フリーアドレス導入のメリット・デメリット・注意点を徹底解説！

政府が推進する「働き方改革」や、コロナ禍におけるテレワーク実施の拡大もあって、フリーアドレスオフィスが注目されています。
フリーアドレスが「従業員個々の座席を決めない」ことというのはなんとなく知っていても、旧来の制度を廃止し、新たな制度を導入することに「うまくいくのか心配」「自社に浸透するのだろうか」「面倒くさい」といった不安を持つ事業主の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、フリーアドレスとはどういったものなのか？
そのメリット、デメリット、注意点などを具体的に見ていくことにしましょう。

フリーアドレスオフィスとは？

フリーアドレスオフィスは、従業員個々が決まった座席を持たずに空いている座席を自由に使って仕事を行なうスタイル、フリーデスクのことを指します。
海外からの制度導入だと誤解されている方もいるようですが、もともと80年代の日本で研究や取組みがスタートしたワークスタイルで、90年代ごろから徐々に広がってきました。

当時は、外回り営業などの日中会社にいない社員の座席をデスクワークの者が使用し、活用デスク面積を増やす目的で導入されていましたが、あまり使用しないデスクはあらかじめ用意しないといったコスト削減効果に焦点が集まり、導入企業も増えていました。

しかし、政府が推進する「働き方改革」や新型コロナウイルスによる感染拡大予防の観点からテレワークが促進され、座席の有効活用もあってフリーアドレスオフィスに注目が集まるようになってきました。
さらに、毎日従業員が異なる席に座るため、コミュニケーションの活性化や仕事の効率化、生産性向上を図ることが可能なため、導入を検討される企業が増えてきました。

フリーアドレス導入のメリット

柔軟にチーム編成できる

従来の会社でチーム編成が必要な仕事は、メンバー同士が近くに座ることが一般的とされてきました。その方がコミュニケーションしやすく、作業効率が上がるためです。
また、問題が発生した際もスピーディに対処できるからです。ただし、こうした座席ではチーム編成も固定されてしまうため、仕事の幅が広がらないといったデメリットもありました。

しかし、フリーアドレスの場合は柔軟なチーム編成が可能となります。
情報共有をしたい場合は関わる者が近くに集まり、口頭ですばやく必要情報を伝えることができるため、作業もしやすくなります。

テレワークとの相性が良い

テレワークをすすめている企業では、例えば「週に２日自宅勤務をしている」「一定数の在宅勤務者がいる」など、会社内での座席が空いてしまっているといった事例もあります。
新型コロナウイルス感染拡大予防という観点でいえば、テレワークはその効果も期待できますが、会社内の固定費のムダ使いといったデメリットも存在します。

しかし、フリーアドレスは、オフィスの稼働率に合わせて、座席数や配置などを決めるため、テレワークとの相性が良く、デッドスペースが有効活用できたり、事務所の縮小化も図ることができるため、導入メリットといえます。

固定費・経費の削減につながる

フリーアドレス制を導入することで、全従業員分の座席を用意する必要がなくなります。そのため、省スペース化が実現できます。削減したスペースを休憩スペースや交流スペースとして生まれ変わらせることで、従業員満足度向上にもつながります。
さらに、事務所自体を縮小化できれば、家賃や運用費用削減も可能となります。

また、フリーアドレスは自席でのファイルや書類管理ができないため、必然的に書類の電子化が進み、ペーパーレスにもなります。
そのため、紙や印刷にかかる費用も削減できるのです。

フリーアドレス導入のデメリット

固定電話を設置できない

フリーアドレス制を導入した場合、取引先や新規顧客からの入電時、担当者がどの席に座るかわからないため、電話の取り次ぎが難しくなります。さらに、テレワークとあわせて新たな働き方を推進しようとすると、週の一定数の日は在宅勤務となるため、固定電話の設置自体にあまり意味がなくなってしまいます。

取引先にはフリーアドレスを導入していることやテレワークを行なっている旨を伝えた上で、連絡は携帯電話にお願いする必要があります。
また、「会社に固定電話が設置されていない、つながらない」ことが信頼性低下につながる恐れもあります。

私物管理が大変になる

フリーアドレスは、業務上必要なファイルや書類そして私物も、席の移動によって都度、移動させなくてはなりません。荷物の置き場が決められていない場合、デスク周辺が乱雑になってしまい、オフィス自体が雑然とした雰囲気になることもあります。
また、荷物の収納場所がなければ、オフィスでの離席時には書類や私物がデスクの上に置きっぱなしになることもあるため、紛失や盗難にあう危険性も高まってしまいます。このように、デスクが決まっていないと身近にあるモノが誰のモノかわかりづらくなってしまうため、セキュリティ面も弱くなります。

