フリーアドレス導入の成功・失敗事例を徹底解説！

働き方改革が進む中、オフィスの在り方も変化しています。

自席を持たずに自由に作業スペースを選ぶことができるフリーアドレスは、導入企業は増えているものの、現在のオフィス環境や社員構成で効果が出るのか疑問に感じている企業も少なくありません。

この記事では、フリーアドレス化を検討しているけれども、実際にどのようなメリットがあるのか気になっているご担当者さまに具体的な導入事例をご紹介しています。

成功例と失敗例を参考に、導入検討の判断材料としてお読みください。

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、社員一人一人が専用のデスクを持つのではなく、自由に使う席を選択し共有スペースを活用して働くオフィススタイルです。

フリーアドレスでは、その日の仕事内容やチームの状況によって使うスペースを選択し、気分転換や効率アップ、コミュニケーションの場を増やすなど数々のメリットが上げられます。

「オフィス＝固定席」の概念に縛られずフリースペースを好きなように活用できるスタイルは、外資系企業やIT業界で広く採用されている働き方です。

1987年に日本企業で始まり徐々に浸透してきたフリーアドレスですが、テレワークが普及し始めた近年、再び注目を集め導入する企業も増えてきました。

フリーアドレス導入の成功事例

まずは、実際にフリーアドレスを導入し、成果があった企業の事例を見ていきましょう。

事例①：ヤフー株式会社

Yahoo! JAPANは、本社移転に伴いフリーアドレス制を導入しました。

在席率の低い職種ではなく、エンジニアやクリエイターを対象にした挑戦ともいえる試みです。5,700名の大移動となり、社員同士のコミュニケーションを取ることも一苦労でしたが、社員の位置情報が分かるWebツールを活用することで解決できています。

フリーアドレス化で社員の行き来は活発になり、勉強会やイベントが増えたことで社員のプレゼンテーション能力が向上し成長にもつながっています。
集中が必要な業務は、高い生産性が出せるようにオフィスの一部を固定席化しスペースを確保するなど、現場のクリエイターたちで自発的に工夫が行われ、完全なフリーアドレス化は行わず、スペースの有効活用に成功した企業です。

参照：https://techblog.yahoo.co.jp/advent-calendar-2016/non_territorial_office/

事例②：パーソルホールディングス株式会社

総合人材サービスのパーソルホールディングス株式会社は、オフィスのリニューアルに伴い出社状況や業務に合わせ、約8割をフリーアドレスに移行しました。

共有のワークスペースの利用で、これまで交流のなかった部署とのやり取りが増え、これまで以上にコミュニケーションが活発化すると期待されています。

リモートワークが普及し、オフィスフロアの最適化が課題となってきましたが、フリーアドレス化により空いたフロアをグループ会社が使用するなど、有効活用に成功しました。

フリーアドレスと在宅勤務を組み合わせ、社内外のコミュニケーションをオンラインで行えるよう、Webカメラやスピーカーを導入し個人から複数人まで活用できるスペースの設置で、オフィスの最適化を目指しています。

参照：https://www.persol-group.co.jp/news/20201222_7011/index.html

事例③：日本航空株式会社（JAL）

日本航空（JAL）では12以上の部門でフリーアドレスを採用し、残業時間を月5時間程度まで抑えられています。
個人の動きや所在が分からなくなることを逆手に取り、業務の進捗や帰宅時刻を予め申告させることで社員の勤務状況を見える化しました。

結果、1日当たり2時間の業務時間の短縮につながったのです。
フリーアドレスを導入したことで、リモートワークに切り替えやすくなったことも大きなメリットになっています。

参照：https://bunshun.jp/articles/-/2311　

フリーアドレス導入の失敗事例

メリットの多いフリーアドレス化ですが、成功した企業ばかりではありません。導入前よりも社内が混乱し、実施を止めた企業も報告されているのです。

ここからは、フリーアドレス導入の失敗例をご紹介いたします。

事例①：完全自由席で部署が混乱

管理職を除く社員60人をフリーアドレス化にした企業では、コミュニケーションを取りたい社員がどこにいるのかを把握できず、探し回ることで業務効率は下がり、導入は失敗に終わりました。

特に「総務部」や「経理部」など、専門性があり一定の権限を持つ部署がフリー化されてしまうと、問い合わせや相談が必要な際にオフィス内を探さなければなりません。

完全導入前には、トライアルで問題点を改善しながら徐々に進めたり、部署やセクションごとにエリアを決め「エリア内でフリー化」したりなど、工夫をせずに一斉に実施したことで社内が混乱してしまったという事例です。

参照：https://bunshun.jp/articles/-/2311　

事例②：働きにくいおしゃれオフィス

フリーアドレス化によってできた余剰スペースを、カフェやラウンジにし社員のコミュニケーションスぺースにするのはオフィス改革のトレンドになっていますが、「おしゃれ」だけを重視した設計は、実際利用してみると働きにくさにつながることもあります。

