営業効率化に有効な6つの方法とは？おすすめ改善ツールも紹介！

営業成績を伸ばすには、既存の顧客との関係を密にするだけでなく、新規顧客の開拓も重要です。

しかし、新規開拓のためとはいえ、闇雲に営業活動を行っても、結果は出ません。非効率な営業方法では、営業マンの負担が増えてしまいます。余計な費用・時間を費やし、受注成果が出ない事態は避けたいところです。

企業の営業を効率化するには、何が必要でしょうか。

この記事では、営業効率化を考えるにあたって認識すべき点と、効率化につながるポイントを解説。さらには営業効率をアップさせるツールも紹介します。

営業効率化を考える前に

営業活動の効率化を図る際、どのような点を見直すべきでしょうか。

営業プロセス・指標を見直す

営業活動から受注に至るまでのプロセスを認識しておかないと、効率化できません。

営業にはまず、見込み客の情報を集め、その中からアポイントを獲得。商談に進んだのち、受注成約となります。各プロセスにどれくらい時間や工数が必要なのかを把握し、指標を設定しましょう。

例えば、見込み客の中からアポイントに繋がったのが何件あったかを確認し、指標を上回っていれば効果的な営業活動ができていたことになります。

営業プロセスにおいて、その手法が有効かどうかを判断する基準として、指標の設定は重要です。

現状課題を明確にする

プロセス・指標を見直すと、現状の課題が明らかになるでしょう。

見込み客の情報収集が集まらないのであれば、営業活動の見直しや新しい手法を取り入れてみましょう。アポイント獲得率を上げるには、営業先に興味を持ってもらえるよう、アプローチの工夫も必要です。商談に取り付けても受注が増えないなら、顧客の課題解決に寄り添えていないのかもしれません。

このように指標を満たしていない営業プロセスから改善を促すと、効率化に近づきます。

営業効率化の6つのポイント

営業の効率化には「無駄な時間の削減」「業務効率の改善」が不可欠。それぞれ3点、合わせて6つのポイントとしてご紹介します。

無駄な時間を減らす

1.移動時間を減らす

少し前ならば社内の打ち合わせや取引先との面談は、直接会って会話するのが主流でした。しかし近年、オンラインでの会議ツールも進化し、導入する企業が増えています。

時間と交通費をかけて移動しなくても、Web会議やオンライン面談を活用すれば、全国どこからでも・どこの顧客にも対応可能です。

従来、移動時間として消費されていた時間を有効活用し、サービスを向上させたり営業マンの負担を減らしたりできれば、営業効率がアップします。

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2.営業報告を減らす

各営業担当からの定期報告として、頻繁に集まってはいないでしょうか。情報共有や報・連・相として、営業報告の場は必要ですが、形式的に集まっているだけなら時間ロスです。
本当に集まって報告し合う必要があるのか、違う方法で代用できないかを、見直してみるのも良いでしょう。

Web会議を使った報告会の実施、チャットアプリのグループ機能を使った情報共有も可能です。
報告の手間を簡略化すれば、営業マンの負担が軽減され、顧客に対し質の高いサービス提供ができるでしょう。

3.お問い合わせの確度を精査する

問い合わせをくれた顧客のすべてが、受注につながるとは限りません。

相見見積もりをしている場合や、他の企業に発注する予定だが参考として問い合わせている場合もあります。
そのような受注見込みの薄い相手からの問い合わせに対しては、過度なアプローチは不要です。時間を消耗する結果に終わり、相手からも迷惑がられる危険性もあります。

問い合わせ内容を精査し、見込みの高い顧客への対応を重点的に行いましょう。

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業務効率を改善する

4.営業の管理方法を見直す

営業活動を行った相手先の情報は、社内で共有できているでしょうか。
特に法人営業の場合、すでに営業活動を行っている企業に対し、別の担当者がアプローチをかけてしまっては非効率的です。
相手企業からすると無駄なことをしている会社だと、マイナス印象を与える原因になりかねません。社内でも同じ顧客を営業同士が取り合うような事態になってしまいます。