社内マネジメントが大変になる

フリーアドレスは、従業員が毎日自由に座席を決めて働くため、社内のマネジメントが大変になってしまうこともあります。
例えば「社員の居場所がわからない」「上司と部下のコミュニケーションが取りづらい」「勤怠管理がしづらい」などの問題も生まれてきます。
テレワークと同時推進であればなおさら、この問題が深刻化します。

前述のようにフリーアドレスを行なうことで作業効率UPや生産性向上につながる側面もありますが、逆に社内マネジメントに失敗し、業績低下の原因となってしまう恐れもあります。

フリーアドレス導入時の注意点

ここからは、フリーアドレスを導入する際に注意すべきことについて見ていきます。

導入の目的を明確にする

フリーアドレス導入の目的がズレてしまえば、作業効率や生産性も低下してしまいます。導入目的は企業によってそれぞれ異なります。

例えば

・業務に集中できるよう環境を整えて残業時間を削減したい
・人間関係の固定化や風通しの悪さからつながる離職率の向上を、
　活気ある人間関係を構築し、定着率を向上させたい
・様々なプロジェクトチームを同時進行させるべく、座席を固定しない

など、他にも目的は数多く挙げられます。

自社にとって何が課題で、導入するとどのような効果が期待できるかを事前に明確にするようにしましょう。

ルールを定める

フリーアドレスを導入する際は、運用にあたってのルールを決める必要があります。例えば「席は毎日変えること」といったルールがないと、決まった席に何日も座ったのでは導入する意味がなくなってしまいます。
また、「退勤の際は必ず荷物を持ち帰る、または定められたロッカーに戻す」などのルールがないと、デスク周りだけでなく、社内が雑然とした雰囲気になってしまいます。

フリーアドレスを導入することによって座席ばかりでなく、仕事の進め方、持ち物やコミュニケーションなどどのような問題が考えられるかを想定し、運用ルールをしっかりと定めましょう。

顧客対応の体制を構築する

フリーアドレスでは、取引先から電話がかかってきたとしても、自分専用のデスクがないため内線電話での取次ができません。そのため、電話取り次ぎの不徹底から取引先の信用を失うことにもつながりかねません。
また、取引先が来社しても従業員の居場所が分からず、応対や接客するまでに時間をかけてしまうと、相手に迷惑をかけてしまいます。

このように、取引先が来社した場合や電話がかかってきた場合を想定し、顧客対応をきちんと行なえる体制を事前から整えておくようにしましょう。

フリーアドレス導入には電話代行サービスを

フリーアドレス導入の際、電話を自社で受けようとすると、顧客対応において様々な問題が起きる可能性もあります。電話対応はお客様との重要なコミュニケーションツールの一つですので、軽視せず慎重に社内協議をして決定するようにしましょう。

ただ、電話対応はなにもすべてを自社で行なう必要はありません。電話代行サービスをご存知でしょうか？電話代行サービスは自社の代わりに受電し、その内容を社内コミュニケーションツールやライン等で伝えてくれるサービスで、電話対応方法の一つとして、導入する企業が増えてきています。

気軽に導入できる「BusinessCall」とは？

BusinessCallは月額5,000円から利用可能な電話代行サービスです。
BusinessCallの特長としては以下があります。

必要な時だけ依頼できる

BusinessCallは、30分単位から利用することが可能です。
そのため、土日祝だけでなく、忙しい時間帯や、オフィスに人がいなくなる昼間の時間帯のみ利用するなど、職場環境に合わせて柔軟に利用することができます。

受電内容をすぐに確認できる

電話の一次対応をオペレータが代行します。その受電内容については、メール、ChatWorkと連携してすぐに共有いたします。
外出先でも受電内容が簡単に確認でき、重要度の高い連絡ではあればすぐに対応するなどといったことが可能となり、業務効率改善が見込めます。

番号の利用が可能

03もしくは050から始まる電話番号の発番可能です。もちろんホームページや名刺にご掲載いただくことも可能ですので、会社の立ち上げフェーズなどでもご利用しやすいかと思います。

まとめ

フリーアドレスは、働き方改革やテレワークが推進される中、出勤者数が減り、オフィスのスペースが余るようになってきたため、スペースの有効利用するという観点から近年注目されるようになってきました。テレワークとの相性も良く、経費削減にも効果のあるフリーアドレスですが、社内マネジメントが困難な側面もあるため、事前に目的を明確にし、ルールを策定しましょう。
また、電話対応が自社で行ないづらいといったデメリットもあるため、このような際は電話代行サービスを利用するなどして、顧客への対応もきちんと行ないましょう。

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