しかし電話代行サービスを使用することで、取次業務を行う必要がなくなります。営業電話の遮断等にもメリットがありますし、重要な電話が取れないといった受電漏れの回避にも繋がります。

業務の効率化はもちろんですが、上記のように機会損失の防止も期待できるなど、注目を集めているサービスです。

<関連記事>
電話の一次受けとは?外注するメリットや電話秘書代行サービスについて解説!

電話代行サービスならBusinesscallへ

電話代行サービスBusinesscallであれば、月額5,000円(税込み5,500円)から開始できますので、DX化に多額の予算を投入できない中小企業であっても、比較的手軽に開始できる金額に設定されています。

また、30分単位で対応時間を設定することが可能なので、忙しい時間帯だけ、社内でスタッフが少なくなる時間帯だけなど、ニーズに合わせての申し込みが可能です。

申し込みから最短3日で利用開始が可能な点や、手軽に申し込める一方で社員研修・トレーニングを終了した優秀なオペレーターのみが対応する点など、利用者のニーズをとらえた環境が用意されています。

Businesscallのサービスの詳細はこちら

まとめ

中小企業にとってDX化は必要なものである一方、予算や人材との兼ね合いも考慮しなければならないものです。しかしDX化は、決して多大な予算がなければ実現できないものではありません。

必要な部分のみをDX化することもできますので、低予算でも導入できる部分から、徐々にDX化を実現していくのも一つの方法です。

むしろ低予算で始めて効果を実得た方が、社内意識の共有も図りやすいですし、その後のより大きなDX化への理解や期待も高まることでしょう。そこで低予算で始めることができる電話業務のDX化も是非ご検討されてはいかがでしょうか。

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