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バックオフィス業務の代行を依頼するメリットとは?費用相場・おすすめの会社をご紹介!

その他

企業には、様々な部署があり、それぞれの業務を行っています。各部署で役割が異なっていて、分担して行うことで、業務が効率化されているのです。

しかし、部署を分けて分担しただけでは、業務が効率化されない場合があります。なかでも、バックオフィス業務は、業務が多岐にわたるので、ひとりが複数の業務を行わなければいけないことも多く、効率化を進めたい部門として挙げられることが多いです。
ここでは、バックオフィス業務が抱える課題や、業務効率化のために外注することについてまとめています。

バックオフィスとは

バックオフィスは、顧客と直接やり取りしない部署や、営業活動と関係しない部署になります。直接利益を生み出さない活動なので、後方支援という意味からバックオフィス業務と呼ばれています。

バックオフィスの種類

バックオフィス部門と言っても、いくつか種類があります。どのような部署がバックオフィス部門となるのでしょうか。

例えば採用業務を行う人事部や、経費を管理する経理部などが挙げられます。これらの部署で事務業務を行っている社員は、バックオフィス人材です。
他にも、電話対応や書類管理などを行う総務部や、契約書に関係する法務部などがあるでしょう。各企業で、どのように部署を分けているかは異なり、総務部と経理部が兼務ということもあります。

バックオフィス業務は外注すべき?

バックオフィス業務は、業務内容が細かく分かれていて多岐にわたる業務を行っています。裏方としてとても重要な役割を果たしているのですが、一部業務は一般化されていることもあり外注がしやすいと言われています。

そのため、業務効率化のために、バックオフィスの外注化を行っている企業も増えているのです。業務を外注化する際は、外注化可能な部分とそうでない部分があるので、しっかり検討しなければいけません。

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バックオフィス業務代行サービスのメリット

企業がバックオフィス業務を外注するとどのようなメリットがあるのでしょうか。業務効率化ができるという点についてさらに詳しくみていきましょう。

コア業務にリソースを割くことができる

バックオフィス部門では、様々な業務を行っています。日々の作業が追い付かず、残業が増えてしまうということもあるのです。

しかし、一般化されている業務を外注化することで、コア業務に時間を取ることができるので、残業を減らすことに繋がります。ひとりにかかる負担が軽減されるので、効率よく業務が行えます。

専門の業者に依頼するため高度なノウハウを得ることができる

バックオフィス業務の外注化では、専門の業者に業務を依頼します。プロが業務を代行してくれるサービスもあるので、高度なノウハウを得ることができ、これまで古い体制の改革や会社としてのスキルアップも期待できるのです。

コストの削減になる

外注化と聞くと、コストがかかるイメージがあるかもしれません。しかし、社員を新たに雇用したり、社員の残業代や社会保険料などを支払うことを考えると、バックオフィス業務代行サービスは月々の料金のみのためコスト削減になります。
また、バックオフィス業務を外注化することで、業務効率化ができ、社員のモチベーションもあがりやすくなります。

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バックオフィス業務代行サービスの費用相場

バックオフィス業務代行サービスは、様々な種類があります。業務を依頼する場合、どれくらいの費用がかかるのか気になりますね。ここでは、3つのバックオフィス業務代行サービスをご紹介します。

NOCバックオフィス(事務代行)サービス

NOCバックオフィス(事務代行)サービスは、人事・総務・経理などの管理部門のアウトソーシングが可能なサービスです。30年以上の歴史があるサービスで、これまで1000社以上の業務効率化に貢献したという実績があります。期日内に確実に業務をこなしてくれるため、安心して任せることができるサービスです。

ホームページ上で料金が公開されていないので、業務内容に合わせて相談する形になります。請求書発行や郵送代行、入金管理と消込、集金代行、支払業務、はがきやDM発送代行、データ入力など、事務作業全般を依頼できます。

Lancers(ランサーズ)

Lancers(ランサーズ)は、日本最大級のクラウドソーシングサイトです。フリーで仕事をしている人材に、直接オファーを出すこともできますし、予算内で仕事をしてもらいたい場合は、依頼を出して提案してくれた人の中から選ぶことが可能です。
事務作業は、作業内容で費用が異なります。予算がある場合も、依頼する側で料金を設定できるため、利用しやすいでしょう。

フジコさん

フジコさんは、業界水準のおよそ半額でオンラインアシスタントを利用できるサービスです。必要な時に、必要なだけ仕事を依頼できます。利用期間は1ヶ月から可能で、プランは月額5.17万円からとなっています。

利用料以外のコストがかからないので、安心して依頼できますよ。オンラインアシスタントの利用は、月額10万円ほどかかる企業が多いのですが、フジコさんならリーズナブルなのでコスト削減がしっかりできるでしょう。

バックオフィス業務を外注する際の注意点

バックオフィス業務を外注する場合、どのようなことに注意すれば良いのでしょうか。

多くの会社の情報の共有

バックオフィス業務では、多くの取引先企業の情報や、社員の情報を扱っています。業務を外部に委託するということは、これらの情報が代行先に伝わってしまうということです。何らかのトラブルで、これらの情報が代行先以外に漏れてしまうかもしれないという危険性はあるでしょう。

そのようなことを防ぐために、事前に秘密保持誓約書をしっかり結ぶ、プライバシーマークを取得しているか確認するなどしましょう。

自社の把握できないことになる

バックオフィス業務を代行した場合、バックオフィス業務に関わらなくなるためブラックボックス化する恐れもあります。また社内でバックオフィス業務を行える人材を育てていきたいという場合、外注してしまうとそれができなくなってしまいます。

そのため、バックオフィス業務の代行を依頼する際は、全ての業務を代行してもらうのではなく、一部の業務だけを代行してもらうほうが良いでしょう。

まずは電話対応の代行から、始めるならBusinessCallへ

バックオフィス業務の中で、多くの時間を割いているとされる業務に電話対応があります。電話応対をする際は、作業中の業務が一時中断となってしまうので、業務がなかなかはかどりません。電話の数が多い企業ほど効率が悪くなってしまいます。

そこで、電話代行サービスを利用して、電話応対を任せてしまいましょう。電話対応サービスの代行なら「BusinessCall」がおすすめです。

「BusinessCall」は月額5,000円(税込み5,500円)から始めることができ、好きな曜日・時間に30分単位で申し込むことができるため、短時間から利用しやすいです。多くのコールセンター業務も受けているため、対応の質もよく、企業のイメージアップにも繋がります。
さらに、プライバシーマークも取得しているので、情報漏洩の心配がなく、安心して依頼できます。

Businesscallのサービスの詳細はこちら

まとめ

バックオフィス業務を代行するメリットや依頼する際の注意点などをご紹介しました。バックオフィス業務の中でも、電話代行は気軽に導入できる外注業務です。社員の電話対応の時間が削減されるだけで、業務はかなり効率化されます。ぜひ「BusinessCall」の利用を検討してみてください。

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