社内DXってなに？IT化との違いやメリット、成功事例などを交えて徹底解説

社内DXは、生産性向上や業務効率化をもたらしてくれるものではありますが、一方でなかなか運用・導入に二の足を踏んでいる会社も多いです。
言葉そのものは理解していても、いざ自社がとなると、既存の環境からの変化を恐れて躊躇してしまったり、後回しにしてしまう企業も多いですが、今後を見据えた時、社内DX化は様々な点からも重要なものになります。

いわば社内DX化ができるかできないかは、今後の会社の命運を左右するといっても過言ではありません。
そこで社内DX化に向け、何が大切なのかやポイント等について解説していくとしましょう。

そもそもDXとは

昨今「DX」とう言葉を聞く機会は増えているかと思いますが、そもそもDXとは何を意味しているものなのか、実はよく分かっていない人も多いようです。
そこでDXとは何か、まずはその点から掘り下げてみるとしましょう。

DXの特徴

DXとは「Digital Transformation」の略です。
直訳すると「デジタルによる変容」で、デジタル技術を導入・運用することで、利便性の高い環境を構築しようとする動きです。

デジタル技術の進歩は目覚ましいものがあります。それまで手間暇をかけて行っていたことも、デジタル技術によって簡単にできるものも登場しています。
それまで日本は雇用維持のために、無駄ではあっても人に仕事をもたらすべく、非効率的なことも多々行ってきました。

しかし今後は少子高齢化の影響もあり、生産性が求められる時代へと突入します。つまり、DXは今後の我が国の働き方そのものを担うべくものです。デジタルの力を活用し、課題を改善したり、よりよい環境構築を目指すことがDXです。

DX化とIT化の違い

DXはしばしITと混同されがちです。
information Technologyの頭文字を取った「IT」という文字は、日常生活の中に浸透していますので、ITに関しては多くの方がある程度理解していることでしょう。

しかし、DXとITはそれぞれ異なります。両者ともにデジタル技術ではありますが、アナログなものをデジタル化することで利便性を高めるのがITですが、DXは効率化をもたらすだけではなく、新しいビジネスを生み出すものです。

例えばDXは合理性を追求したことでできることが増えたり、あるいは気付かされることで、新規事業に進出できます。一方、ITはあくまでもアナログをデジタルにするものです。その点では、社内DX化のためには、IT化もある程度必要です。

日本企業のDX化の現状

日本企業の社内DX化を見てみましょう。
2020年9月の電通デジタル調査結果によると、

計画策定中まで含めると、日本企業の74％がデジタルトランスフォーメーションに着手しており、昨年比で+4％の拡大となりました。

参照元:「日本における企業のデジタルトランスフォーメーション調査（2020年度）」

多くの企業がDXに対して興味を持ち、実際に取り組んでいることが伺えるデータです。

また、新型コロナウィルスの感染拡大が後押しした部分もあるようです。
人が集まることが忌避され、リモートワークが推奨されたことで、一気にDXに舵を切った会社もあれば、DXを考え始めた企業もあるとのことです。
但し成果を感じている企業は48％と半数にも満たないものです。これらの数字から見えてくるのは、多くの企業がDX化をと考え、実践したものの結果が出ていないという事実です。

社内DXを推進させる5つのメリット

社内DX化を推進することで、いくつかのメリットが待っていますのでご紹介しましょう。
どのようなメリットが待っているのかを理解することで、社内DX化の推進力となるはずです。

業務効率化や生産性の向上

社内DX化により、業務の効率化や生産性の向上に期待できます。
それまで人が管理していたことを新しい技術で行えるようになれば、人の手間が省略化できますし、さらにはミスの軽減にもつながります。
人ではなく新しい技術に任せる部分が増えれば増えるほど、より効率化が進むことになり、他の仕事も行えるようになるので生産性が高まります。

