フリーアドレスオフィスでの電話対応はどうする？4つの対策方法を解説

政府が推進する「働き方改革」や、コロナ禍におけるテレワーク実施の拡大もあって、フリーアドレスオフィスが注目されています。

座席表システムがなく自由度の高いフリーアドレスは、テレワークとの相性も良く、柔軟にチーム編成できる点がメリットです。また、省スペース化も実現できるため、経費の削減にもつながります。

しかし、取引先から電話がかかってきても、担当者の席がわかりづらいため、電話の取次ぎが難しいといった課題や導入においての注意点もあります。

そこで今回は、フリーアドレスの電話対応課題とその解決策について具体的に解説していきます。

フリーアドレスオフィスの電話対応課題

電話取次がスムーズにいかない

フリーアドレス制を導入した企業の多くが抱えている課題、それが電話の取次ぎです。

取引先から電話がかかってきても、担当者がどの席に座るかわからず、日々各従業員の座席が変わってしまうため、電話の取り次ぎが難しくなります。

電話を取った人も担当者をその都度探さなければならないため、自分の業務効率が悪くなるばかりでなく、取引先にも電話を待たせることになってしまうため、両者にストレスを与える可能性があります。

また、１フロアのオフィスであれば、まだ担当者を探すことが比較的容易ですが、複数のフロアでフリーアドレスを実施していると、ますます電話の取次ぎが大変になってしまいます。定まった座席がないというのは、その担当者の内線も決まったものがないため、電話の取次ぎがスムーズにいかないのです。

電話番があいまいになる

コロナ禍により、最近ではテレワークを実施する企業も増えています。そのため、オフィス内の座席に空席も生まれ、経費削減でデスク１つに固定電話を１つ付けるといったこともなくなりつつあります。

そのようなオフィスでフリーアドレスを実施した場合、固定電話数が限られているため、電話に近い人が自然と電話番になってしまいがちです。しかし、前述したように、電話の取次ぎが難しく、担当者を探すことに時間がとられてしまうとなると、自然と電話機に近い席には座るのを避けてしまいがちです。そのため、誰が電話に出るのか曖昧になってしまうケースがあります。

固定電話の設置が難しい

フリーアドレス実施と合わせ、在宅勤務などのテレワークも新たな働き方として推進しようとすると、週の一定数の日はオフィスに不在となるため、固定電話の設置自体にあまり意味がなくなってしまいます。

取引先には自社でフリーアドレスを実施していることや、テレワークを行なっていることを伝えた上で、連絡は携帯電話にお願いする必要はありますが、新規客に固定電話が設置されていない企業だと認知されてしまうと、信頼性低下につながる恐れもあります。

また、フリーアドレスはオフィスの省スペース化を実現できることもメリットであるため、それに伴いコードレス環境も生み出されます。余計なものをなるべく無くし、できるだけムダを省こうとする環境下で固定電話をいくつも設置することは難しいという課題も挙げられます。

電話対応の課題を解決する4つの方法

1.IP電話

IP電話は音声をデジタル変換して、その後インターネットを経由して受信者のもとへ届けて音声に復元し、通話できる電話です。

そのため、アナログ回線の電話に比べ、距離があっても通話品質が低下しないのが特徴です。また、通話料金が一定もしくは無料としているプロバイダーがほとんどという点も魅力で、これまでの電話回線と比較すると、非常にお得な料金での通話も可能となるため、経費削減につながります。

そして、社内をWi-Fiでつなぐことでスマホやプリンタなどにも簡単に接続でき、内線電話もIP電話にすると余計な機器もいらなくなります。

2.デジタルコードレス電話機

デジタルコードレス電話機とは、携帯できる内線電話機のことを指します。携帯電話やスマホとは異なり、オフィスでよく目にする固定電話や卓上の電話機の機能もほとんど使えるため、とても便利な電話機といえます。

フリーアドレスを導入していても、内勤従業員にそれぞれこのデジタルコードレスフォンを配布しておけば、取引先から電話がかかってきたとしても、デジタルコードレスの子機に転送することで、非常に容易な電話取次ぎを実現してくれます。

3.クラウドPBX

クラウドPBXとは、外線をいくつかの内線端末に接続できるシステムです。また、外線を経由しなくても、内線同士を接続することもできるため、フリーアドレスを実施する企業には適したものといえます。

クラウドPBXはインターネット経由で利用するため、従来型の社内に設置する交換機も必要ないため、とても迅速に取り入れることができる点も魅力です。デジタルコードレス電話機同様、クラウドPBXも内勤従業員にそれぞれ持たせることで、取引先などからの電話の取次ぎもスムーズに行なうことができます。

4.電話代行サービス

ここまで見てきた、電話対応の課題を解決するための各種電話機とは異なり、自社で電話は受けず、外部の委託会社に受電してもらうのが電話代行サービスです。電話代行サービスでは、受電内容をメールや社内チャットコミュニケーションツールなどにも伝えてくれます。

電話代行サービスは、月の受電可能件数、対応可能時間など、提供各社によってサービスも異なるため、自社の状況やどのようなことを求めるのかをよく検討し、必要なサービスを選ぶようにするとよいでしょう。

フリーアドレスオフィスを導入する際、電話代行サービスを活用することで、

・人件費を削減できる
・仕事に集中することができる
・オフィスを不在にしても（テレワークを実施しても）受電できる
・コールセンターでの質の高い電話対応を行なうため、会社の印象が良くなる
・休日や祝日の電話の取りこぼしがなくなる
・幅広い転送方法が選択できる

などがメリットとして考えられます。

電話代行サービスなら「BusinessCall」

電話代行サービス業者は複数存在しますが、中でもお手軽なサービスが「BusinessCall」です。BusinessCallは月額5,000円（税込5,500円）から利用可能な電話代行サービスです。

特徴としては主に以下が挙げられます。

・必要な曜日・時間帯にのみ依頼可能
・受電内容はすぐにメールやchatworkで共有
・プロのオペレータが電話を対応

フリーアドレスオフィスの導入において電話対応に課題を感じている企業様や、リモートワーク環境下での電話対応に課題を感じているご担当者様はお気軽にご相談ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

フリーアドレスをオフィスで実施した場合、

・電話の取次ぎがうまくいかない
・電話番を決めづらい
・固定電話の設置が難しい

といった電話対応におけるいくつかの課題が考えられます。

そのため、フリーアドレスに適した電話機を使うことが対応策として考えられますが、外部スタッフによる電話代行サービスの活用も有効な課題解決策の一つです。

フリーアドレスでも受電内容は各種媒体で知ることができ、仕事に集中できます。また、社内に人がいない場合でも大切な電話の取りこぼしもなくなります。ぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。

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