BPOサービスの導入メリットは?業者選びの3つのポイントも解説

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「社内にある経営資源は限られているため、重要な事業に注力することができない」「部門の仕事をまるごと見直して生産性を向上させたい」
そんな事業主の方々は大勢いらっしゃるのではないでしょうか。こうした経営上の悩みを解決してくれる方法として、BPO導入が挙げられます。
BPOとはいったいどのようなものなのでしょうか?

今回はBPOサービスの内容やアウトソーシングとの違い、メリット、デメリットといった基礎知識を具体的に見ていくことにしましょう。

BPOサービスとは?

BPOとは「Business Process Outsourcingビジネスプロセスアウトソーシング」の頭文字を取った言葉です。一種のアウトソーシングですが、自社の業務プロセスや部門における業務をまるごと外部企業に委託する経営戦略のことを指します。

以前は例えば、総務や経理、人事といった間接業務が、BPOの対象としては一般的でしたが、現在ではその業務領域は拡がりを見せており、マーケティングや人材育成なども対象として活用されるケースが増えてきました。

BPOとアウトソーシングの違い

アウトソーシングの場合、契約によって外部のスタッフを利用したり、特定・限定された業務を委託したりする、企業経営を強化する手段の一つです。アウトソーシングの対象となるのは主に裏方業務といわれる総務、経理、人事やシステム開発・運用などになります。

企業はアウトソーシングを行なうことで、業務の効率化を図り、市場での競合を優位にすることが主な狙いとなります。一方、BPOは部門業務そのもの、つまり業務の進め方、使用システム、人材採用を含めて外部の企業に委託、もしくは移管する経営戦略のことを指します。
よって、経営レベルの改革が主な狙いとなります。

BPOサービス導入のメリット・目的

コスト削減

BPO事業者はたくさんの企業から同じような業務を委託されることが多いため、スケールメリットが出てくる場合があります。業務が効率化され、スケールメリットもあるため、自社でその業務を行なうよりもコストダウンにつながります。

さらに、自社で業務を行なう場合、人件費や倉庫代、システム費用といった固定費がかかりますが、BPOの場合、こうした費用を委託費用として扱うことになるため、変動費化できるようになることもメリットです。

リソース・スキルの補填

BPOを導入することによって、不足しがちなリソース・スキルを必要なところに補填できるようになります。
企業は成長期など、人材不足に陥ってしまうケースがよくあります。このような際、重要事業に人材を配置変換し、自社で行なう必要が低くなってきた業務をBPO化することで、リソース・スキルの補填が可能となります。

自社で行なう必要が低くなってきた業務、つまり定型業務は企業収益に直接結びつかないことも多くありますが、重要事業にリソース・スキルの補填を行なうことで企業収益の向上にもつながります。

業務フロー・質の改善

業務フローとその質を改善するには、ノウハウが必要な上に時間も多くかかります。特に間接部門などはフローや質を改善させるための資金、人材といった資源を充てることが難しいため、非効率を重々承知で継続してしまうケースが大半です。

しかし、BPO業者に部門業務すべてを委託することによって、ノウハウを持つ外部人材が業務を行なってくれるので、第三者的に業務フローや質もジャッジでき、改善につなげることができます。

BPOサービス導入のデメリット

導入までの準備コストがかかる

BPOサービスを導入するには、委託を進めるための準備に必要な時間やコストが発生してしまいます。そのため、移管期間をできるだけ短縮化させるために、事前打ち合わせや業務内容の整理をきちんと行なっておく必要があります。

また、コストに関してですが、ランニングコストでいくら削減できるかといったことも大切ですが、初期費用も含めていつまでに回収できるかといったことも、事前によく検討しておいた方がよいでしょう。

社内の知見・ノウハウがたまらない

BPOサービスを導入することは、業務プロセスをそのまま外部委託することなので社内知見やノウハウが蓄積されないといったデメリットが挙げられます。しかし、BPO対象業務の多くは企業にとってノンコア業務や定型業務であるため、すでに一定の知見やノウハウが自社にもある場合がほとんどです。

また、業務上の一つひとつの細かな判断はBPO業者の裁量となりますが、何か問題があった場合の最終判断は必ず委託側であるため、コントロールはできます。

情報漏洩のリスク

BPOサービスを導入する部門によっても多少の違いはありますが、外部業者へ業務を委託する場合、情報漏洩のリスクは避けられないと考えた方がよいでしょう。
そのため、業者選定の際は、情報管理に関する認証を取得済みの企業に委託し、導入後もその業者が情報管理をどのように行なっているか確認できるように、事前にあわせて依頼するようにしましょう。
また、実際に情報が漏洩してしまった場合の対策についても事前の認識すり合わせしたり、互いに規程書を作成したりするようにしましょう。

BPOサービス事業者の選び方

サービス詳細と料金価格

一口にBPOサービス事業者といっても様々な企業があります。
そのため、例えば大手であるパソナなどは請負業務の対応領域が広いことが特徴ですが、ある部門のBPOサービスに関しては競争優位性を持っているなど、その事業者によってもサービス詳細は異なります。
またそれに伴い、サービス詳細や業務領域によって各BPOサービス事業者で価格に大きな違いもあります。BPOサービスの導入を検討する際は、必ず複数社から見積もりを取るようにしましょう。

過去の実績や専門性

過去の実績や専門性、また企業ランキングも事前に確認するようにしましょう。
例えば対応領域の広い大手業者では、スケールメリットなどの費用面でお得となるケースもありますが、委託したい業務を専門で行なっている業者の方が経験やノウハウが多いため、自社にとっての業務効率化や生産性の向上に期待ができます。

BPOサービスの導入を検討する際は、どのような目的で業務委託し、どのような効果を望むのか、事前によく社内で話し合った方がよいでしょう。

セキュリティ体制

前述のとおり、BPOサービスの導入を行なうことによって情報漏洩のリスクは発生してしまいます。そのため、その業者がどのようにセキュリティ体制を築いているのかといった観点で選定することがとても重要となります。
セキュリティポリシーを提示できない、またはセキュリティに関する認証を取得していない企業は、信頼面では弱いといわざるを得ないため、リスク回避という意味でも選定から外した方がよいでしょう。

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まとめ

BPOサービスは、自社の業務プロセスや部門における業務をまるごと外部企業に委託する経営戦略のことで、特定業務を委託するアウトソーシングとは異なります。コスト削減やリソース・スキルを適切に重要事業へ補填できること、また業務フローや質の改善につなげられることがメリットです。

しかし、導入までには時間やコスト、情報漏洩のリスクが発生するといったデメリットもあります。

そのため、BPOサービス導入を検討し業者を選定する際は、実績や専門性、そして料金価格を比較し、セキュリティ体制の整った業者を選ぶようにしましょう。

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この記事を書いた人
Businesscall株式会社 広報部
Businesscall株式会社 広報部
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