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市場・消費者のニーズの変化に対応

アナログな環境の場合、市場や消費者のニーズが変化した場合、対応が難しいものでした。環境を刷新しようにも、どこから手を付ければよいのか分からず、結局そのままの環境で、市場・消費者のニーズをとらえきれないままというケースもあったことでしょう。

しかし社内DX化を進めることで、業務の効率化や生産性が向上することで、人材を確保することができ市場のニーズに対し、柔軟に対応できるようになります。

レガシーシステムからの脱却

古いシステムは功績という点では素晴らしいものです。
しかし、時代に対応していない古いシステムは重荷です。ましてや「今までがこうだから」と、問答無用に続けられていた環境は効率の良い環境とは言い難いものもあるでしょう。

しかし社内DX化を進めることで、使い物にならない古いシステムから脱却できます。環境改善機会はタイミングも難しいですが、社内DX化推進となれば、タイミングとしても適しています。

働き方改革が進む

これまで長らく日本の企業では長く働けばよいとされていました。
しかし昨今、効率よく働くことが求められる時代になりつつあります。いわゆる「働き方改革」です。社内DXを進めることで効率よく働き生産性を高める働き方改革と社内DX化の親和性は高いです。

社内DXの事例

社内DXを実践し、成功した企業も増えています。
ここでは社内DX化に成功した事例をいくつかご紹介します。それまでの問題点が、社内DXにてどのように解決されたのかを知れば、社内DXへの興味も高まるはずです。

安川電機

安川電機では部門によってデータ管理方法が異なっていたことから、部門間でのデータのやり取りに労力がかかっていたとのことです。結果、社内に埋もれてしまうデータも多いなどの問題も多々あったようですが、社内DXを進めたことで、異なる部門のデータの一元管理が可能になりました。

結果、それぞれの部門の進捗状況等も把握できるようになり、経営状況の把握が分かりやすくなったことで社内の利益が見えやすくなったとのことです。社内DXに不満を持つ社員もいたとのことですが、組織再編、さらには社員との対話集会を開催することで社内DXの理解を得たとのことです。

ミスミ

精密機器メーカーであるミスミは、それまでは顧客からの依頼がくると、設計図面から制作し、さらには加工業者にも見積もりを出すなど時間がかかっており、顧客の手元に部品を届けるために3週間かかっていたようです。
そこで社内DXを推進することで、3Dデータから自動で見積もり・発注が可能となり、顧客まで1週間で届けられるようになったとのことです。

マロニエゲート

大手販売業者であるマロニエゲートでは、社内DXを推進し、従来の会員カードをスマホアプリ化しました。結果、それまで把握できなかった顧客の来店時間、店舗の購入金額といった顧客データの把握が可能になりました。来店を促すプッシュ通知機能なども導入した結果、それまで年間数千万円かかっていたダイレクトメールの郵送費用の削減に成功したとのことです。

社内DXの5つのステップ

社内DXを実行するための流れとして、5つのステップにて解説します。
これらの解説から、社内DXは決してハードルの高いものではないことに気付くはずです。

1.会社全体としての目標・戦略を決める

まずは会社全体で目標や戦略を設定します。社内DXは、「とりあえず」「まずはDX」といった形で実践するものではなく、目標・戦略を設定し、目標達成のために必要な物は何かを考えるものです。
裏を返せば、目標や戦略を緻密に設定することで、どのような形で社内DXを進めるのか、ある程度ビジョンが見えてくるはずです。

2.予算の確保

社内DXも予算が必要になりますので、会社として予算を確保しなければなりません。
予算の額次第で行える社内DXも変わりますが、まずは大枠でどれだけの予算を確保できるのかを考えましょう。その後、より具体的に社内DXの話が進んだ際、さらに細かく予算の話になりますので、しっかり確認しておきましょう。

3.体制の構築

社内DXを進めるにあたって、体制の構築も行わなければなりません。それまでとは大きく環境が異なりますので、社内DXを進めるだけではなく、社内DXにて成果を得るための環境まで意識することが大切です。
風習等にこだわって新しい体勢の構築ができないと、社内DXの導入そのものに黄色信号が灯ってしまいます。