顧客管理ツールを導入し、どの相手先に対して誰が営業をかけているか、どのような進捗状況であるのかを共有できるようにしておきましょう。

5.マニュアルを構築する

業務効率化にはマニュアル構築も重要です。あらかじめマニュアルが用意されていれば、提案資料や送付メールの文面を、毎回考える必要は有りません。
社内で統一した定型を作り、細部をケースごとに変更して活用すると、効率よく仕事を進められます。

6.業務の外部委託

業務の一部を外部の業者に委託するのも、効率化につながります。

外部委託するには信頼できる委託先を選定し、どの業務をどの程度依頼するのかを検討・調整しなければなりません。しかし煩わしい業務から解放されれば、営業マンは営業活動に専念できます。
受付や受電業務の外注、営業先へのアポイントといった発電業務を外注するのも一手。顧客へ提出する、見積書や請求書作成といった営業事務の外注も考えられます。

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営業効率化を促進するツール

営業活動の効率化を促進するには、新しいツールの導入も効果的です。顧客情報を集約・整理し、コミュニケーションが円滑になれば、効率よく営業できるでしょう。

CRM・SFA

効率化を促進するツールとして「CRM」や「SFA」が普及しています。

CRMは顧客情報だけでなく、顧客の状況も集約して一元管理できるツール。連絡先や役職などの名刺情報以外にも、コンタクト履歴や過去の商談についての情報をまとめられます。営業をかけている顧客が、どの段階にあるのかを絞り込むことができるでしょう。

SFAは営業支援ツール・システムと呼ばれ、営業活動の進捗や顧客の反応具合をデータベース化します。顧客ごとの特徴を記録し、どのようなアプローチが有効であったかが可視化可能。社内の情報共有としてはもちろん、担当者変更時の引き継ぎにも役立つツールです。

ビジネスチャット

電話ほど時間を気にせず問い合わせができ、メールほどかしこまらずにリアルタイムで使えるビジネスチャットも増えています。
ビジネスチャットを活用すれば、社内の情報・資料共有が容易になるでしょう。
所属部署での情報伝達にグループチャットを使えば、会議を開かなくても課員全員に周知できます。

またビジネスチャットは、顧客とのコミュニケーションに役立つツール。受注後のアフターフォローや気軽に話せる関係づくりが容易になります。

電話・秘書代行サービス

受電業務を外注できる、電話・秘書代行サービスの利用も、営業効率化になります。
問い合わせ対応は受注への第一歩となりますが、最初の段階ではどの程度見込みのある相手であるかわかりません。営業担当が些細な問い合わせに追われてしまうと、業務負担が増し、営業活動の効率が下がります。
最初の問い合わせは電話代行にヒアリングしてもらい、必要な回答を営業が実施。その中から受注につながる見込みの高い顧客に対して、積極的なアプローチを実施すれば無駄がないでしょう。

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電話対応の効率化には「BusinessCall」

弊社の電話代行サービス「BusinessCall」は、「電話代行をもっと身近に・もっと手軽に」をモットーに、電話対応を削減できるサービスをご提供。業務委託いただいた企業様のご要望に合わせた、電話対応をいたします。

利用時間は30分単位で設定できるので、休日や夜間、営業時間外の対応はもちろん、休み時間中の受付窓口としてもご利用いただけます。
受電内容は随時、担当者に通知。通知を受けて折返しの対応をいただければ、移動中・商談中などの受電漏れを防ぎ、ビジネスチャンスを取りこぼしません。

専用管理画面やChatWorkでの情報共有もできるので、問い合わせ内容を精査し、優先度の高いものからご対応いただくことも可能です。

まとめ

営業の効率化を進めるなら、受注に至るまでの工数を把握し、どこに課題が存在するかを見極めましょう。業務上の無駄を省き、負担を減らすことで、営業担当者は質の高い顧客サービスが可能になります。

効率化を促進するツールを取り入れるのも一手。顧客情報の集約や営業状況を共有、コミュニケーションを円滑にするツールを導入し、効率化を図りましょう。

受電業務の外注も、営業の効率化に有効です。電話対応に煩わされず、営業担当者は業務に集中。問い合わせ内容は社内で共有できるので、顧客対応の状況を把握し、内容精査も可能になります。 「BusinessCall」は身近に・手軽に利用いただける電話代行サービス。受電内容は随時、情報共有し、お客様からの問い合わせ内容をご確認いただけます。

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