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バックオフィス業務はどうやって効率化するべき?バックオフィス業務の基礎から徹底解説

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企業活動を円滑に進め、内側から支えるという重要な役割を果たしているのが、バックオフィス業務です。バックオフィス業務は、総務・法務・財務・労務・総務・人事といった業務に分かれています。

バックオフィス業務は、企業にとって欠かせないものですが、人手不足や業務量の多さから、効率化させたいと考えている担当者も多いでしょう。ここでは、バックオフィス業務が抱えている課題や、効率化のためにできることについてまとめています。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務では、直接顧客と接することは少ないです。主に、自社の社員のサポートを行うことをメインとしている業務です。
自社社員が業務を円滑に進めるために、裏方としてサポートしています。バックオフィス業務とひとつにまとめていますが、いくつかの部門に分かれています。

バックオフィス業務の基本

経理

経費精算や帳票管理、給与計算、決算書作成、税務申告などの業務を行う部門です。事業活動におけるお金の流れを管理しています。

法務

社内規定の作成や、契約書の確認など、法的な部分に関する業務を行う部門です。

財務

資産運用、資金調達など経営活動での資産の運用や管理を行っている部門です。経理部門が兼任して行うこともあります。

労務

勤怠管理や社会保険の加入手続きなど、社員の労働に関することを管理している部門です。人事部が兼任して行うこともあります。

総務

備品管理、社内イベントの運営などを行います。総務業務は経理や一般事務部門と兼任されることもあります。

人事

人材採用や人材育成などを行う部門です。人事評価や異動なども人事部門の管轄です。

バックオフィス業務の重要性

バックオフィスは、企業の後方支援を行う部門です。会社の利益を生まない業務ですが、これらの業務がなければ、企業活動は行えません。

バックオフィスは、支払いや請求管理、税務手続き、保険加入などの企業活動に必要な手続きを行っている部門なので、企業の根幹と言えます。バックオフィス業務を担う人材がいない場合、企業活動が行えないのです。

バックオフィス業務の課題

企業の根幹となるバックオフィス業務ですが、実は様々な問題を抱えていると言われています。特にここでご紹介する4つの問題点は、多くの企業が抱えているものと言えるでしょう。

人手不足

バックオフィス業務は、少数精鋭で業務をこなしている企業が多いです。直接利益を生み出すことができる部門ではないので、予算の割り当てが低くなりやすいことから、人材を集めにくくなってしまうのです。

バックオフィス業務では、専門的な知識が必要となってしまう場面も多く、知識を持っている人材を雇用したいと考える担当者も多いでしょう。しかし、優秀な人材を集めようとするとコストがかかってしまうので、結局現状維持という形になってしまいがちです。

業務の多さ

バックオフィス業務は、人材不足から部門を細かく分けずに、兼任させるという方法で業務を行っている企業もあります。

例えば、総務部と人事部をまとめたり、経理部と財務部をまとめるというような形で兼任させます。こうなると、業務量も増えてしまうことになります。ひとりが担当する業務の量が多く、残業が発生してしまうなどの問題も出てきます。
専門的な業務も多く、他の担当者にサポートをお願いすることが難しいというような問題もあるでしょう。

属人化の傾向が高い

バックオフィス業務では、企業全体に関する業務が多岐にわたります。専門的な知識が必要とされる業務も多いので、内容を把握できている特定の人のみが業務を行うことになってしまい、他の人に業務内容が伝わらず、属人化してしまう傾向が高いと言えます。

また、業務効率化に繋がるIT化が遅れていると、古い体制のまま業務を進めることになってしまいます。このような点の改革も必要と言えるでしょう。

電話対応による集中力の低下

バックオフィスは、多くの電話がかかってきます。社内からの連絡だけでなく社外からの電話の取次ぎといったこともあります。電話対応をする際は、進行している業務を中断せざるを得ません。あまりにも電話が鳴り続けてしまうと、業務が全く進まず、集中力も低下してしまうでしょう。

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バックオフィス業務を効率化する3つの方法

バックオフィス業務は、様々な問題を抱えていることが分かりました。では、これらの問題を解消し、業務を効率化させていくためには、どのようなことを行うと良いのでしょうか。バックオフィス業務を効率化する方法についてご紹介します。

マニュアルの作成

バックオフィス業務の効率化を図るなら、まずはマニュアルを作成しましょう。各業務のマニュアルが整備されていることで、いつでも業務内容の手順を確認することができますし、業務品質の向上にも繋がります。

業務を標準化することができるので、誰でも仕事がしやすくなり、担当者が変更になる場合も、引き継ぎに困りません。マニュアルは、他部署向けのものも用意しておけば、社内での問い合わせ電話を減らすことにも繋がるでしょう。

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専門の業者にアウトソーシングする

バックオフィス業務は、一部業務を外部委託することも可能です。専門的な知識が必要となる部門、外部に委託することが難しい部門もありますが、フロントオフィスと比較すると、アウトソーシングしやすいと言われています。

バックオフィス業務をアウトソーシングすれば、固定費の削減にも繋がるでしょう。さらに専門性の高いサービスを受けることも可能なので、企業にとってメリットが多いです。

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業務効率化のツールを使う

ルーティーンワークが多いバックオフィス業務では、業務効率化のためのツールを導入することで、業務をより円滑に進めることができると言えます。

例えば、社員同士のやり取りで使えるチャットツールや社外からでも書類の提出や確認が行えるオンラインストレージ、顧客情報をすぐに確認できる顧客管理システム、受発注や会計業務などが円滑に行える基幹システム、情報一元化ツールなどがあります。

電話業務の効率化ならBusinessCallへ

バックオフィス業務での課題として、電話対応がありました。電話対応は、時間がかかってしまうものなので、多くの電話に対応していると、日々の業務がスムーズに進みません。電話対応に時間を割く必要が無くなれば、バックオフィス業務は効率化できると言えます。

そこで、利用したいのがBusinesscallの電話代行サービスです。自社社員の代わりに電話対応を行ってくれるサービスで、質の高い電話対応は、企業イメージアップにも繋がります。

Businesscallの電話代行サービスは、利用時間や利用期間を細かく設定でき、予算に合わせたプランを選択することもできるので、導入しやすいでしょう。申し込みから最短3日でサービスを利用することができるので、電話対応の課題を早急に解決することが可能です。

Businesscallの電話代行サービスは、担当者が取り次いだ電話の内容を、細かく専用システムで伝達するようになっているので、取りこぼしすることもなく安心して利用できますよ。

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まとめ

会社を支えているバックオフィス業務の重要性と抱えている課題、課題を解決するための方法をご紹介しました。バックオフィス業務がスムーズになることで、フロントオフィス業務もより行いやすくなると言えます。自社の業績を高めるために役立つシステムは積極的に導入していきましょう。

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