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4.使用するツール・システムの選定

社内DXのためのツールは多々登場していますので、使用するツール・システムの選定も大切です。
同じに見えても細かい部分が異なるツール・システムもありますし、例えば訪問型営業の効率化であればCyzenといったように、それぞれのシステム・ツールが得意としていることもありますので、自社に見合ったシステム・ツールの導入が重要です。

5.業務のIT化

システム・ツールを導入したら、様々な業務のIT化を推進しましょう。IT化を推進することで、システム・ツールをより有効活用できます。

データ化は少々面倒かもしれませんが、一度だけで良いものばかりですし、一度の手間をかけることでその後、業務効率化や生産性向上がもたらされます。
また、IT化もより簡素なものにしてくれているシステム・ツールもありますので、負担は決して大きなものにはならないはずです。

社内DXを進めていく上でよくある課題感

社内DXには様々なメリットが待っている一方で、課題が出てくるのも事実です。
そこでよくある課題についてもご紹介しますので、これらは社内DX化を進めるにあたって把握し、問題の解決を図りましょう。

既存のシステムの大幅な改革が必要

既存のシステムから大幅に改革しなければならないケースもあります。
システム構築のための時間が必要になるだけではなく、新しいシステムに慣れるための時間も必要です。

それまでの環境と異なるものであればあるほど、システムを使用する従業員が、新しいシステムに慣れるまでに時間がかかります。そのため、特に古株や古参従業員からの反発が予想されます。

綿密な計画と予算が必要

社内DXに関しては、緻密な計画と予算が求められます。実際に導入した企業を見ても数カ月、あるいは年単位で新しい環境に移行しています。決して引っ越しのようにすぐに新しい環境に移行できるものではなく、時間、そして予算が必要になりますので、それらに関する緻密な計画・準備が求められます。

電話業務の効率化なら電話代行サービスへ

社内DXは様々なツール・システムが用意されていますが、電話に関する効率化を求めるのであれば、電話代行サービスの活用も視野に入れるのも手です。
電話の負担を軽減することで、業務効率化や生産性向上が見込めます。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、電話に関する代行業務です。
取次業務を代行してもらえますので、勧誘・営業電話に出る必要がなくなります。仕事中に作業を止めて電話に直接出る必要もなくなります。また、受電漏れの軽減にもつながります。

電話はいつかかってくるか分からないものです。かかってきた時に忙しくて出られないと、チャンスのロスに繋がりかねませんが、電話代行サービスであれば必ず受けてくれるなど、業務にまつわる電話に関して様々なメリットが持っています。

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電話代行はBusinessCallへ

BusinessCallは電話代行サービス業者です。
LINEやチャットワークにて管理が可能なだけではなく、9:00～21:00の対応時間の中で必要な時間帯だけ30分単位で依頼することも可能です。最大で12時間まで任せることもできますし、Q&A追加やオリジナルガイダンスのオプションも用意されています。

申し込みから最短3日間での利用が可能など、スピード感も特徴で法人・個人双方に対応しています。基本料金での設定もあれば、受信コール数やコールオーバー数によっての単価も設定されているなど、明朗な料金体系となっている点も特徴です。

スタンダードプランとラグジュリープランの二種類が用意されていますが、いずれも独自の研修・トレーニングを終了したオペレーターが対応します。
社内DXの初期段階として、電話代行サービスを導入してみるのもよいでしょう。

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まとめ

このように社内DXには大きな可能性が秘められています。新しい時代に対応した環境と考えることもできますので、既存の環境ではできなかったことも、容易に行えるようになります。

また、業務効率化や生産性向上により、余裕が生まれて新たに見えてくることもあるものです。社内DX環境構築により、改善はもちろんですが新しい取り組みができることになった導入企業の事例も多々あります。
ですが、一気に社内DXを進め効率化を進めていくのは難しい方はまずは電話対応業務の効率化から始めてはいかがでしょうか。