見た目の良さや外資系企業の成功事例をまねしただけのオフィスは、企業の特色や業務内容を考慮していないため、実際に現場で働く社員の満足は得られません。ソファや長椅子だけのスタイリッシュな作りにしても、紙ベースの作業や集中した業務を好む場合には、かえって効率は落ちてしまいます。

見た目のおしゃれさを重視した結果、社員からの賛同も得られず「働きにくい」オフィスになってしまうのです。

事例③：社内管理が困難になりトラブル増加

森ビルでは、フロアの一部をフリーアドレス化しましたが、導入後半年で固定席に戻しています。

フリーアドレス化は、「部署」という組織形態にこだわらず社員1人1人が独立してコミュニケーションを図れるメリットがありますが、上司や責任者を通さないやり取りがトラブルの原因になってしまったのです。

また、社内のコミュニケーションが高まったことにより会議が減ったというメリットも生まれましたが、会議をチーム内の意思疎通や事案を整理する場として捉えていた社員にとっては、問題が解決せずにかえって生産性が落ちる要因となりました。

フリーアドレスに向いている会社／向いていない会社の特徴

フリーアドレスの導入によって、社内のコミュニケーション、生産効率が高まる企業もあれば、かえって不自由を感じると社員の満足を得られない企業も見られます。

ここからは、向いている、向いていない、それぞれの特徴をご紹介いたします。

向いている会社の特徴

外出の多い営業部門や部署外との打ち合わせが多い職種など、社員の在席率の低い企業はフリーアドレス導入によるメリットは大きいです。

普段から共有キャビネット、ぺーパーレス、クラウドサーバーの利用が活発で、個人席が無くても困らない運用をしていればフリー席になっても混乱することもありません。
また、全体的に若手社員が多く新しい試みに柔軟な企業は、導入の恩恵を受けやすい傾向があります。

他部署との交流を盛んにし、新しい発想やモチベーションの向上を目的としている企業は、導入による効果は大いに期待できます。

向いていない会社の特徴

デスクに座って集中する作業が多く、紙や印鑑ベースでの運用が多くクラウド化が進んでいない企業はフリーアドレスには向いていません。

フリーアドレスは社内での移動が多く、定位置を持たない体制になるので、IT化が進んでいない企業や40歳以上の社員が多く変化に積極的でない組織も、メリットは期待できないでしょう。

また、来客や代表電話の対応が多く、定位置に在席することを必要としている場合も不向きです。
特に代表電話には取引先から見込み客からの問い合わせが多く、ビジネスチャンスに関わる重要な任務のため、フリーアドレス化によって担当者への取次ぎが困難になったり、電話を取りこぼしが増える可能性があります。

フリーアドレス化には電話対応の外注を

電話対応がネックになってフリーアドレスの導入を躊躇しているのであれば、電話代行会社に業務を委託することで、効率の良い働き方が実現します。

電話代行とは、オフィスにかかってくる電話を社員の代わりに対応し、一次受けするサービスです。フリーアドレスによって社員の定位置がなくなり、固定電話の対応は難しくなりますが、かかってくる電話を代行サービスに委託することで、経験豊富のオペレーターが電話の一次対応をしてくれます。

社員はノートパソコンや携帯電話で通知を受け取り、折り返しの対応をすれば良いので「電話がかかってくるから」と自席に張り付いている必要がなくなるのです。
フリーアドレスと電話代行サービスを組み合わせれば、オフィス内での移動や外出、テレワークなど多様化する働き方に柔軟に対応できます。

電話代行サービスならBusinessCall

BusinessCallは、必要な時に必要な分だけ電話対応を請け負う電話代行サービスです。

電話が集中する時間帯のみの利用や、在席率が少なくなる時間帯など、状況に合わせて企業の電話に対応します。
月額5,000円の利用料金で、9:00〜21:00の間であれば最大7h利用することができるので、電話対応のためだけに人員を確保するよりも、コストはかかりません。

受けた電話の内容は、メールやチャットで即時通知し、専用の管理画面をチームや部内で共有できるので、社員が別々の場所に居ても対応漏れを防ぐことができます。

フリーアドレスやテレワーク化を進める中、電話応対を移行できずお困りの企業さまは、ぜひBusinessCallにお任せください。

フリーアドレスは、目的をもって導入しよう

IT業界や大手を中心にフリーアドレス化が進んでいますが、成功している企業ばかりではありません。
部署を超えたコミュニケーションの向上、スペースの有効活用、テレワークの促進など、フリーアドレス導入は多くのメリットが期待できますが、目的を定めずに取り組んでしまうと思いもよらない失敗につながります。

せっかくの新しい試みが成功するよう、実際に利用する社員の意向を取り入れ、目的を達成させましょう。

企業の働き方は今後さらに変化していくと予想されます。
IT化や電話代行サービスの活用を取り入れ、柔軟に対応できるよう準備しておくと安心です。

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